Feedbackgespräch für Arbeitgeber & Mitarbeiter: Ein Leitfaden

Erfahren Sie hier:

• Wie Sie als Vorgesetzter oder externer Berater Feedbackgespräche sinnvoll gestalten und welche häufigen Fehler Sie vermeiden sollten
• Ein praktischer Leitfaden zur optimalen Gesprächsführung
• Vorlagen und digitale Tools, die Feedbackgespräche noch effizienter machen

Definition: Was ist ein Feedbackgespräch?

Feedbackgespräch ist viel mehr als nur eine trockene Bewertung

Ein Feedbackgespräch ist viel mehr als nur eine trockene Bewertung – es ist ein lebendiger, offener Dialog, der in ganz unterschiedlichen Bereichen eingesetzt werden kann. Für Führungskräfte geht es darum, Leistungen und Verhaltensweisen von Mitarbeitern zu reflektieren, während Berater und Coaches Feedbackgespräche nutzen, um ihre Klienten in ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung zu unterstützen. Egal in welchem Kontext: Richtig geführt, werden Feedbackgespräche zu kraftvollen Momenten, die echte Fortschritte anstoßen können!

Typische Fehler bei Feedbackgesprächen

Ein Feedbackgespräch kann Gold wert sein – oder genau das Gegenteil bewirken, wenn es nicht richtig geführt wird. Damit Ihre Gespräche positiv und konstruktiv verlaufen, sollten Sie diese häufigen Fehler unbedingt vermeiden:

• Kritikmonolog statt Dialog: Wenn das Feedback-Gespräch zu einer endlosen Liste von Kritikpunkten wird, fühlt sich Ihr Gegenüber schnell angegriffen und demotiviert. Besser: Führen Sie ein echtes Gespräch auf Augenhöhe, in dem beide Seiten zu Wort kommen. So entsteht ein wirklich konstruktiver Austausch!
• Unvorbereitetes Feedback: Spontane Rückmeldungen ohne konkrete Beispiele wirken oft vage und wenig hilfreich. Stattdessen: Bereiten Sie sich gut vor und bringen Sie konkrete Situationen und Beobachtungen ein – das macht Ihre Rückmeldungen verständlicher und nachvollziehbarer, egal ob im Team oder im Coaching.
• Feedback im Stress geben: Ein „schnelles Feedback“ zwischen Tür und Angel? Das führt selten zu guten Ergebnissen. Warum? In hektischen Momenten gehen wichtige Botschaften unter. Nehmen Sie sich Zeit und schaffen Sie einen ruhigen Rahmen, um das Gespräch die verdiente Aufmerksamkeit zu geben.
• Fehlende Empathie: Ein dominanter Ton oder mangelndes Einfühlungsvermögen bewirkt oft eine Abwehrhaltung beim Gegenüber. Mit Einfühlungsvermögen schaffen Sie Offenheit und Vertrauen.
• Nur auf Schwächen fokussieren: Wenn Sie ausschließlich Defizite ansprechen und Erfolge übersehen, demotiviert das Ihr Gegenüber. Ein ausgewogenes Feedback, das auch Stärken würdigt, ist viel motivierender.

Ein Leitfaden für Feedbackgespräche für Vorgesetzte und Berater

Ein gelungenes Feedbackgespräch erfordert nicht nur Fingerspitzengefühl

Ein gelungenes Feedbackgespräch erfordert nicht nur Fingerspitzengefühl, sondern auch eine sorgfältige Vorbereitung.

Gerade für Vorgesetzte oder Berater kann diese Aufgabe herausfordernd sein: Es geht nicht nur darum, ehrliches Feedback zu geben, sondern gleichzeitig die Motivation zu steigern und eine positive Arbeitsatmosphäre zu bewahren.

Mit dem richtigen Ansatz können Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern bzw. Kunden herausholen. Und so wird’s gemacht:

1. Vorbereitung: Wie beginne ich ein Feedbackgespräch?

Ziele festlegen

Überlegen Sie sich vorab, was Sie mit dem Gespräch erreichen möchten. Geht es um die Anerkennung von Erfolgen, das Aufzeigen von Entwicklungspotenzialen oder die Klärung von Missverständnissen?

Ruhige Umgebung wählen

Suchen Sie einen ruhigen Ort, an dem Sie ungestört sprechen können. Nehmen Sie sich genügend Zeit, sodass sich der Gesprächspartner nicht gehetzt fühlt.

