Formazione online sulla conformità per i manager

Che cos’è la formazione online sulla conformità per i manager?

La formazione online sulla conformità per i manager è una formazione che viene erogata in formato digitale e che serve a preparare le persone che ricoprono ruoli dirigenziali a soddisfare gli standard legali, normativi ed etici richiesti dal loro lavoro. Si tratta di un ambito specifico all’interno di un più ampio percorso di formazione sulla conformità, strutturato in modo da tenere conto delle maggiori responsabilità che gravano sui dirigenti.

Ecco cosa contraddistingue la versione della formazione dedicata ai manager. Un dipendente ordinario apprende le regole che si applicano alla propria condotta. Un dirigente apprende quelle stesse regole, oltre a cosa fare quando un membro del proprio team le infrange. Ci si aspetta che i manager individuino i problemi, li documentino e li segnalino correttamente ai livelli superiori. In molti casi, vengono ritenuti personalmente responsabili quando le cose vanno storte sotto la loro supervisione.

Questo passaggio, dal seguire le regole al farle rispettare, è il fulcro della formazione sulla conformità per i manager. Se gestito correttamente, i manager diventano il livello che garantisce il funzionamento quotidiano della conformità. Se gestito in modo errato, si finisce per aver formato il resto della forza lavoro lasciando impreparate proprio le persone responsabili di essa.

La formazione in materia di conformità è obbligatoria per i manager?

Spesso sì. Per i manager in particolare, la formazione sulla conformità è spesso richiesta dalla legge e, in alcuni casi, i requisiti sono più rigorosi per i manager che per qualsiasi altro membro del team. Alcuni corsi di formazione sono imposti dalla legislazione e dalle autorità di regolamentazione, come le norme HIPAA sui dati dei pazienti e i requisiti di protezione dei dati previsti dal GDPR. Altri corsi possono invece essere richiesti per policy aziendale, in base alla quale l’azienda stabilisce che i propri manager debbano essere formati per proteggere l’organizzazione dai rischi.

L’ipotesi più prudente è che almeno una parte della formazione sulla conformità sia obbligatoria per i manager e che i requisiti esatti dipendano dalla loro sede, dal settore di attività e dal ruolo ricoperto. Poiché queste norme cambiano e variano a seconda della regione, è opportuno verificare gli obblighi attualmente in vigore e che si applicano alla tua situazione specifica, piuttosto che affidarsi a una regola generale.

Quali argomenti dovrebbe trattare la formazione online sulla destinata ai manager?

Gli argomenti più appropriati dipendono dal settore di attività e dal contesto lavorativo dei dirigenti, ma quasi tutti i programmi si basano sulle stesse aree fondamentali. Ciò che contraddistingue la formazione dei manager è che a ciascuna area si aggiunge un ulteriore livello: non si tratta solo delle norme, ma del dovere del dirigente di farle rispettare. Ecco dunque cosa includere.

Conformità legale e normativa

Questa è naturalmente la base da cui partire. I manager devono possedere una conoscenza pratica delle leggi che regolano il lavoro del proprio team e una comprensione sufficiente per riconoscere quando un limite viene superato. A seconda del settore, possono essere incluse le leggi contro la discriminazione e le molestie, le norme in materia di retribuzioni e orari di lavoro, gli standard di sicurezza sul lavoro previsti dall’OSHA e le norme relative ai dati sanitari previste dall’HIPAA.

I manager non devono diventare avvocati. Devono sapere quanto basta per prendere decisioni corrette sul momento e per capire quando chiedere aiuto. L’obiettivo è un manager in grado di valutare una situazione e pensare: «Questo è un problema che dobbiamo gestire correttamente», prima che si trasformi in un reclamo formale o in una sanzione.

Leadership etica e condotta sul posto di lavoro

I manager danno il tono ai propri team, pertanto questa sezione dovrebbe prepararli a dare l’esempio del comportamento che si aspettano: equità, onestà, rispetto e coerenza. Occorre dunque affrontare le situazioni quotidiane in cui il giudizio è fondamentale, come la gestione dei conflitti di interesse, l’assenza di favoritismi nelle decisioni e la risposta ai problemi senza ritorsioni.

Quando un manager gestisce bene una situazione ambigua, l’intero team apprende cosa è accettabile. Quando la gestisce male, nessun documento programmatico potrà riparare al danno. Ecco perché la leadership etica deve far parte della formazione di ogni manager, non come un elemento accessorio, ma come una competenza fondamentale.

