Vellykket digital onboarding: en omfattende guide

Definisjon: hva er digital onboarding?

Å onboarde nye ansatte er alltid en kompleks prosess

Å onboarde nye ansatte er alltid en kompleks prosess. Det handler ikke bare om å formidle kunnskap, men også om å integrere dem godt i teamet og gi dem en varm velkomst.

En balansert kombinasjon av klar informasjon, målrettet støtte og sosial integrasjon sikrer en så smidig start som mulig.

I dag har HR-team og bedriftsledere tilgang til digitale verktøy som forenkler og effektiviserer onboarding-prosessen betydelig.

Onboarding foregår ikke lenger kun i en tradisjonell kontorinnstilling, men også digitalt. Opplæring, informasjonsdeling og teammøter utføres online, noen ganger til og med automatisk. Elementer som videoer, webinarer og e-læringsmoduler gjør prosessen mer effektiv og fleksibel.

Hvordan fungerer digital onboarding?

Tenk deg at reisen din inn i selskapet starter allerede før din første offisielle arbeidsdag! I digital onboarding følger alt en klar plan. Du får tidlig tilgang til en sentral digital plattform hvor all nødvendig informasjon og dokumenter om selskapet og dine fremtidige oppgaver er lett tilgjengelige på ett sted.

På din første arbeidsdag blir du guidet gjennom en onboarding-portal som ønsker deg velkommen med virtuelle hilsener, interaktiv opplæring og engasjerende moduler. Dette gir deg en grundig innsikt i selskapets verdier, teamstrukturer og arbeidsprosesser.

Og det beste? I de påfølgende ukene sikrer ekstra opplæringsøkter og regelmessige tilbakemeldingsrunder at du raskt finner deg til rette og er klar til å jobbe fra dag én!

Fordeler: hvorfor er digitale onboarding-prosesser verdifulle?

Digitale onboarding-prosesser gir mange fordeler:

• Fleksibilitet: Uansett hvor dine nye ansatte befinner seg, utstyrer digital onboarding dem godt, uavhengig av sted og tid. Dette er en stor fordel, spesielt for fjern- eller internasjonale team. Ansatte kan gå gjennom prosessen i sitt eget tempo og forberede seg perfekt på sin nye rolle.
• Automatisering og tidsbesparelser: Med automatisering av mange steg, som dokumentdistribusjon og e-læringsmoduler, blir onboarding-prosessen ikke bare raskere, men også feilfri. Dette sparer verdifull tid og sørger for at dine nye ansatte kommer raskt i gang.
• Alltid oppdatert: Siden alt er lagret på ett sentralt sted, kan presentasjoner og opplæringsinnhold oppdateres og administreres raskt — slik at onboardingen alltid er oppdatert.
• Konsistens og tilpasning: Nye ansatte får en standardisert opplæring som sikrer at alle har samme grunnleggende kunnskap. Samtidig er innholdet fleksibelt og kan tilpasses spesifikt til rollen og individuelle krav.
• Sentralisert informasjonskilde: All viktig informasjon, opplæringsmateriell og dokumenter er tilgjengelige når som helst fra ett sentralt sted. Dette gjør det enkelt for nye ansatte å finne ressursene de trenger uten omfattende søk.
• Styrket ansattretensjon: Dårlig planlagt onboarding kan gjøre at nye ansatte føler seg overveldet eller dårlig integrert — noe som i verste fall kan føre til tidlige oppsigelser. Profesjonell digital onboarding sikrer at nye teammedlemmer føler seg velkomne og godt opplært.

Struktur: hva inkluderer en god digital onboarding?

En vellykket digital onboarding består av flere nøkkelelementer som sammen sikrer en omfattende og effektiv introduksjon for nye ansatte.

La oss gå rett til sakens kjerne: hvordan ser det ut i praksis? Nok teori; her er det viktigste!

Her er de sentrale komponentene i vellykket digital onboarding:

1. Introduksjon til selskapet og verdier

En god onboarding starter med en grundig introduksjon til selskapet

En god onboarding starter med en grundig introduksjon til selskapet. Nye ansatte bør forstå hva selskapet står for, dets historie, og hvordan alt er strukturert. Dette inkluderer en oversikt over visjon, misjon og kjerneverdier. Ledergruppen og hovedlokasjoner bør også introduseres, slik at nye ansatte får et klart bilde av selskapet.

2. Introduksjon til selskapets prosesser

Nye ansatte trenger en klar oversikt over de viktigste prosessene og arbeidsflytene i selskapet, inkludert både overordnede og avdelingsspesifikke prosesser. En introduksjon til programvareverktøy, plattformer og interne kommunikasjonskanaler er også avgjørende for å hjelpe nye kolleger raskt å navigere i selskapet.

3. Obligatorisk og rolle-spesifikk opplæring

Opplæring er en essensiell del av onboarding. I tillegg til obligatorisk opplæring bør du også tilby rolle-spesifikk opplæring. Dette kan leveres som e-læringsmoduler som kan gjennomføres fleksibelt og individuelt. Dette sikrer at hver ansatt tilegner seg ferdighetene og kunnskapen som er relevante for deres stilling.

