Levantamento de necessidades de treinamento: Planejamento e análise (+ modelo)

O que é um levantamento de necessidades de treinamento e por que realizá-lo?

Um levantamento de necessidades de treinamento é basicamente o seu roteiro para uma conduzir treinamentos mais inteligentes. É um sistema para descobrir onde os empregados ou clientes têm dificuldades, quais competências estão faltando e que tipo de treinamento fará a maior diferença.

Sem um LNT, o treinamento pode virar um jogo de tentativa e erro. Você pode acabar desperdiçando tempo, dinheiro e esforço em cursos que não resolvem os seus problemas.

Para os treinadores, realizar um LNT ajuda a:

• Alinhar a aprendizagem com os resultados da empresa.

• Focar nas lacunas mais importantes de competências.

• Melhorar o envolvimento e o desempenho dos participantes.

• Medir o sucesso dos seus programas de treinamento.

Dica: Ferramentas como Easy LMS facilitam esse processo. É possível coletar dados, analisar lacunas de competências e gerar relatórios para direcionar seus próximos passos, tudo numa plataforma centralizada.

Para obter um entendimento claro das suas necessidades de treinamento, é interessante pensar em três níveis: empresa, tarefas e indivíduo. Compreendê-los orienta o âmbito e o foco do levantamento.

Os 3 níveis do levantamento de necessidades de treinamento

As necessidades de treinamento se dividem em vários níveis. A verificação de cada um deles garante que nada passe despercebido. Vamos analisar o que cada nível contempla.

1. Análise organizacional

Comece pelo panorama geral. A análise organizacional investiga qual direcionamento a empresa deve tomar e as competências necessárias para atingir o que deseja. Assim, o objetivo é alinhar o treinamento com os objetivos da empresa.

Faça perguntas como:

• Quais são as prioridades estratégicas?

• Há novos projetos ou mudanças que demandam competências diferentes?

• Quais departamentos ou equipes estão com dificuldades em atingir os objetivos?

Exemplo: Se a sua empresa deseja aumentar a satisfação do cliente, o treinamento pode se focar nas competências de comunicação da equipe de suporte.

2. Análise de tarefas

Em seguida, vamos analisar cargos específicos e suas respectivas tarefas. A análise de tarefas identifica as competências e conhecimentos exatos necessários para cada departamento e equipe. É uma etapa prática e diretamente relacionada ao desempenho profissional.

Muitas vezes implica em:

• Observar os empregados ou analisar os dados de desempenho.

• Mapear tarefas e competências-chave de cada equipe.

• Comparar o desempenho esperado com o desempenho real.

Exemplo: Os representantes de vendas podem precisar revisar seu conhecimento de ferramentas de CRM ou adquirir novas técnicas de negociação para fechar negócios mais rapidamente.

3. Análise individual

Por último, cada funcionário é diferente. Mesmo desempenhando a mesma função, as lacunas de competências variam. A análise individual ajuda a personalizar o treinamento.

Para saber quais competências faltam em cada funcionário, considere usar de métodos como:

• Pesquisas e autoavaliações.

• Análise de desempenho e feedback dos gestores.

• Entrevistas individuais.

Exemplo: Um funcionário pode já ser excelente em análise de dados, mas precisa de treinamento em liderança para ser promovido.

Com esses três níveis em mente, o próximo passo é fazer as perguntas certas durante o levantamento.

5 perguntas-chave para se fazer durante um levantamento de necessidades de treinamento

A qualidade do seu LNT depende das perguntas que fizer. Perguntas relevantes apontam lacunas, prioridades e oportunidades de crescimento.

Confira cinco perguntas para orientar a sua avaliação:

1. Quais as competências essenciais para atingir os objetivos da empresa?

2. Em que áreas os funcionários têm dificuldade em atender às expectativas de desempenho?

3. Quais as tarefas em que há mais erros ou atrasos?

4. Há mudanças futuras que exigem novos conhecimentos ou competências?

5. Como é que os funcionários se sentem em relação à sua própria preparação e necessidades de formação?

Depois de fazer as perguntas certas, é hora de aplicar as melhores práticas que tornam a sua LNT eficaz e útil.

5 melhores práticas para um levantamento de necessidades de treinamento

Um LNT só será útil se produzir informações claras e precisas. As práticas a seguir ajudam a garantir isso:

Alinhe o treinamento com os objetivos da empresa

O treinamento deve sempre servir ao panorama geral. Pense quais competências irão melhorar diretamente o desempenho ou os resultados. Se um programa de treinamento não tiver impacto nos objetivos da empresa, vale a pena reconsiderá-lo.

Utilize várias fontes de dados

Não se baseie numa única métrica ou opinião. Use enquetes, entrevistas, observações e métricas de desempenho para obter uma visão completa das necessidades de treinamento.

Dica: O Easy LMS pode ajudar nesse ponto. As ferramentas de relatório dele mostram a atividade e o progresso reais dos alunos, fornecendo dados concretos de onde pode extrair informações importantes.

