LMS para treinamento de redes de franquias: como ampliar treinamentos com eficiência

O que é um LMS para treinamento de redes de franquias?

Um LMS de treinamento de franquias é uma plataforma online centralizada que permite aos franqueadores criar, ministrar e acompanhar o treinamento de todas as unidades. A sede controla o conteúdo e os padrões; cada unidade dispõe do seu próprio ambiente de treinamento; e todos os colaboradores aprendem usando o mesmo material atualizado.

É precisamente esta última característica que o distingue de um LMS genérico. A maioria das plataformas de aprendizagem é concebida para treinar uma única empresa. Uma rede de franquias não o é. É uma marca distribuída por várias empresas independentes. Um LMS de treinamento de redes de franquias foi elaborado precisamente para isso: controle centralizado do conteúdo, gestão local dos participantes e separação clara entre unidades, para que os franqueados vejam as suas próprias equipes e resultados, e não os dos outros.

Além disso, transfere o treinamento de redes de franquias para o ambiente online, o que é importante quando os aprendizes são funcionários de restaurantes, técnicos ou profissionais do setor hoteleiro que não podem passar um dia inteiro em uma sala de aula. O ensino online para franquias é adequado para horários de trabalho em escala, chega a todas as unidades ao mesmo tempo e não depende da presença física de um instrutor.

Confira o que isso significa na prática.

Vantagens de usar um LMS para o treinamento de redes de franquias

A adoção de um LMS de treinamento de franquias se resume a um aspecto: proporcionar treinamentos de forma consistente e em grande escala, sem aumentar os custos. Estes são os benefícios que os treinadores de franquias notam de cara.

Treinamento padronizado para todas as unidades

A promessa da sua marca depende de os clientes terem a mesma experiência em todas as unidades. Um LMS possibilita isso: todo franqueado treina sua equipe com os mesmos cursos, avaliações e padrões. Quando um processo é atualizado, a atualização é implementada a todas as unidades simultaneamente. Não há PDFs desatualizados circulando, nem treinamentos baseados no manual do ano passado.

Onboarding mais rápido de franqueados e funcionários

Franqueados novos têm muito para assimilar e a sua equipe precisa se tornar produtiva rapidamente. Com um LMS, o onboarding se torna uma jornada estruturada em vez de uma correria: os novos proprietários aprendem as operações, os padrões da marca e o compliance em uma ordem bem definida, e os novos colaboradores concluem módulos específicos para seus cargos desde o primeiro dia. Basta criar o programa de onboarding uma única vez, e todos os novos franqueados e funcionários podem aproveitá-lo.

Gestão mais fácil de compliance

Procedimentos de segurança, normas de higiene, regras da marca – o compliance da franquia não é opcional, e comprová-lo não deve ser um processo complicado. Um LMS registra exatamente quem concluiu qual treinamento e quando, emite certificados automaticamente após a conclusão e sinaliza quando as certificações estão prestes a vencer. Quando chega a hora de realizar uma auditoria ou inspeção, os registros já estarão disponíveis.

Redução da carga administrativa

Acompanhar a conclusão dos cursos, corrigir testes, enviar certificados, compilar planilhas por unidade… esse é o trabalho que ocupa a semana de um gestor de treinamento. Um LMS automatiza tarefas como a correção instantânea de provas e o envio automático de certificados. O seu tempo fica reservado para aprimorar o treinamento, e não para tarefas administrativas.

Maior visibilidade do progresso do treinamento

Sem um sistema central, saber se uma unidade recebeu efetivamente o treinamento vira uma questão de fé. Com um LMS, pode ver as taxas de conclusão, as taxas de aprovação e as pontuações em toda a rede em tempo real. Além disso, pode focar em uma única unidade ou cargo quando algo parecer errado. Os franqueados também têm acesso aos seus próprios resultados, para que possam responder a auditorias e avaliações de desempenho sem precisar da sua intermediação.

Crescimento escalável sem aumentar os custos de treinamento

Há uma vantagem que aumenta com o passar do tempo: assim que seu treinamento estiver integrado em um LMS, uma nova unidade não implica trabalho adicional de formação. Os cursos existem, a estrutura existe e a nova franquia só precisa ser incluída. Dependendo do modelo de preços que escolher, o treinamento também deixa de ser um custo crescente.

Estes são os benefícios. Agora, vamos analisar as tarefas rotineiras que um LMS para treinamento de redes de franquias administra.

