Formation à la conformité au RGPD : exigences et bonnes pratiques

Qu'est-ce qu'une formation à la conformité au RGPD ?

La formation à la conformité au RGPD enseigne aux collaborateurs comment traiter les données à caractère personnel conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD), la législation européenne qui régit la manière dont les organisations collectent, stockent et traitent les données à caractère personnel.

Une bonne formation ne se contente pas d’expliquer la loi. Elle montre aux participants ce que ces règles impliquent pour leur fonction spécifique : comment identifier les données à caractère personnel, comment répondre à la demande d’un client, comment réagir en cas de problème et comment éviter les erreurs courantes susceptibles d’entraîner une violation de données.

En résumé, c’est ce qui distingue une équipe qui a simplement entendu parler du RGPD d’une équipe qui sait comment s’y conformer.

La formation à la conformité au RGPD est-elle obligatoire ?

Le RGPD ne contient pas la moindre ligne stipulant que « vous devez organiser une formation annuelle ». Mais la formation est de fait obligatoire pour deux raisons.

Premièrement, le règlement l’exige. Le principe de responsabilité implique que vous devez démontrer votre conformité, et non pas simplement l’affirmer, et la sensibilisation du personnel en fait partie. Lorsqu’une organisation désigne un délégué à la protection des données, l’article 39 lui confie explicitement la mission de sensibiliser et de former le personnel impliqué dans le traitement des données.

Deuxièmement, et d’un point de vue plus pratique : que se passe-t-il si vous ne formez pas votre personnel ? L’erreur humaine est à l’origine d’une grande partie des violations de données, et les sanctions peuvent être sévères. Au-delà de l’amende, il y a le coût de la violation elle-même : enquête réglementaire et atteinte durable à la réputation auprès des clients dont vous n’avez pas su protéger les données.

Ainsi, si la question de l’« obligation » trouve une réponse technique, la réponse pratique est plus simple : si vous traitez des données à caractère personnel, vous devez former les personnes qui y ont accès.

Qui a besoin d'une formation sur la conformité au RGPD ?

Toute personne amenée à traiter des données à caractère personnel doit suivre une formation, mais le niveau de détail et les thèmes abordés doivent varier en fonction du poste occupé. Un module « universel » est la raison la plus courante pour laquelle les formations ne portent pas leurs fruits.

Formation à la conformité au RGPD pour les salariés

Tout collaborateur amené à entrer en contact avec des données à caractère personnel, qu’il s’agisse des dossiers clients ou des coordonnées de ses collègues, doit suivre une formation de base à la conformité au RGPD. Celle-ci aborde les principes fondamentaux, la manière d’identifier les données à caractère personnel, les bonnes pratiques en matière de traitement sécurisé, ainsi que la manière de reconnaître et de signaler un problème. Ce niveau est particulièrement crucial, car ce sont des gestes quotidiens, tels qu’un e-mail mal adressé, un mot de passe peu sécurisé ou un lien de hameçonnage, qui sont à l’origine de la majorité des fuites de données. Il s’agit du socle sur lequel repose le reste de votre programme.

Formation à la conformité au RGPD pour les responsables

Les responsables sont tenus de rendre compte de la manière dont leurs équipes traitent les données et décident souvent quelles données sont collectées et pour quelles raisons. Leur formation doit aller plus loin : elle doit porter sur les bases légales du traitement, la supervision des pratiques de l’équipe, la définition d’une culture d’entreprise qui accorde une grande importance à la protection des données, ainsi que la capacité à déterminer quand un problème doit être porté à l’attention du délégué à la protection des données.

Formation à la conformité au RGPD pour les équipes RH et Formation et Développement

Les équipes RH traitent certaines des données à caractère personnel les plus sensibles au sein de toute organisation, qu’il s’agisse des candidatures, des informations de santé ou des données relatives à la paie. Les services RH et Formation et Développement ont besoin d’une formation ciblée sur la durée de conservation (notamment la durée de conservation des données des candidats après le recrutement), le consentement, les données de catégories particulières et les règles relatives à la surveillance des salariés. La formation et le développement (L&D) assument également une responsabilité que peu d’autres services ont : déployer les formations à l’échelle de l’entreprise et conserver les registres attestant que celles-ci ont bien été suivies.

