Så väljer du rätt programvara för att följa upp medarbetarutbildningar

Vad är programvara för uppföljning av medarbetarutbildningar?

Innan du börjar jämföra funktioner är det bra att först reda ut vad vi menar.

Programvara för uppföljning av medarbetarutbildningar är ett verktyg som registrerar, följer upp och rapporterar utbildningsaktiviteter. Med verktyget kan du alltid se vem som har slutfört vilken utbildning, när det skedde och om deltagaren blev godkänd. I stället för att leta efter datum för genomförande i kalkylblad och e-posttrådar samlar du allt på ett ställe: slutförda kurser, certifikat, utgångsdatum och rapporter som du delar med dina kunder.

De bättre verktygen går ett steg längre. De registrerar inte bara att någon har klickat sig igenom en modul, utan kontrollerar också om deltagaren har tillgodogjort sig innehållet. Det kan till exempel ske genom ett prov eller kunskapstest i slutet av kursen, med ett resultat som jämförs med gränsen för godkänt. Systemet registrerar sedan vilka som har blivit godkända och vilka som behöver försöka igen. Det är skillnaden mellan en markering som visar att utbildningen är genomförd och ett resultat som du kan styrka. Att säga ”vi har genomfört kursen” är nämligen inte samma sak som att kunna bevisa att teamet behärskar innehållet.

Det här är kanske inte det mest spännande arbetet, men det innebär att du redan har underlaget när det är dags för en revision eller en kund ber om bevis.

Därför är det viktigt att följa upp medarbetarutbildningar

Det är lätt att se uppföljning som administrativt arbete. Men i själva verket handlar det om riskhantering, och riskerna berör dina kunder lika mycket som dig.

När du utbildar medarbetare hos andra företag är du ofta det sista ledet innan en revision, en inspektion eller en tidsfrist för regelefterlevnad. En missad förnyelse av ett certifikat är inte bara ett misstag i planeringen. Det kan innebära att en franchiselokal inte följer fastställda rutiner eller att en kunds personal arbetar utan giltiga behörigheter. Programvara för uppföljning av medarbetarutbildningar hjälper dig att upptäcka sådana brister i tid, med utgångsdatum och påminnelser som skickas innan certifikaten löper ut.

Sedan har vi utmaningen med att växa. En kund och ett kalkylblad är hanterbart. Tio kunder, alla med egna grupper, eget innehåll och olika rapporteringsbehov, är ett heltidsjobb du aldrig tackade ja till. Med ett ordentligt system kan du hålla grupperna tydligt åtskilda, så att en kunds rapporter aldrig blandas ihop med en annan kunds. Du kan också snabbt ta fram aktuell status för vilken kund som helst.

Och så har vi den fråga som betyder mest för dina kunder: Har deltagarna verkligen lärt sig något? En bock för genomförd utbildning visar att någon har öppnat en modul, inte att personen har förstått innehållet. När ditt anseende bygger på att deltagarna faktiskt kan utföra arbetet och visa att de har förstått det – inte bara att de har närvarat – är det den skillnaden som får kunderna att förnya sina avtal.

Kort sagt hjälper uppföljning dig att skydda dina kunder och visa vilket värde du tillför.

Utbildningsuppföljning eller komplett utbildningshantering?

Alla behöver inte samma lösning. Därför är det bra att vara ärlig med vilka behov du har innan du börjar jämföra olika verktyg.

I den enklare änden finns verktyg för utbildningsuppföljning, där du registrerar genomförda utbildningar, certifikat och utgångsdatum. De skapar eller levererar inte utbildningar, utan registrerar bara uppgifterna. Om du redan genomför dina kurser i ett annat system och bara behöver hålla ordning på dokumentationen kan ett fristående uppföljningsverktyg vara fullt tillräckligt.

I den andra änden finns kompletta system för utbildningshantering, vanligtvis en lärplattform (LMS). Här finns allt samlat på ett ställa: skapa utbildningar, tillhandahålla dem, följa upp genomförandet, testa deltagarnas kunskaper och ta fram rapporter. Du behöver inte koppla ihop ett verktyg för kurser med ett för uppföljning och ytterligare ett för rapportering, eftersom allt ingår i samma arbetsflöde.

