Incorporación digital exitosa: una guía completa

Definición: ¿qué es la incorporación digital?

La incorporación de nuevos empleados es siempre un proceso complejo

La incorporación de nuevos empleados es siempre un proceso complejo. No se trata sólo de transmitir conocimientos, sino también de integrarlos bien en el equipo y darles una cálida bienvenida.

Una combinación equilibrada de información clara, apoyo específico e integración social garantiza que el inicio sea lo más fluido posible. 

Hoy en día, los equipos de recursos humanos y los dueños de empresas pueden acceder a herramientas digitales que simplifican y agilizan significativamente el proceso de incorporación.

La incorporación ya no se lleva a cabo en un entorno de oficina tradicional, sino de forma digital. El entrenamiento, el intercambio de información y las reuniones de equipo se llevan a cabo de manera online, a veces incluso de manera automática. Elementos como videos, seminarios web y módulos de e-learning hacen que el proceso sea más eficiente y flexible.

¿Cómo funciona la incorporación digital?

¡Imagina que tu viaje dentro de la compañía comienza incluso antes que tu primer día de trabajo oficial! En la incorporación digital, todo sigue un plan claro. Obtienes acceso temprano a una plataforma digital centralizada en donde toda la información y los documentos cruciales acerca de la compañía y tus futuras tareas están oportunamente disponibles en un solo lugar.

En tu primer día, te guían a través de un portal de incorporación que te da la bienvenida con un saludo virtual, entrenamiento interactivo y módulos interesantes. Esto te brinda un panorama completo de los valores de la compañía, las estructuras de los equipos y los procesos de trabajo.

¿Y la mejor parte? En las siguientes semanas, las sesiones de entrenamiento adicionales y las rondas de feedback regulares garantizan que te adaptes rápidamente y estés listo para comenzar a trabajar de inmediato.

Beneficios: por qué los procesos de incorporación digital valen la pena

Los procesos de incorporación digital ofrecen numerosos beneficios:

• Flexibilidad: No importa en donde se encuentren tus nuevos empleados: la incorporación digital les proporciona las herramientas necesarias independientemente de la ubicación y el momento. Esto supone una auténtica ventaja, especialmente para equipos remotos o internacionales. Los empleados pueden realizar el proceso a su propio ritmo y prepararse perfectamente para su nuevo puesto.
• Automatización y ahorro de tiempo: gracias a la automatización de muchos pasos, tales como la distribución de documentos o los módulos de e-learning, el proceso de incorporación no sólo se torna más rápido, sino también en un proceso libre de errores. Esto ahorra tiempo valioso y garantiza que tus nuevos empleados estén listos para trabajar en poco tiempo.
• Siempre actualizada: dado que todo se almacena en un lugar central, las presentaciones y contenido de entrenamiento se pueden actualizar y administrar rápidamente, lo que mantiene a la incorporación siempre actualizada.
• Coherencia y personalización: Los nuevos empleados reciben un entrenamiento estandarizado para garantizar que todos tengan los mismos conocimientos básicos. Al mismo tiempo, el contenido es flexible y se puede adaptar específicamente al puesto y los requisitos individuales.
• Fuente de información centralizada: toda la información importante, material de entrenamiento y documentos son accesibles en cualquier momento desde una ubicación central. Esto facilita que los nuevos empleados encuentren todos los recursos que necesitan sin tener que buscar exhaustivamente.
• Mayor retención de empleados: una incorporación mal planificada puede hacer que los nuevos empleados se sientan abrumados o no integrados apropiadamente, lo que lleva a renuncias tempranas en el peor de los casos. La incorporación digital profesional garantiza que los nuevos miembros del equipo se sientan bienvenidos y bien entrenados.

Estructura: ¿qué incluye una buena incorporación digital?

Una incorporación digital exitosa comprende varios elementos clave que, en conjunto, garantizan una introducción completa y eficaz para nuevos empleados.

Entonces, vayamos al quid de la cuestión: ¿cómo se ve en la práctica? Basta de teoría: ¡vayamos al corazón del asunto!

A continuación se enumeran los componentes centrales de una incorporación digital exitosa:

1. Presentación y valores de la compañía

Una buena incorporación comienza con una presentación completa de la compañía

Una buena incorporación comienza con una presentación completa de la compañía. Los nuevos empleados deben comprender lo que representa la compañía, su historia y cómo está estructurado todo. Esto incluye una descripción general de la visión, misión y valores fundamentales. También se debe presentar al equipo de liderazgo y las principales locaciones de modo que los nuevos empleados tengan un panorama claro de la compañía.

2. Presentación de los procesos de la compañía

Los nuevos empleados necesitan una descripción general clara de los procesos y flujos de trabajo clave dentro de la compañía, tanto de los procesos de toda la compañía como de los procesos específicos de cada departamento. Una presentación de las herramientas de software, plataformas y canales de comunicación interna utilizados es fundamental para ayudar a los nuevos colegas a desenvolverse rápidamente en la compañía.

3. Entrenamiento obligatorio y específico para cada puesto

El entrenamiento es una parte esencial de la incorporación. Además del entrenamiento obligatorio, también deberías ofrecer entrenamiento específico para cada puesto. Esto se puede ofrecer como módulos de e-learning que pueden ser completados de forma flexible e individual. Esto garantiza que cada empleado adquiera las habilidades y conocimientos relevantes para su puesto.

