Treinammento online de compliance para gestores: um guia completo

O que é o treinamento online em compliance destinado a gestores?

O treinamento online de compliance para gestores é ministrado em formato digital e prepara as pessoas que ocupam cargos de liderança para cumprirem as normas legais, regulamentares e éticas exigidas pelos seus cargos. Trata-se de uma vertente específica de um treinamento mais abrangente de compliance, que considera a maior responsabilidade que recai sobre os gestores.

Confira o que distingue a versão destinada a gestores. Um funcionário comum aprende as regras que se aplicam à sua própria conduta. Um gestor aprende essas mesmas regras, além de o que fazer quando alguém da equipe as infringe. Espera-se que identifique problemas, os documente e os processe corretamente. Em muitos casos, é considerado pessoalmente responsável quando ocorre algum problema sob a sua supervisão.

Essa mudança, de seguir as regras para garantir o cumprimento delas, está no cerne do treinamento de compliance para gestores. Se for bem idealizado, os gestores tornam-se a camada que mantém o compliance funcionando no dia a dia. Caso contrário, terá treinado os funcionários, mas deixará as pessoas responsáveis por eles despreparadas.

O treinamento de compliance é obrigatório para os gestores?

Frequentemente, sim. Especificamente para os gestores, o treinamento é frequentemente exigido por lei e, em alguns casos, os requisitos são mais rigorosos para os gestores do que para qualquer outro membro da equipe. Alguns treinamentos são exigidos pela legislação e pelas entidades reguladoras, tais como as regras relativas aos dados de pacientes e os requisitos de proteção de dados do GDPR. Outros são exigidos pela política da empresa, em que a organização decide que os seus gestores devem ser treinados para proteger a organização de certos riscos.

A atitude mais segura é assumir que pelo menos algum tipo de treinamento de compliance é obrigatório para os seus gestores e que os requisitos exatos dependem da sua localização, setor e cargo. Uma vez que estas regras mudam e variam a depender da sua região, vale a pena confirmar as obrigações atuais que se aplicam à sua situação específica, em vez de considerar uma regra geral.

O que um treinamento de compliance destinado a gestores deve contemplar?

Os temas apropriados dependem do seu setor e do local onde os gestores trabalham, mas quase todos os programas são estruturados em torno das mesmas áreas fundamentais. O que distingue o treinamento para gestores é o fato de que cada aspecto inclui uma dimensão adicional: não se trata apenas das regras, mas também do dever do gestor de garantir que sejam cumpridas. Listamos abaixo o que deve ser contemplado.

Compliance legal e regulamentar

Esta é a base. Os gestores precisam de um conhecimento prático das leis que regem o trabalho da sua equipe e de compreensão suficiente para reconhecer quando algo ultrapassa os limites. Dependendo da empresa, isso pode incluir legislação antidiscriminação e contra o assédio, regras relativas a salários e horários, normas de segurança no trabalho e regras relativas a dados sensíveis de saúde.

Os gestores não precisam se tornar advogados. Precisam saber o suficiente para tomar boas decisões no momento e para saber quando pedir ajuda. O objetivo é que você tenha gestores capazes de analisar uma situação e pensar: "Este é um problema que precisamos resolver da maneira certa", antes que se transforme em queixa formal ou em multa.

Liderança ética e conduta no local de trabalho

Os gestores definem o tom para as suas equipes. Sendo assim, esta parte do treinamento deve prepará-los para que possam ser o exemplo do comportamento que esperam: justiça, honestidade, respeito e coerência. Aborde as situações do dia a dia em que o discernimento é mais importante, como lidar com conflitos de interesses, evitar o favoritismo nas decisões e responder a preocupações sem retaliação.

Quando um gestor lida bem com uma situação ambígua, toda a equipe aprende o que é aceitável. Quando o faz mal, nenhuma política interna conseguirá reparar o dano. É por isso que a liderança ética deve fazer parte do treinamento de todos os gestores, não como algo opcional, mas como uma competência essencial.