Protezione dei dati e sicurezza delle informazioni

I manager hanno spesso accesso a informazioni più sensibili rispetto alle persone che dirigono: fascicoli del personale, dati sulle prestazioni, dettagli sui clienti e piani aziendali riservati. Tale accesso comporta una responsabilità. Questa sezione dovrebbe trattare le norme applicabili ai dati in questione, come il GDPR per i dati personali, insieme alle abitudini quotidiane che garantiscono la sicurezza delle informazioni: controlli rigorosi sugli accessi, capacità di riconoscere il phishing e il social engineering e conoscenza precisa delle procedure da seguire in caso di esposizione dei dati.

Se la tua organizzazione opera secondo uno standard riconosciuto, i dirigenti dovrebbero comprendere cosa questo comporta in termini di gestione delle informazioni. Un solo clic imprudente da parte di una persona con accesso a livello dirigenziale può vanificare molto del lavoro svolto, pertanto questa formazione riveste un’importanza fondamentale.

Requisiti di conformità specifici del settore

Al di là degli argomenti universali, la maggior parte dei settori ha le proprie regole e i manager necessitano di una formazione su misura per il loro specifico ambito. I dirigenti del settore sanitario si occupano della privacy dei pazienti e degli standard clinici. Quelli dei servizi finanziari devono rispettare le norme antiriciclaggio. Quelli del settore manifatturiero devono attenersi a dettagliate normative in materia di sicurezza e ambiente.

Una formazione generica sulla conformità non copre questi aspetti, ed è spesso proprio qui che risiede il vero rischio. Adatta questa sezione alle normative che i manager di cui ti occupi devono effettivamente affrontare, in modo che la formazione rifletta la loro realtà quotidiana e non una checklist standard.

Mansioni specifiche dei dirigenti: rendicontazione, documentazione e gestione dei reclami

Questa è la sezione che distingue la formazione dei dirigenti da quella dei dipendenti. Ai dirigenti non viene semplicemente richiesto di seguire le regole. Ci si aspetta che agiscano quando gli altri non lo fanno. Questo significa significa che devono saper riconoscere un problema, documentarlo correttamente e segnalarlo attraverso il canale appropriato. Significa comprendere la propria responsabilità, poiché i manager possono essere ritenuti personalmente responsabili qualora ignorino un problema che avrebbero dovuto affrontare. E significa gestire i reclami con attenzione: prenderli sul serio, garantirne la riservatezza, proteggere la persona che li ha sollevati da ritorsioni e darvi seguito.

Una formazione che riflette davvero il ruolo del manager non può esimersi dall'affrontare questi aspetti. La combinazione di argomenti potrà variare da un’azienda all’altra, ma il principio rimane valido: insegna le regole, poi insegna la responsabilità che deriva dal guidare un team al loro rispetto.

Migliori pratiche per la formazione online sulla conformità

La formazione sulla conformità viene spesso percepita come noiosa e facile da dimenticare. Ma le pratiche che elenchiamo qui sotto la renderanno pertinente, coinvolgente e degna del tempo che i manager vi dedicheranno.

Adatta la formazione ai ruoli dirigenziali

Il modo più rapido per perdere l’attenzione di un manager è costringerlo a seguire contenuti che non lo riguardano. Un corso generico rivolto a «tutti i dipendenti» fa sprecare tempo ai dirigenti e potrebbe addirittura far passare le parti rilevanti in sordina, nascoste sotto quelle irrilevanti. Bisogna al contraro modellare la formazione in base al ruolo. Presenta a un capo reparto gli scenari che deve effettivamente affrontare. Presenta a un capoturno le situazioni che si verificano sul posto di lavoro.

Quando i manager vedono la propria realtà riflessa nella formazione, prestano attenzione, assimilano meglio i contenuti e sono molto più propensi a metterli in pratica.

Utilizza l’apprendimento basato su scenari

I manager raramente non rispettano una norma di conformità perché non ne conoscevano l'esistenza. Non la rispettano perché non sanno come applicarla sotto pressione, in situazioni reali, con una persona reale di fronte a loro. L’apprendimento basato su scenari colma questa lacuna. Anziché chiedere a un manager di memorizzare una policy, mettilo in una situazione realistica e chiedigli cosa farebbe: un dipendente denuncia una molestia, un collega gli chiede di aggirare una regola, una violazione dei dati arriva sulla sua scrivania.