Priorize competências essenciais

Nem todas as lacunas necessitam de atenção imediata. Foque nas competências que terão o maior impacto na produtividade, qualidade ou satisfação do cliente.

Mobilize as partes interessadas

Gestores, chefes de equipe e até os próprios colaboradores podem fornecer informações que talvez desconheça. Insira eles no processo desde o início para obter apoio e informações que talvez não consiga de outra forma.

Trate o levantamento de necessidades de treinamento como algo contínuo

As competências mudam com o tempo. Faça do levantamento de necessidades de treinamento um processo contínuo, revisitando-o periodicamente para fazer ajustes nos programas de treinamento ao passo que as prioridades mudarem.

Agora, vamos ver como o LNT funciona na prática.

3 exemplos de um levantamento de necessidades de treinamento

Listamos alguns cenários para ilustrar a forma como os LNT são realizados quando treinadores e consultores externos trabalham com seus clientes:

1. Equipe de serviço ao cliente da empresa

Um consultor é contratado após uma empresa notar um aumento nas reclamações de clientes. Um LNT indica que o problema são as habilidades de comunicação. Por isso, é criado um programa de workshops e aulas de reciclagem na modalidade de e-learning, adaptado às demandas da equipe.

2. Equipe de vendas de um produto SaaS

Um consultor de vendas é contratado porque as cotas não estão sendo atingidas. Um LNT revela lacunas de conhecimento sobre as caraterísticas do produto e as ofertas da concorrência. Sessões de role-playing e módulos de microaprendizagem são recomendadas para aumentar a confiança e solucionar lacunas nas competências.

3. Instituição de saúde

Um fornecedor de treinamento estabelece uma parceria com um hospital para atualizar os conhecimentos de conformidade da equipe. Um LNT mapeia as lacunas nas certificações, levando a criação de módulos online e simulações práticas para garantir que os enfermeiros atinjam os requisitos.

Agora que já viu como funciona na prática, vamos facilitar o processo com um modelo.

Baixe o modelo gratuito para levantamentos de necessidades de treinamento (PDF)

A organização é metade do processo na hora de realizar levantamentos de necessidades de treinamento. Em vez de usar anotações e informações dispersas, baixe o nosso modelo para reunir tudo num só local.

O guia sugere que registre:

• Dados do funcionário ou da equipe: nomes, cargos, departamentos e toda informação contextual que for útil.

• Habilidades ou competências a serem avaliadas: as habilidades ou áreas de conhecimento que pretende analisar.

• Lacunas de desempenho observadas: onde o desempenho atual não corresponde às expectativas.

• Prioridades e cronograma: qual treinamento precisa ser realizado primeiro e quando.

Depois de preencher essas informações, terá uma ideia clara do que está acontecendo agora e onde é necessário ter mais suporte. O desafio seguinte é compreender os dados e comunicá-los de forma clara.

Como relatar resultados de treinamento

A avaliação é apenas o ponto de partida. O verdadeiro impacto vem ao comunicar os resultados de maneira a estimular a ação. Os relatórios transformam suas anotações e observações em um roteiro que as partes interessadas podem compreender e apoiar.

Para gerar um relatório eficaz:

1. Resuma as lacunas e padrões observados mais importantes.

2. Faça uma conexão com os objetivos da empresa para mostrar por que eles são importantes.

3. Recomende soluções de treinamento específicas, priorizadas por urgência ou impacto.

4. Use dados para confirmar suas conclusões (gráficos, tabelas ou narrativas curtas para que as conclusões sejam vistas como robustas e confiáveis).

5. Defina os próximos passos e descreva quem é responsável por cada ação, os prazos e como o sucesso será medido.

Dica profissional: Antes de finalizar, use o checklist simples a seguir para analisar o seu rascunho, a fim de garantir que está completo e prático.

• Conexão clara com os objetivos organizacionais.

• Principais lacunas de competências resumidas por equipe/indivíduo.

• Fontes de dados e métodos transparentes.

• Recomendações de treinamento prioritárias.

• Métricas de mensuração do sucesso.

• Cronograma definido e propriedade.

Após essa verificação, o seu relatório estará pronto para ser compartilhado e você pode avançar com confiança ao passo seguinte: a condução do treinamento.

Ofereça um treinamento específico para sua equipe ou clientes

Sem um treinamento direcionado, nem mesmo a melhor avaliação será relevante. É aí que o Easy LMS pode ajudar:

• Conteúdo centralizado: Armazene todos os seus cursos, recursos e avaliações em um único local.

• Materiais de treinamento reutilizáveis: Utilize o mesmo conteúdo para várias equipes ou clientes sem esforço adicional.

• Portais de aprendizagem personalizados: Cada cliente e equipe recebe uma experiência de marca, com um treinamento personalizado.

• Gerencie vários grupos de uma só vez: Acompanhe o progresso, os resultados e os prazos sem esforço.

• Interface que economiza tempo: Gaste menos tempo em tarefas administrativas e invista mais tempo na condução do treinamento.

Crie uma conta, tire a prova e veja como treinamentos podem ser simples. Escolha o fácil!

Recursos úteis

• Action@work flowchart