Proteção de dados e segurança da informação

Os gestores têm frequentemente acesso a informações mais sensíveis do que subordinados: registros de funcionários, dados de desempenho, informações de clientes e planos de negócios confidenciais. Esse acesso acarreta responsabilidades. Esta seção deve abranger as regras aplicáveis aos seus dados, tais como o GDPR para dados pessoais, juntamente com os hábitos cotidianos que mantêm a informação segura: controles de acesso rigorosos, reconhecimento de phishing e engenharia social, e saber exatamente o que fazer caso os dados sejam expostos.

Se a sua organização opera de acordo com uma norma reconhecida, os gestores devem compreender o que isso implica na forma como lidam com a informação. Um único clique descuidado por parte de alguém com acesso de gestor pode anular muito do bom trabalho realizado, sendo assim a condução deste treinamento necessária.

Requisitos de compliance específicos do setor

Para além dos temas universais, a maioria dos setores tem as suas próprias regras, e os gestores necessitam de treinamento adaptado ao seu contexto específico. Os gestores do setor da saúde lidam com a privacidade dos doentes e com normas clínicas. Os gestores de serviços financeiros têm de cumprir as regras de combate ao branqueamento de capitais. Os gestores do setor industrial lidam com regulamentos detalhados em matéria de segurança e ambiente.

O treinamento genérico de compliance não abrange estes aspectos, e é frequentemente aqui que reside o verdadeiro risco. Adapte esta seção aos regulamentos realmente relevantes aos seus gestores, para que o treinamento reflita a sua realidade quotidiana, em vez de apenas preencher um checklist genérico.

Funções específicas dos gestores: relatórios, documentação e reclamações

Esta é a seção que diferencia o treinamento de gestores do treinamento de colaboradores. Não se espera apenas que os gestores sigam as regras. Espera-se que ajam quando os outros não o fazem. Isso significa saber reconhecer um problema, documentá-lo adequadamente e encaminhá-lo ao canal correto. Significa compreender a sua própria responsabilidade, pois os gestores podem ser responsabilizados pessoalmente quando ignoram um problema que deveriam ter resolvido. E significa tratar as reclamações com cuidado: levá-las a sério, manter a confidencialidade, proteger a pessoa que as apresentou contra retaliações e assegurar um acompanhamento do problema.

Contemple esses temas para criar um treinamento que reflita o que o cargo exige de um gestor. A combinação poderá variar de empresa para empresa, mas o princípio mantém-se: ensine as regras e, em seguida, ensine a responsabilidade que advém de liderar uma equipe ao abrigo dessas regras.

Melhores práticas de treinamento online de compliance

O treinamento de compliance tem a fama de ser chato e fácil de esquecer. Implemente as práticas a seguir para mantê-lo relevante, envolvente e digno do tempo que os gestores investem nele.

Adapte o treinamento às responsabilidades da gestão

A forma mais rápida de perder a atenção de um gestor é obrigá-lo a assistir a conteúdos irrelevantes a ele. Um curso genérico destinado a "todos os funcionários" desperdiça o seu tempo e esconde o que importa dentre o que não faz diferença. Em vez disso, adapte o treinamento ao cargo. Apresente a um chefe de departamento os cenários que ele enfrenta na prática. Apresente a um supervisor de turno as situações que realmente surgem no trabalho.

Quando os gestores veem a sua própria realidade refletida no treinamento, prestam atenção, retêm mais conhecimentos e apresentam uma tendência muito maior de aplicá-los.

Recorra à aprendizagem baseada em cenários

Os gestores raramente falham no cumprimento das normas por não saberem que uma regra existia. Falham porque não sabem como aplicá-la sob pressão, em situações reais, com uma pessoa real à sua frente. A aprendizagem baseada em cenários é a solução para este problema. Em vez de pedir a um gestor que memorize uma política, apresente a ele um cenário realista e pergunte o que faria: um funcionário denuncia assédio, um colega pede para que ignore uma regra, uma violação de dados é identificada.

A resolução dos cenários desenvolve o discernimento que a mera memorização nunca conseguirá promover. Para os gestores, em especial, cujo trabalho consiste em um fluxo constante de decisões discricionárias, este é o formato que fica na memória.