4. Sentraliserte dokumenter og ressurser

En stor fordel med digital onboarding er enkel tilgang til alle viktige dokumenter og ressurser. Nye ansatte bør ha tilgang til en sentral plattform hvor alle nødvendige skjemaer, manualer og retningslinjer er enkle å finne. Løsninger som Easy LMS gjør denne implementeringen enkel.

5. Ofte stilte spørsmål (FAQ)

En godt strukturert FAQ-seksjon i onboarding-verktøyet hjelper

Nye ansatte har ofte mange praktiske spørsmål de første ukene — om sykemelding, ferieplanlegging eller kontakter i HR-avdelingen. En godt strukturert FAQ-seksjon i onboarding-verktøyet hjelper med å besvare disse spørsmålene raskt, og reduserer usikkerhet for nyansatte.

6. Sosial nettverksbygging og integrering

Sosial integrasjon spiller en avgjørende rolle i onboarding-prosessen. Tilby plattformer for utveksling og nettverksbygging med kolleger. Virtuelle kaffemøter, chattegrupper eller interne sosiale nettverk hjelper nye ansatte raskt å knytte kontakter og føle seg som en del av teamet.

7. Regelmessige oppfølgingssamtaler og tilbakemeldinger

Regelmessige oppfølgingssamtaler er essensielle for å sikre at nye ansatte er godt integrert og ikke har uløste spørsmål. Disse møtene gir også muligheten til å reagere tidlig på eventuelle utfordringer og justere onboarding-prosessen ved behov.

Beste praksis og hva man bør unngå: viktige punkter og fallgruver

Som vi har sett, kan digital onboarding utgjøre forskjellen mellom en vellykket start og en utfordrende begynnelse for nye ansatte.

For å optimalisere denne prosessen, husk følgende beste praksis og vanlige feil. Dette vil hjelpe alle parter med å unngå potensielle problemer senere!

Videre beste praksis

• Interaktiv opplæring: Bruk ulike formater som e-læringsmoduler, webinarer, quizer og virtuelle workshops for å engasjere nye ansatte og gjøre læringsprosessen variert og interessant.
• Tydelige målsetninger: Sett klare mål og forventninger sammen med de nye ansatte for de første ukene og månedene. Dette bidrar til å opprettholde fokus og skape en tydelig retning.
• Sikre samsvar: Bruk digitale verktøy som dokumenthåndteringssystemer for å sikre at alle skjemaer fylles ut, og at viktige regler blir forstått. Digitale signaturer og bevis på gjennomført opplæring gir en enkel og sikker løsning.
• Kulturell og sosial integrasjon: Den største utfordringen med digital onboarding er å skape en reell følelse av tilhørighet. Bruk mentorprogrammer og digitale verktøy for å formidle selskapets verdier og fremme sosiale bånd. Hvis mulig, kan du supplere disse tiltakene med fysiske møter som kaffepauser eller lunsjavtaler for å styrke forbindelsen.

Hva man bør unngå

• Informasjonsflom: Unngå å overvelde nye ansatte med for mye informasjon på én gang. Strukturér prosessen og gi informasjon i håndterbare trinn eller tidssegmenter.
• Manglende støtte: Ikke la nye ansatte være alene. Mangel på støtte, spesielt i de første ukene, kan føre til frustrasjon og usikkerhet.
• Forsømmelse av sosial integrasjon: Uten målrettede tiltak kan nye ansatte raskt føle seg isolerte. Som nevnt ovenfor, bruk virtuelle kaffepauser, regelmessige videooppfølgingsmøter og digitale plattformer for uformelle samtaler.
• Ufleksible strukturer: Et rigid onboarding-program som ikke tar hensyn til individuelle behov, kan raskt bli ineffektivt. Tilpass prosessen til rollen og spesifikke krav. Ikke alt trenger å være individuelt tilpasset, men noen elementer bør være det.

Verktøy for å skape digital onboarding

Med de rette verktøyene kan du optimalisere og automatisere den digitale onboarding-prosessen og skreddersy den til de nye ansattes behov.

Easy LMS gjør det mulig å effektivt utforme hvert trinn i onboarding-prosessen og sømløst integrere det i hverdagen. I tillegg hjelper det deg med å styre lærings- og opplæringsprosessen for de nye ansatte og fremme deres utvikling optimalt:

• Læringsstier: Tilpass opplæringen til de ansattes spesifikke behov ved å lage læringsstier og innhold som passer til deres roller og kunnskap.
• Interaktivt læringsinnhold for medarbeideropplæring: Bruk interaktive moduler, videoer og tester for å øke medarbeiderengasjementet og sikre at læringsinnholdet blir formidlet effektivt.
• Automatisk fremdriftssporing: Easy LMS hjelper deg med å overvåke de ansattes læringsprogresjon. Automatiserte rapporter og dashboards bidrar til å måle opplæringssuksess og gjøre nødvendige justeringer.
• Sentralisert opplæringsadministrasjon: Administrér alle opplæringsaktiviteter og læringsmaterialer på ett sted. Dette sparer tid på organisering og sikrer at du alltid har oversikt.

Forresten: Easy LMS tilbyr også omfattende funksjoner for konsulenter og coacher som ønsker å lage tilpasset onboarding, vurderinger og workshops — naturligvis fullt ut GDPR-kompatibel.

Nyttige ressurser

• Haufe
• University of East London
• Bankingly

Ofte stilte spørsmål