Casos de uso comuns para plataformas LMS de treinamento de franquias

Cada rede de franquias usa o seu LMS de forma ligeiramente diferente, mas as tarefas principais são notavelmente semelhantes em todos os setores, quer se trate de restaurantes, salões de beleza, serviços de reparação ou hotéis. Estes são alguns dos casos de utilização que se repetem frequentemente.

Treinar rapidamente o pessoal de novas unidades

As funções de atendimento ao público apresentam uma elevada rotatividade, o que é uma realidade em restaurantes, no retalho e no setor hoteleiro. Um LMS torna o ciclo constante de integração mais fácil de gerir: módulos curtos que os novos colaboradores podem concluir durante um turno, nos seus telemóveis, se necessário, para que estejam à altura dos padrões em dias, em vez de semanas.

A ARBÖ deparou-se com uma versão desta situação em grande escala: 91 locais em toda a Áustria, e formar toda a gente significava, anteriormente, deslocações, agendamento e afastar o pessoal do trabalho. Com a formação online, os colaboradores podem frequentar um curso sempre que tiverem 20 minutos livres, sem necessidade de deslocações e sem que um formador tenha de comparecer pessoalmente. Veja como a ARBÖ forma o pessoal nas suas 91 localizações.

Formação e certificação em conformidade

Segurança alimentar, segurança no local de trabalho e protocolos da marca: um LMS ministra a formação necessária, avalia os conhecimentos e emite um certificado como prova. Defina datas de validade e a recertificação gere o seu próprio agendamento.

A IPTPA enfrentava este problema a nível global. O seu programa de certificação dependia inteiramente de sessões presenciais em sala de aula, o que simplesmente não funcionava em países onde não existiam instalações adequadas. A transição dessa parte para o formato online permitiu-lhes ministrar a mesma certificação, de forma consistente, independentemente do local do mundo onde a formação fosse realizada. Veja como a IPTPA padronizou a certificação a nível mundial.

Entre estas duas opções, já é possível observar a concretização da maioria dos benefícios mencionados anteriormente neste artigo: formação que se adapta sem multiplicar a carga de trabalho, o mesmo padrão aplicado independentemente da localização e muito menos esforço manual nos bastidores para quem costumava gerir o processo.

Se esses casos de utilização se assemelham ao seu dia-a-dia, a próxima questão é: qual a plataforma capaz de os gerir? Isso resume-se a um conjunto de funcionalidades.

Funcionalidades a procurar num LMS de formação para franchisados

Nem todos os LMS são concebidos para estruturas de franchising, e as diferenças tornam-se evidentes rapidamente assim que se passa a gerir mais do que algumas localizações. Ao comparar plataformas, estas são as funcionalidades que determinam se o sistema funciona para uma rede de franchising.

Ambientes de formação separados por local

Cada local de franquia deve ter o seu próprio portal de formação para os formandos, com os seus próprios resultados e identidade de marca, se necessário, enquanto a sede mantém o controlo do conteúdo e a supervisão de toda a rede. Sem esta separação, os locais acabam por se encontrar num único conjunto partilhado e desorganizado, e a elaboração de relatórios por franquia torna-se uma questão de suposições.

Relatórios a que os franqueados podem aceder a qualquer momento

Procure um LMS em que os proprietários das franquias possam consultar as suas próprias taxas de conclusão, pontuações e registos de certificação sempre que necessário — para auditorias, inspeções e avaliações de desempenho — enquanto mantém uma visão global da rede.

Análise das lacunas de conhecimento

As taxas de conclusão indicam quem concluiu a formação; não indicam quem compreendeu. Um bom LMS para franchisados permite-lhe analisar os resultados ao nível de cada pergunta ou tópico, para que possa identificar exatamente onde o conhecimento é mais fraco — um procedimento específico, uma função ou uma unidade — e corrigir a formação em vez de avançar à cega.

Certificação com acompanhamento de validade e renovação

Os certificados comprovam a conformidade com as regras da sua marca, pelo que não devem depender de trabalho manual. O LMS deve emitir os certificados automaticamente quando a formação estiver concluída, acompanhar a sua validade e acionar a recertificação, para que possa garantir que todas as localizações cumprem comprovadamente as normas.