Agenda festlegen und ankündigen

Teilen Sie Ihrem Gegenüber vorab mit, worüber Sie sprechen möchten. Das schafft Transparenz und sorgt dafür, dass sich beide Seiten vorbereiten können.

2. Gesprächsstart: Den richtigen Ton setzen

Mit Positivem beginnen

Starten Sie das Gespräch mit Anerkennung. Zum Beispiel: „Ich möchte Ihnen erst einmal danken für Ihre großartige Arbeit an unserem letzten Projekt.“ Dies öffnet die Tür für ein offenes und konstruktives Gespräch.

Klare Gesprächsziele nennen

Beginnen Sie das Gespräch mit einer kurzen Erklärung: „Ich möchte heute Feedback geben und gleichzeitig Ihre Perspektive hören. Mir geht es darum, gemeinsam herauszufinden, wie wir unsere Zusammenarbeit weiter verbessern können.“

3. Feedback geben: Konstruktiv und ausgewogen

Die Sandwich-Methode verwenden

Beginnen Sie mit positiven Aspekten, sprechen Sie dann konstruktiv über mögliche Verbesserungen und enden Sie wieder positiv. Dies macht Kritik leichter verdaulich und hinterlässt einen positiven Gesamteindruck.

Konkrete Beispiele nennen

Anstatt allgemein zu bleiben, bringen Sie spezifische Beispiele für Lob und Verbesserungspotenziale

Anstatt allgemein zu bleiben, bringen Sie spezifische Beispiele für Lob und Verbesserungspotenziale. Zum Beispiel: „Ich möchte Ihnen zunächst für Ihre ausgezeichnete Arbeit bei unserem letzten Projekt danken. Ihre Präsentation war wirklich überzeugend. Was mir jedoch aufgefallen ist: Bei der nächsten Präsentation wäre es hilfreich, die Fragen der Kunden noch etwas ausführlicher zu beantworten. Aber insgesamt schätze ich Ihre Vorbereitung und den Einsatz, den Sie gezeigt haben – wirklich großartig!“

Ich-Botschaften verwenden

Vermeiden Sie Verallgemeinerungen wie „Sie machen immer...“. Formulieren Sie lieber „Mir ist aufgefallen, dass...“, um Missverständnisse zu vermeiden.

4. 7 Fragen für bessere Feedbackgespräche

Offene Fragen fördern den Dialog und laden Ihr Gegenüber dazu ein, sich aktiv einzubringen.

Für Mitarbeiter:

• „Wie sehen Sie Ihre Leistung im letzten Projekt?“ – Fördert die Selbstreflexion und gibt Ihnen Einblick in die eigene Einschätzung des Mitarbeiters.
• „Was sind Ihrer Meinung nach Ihre größten Erfolge in letzter Zeit?“ – Ermutigt den Mitarbeiter, stolz auf seine Leistungen zu sein.

Für Klienten:

• “Welche Fortschritte sehen Sie seit unserem letzten Coaching-Gespräch?” (Für Klienten) – Unterstützt Klienten dabei, ihre Fortschritte zu reflektieren und Erfolge bewusst wahrzunehmen, was das Selbstvertrauen stärkt und die Motivation erhöht.

Für Mitarbeiter oder Klienten:

• „Gab es Herausforderungen oder Hindernisse, die Sie bei Ihrer Arbeit gestört haben?“ – Zeigt Interesse an den Schwierigkeiten, denen der Mitarbeiter begegnet ist, und öffnet den Raum für ehrliche Rückmeldungen.
• „Wo sehen Sie noch Potenzial zur Verbesserung?“ – Zeigt, dass es um Weiterentwicklung und nicht um Schuldzuweisungen geht.
• „Welche Unterstützung benötigen Sie von mir?“ – Signalisiert Ihre Bereitschaft, Ressourcen bereitzustellen und Hindernisse zu beseitigen.
• „Welche Fähigkeiten möchten Sie in Zukunft noch weiterentwickeln?“ – Ermöglicht es Ihnen, gemeinsam Entwicklungsziele zu setzen und passende Maßnahmen zu planen.
• „Was wünschen Sie sich von unserem Team oder mir als Führungskraft, um Ihre Arbeit noch erfolgreicher zu gestalten?“ – Stärkt die offene Kommunikation und zeigt, dass Sie bereit sind, Feedback auch in Richtung Ihrer eigenen Führung zu akzeptieren.

