Formazione sulla conformità al GDPR: requisiti e migliori pratiche

Che cos’è la formazione sulla conformità al GDPR?

La formazione sulla conformità al GDPR insegna ai dipendenti come trattare i dati personali in conformità con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), la normativa dell’Unione Europea che disciplina le modalità con cui le organizzazioni raccolgono, conservano e trattano i dati personali.

Una formazione efficace non si limita a spiegare la normativa. Mostra alle persone cosa comportano le norme per il loro ruolo specifico: come riconoscere i dati personali, come rispondere alla richiesta di un cliente, cosa fare quando si verifica un problema e come evitare gli errori quotidiani che possono portare a una violazione dei dati.

In breve, è la differenza tra un team che ha sentito parlare del GDPR e un team che sa come agire in conformità con esso.

La formazione sulla conformità al GDPR è obbligatoria?

Il GDPR non contiene una sola riga che affermi: «È necessario svolgere una formazione annuale». Tuttavia, la formazione è di fatto richiesta per due motivi.

In primo luogo, il regolamento lo prevede. Il principio di responsabilità implica che si debba dimostrare la conformità, non solo dichiararla, e la sensibilizzazione del personale ne è parte integrante. Laddove un’organizzazione nomini un responsabile della protezione dei dati, l’articolo 39 gli affida esplicitamente il compito di sensibilizzare e formare il personale coinvolto nel trattamento dei dati.

In secondo luogo, e dal punto di vista più pratico: cosa accade quando non si forma il personale? L’errore umano è alla base di gran parte delle violazioni dei dati e le sanzioni possono essere severe. Oltre alla multa, vi è il costo della violazione stessa: l’indagine delle autorità di controllo e un danno reputazionale duraturo nei confronti dei clienti i cui dati non siete riusciti a proteggere.

Pertanto, mentre il termine «obbligatorio» ha una risposta tecnica, quella pratica è più semplice: se trattate dati personali, dovete formare le persone che vi hanno accesso.

Chi necessita di una formazione sulla conformità al GDPR?

Chiunque tratti dati personali necessita di formazione, ma l’approfondimento e gli argomenti trattati dovrebbero variare a seconda del ruolo ricoperto. Un modulo standardizzato per tutti è la causa più comune per cui la formazione non produce risultati duraturi.

Formazione sulla conformità al GDPR per i dipendenti

Ogni dipendente che entri in contatto con dati personali, dai registri dei clienti ai dati dei colleghi, necessita di una formazione di base sulla conformità al GDPR. Tale formazione copre i principi fondamentali, le modalità per individuare i dati personali, le buone pratiche di trattamento sicuro e le procedure per riconoscere e segnalare un problema. A questo livello la formazione è fondamentale, poiché azioni quotidiane come un’e-mail inviata all’indirizzo sbagliato, una password poco sicura o un link di phishing sono all’origine della maggior parte delle violazioni dei dati. Si tratta delle fondamenta su cui si basa il resto del programma.

Formazione sulla conformità al GDPR per i dirigenti

I dirigenti sono responsabili del modo in cui i propri team gestiscono i dati e spesso decidono quali dati vengono raccolti e per quale motivo. La loro formazione dovrebbe andare oltre: le basi giuridiche del trattamento, la supervisione delle prassi del team, l’impostazione di un approccio che rifletta la serietà con cui viene affrontata la protezione dei dati e la consapevolezza di quando è necessario segnalare un problema al Responsabile della protezione dei dati.

Formazione sulla conformità al GDPR per i team delle Risorse Umane e della Formazione e Sviluppo

I team delle Risorse Umane trattano alcuni dei dati personali più sensibili presenti in qualsiasi organizzazione, dalle candidature alle informazioni sanitarie e relative alle buste paga. Le risorse umane e la formazione e sviluppo necessitano di una formazione mirata in materia di conservazione dei dati (compresa la durata di conservazione dei dati dei candidati dopo il reclutamento), consenso, dati di categorie particolari e norme relative al monitoraggio dei dipendenti. Il reparto Formazione e Sviluppo (L&D) riveste inoltre un ruolo che pochi altri ricoprono: l’implementazione della formazione in tutta l’azienda e la conservazione dei registri di completamento che ne attestino l’effettivo svolgimento.

