Analyse van de vaardigheidskloof: een praktische gids (+ gratis sjabloon)

Wat is een analyse van de vaardigheidskloof?

Een analyse van de vaardigheidskloof is een gestructureerde methode om het verschil in kaart te brengen tussen de vaardigheden waarover mensen momenteel beschikken en de vaardigheden die zij nodig hebben om hun werk goed uit te voeren of specifieke doelen te bereiken. Hiermee kan je vaststellen wat er ontbreekt, bij wie dit het geval is en hoe groot de kloof is.

Hier volgt een kort voorbeeld

Een logistiek bedrijf merkt dat het klantenserviceteam steeds meer tijd nodig heeft om klachten op te lossen. Er wordt vanuit gegaan dat het team een communicatietraining nodig heeft. Maar een analyse van de vaardigheidskloof brengt het werkelijke probleem aan het licht: de werknemers kennen de productcatalogus niet goed genoeg om vragen met zekerheid te beantwoorden. De kloof lag dus nooit bij de communicatie, maar wel bij de productkennis. Zonder de analyse zou de training volledig zijn doel missen.

De meeste handleidingen over dit onderwerp zijn geschreven voor interne HR-teams. Deze is geschreven voor jou: de adviseur of trainingsaanbieder die de analyses van de vaardigheidskloof uitvoert voor klanten. De invalshoek is anders, en dat geldt ook voor de prioriteiten.

Waarom zou je als adviseur of trainingsaanbieder een analyse van de vaardigheidskloof uitvoeren?

Het uitvoeren van een analyse van de vaardigheidskloof gaat verder dan alleen het opstellen van een rapport. Voor adviseurs en trainingsaanbieders is het een strategische zet die zowel jou als je klanten ten goede komt. Dit zijn de voordelen:

• Onderbouw je training met gegevens. In plaats van een algemeen trainingspakket aan te prijzen, kom je met harde feiten. Klanten zijn veel eerder geneigd te investeren wanneer zij precies kunnen zien welke tekorten je gaat wegwerken.

• Ontwerp trainingen die echt het verschil maken. Gerichte trainingen zijn effectiever dan een standaardaanpak. Als je weet op welk niveau je moet werken, blijft de omvang beheersbaar en zijn de bevindingen bruikbaar.

1. Individueel

Dit niveau richt zich op één werknemer en vergelijkt de huidige vaardigheden van die persoon met wat zijn of haar functie vereist. Dit is de juiste aanpak wanneer een werknemer ondermaats presteert, een nieuwe functie gaat invullen of in aanmerking komt voor een promotie.

2. Team

Hier kijk je naar het volledige team en vraag je je af of de groep gezamenlijk over de juiste combinatie van vaardigheden beschikt om het werk uit te voeren. Dit is vooral nuttig wanneer een team een nieuw project aanneemt, nieuwe technologie implementeert of een reorganisatie ondergaat.

3. Organisatie

Het breedste perspectief: het in kaart brengen van vaardigheden binnen het volledige bedrijf in relatie tot de strategische doelstellingen. Dit niveau is het meest relevant voor adviseurs die advies geven over personeelsplanning, transformatieprogramma’s of het opbouwen van capaciteiten op de lange termijn.

Nu de reikwijdte duidelijk is, gaan we verder met het daadwerkelijke proces.

Hoe voer je een analyse van de vaardigheidskloof uit in 4 stappen

Een goede analyse van de vaardigheidskloof volgt een gestructureerd proces. Sla je een stap over, dan worden de resultaten onduidelijk. Hieronder lees je hoe je dit op de juiste manier uitvoert.

Stap 1: Bepaal de reikwijdte en de bedrijfsdoelstelling

Begin altijd met de doelstelling van de klant, niet met de vaardigheden. Vaardigheden komen later aan bod, je moet eerst weten wat succes voor de klant inhoudt.

Stel de klant vragen als:

• Welk bedrijfsresultaat willen we verbeteren? (bv. de afhandelingstijd van klachten verkorten, het slagingspercentage bij compliancecontroles verhogen, een verkoopdoelstelling halen)

• Welk team, welke afdeling of welke functies zijn hierbij betrokken?

• Wat is de tijdsplanning om de achterstand weg te werken?

• Hoe gaan we succes meten?