Formation à la conformité au RGPD pour les prestataires et les tiers

Vos obligations ne se limitent pas à votre propre personnel. Les prestataires, les indépendants et les fournisseurs qui traitent des données à caractère personnel pour votre compte sont soumis aux mêmes normes, et il vous incombe de vous assurer qu’ils les respectent. Étendez la formation, ou exigez une attestation de celle-ci, à toute personne qui traite des données pour votre compte.

Une fois que vous savez qui a besoin d’une formation et à quel niveau de détail, la question suivante est de savoir ce que le règlement exige de cette formation.

Exigences de formation au RGPD

Le RGPD ne définit pas de programme fixe, mais il énonce clairement les attentes concernant les objectifs que votre formation doit atteindre et la manière dont vous devez en apporter la preuve. Trois questions reviennent le plus souvent : ce qu’exige le règlement, à quelle fréquence les personnes doivent-elles suivre une formation, et une certification est-elle requise ?

Quelles sont les exigences du RGPD ?

Le RGPD ne prescrit pas de programme de formation, mais plusieurs de ses obligations ne peuvent être respectées que si votre personnel est formé. Vous êtes tenu de démontrer votre conformité, et non pas simplement de l’affirmer. Vous êtes tenu de protéger les données à caractère personnel à l’aide de mesures de sécurité appropriées et de veiller à ce que toute personne travaillant sous votre autorité traite les données uniquement conformément à vos instructions, ce qui, dans la pratique, implique de leur enseigner comment procéder. Dans les organisations dotées d’un délégué à la protection des données, la sensibilisation et la formation du personnel font explicitement partie des missions de ce poste. Quant aux multinationales soumises à des règles d’entreprise contraignantes, elles doivent former toutes les personnes ayant accès à des données à caractère personnel.

Concrètement, cela signifie que la formation doit être documentée, mise à jour régulièrement, étayée par des registres indiquant qui a suivi quelle formation et à quelle date, et, dans l’idéal, adaptée aux risques propres à chaque fonction.

À quelle fréquence les employés doivent-ils être formés ?

Le RGPD ne fixe pas de fréquence précise. La meilleure pratique consiste à former les nouveaux employés lors de leur intégration, à renouveler la formation de l’ensemble de l’organisation au moins une fois par an, et à organiser des formations supplémentaires chaque fois que vos processus évoluent, que la législation est mise à jour ou qu’un incident met en évidence une lacune.

Une certification RGPD est-elle obligatoire ?

Non. Il n’existe pas de certificat RGPD obligatoire permettant de considérer une organisation comme « conforme ». L’article 42 autorise les mécanismes de certification et les labels agréés, mais ceux-ci sont facultatifs. Les professionnels peuvent obtenir des qualifications et délivrer des certificats de fin de formation pour leur propre formation, ce qui constitue une preuve utile, mais aucun de ces éléments n’est légalement obligatoire.

Que doit couvrir une formation à la conformité au RGPD ?

Un programme efficace couvre cinq domaines clés.

1. Les principes du RGPD

Commencez par les sept principes qui sont au cœur du règlement. En termes simples :

• Ayez une raison valable d’utiliser les données d’une personne et faites-le savoir ouvertement (licéité, loyauté et transparence).

• Utilisez-les uniquement aux fins pour lesquelles vous les avez collectées (limitation de la finalité).

• Ne collectez que les données dont vous avez besoin (minimisation des données).

• Veillez à ce qu’elles soient exactes et à jour (exactitude).

• Ne les conservez pas plus longtemps que nécessaire (limitation de la durée de conservation).

• Assurez-en la sécurité (intégrité et confidentialité).

• Et soyez en mesure de prouver que vous respectez l’ensemble de ces principes (responsabilité).

Les collaborateurs n’ont pas besoin de réciter ces principes. Ils doivent être capables de reconnaître lorsqu’une demande ou une tâche va à l’encontre de l’un d’entre eux, par exemple lorsqu’on leur demande de réutiliser une liste de clients pour une campagne pour laquelle ces données n’ont jamais été collectées. Tout le reste de votre formation découle de ces principes.