Det enkla testet är följande: om dina utbildningar är enkla och stabila och du bara behöver dokumentera dem räcker ett uppföljningsverktyg. Men om du börjar hantera grupper för olika kunder, uppdatera innehåll när standarder förändras eller visa att deltagarna faktiskt har lärt sig något – inte bara loggat in – har du vuxit ur det enklare verktyget. Då kan du spara många timmar varje vecka genom att hantera utbildningarna och följa upp dem i samma system.

När du vet vilken typ av lösning du behöver blir nästa steg, att jämföra funktioner, betydligt enklare.

Vad du bör leta efter i programvara för uppföljning av medarbetarutbildningar

När du har en ungefärlig bild av dina behov finns det några funktioner som skiljer verktygen som kan växa med din verksamhet från dem du kommer att behöva byta ut inom ett år. Här är de sex funktioner du bör väga in innan du bestämmer dig.

1. Uppföljning av certifikat och påminnelser om utgångsdatum

Det här är den funktion de flesta egentligen är ute efter. Du vill kunna lagra varje certifikat med utfärdandedatum och utgångsdatum och få automatiska aviseringar inför förnyelser. För verksamheter med höga krav på regelefterlevnad kan bara den här funktionen vara skäl nog att lämna kalkylbladen bakom sig.

2. Automatiska påminnelser och förnyelser

Att jaga deltagare är en av de minst roliga delarna av jobbet, och det fungerar inte när verksamheten växer. Leta efter automatiska påminnelser som meddelar deltagarna när det är dags för en kurs eller när ett certifikat snart löper ut – utan att du behöver skicka ett enda e-postmeddelande. Målet är ett system som håller processen igång på egen hand.

3. Rapportering och revisionsspår

När en kund eller revisor ber om bevis vill du kunna ta fram dem med ett klick. Bra rapporteringsfunktioner ger dig tydlig statistik över genomförandegrad och godkända resultat samt en fullständig historik över vem som har gjort vad och när. Helst ska kunderna också kunna komma åt rapporterna när de behöver dem, utan att vänta på att du sammanställer dem. Ett revisionsspår ger dig extra trygghet.

4. Översikt över flera verksamhetsställen

Om du arbetar med flera kunder eller franchiselokaler måste du kunna hålla deras deltagare, innehåll och resultat åtskilda. Du bör kunna hantera varje grupp separat, ta fram individuella rapporter och samtidigt få en övergripande bild av hela verksamheten när du behöver det. Ett system som tvingar in alla kunder i en enda röra kommer snart att bli en begränsning.

5. Enkel installation

Ett verktyg som kräver att IT-avdelningen konfigurerar det riskerar att bli stående oanvänt. Leta efter en lösning som du kan konfigurera själv, där du kan lägga till nya grupper utan att behöva skicka in en supportförfrågan och som deltagarna kan börja använda utan en manual. Om deltagarna behöver instruktioner bara för att logga in motarbetar verktyget dig.

6. Transparent prissättning

Prissättning per deltagare kan bli en fälla om antalet deltagare varierar från månad till månad. Om du utbildar 40 personer ena månaden och 400 nästa håller en fast avgift kostnaderna förutsägbara och skyddar dina marginaler. Läs prissidan noggrant och var uppmärksam på modeller där kostnaderna ökar i takt med att verksamheten växer.

Jämför de här sex funktionerna med ditt arbetssätt, så blir det oftast tydligt vilka verktyg som är värda att gå vidare med.

Jämför alternativen: kalkylblad, fristående uppföljningsverktyg och LMS-plattformar

Det är bra att jämföra funktioner, men det hjälper också att zooma ut och jämföra de tre vanligaste alternativen. De flesta verksamheter går igenom alla tre stegvis. Utmaningen är att veta när det är dags att gå vidare.

Vilken lösning för utbildningsuppföljning passar dig bäst?
Kalkylblad jämfört med fristående uppföljningsverktyg och ett LMS med inbyggd uppföljning

När du jämför de tre alternativen sida vid sida framträder ett tydligt mönster.