Mantenha o treinamento contínuo e atualizado 

O treinamento de compliance tem um prazo de validade. As regulamentações mudam, surgem novos riscos e até mesmo o material que foi bem absorvido vai sendo esquecido ao fim de alguns meses. Uma abordagem mais burocrática de realizar o treinamento uma vez por ano faz com que os gestores operem com conhecimentos desatualizados durante a maior parte do ano. Em vez disso, trate o treinamento como um processo contínuo.

Programe sessões de reciclagem regulares, atualize o seu material assim que uma regra for alterada e recorra a sessões curtas e específicas intercaladas às sessões mais extensas para manter os pontos-chave atualizados. Um sistema de gestão da aprendizagem (LMS) facilita esta tarefa, pois permite atualizar o conteúdo uma única vez e disponibilizá-lo a todos ao mesmo tempo. O treinamento contínuo também transmite uma mensagem: o compliance faz parte da forma como a equipe trabalha, não é uma interrupção anual.

Vantagens de usar um LMS para treinamento online de compliance

O treinamento de compliance pode ser realizado por meio de e-mails, planilhas e, ocasionalmente, sessões presenciais. É uma abordagem que funciona até ter de monitorar o progresso de dezenas de gestores com diferentes cargos, prazos e ciclos de atualização. Um LMS reduz o trabalho e fornece provas de que o treinamento foi eficaz.

Confira os benefícios:

• Automatização. As inscrições, os lembretes e a emissão de certificados são automáticos. Não é necessário acompanhar essas tarefas manualmente, nem verificar manualmente quem está em atraso.

• Acompanhamento e registros de auditoria. Pode ver quem concluiu o que, quando e a nota obtida. Quando um auditor ou um cliente pedir por provas, elas já estarão disponíveis.

• Certificação. Os gestores obtêm um certificado verificável após a conclusão, fácil de confirmar e de renovar antes de passar da data de validade.

• Atualizações fáceis. As normas mudam. Um LMS permite que o material seja atualizado uma única vez e fique disponível a todos, sem precisar reimprimir ou regravar nada.

• Custo reduzido. Realizar o treinamento online reduz os custos com deslocamentos, aluguél de espaço, impressão e instrutores, permitindo que você contemple muito muito mais pessoas sem aumentar a carga de trabalho.

Em vez de esperar que os seus gestores estejam em conformidade, pode demonstrar este fato, sempre que necessário, com registros comprobatórios.

Como criar um programa de treinamento de compliance para gestores

Um programa robusto não é um curso único que você distribui uma vez e depois esquece. É um processo repetível que pode executar, avaliar e melhorar. Esteja treinando os seus próprios gestores ou a treinando organizações clientes, os mesmos cinco passos abaixo devem ser seguidos.

1. Avalie as obrigações e as lacunas
Comece por identificar quais regras se aplicam aos seus gestores, com base no setor, localização e responsabilidades. Em seguida, descubra o que eles já sabem. Uma breve avaliação inicial mostra onde estão as verdadeiras lacunas, para que possa estruturar o treinamento em torno do que é necessário, em vez de dar um tiro no escuro.

2. Defina os cursos de que cada cargo necessita
Nem todos os gestores necessitam do mesmo treinamento. Um responsável da equipe financeira e um supervisor de armazém lidam com regras diferentes. Mapeie os tópicos necessários para cada cargo, para que as pessoas recebam somente o relevante e ignorem o que não é.

3. Ministre e acompanhe
Atribua o treinamento, estabeleça prazos claros e acompanhe o progresso com o passar do tempo. Os lembretes automatizados mantêm as taxas de conclusão elevadas sem necessidade de um contato insistente com os participantes, e o acompanhamento em tempo real indica quem está dentro do prazo e quem precisa de um incentivo.

4. Certifique e comprove a conclusão
Quando um gestor for aprovado, emita um certificado verificável. Serve como uma prova clara e pronta para auditorias de que o treinamento ocorreu, o que é importante quando uma entidade reguladora, um cliente ou a sua própria direção solicitarem provas.