2. Données à caractère personnel et droits des personnes concernées

Tout d’abord, la notion de données à caractère personnel est plus large que la plupart des gens ne le pensent. Il ne s’agit pas seulement de noms et de coordonnées, mais de tout ce qui permet d’identifier une personne directement ou indirectement : une adresse IP, un identifiant client, une photo, voire un intitulé de poste au sein d’une petite équipe. Un sous-ensemble, appelé « données de catégorie particulière », couvre les informations sensibles telles que la santé, l’origine ethnique, la religion et les données biométriques, et est soumis à des règles plus strictes. Les collaborateurs qui ne savent pas reconnaître les données à caractère personnel ne peuvent pas les protéger.

Deuxièmement, les personnes disposent de droits sur leurs données : le droit de les consulter (accès), de les corriger (rectification), de les faire supprimer (effacement), d’en suspendre l’utilisation (limitation), de les transférer vers un autre responsable du traitement (portabilité) et de s’opposer à leur utilisation. Le personnel n’est pas tenu de traiter ces demandes, mais il doit être en mesure de les identifier dès leur réception et de les transmettre immédiatement, car le délai commence à courir dès leur réception.

3. Sécurité des données et risques courants

C’est là que la plupart des violations trouvent leur origine. Ce sont les risques quotidiens qui comptent le plus : envoyer des données à caractère personnel au mauvais destinataire, mettre une liste de diffusion en copie (CC) au lieu de la mettre en copie cachée (BCC), cliquer sur un lien de hameçonnage, copier des données clients dans un tableur personnel ou un outil non approuvé, ou laisser un ordinateur portable déverrouillé en dehors du bureau.

Abordez les bonnes pratiques qui permettent de les éviter : mots de passe forts et authentification multifactorielle ; accès uniquement aux données nécessaires à votre fonction ; partage de fichiers via des canaux approuvés ; sécurisation des appareils lors de vos déplacements ; et destruction appropriée des données, qu’elles soient numériques ou sur papier, lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

Reliez chaque risque à un scénario que vos collaborateurs reconnaîtront dans leur quotidien.

4. Signalement des violations de données

Chacun doit savoir comment repérer une violation potentielle et la signaler immédiatement, car le temps presse. En vertu de l’article 33, une violation soumise à notification doit être signalée à l’autorité de contrôle dans un délai de 72 heures. Votre formation doit permettre un signalement interne rapide et exempt de toute culpabilisation.

5. Politiques et procédures de l’entreprise

Tout ce qui précède relève de la loi. Cette partie explique ce que cela signifie concrètement au sein de votre entreprise, et c’est précisément ce qu’une formation standard ne peut pas vous apporter.

À l’issue de la formation, les collaborateurs doivent savoir quels systèmes et outils sont autorisés pour le traitement des données à caractère personnel (et que l’ajout d’un nouvel outil ne relève pas uniquement de la décision du service informatique) ; pendant combien de temps votre organisation conserve les différents types de données et quel est leur rôle pour éviter la création de copies éparses qui survivraient à l’organisation ; ce que votre politique de protection des données attend d’eux au quotidien et, surtout, à qui s’adresser précisément en cas de question ou de préoccupation. Précisez le nom de cette personne ou de ce poste. Si les participants ne retiennent qu’une seule chose de votre formation, ce doit être celle-ci.

C’est ce qui permet de transformer les connaissances générales en actions concrètes au sein de votre organisation.

Ensemble, ces cinq domaines permettent à chacun de passer de la compréhension des règles à leur application concrète dans son travail. L’étape suivante consiste à transformer ce contenu en un programme que les collaborateurs peuvent suivre, et dont vous pouvez attester qu’ils l’ont bien suivi.

Comment créer un programme de formation à la conformité au RGPD

Savoir quels thèmes aborder est une chose. Mettre en place un programme que les participants suivent jusqu’au bout, et dont vous pouvez prouver qu’ils l’ont suivi, en est une autre. Voici une démarche concrète.

Évaluez les lacunes en matière de connaissances et déterminez qui a besoin de quoi

Commencez par identifier où se situent les risques réels. Quelles équipes traitent les données les plus sensibles ? Où des erreurs se sont-elles déjà produites ? Utilisez ces informations pour déterminer qui a besoin d’une formation de base et qui a besoin d’une formation approfondie spécifique à son poste, plutôt que d’attribuer le même module à tout le monde.