Tip: Leg het doel schriftelijk vast bij de besluitvormer van de klant voordat je verdergaat.

Dit document dient als maatstaf voor alles wat volgt en als bewijs aan het einde van de training.

Stap 2: Bepaal welke vaardigheden nodig zijn

Stel nu een lijst op van de vaardigheden die nodig zijn om het zojuist gedefinieerde doel te bereiken. Wees specifiek. ‘Communicatie’ is geen vaardigheid, maar ‘het schrijven van een duidelijk incidentrapport’ wel.

Een paar zaken om in gedachten te houden:

• Combineer directe en indirecte vaardigheden. Indirecte vaardigheden zoals aanpassingsvermogen, kritisch denken en creatieve probleemoplossing worden door werkgevers eveneens gewaardeerd. Richt je dus niet alleen op de technische vaardigheden.

• Definieer vaardigheidsniveaus. Gebruik een duidelijke schaal (1-5, of beginner, gemiddeld, gevorderd, expert) en definieer hoe elk niveau er in de praktijk uitziet. Dit is belangrijk omdat een team van tien beginners in een cruciale vaardigheid een heel ander probleem vormt dan een team met drie experts. Een lijst die geen vaardigheidsniveaus weergeeft, laat je het verschil niet zien.

• Maak onderscheid tussen cruciale en niet-cruciale vaardigheden. Als een werknemer een vaardigheid mist maar het werk toch voor elkaar krijgt, is deze vaardigheid niet-cruciaal. Als de vaardigheid ontbreekt en het werk eronder lijdt, is deze cruciaal. Richt je analyse op de cruciale vaardigheden.

Stap 3: Meet het huidige vaardigheidsniveau

Dit is waar de meeste adviseurs en trainingsaanbieders vastlopen en waar de juiste hulpmiddelen je dagen werk besparen.

Er zijn verschillende manieren om vaardigheden te meten:

• Online beoordelingen en quizzen. Veruit de meest schaalbare methode, vooral wanneer je 50, 200 of 500 mensen bij meerdere klanten moet beoordelen. Een goed ontworpen examen kan deelnemers op elk vereist vaardigheidsgebied beoordelen en precies aangeven waar zij tekortschieten. Met platformen zoals Easy LMS kan je examenvragen per vaardigheid categoriseren, zodat je automatisch tekorten opmerkt terwijl mensen de test afleggen.

• Zelfevaluaties en enquêtes. Het is nuttig om in kaart te brengen hoe zelfverzekerd werknemers zich voelen, maar op zichzelf onbetrouwbaar. Mensen hebben de neiging zichzelf te overschatten of te onderschatten.

• Beoordelingen door managers of leidinggevenden. Deze bieden waardevolle context, met name wat betreft prestaties in de praktijk, maar ze laten vaak de vaardigheden buiten beschouwing die werknemers buiten hun formele functies hebben ontwikkeld.

• Interviews en focusgroepen. Dit is een langzamer proces, maar levert rijke kwalitatieve inzichten op. Geschikt voor leidinggevende functies of complexe vaardigheidsgebieden.

• Gegevens uit functioneringsgesprekken. Als de klant hier al over beschikt, maak er dan gebruik van. Bestaande beoordelingen kunnen patronen aan het licht brengen die je anders pas na weken onderzoek zou ontdekken.

Tip van een professional: Combineer ten minste enkele methoden. Een korte online diagnostische test in combinatie met een zelfbeoordeling is een krachtige combinatie die weinig inspanning vraagt. De test levert je objectieve scores op en de zelfbeoordeling brengt tekortkomingen in zelfvertrouwen en leervoorkeuren aan het licht.

Stap 4: Analyseer de kloof en stel prioriteiten

Je beschikt nu over twee overzichten: de vaardigheden die mensen al bezitten (stap 2) en de vaardigheden die mensen moeten hebben (stap 3). Dat verschil vormt je vaardigheidskloof. In de meeste gevallen zal de lijst met tekorten lang zijn. Niet elk tekort kan of moet in één keer worden aangepakt.

Stel prioriteiten aan de hand van twee criteria:

• Zakelijke impact. Welke tekorten zijn het schadelijkst voor het doel dat de klant heeft geformuleerd? Richt je daar eerst op.