Marca branca e identidade de marca

A formação faz parte da experiência da marca. Procure uma plataforma que permita que cada portal exiba a sua identidade de marca (logótipo, cores, URL personalizada), para que os franchisados e os seus colaboradores acedam a um ambiente que lhes transmita a sensação de estarem na empresa a que pertencem, e não numa ferramenta de terceiros.

Formação adaptada a dispositivos móveis para o pessoal da linha da frente

Os seus formandos estão no local de trabalho, não numa secretária. A formação tem de funcionar num telemóvel, em módulos curtos que se encaixem entre tarefas. Se o LMS partir do princípio de que todos têm um portátil e uma hora de tranquilidade, não foi concebido para equipas de franchising.

Uma plataforma que cumpra estes requisitos pode ministrar formação em franchising; a questão seguinte é saber se é a plataforma certa para a sua rede.

Como escolher a melhor plataforma LMS para a formação em franchising

Com a lista de verificação de funcionalidades em mãos, a escolha entre plataformas passa a ser mais uma questão de adequação. As melhores plataformas LMS para a formação em franchising são aquelas que se alinham com a estrutura da sua rede, com os seus formandos e com os seus planos de crescimento. Eis como proceder na tomada de decisão.

Comece por mapear as necessidades de formação da sua rede

Comece pela sua realidade, não pelas listas de funcionalidades: quantas unidades, quantos formandos por mês, quais as funções, quais as formações obrigatórias e quais as contínuas. Uma rede de 10 unidades com elevada rotatividade tem necessidades muito diferentes das de uma rede de 100 unidades com pessoal estável. Conhecer as suas necessidades evita que pague por funcionalidades complexas que nunca irá utilizar.

Verifique a facilidade de utilização para os colaboradores que não trabalham no escritório

Os seus formadores irão utilizar diariamente a área de administração, enquanto os seus formandos são colaboradores ocupados na linha da frente. Ambos precisam que a plataforma seja genuinamente simples. Se a criação de um curso exigir um manual, ou se a sua conclusão necessitar de apoio informático, a adoção em todas as localizações ficará estagnada, e um LMS que ninguém utiliza não padroniza nada.

Compare os modelos de preços: por utilizador vs. taxa fixa

Este aspeto merece especial atenção. Muitas plataformas LMS cobram por utilizador, o que penaliza as franquias, pois uma elevada rotatividade significa que está constantemente a pagar por licenças de pessoas que já saíram e de outras que acabaram de chegar. Um modelo de taxa fixa com participantes ilimitados mantém os custos previsíveis, independentemente da frequência com que o pessoal muda ou do número de locais que adicionar. Faça as contas com base na sua rotatividade real antes de assinar qualquer contrato.

Certifique-se de que o sistema se adapta à medida que as localizações crescem

Adicionar um local deve demorar apenas alguns minutos. Verifique quanto custa e quanto trabalho é necessário para criar um novo ambiente de formação, pois esse será o processo que irá repetir com maior frequência à medida que a sua rede crescer.

Teste os relatórios antes de se comprometer

Os relatórios são a área em que as plataformas LMS de franchising mais diferem, e todos os folhetos prometem o mesmo. Durante um período de teste, verifique se consegue visualizar os resultados por local, analisar as pontuações em pormenor e conceder aos franchisados o seu próprio acesso. Se os dados de que necessitaria para uma auditoria forem difíceis de encontrar durante o período de teste, será igualmente difícil encontrá-los quando a auditoria for real.

Siga estes cinco passos e a lista de finalistas tenderá a surgir por si só. E se o que procura é uma estrutura de tarifa fixa por localização e uma utilização diária simples, temos uma sugestão.

Comece hoje mesmo a expandir a formação em franchising com o Easy LMS 

O Easy LMS foi concebido para franchisings. Cada localização dispõe da sua própria academia, um portal de formação com a marca da empresa, com os seus próprios formandos e resultados, enquanto mantém o controlo central sobre o conteúdo e uma visão do progresso em toda a rede. Basta atualizar um curso uma vez e a alteração aplica-se instantaneamente em todo o lado, para que nenhuma unidade venha a receber formação com material desatualizado.

Os certificados são emitidos automaticamente, com datas de validade que desencadeiam a recertificação, proporcionando a si e aos seus franqueados uma prova de conformidade sempre disponível. E como o Easy LMS cobra uma taxa fixa com participantes ilimitados, a elevada rotatividade e as novas localizações nunca inflacionam o seu orçamento de formação.

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