Formazione sulla conformità al GDPR per collaboratori esterni e soggetti terzi

I Suoi obblighi non si limitano al proprio organico. Collaboratori esterni, liberi professionisti e fornitori che trattano dati personali per Suo conto sono soggetti agli stessi standard, ed è Sua responsabilità assicurarsi che li rispettino. Estenda la formazione, o ne richieda la prova, a chiunque gestisca dati per Suo conto.

Una volta individuato chi necessita di formazione e a quale livello di approfondimento, la domanda successiva riguarda i requisiti previsti dal regolamento per tale formazione.

Requisiti di formazione relativi al GDPR

Il GDPR non stabilisce un programma fisso, ma definisce chiaramente quali risultati deve raggiungere la formazione e come deve essere documentata. Tre sono le domande che ricorrono più spesso: cosa richiede il regolamento, con quale frequenza è necessaria la formazione e se è prevista una certificazione.

Cosa richiede il GDPR?

Il GDPR non prescrive un programma formativo, ma molti dei suoi obblighi sono applicabili solo se il personale è stato formato. Siete tenuti a dimostrare la conformità, non solo a dichiararla. Siete tenuti a proteggere i dati personali con misure di sicurezza adeguate e a garantire che chiunque operi sotto la vostra autorità tratti i dati esclusivamente secondo le vostre istruzioni, il che, in pratica, significa insegnare loro come farlo. Le organizzazioni dotate di un Responsabile della protezione dei dati (DPO) hanno la sensibilizzazione e la formazione del personale esplicitamente previste nell’ambito di tale ruolo. Inoltre, le multinazionali che operano in base a norme aziendali vincolanti devono formare tutti coloro che hanno accesso ai dati personali.

In pratica, ciò significa che la formazione deve essere documentata, mantenuta aggiornata, supportata da registrazioni che indichino chi ha completato quale modulo e quando e, idealmente, adattata ai rischi specifici di ciascun ruolo.

Con quale frequenza dovrebbero essere formati i dipendenti?

Il GDPR non stabilisce un intervallo fisso. La prassi migliore consiste nel formare i nuovi dipendenti durante il processo di inserimento, aggiornare l’intera organizzazione almeno una volta all’anno e organizzare corsi di formazione aggiuntivi ogni volta che i vostri processi subiscono modifiche, la normativa viene aggiornata o un incidente mette in luce una lacuna.

È richiesta una certificazione GDPR?

No. Non esiste un certificato GDPR obbligatorio che renda un’organizzazione «conforme». L’articolo 42 prevede meccanismi di certificazione e marchi approvati, ma questi sono di natura volontaria. I singoli professionisti possono acquisire qualifiche e rilasciare attestati di completamento per la propria formazione, che costituiscono prove utili, ma nessuna di queste è richiesta dalla legge.

Quali argomenti dovrebbe trattare la formazione sulla conformità al GDPR?

Un programma efficace copre cinque aree fondamentali.

1. Principi del GDPR

Si inizi dai sette principi alla base del regolamento. In parole semplici:

• Avere un motivo valido per utilizzare i dati di una persona ed essere trasparenti al riguardo (lecitezza, correttezza e trasparenza).

• Utilizzateli esclusivamente per lo scopo per cui sono stati raccolti (limitazione delle finalità).

• Raccogliete solo i dati necessari (minimizzazione dei dati).

• Manteneteli corretti e aggiornati (accuratezza).

• Non conservateli più a lungo del necessario (limitazione della conservazione).

• Garantirne la sicurezza (integrità e riservatezza).

• E siate in grado di dimostrare di rispettare tutti i principi sopra indicati (responsabilità).

I dipendenti non devono recitare a memoria questi principi. Devono piuttosto riconoscere quando una richiesta o un incarico è in contrasto con uno di essi, ad esempio quando viene chiesto loro di riutilizzare un elenco di clienti per una campagna per la quale non era stato raccolto. Tutto il resto della formazione deriva da questi principi.