• Urgentie. De omvang van een tekort en de urgentie ervan zijn niet hetzelfde. Een grote kloof is niet altijd urgent. Als een vaardigheid pas over twee jaar nodig is, heb je de tijd om deze op te bouwen. Maar een kleine kloof kan cruciaal zijn wanneer een essentiële vaardigheid slechts door één of twee personen wordt beheerst. Als zij vertrekken, verdwijnt die capaciteit van de ene op de andere dag, dus het verspreiden ervan over het team kan urgenter zijn dan het dichten van een grotere kloven elders.

Zodra je de tekorten hebt gerangschikt, bepaal je voor elke tekortkoming een aanpak. Er is de 4B-methode:

• Build (Opbouwen): Ontwikkel de vaardigheid intern door middel van training (hier komen jouw diensten om de hoek kijken).

• Buy (Inhuren): Beveel de klant aan om iemand met die vaardigheid aan te nemen.

• Borrow (Lenen): Schakel tijdelijk freelancers of specialisten in.

• Bridge (Overbruggen): Herontwerp functies of werkprocessen om bestaande vaardigheden effectiever in te zetten.

Voor adviseurs vormt deze lijst met prioriteiten je rapport aan de klant. Presenteer het als een aanbeveling, niet als een oordeel.

Voorbeeld van een analyse van de vaardigheidskloof: een adviesbureau in de praktijk

Theorie is nuttig, maar aan de hand van een concreet scenario kan je je beter voorstellen hoe dit in de praktijk werkt. Hier volgt een stapsgewijs voorbeeld op basis van een typische adviesopdracht.

De situatie: Een B2B-softwarebedrijf schakelt een verkoopadviesbureau in. Het bedrijf heeft onlangs een nieuw productassortiment gelanceerd, maar het verkoopteam heeft moeite om dit te verkopen – de succespercentages voor het nieuwe assortiment liggen ver onder de doelstelling. De klant wil deze succespercentages binnen zes maanden met 40% verhogen.

Zo voert het adviesbureau de analyse uit:

• Stap 1: Reikwijdte en doelstelling. Het succespercentage voor de nieuwe productlijn binnen zes maanden met 40% verhogen. De reikwijdte omvat alle 45 verkoopmedewerkers verdeeld over twee regionale teams.

• Stap 2: Vereiste vaardigheden. Het adviesbureau identificeert drie cruciale vaardigheden, elk met een beoogd vaardigheidsniveau: productkennis voor de nieuwe productlijn (expert), omgaan met bezwaren (gevorderd) en vragen stellen om behoeften te achterhalen (gemiddeld).

• Stap 3: Huidige niveaus meten. Het adviesbureau stelt een korte online diagnostische test op met vragen die zijn ingedeeld per vaardigheidsgebied. De test wordt afgenomen via een leerportaal met het merk van de klant. De verkopers zien het logo van de klant, niet de tool van het adviesbureau. Alle 45 verkopers ronden de test binnen een week af. Resultaten: 60% van de vertegenwoordigers scoort onder het vereiste niveau op het gebied van productkennis voor het nieuwe niveau, waarbij de zwakste scores afkomstig zijn van één van de twee teams.

• Stap 4: Analyseren en prioriteiten bepalen. Productkennis vormt de grootste achterstand, met de grootste impact op de bedrijfsresultaten, omdat verkopers niet kunnen verkopen wat zij niet volledig begrijpen. Het adviesbureau ontwerpt een microlearning-programma van vier modules gericht op het nieuwe productniveau, geeft prioriteit aan de uitrol bij het zwakkere team en deelt een realtime dashboard van voortgangs met de klant.

Het resultaat: één analyse, één platform, één merkgebonden ervaring voor het verkoopteam van de klant en live KPI-rapportage die de klant op elk gewenst moment kan inzien. Het adviesbureau kan de situatie ‘vóór’ aantonen en het resultaat ‘na’ bewijzen.

Hoe je de resultaten van een analyse van de vaardigheidskloof aan je klant rapporteert

De analyse zelf is slechts de helft van het werk. De manier waarop je de resultaten communiceert, bepaalt of de klant de bevindingen vertrouwt, ernaar handelt en zijn contract met jou verlengt. Dit is waar veel adviseurs kansen laten liggen.