Affrontare queste situazioni sviluppa la capacità di giudizio che la semplice memorizzazione non potrà mai garantire. Per i manager, il cui lavoro consiste in una serie continua di decisioni discrezionali, questo formato ha un'utilità fondamentale.

Mantieni la formazione continua e aggiornata 

La formazione sulla conformità ha una durata limitata. Le normative cambiano, emergono nuovi rischi e persino le nozioni ben apprese si sbiadiscono nel giro di pochi mesi. Un approccio “una volta all’anno” basato sul semplice adempimento formale lascia i manager a operare sulla base di conoscenze obsolete per la maggior parte del tempo. Occorre invece considerare la formazione come un processo continuo.

Programma dei corsi di aggiornamento regolari, aggiorna il materiale non appena una norma cambia e ricorri a brevi verifiche mirate tra una sessione e l’altra per mantenere freschi i punti chiave. Un sistema di management dell’apprendimento (LMS) rende tutto questo gestibile, poiché consente di aggiornare i contenuti una sola volta e di distribuirli a tutti i destinatari interessati contemporaneamente. La formazione continua trasmette inoltre un messaggio chiaro: la conformità fa parte del modo di lavorare del team, non è un’interruzione nel tran tran.

I vantaggi dell’utilizzo di un LMS per la formazione online sulla conformità

È possibile svolgere la formazione sulla conformità tramite e-mail, fogli di calcolo e occasionali sessioni in presenza. Questo metodo funziona finché non si deve tenere traccia di decine di manager con ruoli, scadenze e cicli di aggiornamento diversi. Un LMS ti solleva da questo onere e ti fornisce la prova che la formazione è stata effettivamente svolta.

Ecco cosa permette di ottenere:

• Automazione. Iscrizioni, promemoria e invio dei certificati avvengono in modo autonomo. Non è più necessario sollecitare manualmente le persone né segnalare a mano chi è in ritardo.

• Monitoraggio e tracciabilità. Potrai vedere chi ha completato cosa, quando e con quale punteggio. Quando un revisore o un cliente richiede una prova, questa è già disponibile.

• Certificazione. I manager ottengono un certificato verificabile al completamento del corso, e dunque il loro stato è facile da confermare e rinnovare prima della scadenza.

• Aggiornamenti semplici. Le normative cambiano. Un LMS ti consente di aggiornare il materiale una sola volta e di distribuirlo a tutti, invece di dover ristampare o registrare nuovamente le informazioni.

• Costi ridotti. Offrire la formazione in modalità online riduce i costi di viaggio, di sede, di stampa e dei formatori, e consente di raggiungere un numero molto maggiore di persone con lo stesso impegno.

Anziché sperare che i tuoi manager siano conformi, potrai dimostrarlo, su richiesta, con i documenti che lo attestano.

Come creare un programma di formazione sulla conformità per i manager

Un programma efficace non può palesarsi come un singolo corso che viene assegnato una volta per tutte e poi dimenticato. È un processo ripetibile che puoi gestire, misurare e migliorare. Che tu stia formando i manager della tua azienda o offrendo una a un client, valgono gli stessi cinque passaggi.

1. Valuta gli obblighi e le lacune
Inizia identificando quali norme si applicano ai tuoi manager, in base al loro settore, alla loro sede e al loro ruolo. Successivamente, accertati di cosa già sanno. Una breve valutazione iniziale mostra dove si trovano le reali lacune, in modo da poter strutturare la formazione in base alle esigenze effettive anziché basarsi su supposizioni.

2. Definisci i corsi necessari per ciascun ruolo
Non tutti i manager necessitano della stessa formazione. Un responsabile del team finanziario e un supervisore di magazzino devono confrontarsi con normative diverse. Assegna gli argomenti richiesti a ciascun ruolo, in modo che i partecipanti ricevano le informazioni per loro rilevanti ed evitino quelle superflue.

3. Eroga e monitora
Assegna la formazione, fissa delle scadenze chiare e monitora i progressi in tempo reale. I promemoria automatici mantengono elevati i tassi di completamento senza la necessità di sollecitazioni costanti, mentre il monitoraggio in tempo reale indica chi è in linea con gli obiettivi e chi necessita di una spinta.