5. Zuhören und auf Augenhöhe kommunizieren

• Aktiv zuhören: Geben Sie Ihrem Gesprächspartner Raum, seine Sichtweise darzulegen. Das stärkt das Vertrauen und hilft Ihnen, wertvolle Einblicke zu gewinnen.
• Empathie zeigen: Reagieren Sie verständnisvoll auf die Anliegen und Vorschläge des Gegenübers. Manchmal hilft es, einfach zuzuhören, ohne sofort Lösungen anzubieten.

6. Abschluss und Follow-up

• Gemeinsame Ziele definieren: Am Ende des Gesprächs sollten Sie sich auf konkrete nächste Schritte einigen. Zum Beispiel: „Lassen Sie uns bis zum nächsten Quartal an dieser Verbesserung arbeiten.“
• Positiv abschließen: Bedanken Sie sich für die Offenheit und das Engagement. Dies hinterlässt einen positiven Eindruck und motiviert.
• Nachfassen: Vereinbaren Sie, nach einiger Zeit nachzufassen, um den Fortschritt zu überprüfen. So zeigen Sie, dass Ihnen die Entwicklung wirklich am Herzen liegt.

Ein Leitfaden für Feedbackgespräche für Mitarbeiter

Auch wenn solche Gespräche manchmal ein mulmiges Gefühl auslösen können, sollten Sie sie als echte Chance sehen: Eine Gelegenheit, stolz auf Ihre Erfolge zu blicken, offene Fragen zu klären und gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten oder Coach neue, spannende Ziele zu stecken.

Hier sind ein paar praktische Tipps, wie Sie sich optimal vorbereiten und das Beste aus dem Gespräch herausholen:

1. Vorbereiten: Gehen Sie gut vorbereitet ins Gespräch

• Ziele festlegen: Überlegen Sie sich, was Sie aus dem Gespräch mitnehmen möchten – Anerkennung, Klarheit über Erwartungen oder Unterstützung in bestimmten Bereichen.
• Erfolge und Herausforderungen notieren: Schreiben Sie auf, was Sie in letzter Zeit gut gemacht haben und wo Sie eventuell Unterstützung benötigen.
• Offene Haltung einnehmen: Sehen Sie Feedback als Möglichkeit zur Weiterentwicklung, nicht als Kritik.

2. Im Gespräch: Aktiv zuhören und einbringen

• Fragen stellen: Nutzen Sie offene Fragen wie „Wie kann ich meine Arbeit noch besser machen?“ oder „Gibt es Bereiche, in denen Sie Verbesserungsbedarf sehen?“
• Konstruktiv reagieren: Hören Sie sich das Feedback an, ohne sofort in die Defensive zu gehen. Fragen Sie bei Unklarheiten gezielt nach.
• Eigene Anliegen ansprechen: Nutzen Sie die Gelegenheit, auch Ihre Wünsche zu äußern, z.B. nach mehr Verantwortung oder Weiterbildung.

3. Abschluss und Nachbereitung

• Gemeinsame Ziele festlegen: Klären Sie, welche nächsten Schritte sinnvoll sind und was von Ihnen erwartet wird.
• Dank aussprechen: Bedanken Sie sich für das Feedback und die Zeit. Ein positives Ende stärkt die Beziehung.
• Reflektieren und umsetzen: Notieren Sie sich wichtige Punkte aus dem Gespräch und setzen Sie diese gezielt um.

Vorlagen für Feedbackgespräche

In unserer Vorlage haben wir die wichtigsten Punkte für erfolgreiche Feedbackgespräche kompakt zusammengefasst:

Laden Sie die kostenfreie Vorlage hier herunter: Feedbackgespraech Vorlagen

Digitale Tools für optimierte Feedbackgespräche

Mit maßgeschneiderten Learning Management Systemen (LMS) können Sie Schulungen, Feedback-Workshops und Onboarding-Prozesse effizient digital abbilden.

Das ermöglicht eine strukturierte Vorbereitung und Durchführung von Feedbackgesprächen und fördert eine kontinuierliche Verbesserung.

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Nützliche Ressourcen

1. Springer
2. Performance evaluation and review meeting characteristics in public accounting firms. 

FAQ: Häufig gestellte Fragen