Enkele principes die altijd werken:

• Visualiseer de kloof, som deze niet alleen op. Spreadsheets verbergen inzichten. Grafieken, dashboards en kleurgecodeerde scorekaarten maken de tekortkomingen binnen enkele seconden duidelijk. Klanten nemen een visueel rapport goed in zich op, terwijl ze vaak slechts vluchtig door een geschreven rapport bladeren.

• Koppel elke kloof aan een bedrijfsresultaat. Zeg niet: "60% van de verkopers voldoet niet aan de vereiste productkennis voor het nieuwe niveau." Zeg: "60% van de verkopers voldoet niet aan de vereiste productkennis voor het nieuwe niveau, wat de belangrijkste reden is waarom de succespercentages achterblijven ten opzichte van de doelstelling."

• Geef klanten toegang op aanvraag. Wachten op driemaandelijkse PDF-rapporten is achterhaald. Klanten willen inloggen en de voortgang bekijken wanneer ze die nodig hebben. Realtime rapportage bespaart je heen-en-weer-communicatie en bouwt vertrouwen op.

• Vergelijk de ontwikkeling in de tijd. Een momentopname is informatief, maar een trendlijn is overtuigend. Toon de voortgang altijd ten opzichte van de uitgangswaarde.

Een sterk, klantgericht rapport bevat minimaal:

• Het bedrijfsdoel waarmee je bent begonnen.

• De vaardigheden die je hebt gemeten en het kennisniveau ervan.

• Een duidelijk overzicht van de tekorten, gerangschikt volgens impact.

• Aanbevolen maatregelen (training, aanwerving, herontwerp van functies).

• Succesindicatoren en een tijdschema voor het dichten van elke kloof.

Tip: Een leerplatform met ingebouwde visuele rapporten regelt het grootste deel hiervan automatisch. Beoordelingen van vaardigheidsniveaus, slagingspercentages, uitgegeven certificaten en de voortgang in de loop van de tijd worden allemaal gegenereerd naarmate deelnemers de training voltooien – handmatige rapportage is niet nodig.

Download je gratis sjabloon voor een analyse van de vaardigheidskloof

Het is lastig om elke keer opnieuw helemaal vanaf nul een analyse van de vaardigheidskloof uit te voeren. Om je het voorbereidende werk te besparen, kan je ons gratis sjabloon voor een analyse van de vaardigheidskloof downloaden.

Hierin vind je een gestructureerd raamwerk om het volgende vast te leggen:

• Functie- of teamgegevens: Wie wordt beoordeeld en voor welke functie?

• Vereiste vaardigheden en vaardigheidsniveaus: de competenties die het werk vereist.

• Huidige vaardigheidsniveaus: wat uit de beoordeling naar voren is gekomen.

• Score van het tekort en de prioriteit: hoe groot het tekort is en hoe dringend is het om dit op te lossen.

• Aanbevolen actie: trainen, aannemen, lenen of overbruggen.

Zodra je dit hebt ingevuld, beschik je over een overzicht dat klaar is om de klant de huidige stand van zaken en de volgende stappen te laten zien.

Bied gerichte trainingen aan met Easy LMS

Een analyse van de vaardigheidskloof zonder vervolgactie is slechts een mooi opgemaakte PDF. De echte waarde zit hem in het vertalen van de bevindingen naar training die de kloof dicht.

Zo maakt Easy LMS dat deel eenvoudig:

• Gecentraliseerde inhoud. Sla al je cursussen, examens en certificaten op één plek op, voor al je klantopdrachten.

• Herbruikbaar trainingsmateriaal. Stel een cursus en examen één keer samen en gebruik deze opnieuw voor meerdere klanten zonder telkens opnieuw te moeten beginnen.

• Leerportalen met eigen branding. Elke klant krijgt een eigen white-label academie: met hun eigen logo, kleuren en URL. Jouw tool, hun ervaring.

• Visuele realtime rapporten. Slagingspercentages, gemiddelde scores, uitgereikte certificaten en uitsplitsingen per vaardigheidsniveau – alle rapporten zijn op verzoek beschikbaar voor jou en je klanten.

Start vandaag nog met je gratis proefperiode en ontdek hoe veel eenvoudiger het kan zijn om meetbare, doelgerichte trainingen aan te bieden.