5. Atualize
O compliance é dinâmico. As regras mudam, as equipes mudam e o conhecimento vai sendo perdido. Agende sessões de reciclagem, atualize o material à medida que os regulamentos mudam e repita o ciclo para que os seus gestores mantenham a conformidade ao longo do tempo, e não apenas no dia em que foram aprovados pela primeira vez.

Siga essas etapas e o treinamento de compliance deixará de ser uma preparação de última hora antes de uma auditoria, passando a ser algo que está sempre em andamento em segundo plano. A primeira aprovação é a que exige mais esforço. Depois disso, estará é uma questão de aperfeiçoar um sistema que já funciona.

O que procurar em uma plataforma para ministrar treinamentos de compliance para gestores

Se deseja conduzir o treinamento de compliance online, a plataforma que escolher determinará a quantidade de trabalho que terá. Isto é especialmente importante quando o treinamento é ministrado para vários grupos, como diferentes departamentos, unidades ou emoresas-clientes. Considere priorizar os seguintes recursos:

• Relatórios e registros de auditoria. Você precisa ver, rapidamente, as conclusões, as pontuações e o progresso, e obter registros claros quando alguém solicitar uma comprovação. Relatórios robustos são o que definem se vai demonstrar o compliance com confiança e vai ter que juntar provas dele às pressas.

• Certificação verificável. Procure certificados que possam ser verificados e confirmados, para que o status de um gestor seja fácil de comprovar e renovar antes do seu prazo de validade.

• Atualizações fáceis de conteúdos. Os regulamentos mudam frequentemente. Você deve conseguir atualizar o material uma única vez e disponibilizá-lo a todos, em vez de ter de recriar cursos e provas do zero sempre que uma regra mudar.

• Separação por grupo. Se você treina várias equipes ou vários clientes, é necessário manter os participantes, conteúdos e resultados claramente separados, para que nada se misture entre grupos e cada conjunto de resultados se mantenha fácil de administrar.

• Personalização. Um treinamento no estilo da sua própria marca, ou da do seu cliente, transmite profissionalismo e mantém o foco onde deve estar. Um ambiente de aprendizagem no estilo da sua marca inspira confiança de uma forma que um ambiente genérico não consegue.

• Preços que não penalizam seu crescimento. O modelo preço por participante pode se tornar caro demais quando você oferece treinamentos a grupos maiores ou está expandindo seus serviços. Uma tarifa fixa permite que adicione mais participantes sem incorrer em mais custos.

Adapte a plataforma à sua forma de trabalhar, especialmente se oferecer treinamentos como um serviço aos seus clientes, e a plataforma passará a ser o elemento que permite a sua expansão.

Crie treinamentos online de compliance com o Easy LMS

Se o treinamento de compliance é algo que ministra a outras empresas, seja o seu empreendimento uma consultoria ou um provedor de treinamentos, o Easy LMS foi idealizado para este cenário. É um LMS concebido para pessoas que treinam outras. Por isso, os recursos dele se encaixam na sua forma de trabalhar.

Pode criar uma academia separada e totalmente personalizada para cada cliente, usando uma identidade de marca própria e URL personalizada, para que cada cliente disponha de um ambiente de aprendizagem profissional que pareça ser exclusivamente seu. O conteúdo reutilizável permite criar um curso de compliance uma única vez e implementá-lo para vários clientes, em vez de ter de recriá-lo do zero de cada vez. Os relatórios por cliente proporcionam a cada um acesso em tempo real aos seus próprios resultados, para que os seus administradores possam verificar as conclusões e as taxas de aprovação sempre que precisarem de uma comprovação para uma auditoria ou uma revisão, sem precisarem de você.

A certificação está integrada e o preço é uma tarifa fixa, sem pagamento por participante, mantendo o treinamento de compliance acessível mesmo para os seus maiores clientes. E como a plataforma está em conformidade com o GDPR e possui certificação ISO 27001, os dados dos seus clientes são tratados de acordo com um padrão que resiste a escrutínio, o que é extremamente importante quando o compliance é o objetivo principal.

Comece hoje mesmo um teste gratuito ou agende a sua demonstração de 30 minutos.