Det kostar inget att börja med ett kalkylblad, och du vet redan hur det fungerar. Problemet är att rapporteringen är manuell och att det är lätt att göra fel. Så snart en revisor vill ha en tydlig dokumentationskedja blir det svårare, och det blir snabbt besvärligt när flera kunder delar på samma fil. Kalkylbladet är gratis ända tills tiden du förlorar på det kostar mer än en prenumeration skulle göra.

Ett fristående uppföljningsverktyg löser problemet med dokumentationen. Det går snabbt att komma igång, och uppgifter om genomförda utbildningar och certifikat samlas på ett och samma ställe. Det fungerar också bra när någon ber om bevis. Däremot kan verktyget inte skapa eller tillhandahålla utbildningar. Du behöver därför fortfarande koppla ihop det med andra verktyg, och prissättningen baseras ofta på antalet användare.

Ett LMS med inbyggd uppföljning är byggt för att växa med verksamheten. Rapporteringen är detaljerad och tillgänglig när du behöver den, och systemet har ett fullständigt revisionsspår. Du kan hålla kunder och platser åtskilda och samtidigt få en överblick över hela verksamheten. Du skapar, tillhandahåller och testar utbildningar på samma ställe, och en fast avgift håller kostnaderna stabila. Det kräver lite mer arbete vid uppstarten, men i gengäld sparar du tid längre fram.

Det avgörande är alltså sällan en enskild funktion. Det handlar snarare om hur central utbildning är i din verksamhet – och det är den verkliga frågan bakom allt detta.

Bästa praxis för att införa utbildningsuppföljning

Att välja programvara är bara halva jobbet. Hur väl du inför den avgör om den faktiskt gör någon skillnad. Några enkla rutiner gör stor skillnad, särskilt när du följer upp utbildningar för team hos andra företag.

Börja med att kartlägga var bristerna finns innan du tilldelar en enda kurs. Om du vet vilka roller, platser eller kunder som ligger efter blir det lättare att prioritera. Du får också ett utgångsläge att jämföra med när du senare vill mäta förbättringar. Standardisera sedan utbildningsinnehållet så att samma kurs genomförs och bedöms på samma sätt hos alla fem kunder. Det gör rapporteringen mer tillförlitlig. Automatisera därefter de rutinmässiga momenten, som påminnelser och förnyelser, så att systemet sköter dem åt dig i stället för att du behöver hålla reda på allt i kalendern.

Avslutningsvis bör du bestämma hur ofta uppföljningen ska ske och hålla dig till planen. Utbildningsregister sköter inte sig själva. Uppgifterna förändras när medarbetare börjar, slutar eller förnyar sina certifikat. Regelbundna kontroller – varje månad för team där mycket förändras och varje kvartal för mer stabila team – håller informationen uppdaterad och gör att du är förberedd inför nästa revision.

När du inför systemet på rätt sätt tar det hand om mycket av det administrativa arbetet åt dig.

Hur Easy LMS hanterar utbildningsuppföljning

Ovan har vi gått igenom vad du bör leta efter. Här visar vi hur vi arbetar med det, om du överväger Easy LMS som ett alternativ.

Easy LMS är utvecklat för dig som utbildar andra, oavsett om det handlar om kunder, franchiselokaler eller hela organisationer. Var och en får en egen Academy med sitt varumärke, så att grupper, innehåll och rapportering hålls tydligt åtskilda oavsett hur många kunder du tar emot. Du kan skapa kurser och prov på ett och samma ställe, återanvända dem för olika kunder och låta systemet sköta de tråkiga delarna som betygsättning och utskick av certifikat.

När det gäller uppföljningen får du realtidsrapporter med genomförande- och godkännandegrader, en revisionsklar historik och möjligheten för kunderna att själva komma åt sina resultat när de vill, vilket sparar dig från att behöva agera mellanhand vid varje förfrågan. Eftersom vi arbetar med en fast avgift med obegränsat antal deltagare förblir dina kostnader förutsägbara varje månad.

Om det låter som ditt sätt att arbeta kan du påbörja en kostnadsfri provperiod och se hur det passar innan du förbinder dig till något.