2. Dati personali e diritti degli interessati

Innanzitutto, la nozione di «dati personali» è più ampia di quanto la maggior parte delle persone creda. Non si tratta solo di nomi e recapiti, ma di qualsiasi informazione in grado di identificare una persona direttamente o indirettamente: un indirizzo IP, un ID cliente, una foto, persino la qualifica professionale all’interno di un piccolo team. Un sottoinsieme, denominato «dati di categorie particolari», comprende informazioni sensibili quali lo stato di salute, l’etnia, la religione e i dati biometrici, ed è soggetto a norme più rigorose. I dipendenti che non sono in grado di riconoscere i dati personali non possono proteggerli.

In secondo luogo, le persone hanno diritti sui propri dati: il diritto di consultarli (accesso), di correggerli (rettifica), di farli cancellare (cancellazione), di sospenderne l’utilizzo (limitazione), di trasferirli altrove (portabilità) e di opporsi al loro utilizzo. Il personale non è tenuto a gestire direttamente tali richieste, ma deve essere in grado di riconoscerle non appena pervengono e inoltrarle immediatamente, poiché il termine di risposta decorre dal momento stesso in cui vengono ricevute.

3. Sicurezza dei dati e rischi comuni

È proprio da qui che ha origine la maggior parte delle violazioni. I rischi quotidiani sono quelli più rilevanti: inviare dati personali al destinatario sbagliato, mettere in CC una mailing list invece che in CCN, cliccare su un link di phishing, copiare i dati dei clienti in un foglio di calcolo personale o in uno strumento non approvato, oppure lasciare un portatile sbloccato fuori dall’ufficio.

Trattate le abitudini che consentono di prevenirli: password complesse e autenticazione a più fattori; accesso solo ai dati necessari per il proprio ruolo; condivisione dei file tramite canali approvati; protezione dei dispositivi in mobilità; e smaltimento corretto dei dati, sia digitali che cartacei, quando non sono più necessari.

Collegate ciascun rischio a uno scenario che i vostri collaboratori possano riconoscere dalla loro esperienza quotidiana.

4. Segnalazione delle violazioni dei dati

Tutti dovrebbero sapere come individuare una potenziale violazione e segnalarla immediatamente, poiché il tempo a disposizione è limitato. Ai sensi dell’ articolo 33, una violazione soggetta a notifica deve essere segnalata all’autorità di controllo entro 72 ore. La vostra formazione dovrebbe garantire che la segnalazione interna avvenga in modo rapido e senza attribuzione di colpe.

5. Politiche e procedure aziendali

Tutto quanto sopra è previsto dalla legge. Questa parte riguarda il significato che tali disposizioni assumono all’interno della vostra azienda ed è l’aspetto che un corso standardizzato non è in grado di fornirvi.

I dipendenti dovrebbero completare la formazione sapendo quali sistemi e strumenti sono approvati per il trattamento dei dati personali (e che l’aggiunta di uno nuovo non è solo una decisione di competenza dell’IT); per quanto tempo la vostra organizzazione conserva i diversi tipi di dati e quale sia il loro ruolo nell’evitare la creazione di copie vaganti che sopravvivano alla conservazione; cosa la vostra politica sulla protezione dei dati richiede loro giorno per giorno e, soprattutto, a chi rivolgersi esattamente in caso di domande o dubbi. Indicate il nome di quella persona o di quel ruolo. Se i partecipanti dovessero ricordare una sola cosa della vostra formazione, dovrebbe essere proprio questa.

È questo che trasforma la conoscenza generale in azione all’interno della vostra organizzazione.

Insieme, queste cinque aree consentono a una persona di passare dalla comprensione delle norme alla loro applicazione concreta nel proprio lavoro. Il passo successivo consiste nel trasformare tali contenuti in un programma che i dipendenti possano completare e di cui possiate dimostrare il completamento.

Come creare un programma di formazione sulla conformità al GDPR

Sapere quali argomenti trattare è una cosa. Mettere in piedi un programma che le persone portino a termine, e di cui possiate dimostrare il completamento, è un’altra. Ecco una sequenza pratica.

Verificare le lacune di conoscenza e definire chi necessita di quale formazione

Iniziate individuando dove si trova il rischio reale. Quali team gestiscono i dati più sensibili? Dove si sono verificati errori in passato? Utilizzate queste informazioni per individuare chi necessita di una formazione di base e chi di una formazione approfondita specifica per il proprio ruolo, anziché assegnare a tutti lo stesso modulo.