Élaborez ou procurez-vous votre contenu de formation

Transformez les cinq thèmes principaux abordés ci-dessus en leçons ciblées et faciles à assimiler. Privilégiez des modules courts, utilisez des scénarios concrets issus de votre propre organisation et intégrez des questions afin que les participants soient amenés à mettre en pratique ce qu’ils ont appris, plutôt que de se contenter de cliquer sur « Suivant ».

Attribuez, suivez et consignez les résultats

Attribuez la formation appropriée aux groupes concernés, fixez des délais et consignez qui a suivi quelle formation, à quelle date et avec quelle note. Cette documentation n’est pas une simple formalité administrative ; c’est la preuve qui atteste de votre conformité si jamais on vous le demande.

Maintenez-la à jour grâce à des formations de remise à niveau

La formation au RGPD n’est pas un événement ponctuel. Prévoyez des sessions de remise à niveau, mettez à jour le contenu lorsque la réglementation ou les processus internes évoluent, et organisez de nouvelles formations après tout incident. Un programme évolutif est bien plus défendable qu’un certificat datant d’il y a trois ans.

Vous disposez ainsi d’un programme qui fonctionne. Mais ce qui distingue un programme qui se contente de fonctionner de celui qui modifie réellement les comportements repose sur quelques principes qu’il convient d’intégrer dès le départ.

Meilleures pratiques en matière de formation à la conformité au RGPD

Aborder les bons sujets vous permet d’obtenir un programme conforme sur le papier. Ce sont ces pratiques qui garantissent son efficacité, afin que les participants retiennent ce qu’ils apprennent et modifient leur manière de traiter les données.

Adaptez la formation aux différents rôles

Une formation générique est une formation que l’on oublie. Lorsque les participants se retrouvent face à des scénarios tirés de leur propre travail, leur engagement et leur capacité à retenir les informations augmentent, tout comme leurs chances de modifier leur comportement.

Utilisez des méthodes d’apprentissage interactives

Les diaporamas passifs ne modifient pas les comportements. Les quiz, les scénarios et les brefs contrôles de connaissances obligent les participants à s’impliquer et vous fournissent des données sur les points de compréhension insuffisants.

Proposez régulièrement des formations de remise à niveau

Les personnes oublient. Les réglementations et les processus évoluent. Des sessions de remise à niveau courtes et régulières permettent de garder le RGPD à l’esprit et de maintenir vos dossiers à jour, plutôt que de compter sur une seule session marathon annuelle.

Chacune de ces tâches devient plus difficile à gérer manuellement à mesure que votre équipe s’agrandit : personnaliser le contenu, animer les interactions, suivre les sessions de remise à niveau. C’est là qu’un outil adapté fait toute la différence.

Comment un LMS facilite la mise en place d’une formation en ligne sur la conformité au RGPD

Gérer tout cela manuellement à l’échelle de toute une organisation devient rapidement ingérable. Un système de gestion de l’apprentissage (LMS) rend la formation à la conformité au RGPD pratique et évolutive en ligne.

Grâce à un LMS, vous pouvez créer une seule fois des formations spécifiques à chaque fonction et les attribuer aux groupes concernés, ajouter des quiz et des certificats, et automatiser les rappels afin de ne pas avoir à courir après les participants.

Plus important encore pour un sujet de conformité, vous disposez de rapports : un relevé clair et exportable indiquant qui a suivi quelle formation, à quelle date et quels résultats ont été obtenus, ce qui correspond exactement à la documentation requise par le principe de responsabilité.

Créez des formations à la conformité au RGPD avec EasyLMS 

EasyLMS vous offre tout ce dont vous avez besoin pour créer, dispenser et suivre les formations à la conformité au RGPD en un seul et même endroit. Créez des cours et des examens, regroupez vos apprenants, délivrez des certificats à l’issue de la formation et générez des rapports individuels chaque fois que vous avez besoin d’une preuve attestant qui a été formé.

Si vous dispensez des formations à des clients ou sur plusieurs sites, vous pouvez gérer chaque groupe séparément avec son propre contenu et ses propres rapports, et personnaliser l’expérience sous votre propre marque. C’est un moyen simple de mettre en place un programme de conformité facile à gérer pour les administrateurs et à suivre pour les participants.

Commencez votre essai gratuit et créez dès aujourd’hui votre première formation sur la conformité au RGPD.

Ressources utiles

1. Règlement général sur la protection des données (RGPD)