4. Documentos y recursos centralizados

Una gran ventaja de la incorporación digital es el fácil acceso a todos los documentos y recursos importantes. Los nuevos empleados deben tener acceso a una plataforma central en donde todos los formularios, manuales y pautas necesarias sean fáciles de encontrar. Soluciones como Easy LMS simplifican esta implementación.

5. Preguntas Frecuentes

Una sección de preguntas frecuentes bien estructurada en una herramienta de incorporación ayuda

Los nuevos empleados suelen tener muchas preguntas prácticas durante sus primeras semanas, por ejemplo acerca de licencias por enfermedad, planificación de vacaciones o contactos en el departamento de Recursos Humanos. Una sección de preguntas frecuentes bien estructurada en una herramienta de incorporación ayuda a responder estas preguntas rápidamente, despejando cualquier duda para los nuevos empleados.

6. Redes sociales e integración

La integración social juega un papel crucial en el proceso de incorporación. Ofrece plataformas para intercambiar y establecer contactos con colegas. Las reuniones virtuales, los grupos de chat o las redes sociales internas ayudan a los nuevos empleados a conectar rápidamente y a sentirse parte del equipo.

7. Contacto y retroalimentación regulares

El contacto regular es esencial para garantizar que los nuevos empleados se integren correctamente y no tengan preguntas sin resolver. Estas reuniones también brindan la oportunidad de responder con anticipación a cualquier desafío y ajustar el proceso de incorporación si es necesario.

Mejores prácticas y malas ideas: puntos claves y qué evitar

Como hemos visto, la incorporación digital puede marcar la diferencia entre un comienzo exitoso y uno difícil para los nuevos empleados.

Para optimizar este proceso, recuerda las siguientes mejores prácticas y errores comunes. ¡Esto ayudará a todas las partes a evitar posibles dolores de cabeza más adelante!

Mejores prácticas adicionales

• Entrenamiento interactivo: Utiliza diversos formatos, como módulos de e-learning, seminarios web, cuestionarios y talleres virtuales para captar la atención de los nuevos empleados y hacer que el proceso de aprendizaje sea diverso y atractivo..
• Establecimiento de objetivos claros: Junto con los nuevos empleados, establece objetivos y expectativas claras para las primeras semanas y meses. Esto ayuda a mantener el enfoque y crear una dirección clara.
• Garantiza el cumplimiento de normas y reglas empresariales: Utiliza herramientas digitales como gestores de documentos para garantizar que se completen todos los formularios y que se entiendan las normas clave. Las firmas digitales y los comprobantes de entrenamiento completado ofrecen una solución sencilla y segura.
• Integración cultural y social: El mayor desafío de la incorporación digital es crear un verdadero sentido de conexión. Utiliza programas de mentoría y herramientas digitales para transmitir los valores de la compañía y para fomentar los vínculos sociales. Si es posible, complementa estas medidas con reuniones presenciales, como cafés o almuerzos para profundizar el sentido de conexión.

Malas ideas

• Sobrecarga de información: Evita abrumar a los nuevos empleados con demasiada información a la vez. Estructura el proceso y brinda información en pasos o segmentos de tiempo manejables..
• Falta de apoyo: No dejes solos a los nuevos empleados. La falta de apoyo, especialmente en las primeras semanas, puede generar frustración e incertidumbre.
• Descuidar la integración social: Sin medidas específicas, los nuevos empleados se pueden sentir rápidamente aislados. Como se mencionó anteriormente, utiliza recesos virtuales, videollamadas regulares y plataformas digitales para el intercambio informal.
• Estructuras inflexibles: Un programa de incorporación rígido que no se adapta a las necesidades individuales puede volverse ineficaz rápidamente. Ajusta el proceso al puesto y a los requisitos específicos. No todo tiene que ser individualizado, pero algunos elementos sí..

Herramientas para crear incorporaciones digitales

Con las herramientas correctas, puedes optimizar y automatizar el proceso de incorporación digital y adaptarlo a las necesidades de tus nuevos empleados.

Easy LMS te permite diseñar eficientemente cada paso del proceso de incorporación e integrarlo a la perfección en el trabajo diario. Además, te ayuda a dirigir el proceso de aprendizaje y entrenamiento de tus nuevos empleados y a impulsar su desarrollo de manera óptima:

• Rutas de aprendizaje: Personaliza el entrenamiento a las necesidades específicas de tus empleados al crear rutas de aprendizaje y contenido que se ajuste a sus puestos y conocimientos.
• Contenido de aprendizaje interactivo para el entrenamiento de empleados: Utiliza módulos interactivos, videos y pruebas para impulsar el compromiso de los empleados y garantizar que el contenido de aprendizaje se transmita eficazmente.
• Seguimiento automatizado del progreso: Easy LMS te ayuda a monitorear el progreso de aprendizaje de tus empleados. Los informes automatizados y los paneles de control ayudan a medir el éxito del entrenamiento y a realizar los ajustes necesarios.
• Administración centralizada del entrenamiento: Gestiona todas las actividades de entrenamiento y materiales de aprendizaje en un sólo lugar. Esto te ahorra tiempo de organización y te garantiza que siempre tengas una visión general.

Por cierto: Easy LMS también ofrece  funciones integrales para consultores y entrenadores que quieran crear incorporaciones, evaluaciones y talleres personalizados y que, naturalmente, sean totalmente compatibles con el RGPD.

Recursos útiles

• Haufe
• University of East London
• Bankingly

Preguntas Frecuentes