Sviluppate o reperite i contenuti formativi

Trasformate i cinque argomenti principali trattati sopra in lezioni mirate e di facile comprensione. Mantenete i moduli brevi, utilizzate scenari reali tratti dalla vostra organizzazione e inserite delle domande in modo che i partecipanti debbano applicare ciò che hanno appreso, anziché limitarsi a cliccare su «Avanti».

Assegnate, monitorate e documentate il completamento

Assegnate la formazione adeguata ai gruppi appropriati, fissate le scadenze e tenete traccia di chi ha completato quale modulo, quando e con quale punteggio. Tale documentazione non è un onere amministrativo fine a se stesso; è la prova che attesta la conformità qualora dovesse esservi richiesta.

Mantenetela aggiornata con corsi di aggiornamento

La formazione sul GDPR non è un evento una tantum. Programmate corsi di aggiornamento, aggiornate i contenuti quando cambiano le normative o i processi interni e ripetete la formazione dopo ogni incidente. Un programma dinamico è di gran lunga più difendibile di un certificato risalente a tre anni fa.

In questo modo si ottiene un programma che funziona. Tuttavia, ciò che distingue un programma che si limita a funzionare da uno in grado di modificare i comportamenti si riduce a pochi principi che vale la pena integrare sin dall’inizio.

Migliori pratiche per la formazione sulla conformità al GDPR

Trattare gli argomenti giusti vi garantisce un programma conforme sulla carta. Sono queste pratiche a renderlo efficace, in modo che le persone assimilino ciò che imparano e modifichino il modo in cui gestiscono i dati.

Adattare la formazione ai diversi ruoli

Una formazione generica è una formazione che si dimentica facilmente. Quando le persone si trovano di fronte a scenari attinenti al proprio lavoro, il coinvolgimento e la ritenzione aumentano, così come la probabilità che modifichino il proprio comportamento.

Utilizzate metodi di apprendimento interattivi

Le presentazioni passive non modificano il comportamento. Quiz, scenari e brevi verifiche delle conoscenze stimolano il coinvolgimento dei partecipanti e forniscono dati sui punti in cui la comprensione risulta carente.

Organizzate corsi di aggiornamento periodici

Le persone dimenticano. Le normative e i processi cambiano. Brevi corsi di aggiornamento periodici mantengono il GDPR in primo piano e i vostri registri aggiornati, anziché affidarsi a un’unica sessione annuale di lunga durata.

Man mano che il vostro team cresce, diventa sempre più difficile gestire manualmente tutti questi aspetti: personalizzare i contenuti, gestire le interazioni e monitorare i corsi di aggiornamento. È qui che lo strumento giusto fa la differenza.

In che modo un LMS contribuisce a erogare la formazione sulla conformità al GDPR online

Svolgere tutte queste attività manualmente a livello dell’intera organizzazione diventa rapidamente ingestibile. Un sistema di gestione dell’apprendimento (LMS) rende la formazione sulla conformità al GDPR pratica e scalabile online.

Con un LMS, potete creare una volta per tutte corsi specifici per ruolo e assegnarli ai gruppi appropriati, aggiungere quiz e certificati, nonché automatizzare i promemoria in modo da non dover rincorrere i partecipanti.

Ma soprattutto, per un argomento di conformità, si ottengono report: un registro chiaro ed esportabile di chi ha completato quale formazione, quando e con quale punteggio, che è esattamente la documentazione richiesta dal principio di responsabilità.

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EasyLMS vi offre tutto ciò di cui avete bisogno per creare, erogare e monitorare la formazione sulla conformità al GDPR in un unico posto. Create corsi ed esami, raggruppate i vostri discenti, rilasciate certificati al completamento e generate report per singolo partecipante ogni volta che avete bisogno di una prova di chi è stato formato.

Se erogate formazione ai clienti o in più sedi, potete gestire ogni gruppo separatamente con contenuti e reportistica dedicati, personalizzando l’esperienza con il vostro marchio. Si tratta di un modo semplice per gestire un programma di conformità, facile da amministrare per gli amministratori e da completare per i partecipanti.

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Risorse utili

1. Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)