4. Certifica e attesta il completamento
Quando un manager supera la formazione, rilascia un certificato verificabile, che fornisce una prova chiara e pronta per la revisione che la formazione ha avuto luogo. Il che è di particolare importanza quando un’autorità di regolamentazione, un cliente o la tua stessa dirigenza richiede delle prove.

5. Mantieni aggiornati i contenuti
La conformità non è mai un processo definitivo. Le norme evolvono, i team cambiano e le conoscenze si affievoliscono. Programma dei corsi di aggiornamento, aggiorna il materiale man mano che le normative cambiano e ripeti il ciclo in modo che i manager rimangano conformi nel tempo, non solo il giorno in cui hanno superato la formazione per la prima volta.

Seguendo questo ciclo, la formazione sulla conformità smette di essere una corsa contro il tempo prima di un audit e diventa un processo che procede in modo autonomo. Il primo ciclo richiede il massimo impegno; in seguito, si tratta di perfezionare un sistema che già funziona.

Cosa cercare in una piattaforma per erogare la formazione sulla conformità ai manager

Se intendi erogare la formazione sulla conformità online, la piattaforma che sceglierai determinerà la quantità di lavoro che dovrai svolgere in prima persona. Questo è particolarmente importante quando la formazione riguarda più gruppi, come ad esempio diversi reparti, sedi o organizzazioni clienti. Ti consigliamo di dare priorità alle seguenti funzionalità:

• Reportistica e tracciabilità degli audit. È necessario poter visualizzare a colpo d’occhio i completamenti, i punteggi e i progressi, nonché estrarre report chiari quando qualcuno richiede una prova. Solida funzionalità di reportistica fanno davvero la differenza tra dimostrare con sicurezza la conformità e dover ricorrere a soluzioni improvvisate per ricostruirla.

• Certificazione verificabile. Cerca dei certificati che possano essere controllati e confermati, in modo che lo stato di un manager sia facile da dimostrare e da rinnovare prima della scadenza.

• Facilità di aggiornamento dei contenuti. Le normative cambiano spesso. È auspicabile aggiornare il materiale una sola volta e distribuirlo a tutti, anziché dover ricostruire i corsi ed esami da zero ogni volta che una norma cambia.

• Suddivisione in gruppi. Se formi diversi team o diversi clienti, devi mantenere i partecipanti, i contenuti e i risultati ben separati, in modo che non vi siano interferenze tra i gruppi e che ogni serie di risultati rimanga facile da gestire.

• White label. Una formazione che riporti il tuo brand, o quello del cliente, appare immediatamente più professionale e tende a catturare meglio l'attenzione. Un ambiente di apprendimento personalizzato con il proprio brand crea fiducia in un modo che un ambiente generico non può eguagliare.

• Prezzi che non penalizzano la scalabilità. I prezzi basati sul numero di partecipanti diventano rapidamente onerosi quando si formano gruppi numerosi o in crescita. Una tariffa forfettaria ti consente di aggiungere studenti senza che i costi aumentino.

La piattaforma deve adattarsi al tuo modo di lavorare, soprattutto se sei un fornitore di formazione: in questo modo, diventerà lo strumento principe a supporto della tua crescita.

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Easy LMS è stato creato proprio per offrire ai fornitori di formazioni sulla conformità tutto quello di cui hanno bisogno. Trattandsi di un LMS progettato per chi forma gli altri, le sue funzionalità si adattano perfettamente al modo di lavorare dei formatori di professione.

Puoi creare un'Academy separata e completamente in white label per ogni cliente, completa di branding personalizzato e URL dedicato, in modo che ogni cliente disponga di un ambiente di apprendimento professionale che sembri proprio il suo. I contenuti riutilizzabili consentono di creare un corso sulla conformità una sola volta e di distribuirlo a più clienti, invece di ricostruirlo da zero ogni volta. La reportistica per singolo cliente offre a ciascuno l’accesso in tempo reale ai propri risultati, consentendogli di verificare i completamenti e le percentuali di superamento ogni volta che necessitano di prove per un audit o una revisione, senza dover aggiungere lavoro a te.

La certificazione è integrata e il prezzo è forfettario, e dunque non pagherai una tariffa per ogni partecipante, il che rende la formazione sulla conformità accessibile anche per i clienti più grandi. Inoltre, poiché la piattaforma è conforme al GDPR e certificata ISO 27001, i dati dei clienti vengono gestiti secondo standard in grado di resistere a qualsiasi verifica, aspetto di fondamentale importanza quando la conformità è l’obiettivo principale.

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