Analisi del divario di competenze: una guida pratica (+ modello gratuito)

Che cos’è un’analisi del divario di competenze?

Un'analisi del divario di competenze è un metodo strutturato per identificare la differenza tra le competenze attualmente possedute dai dipendenti e quelle di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il loro lavoro o raggiungere obiettivi specifici. Indica dunque quali competenze mancano, chi ne è sprovvisto e quanto è ampio il divario.

Ecco un breve esempio

Un’azienda di logistica nota che il proprio team di assistenza clienti impiega sempre più tempo a risolvere i reclami. Si presume che il team abbia bisogno di una formazione sulla comunicazione. Tuttavia, un’analisi del divario di competenze rivela il vero problema: gli operatori non conoscono a sufficienza il catalogo dei prodotti da rispondere alle domande con sicurezza. Pertanto, il divario non ha mai riguardato la comunicazione, bensì la conoscenza del prodotto. Senza l’analisi, la formazione avrebbe mancato completamente l’obiettivo.

La maggior parte delle guide su questo argomento è rivolta ai team interni delle risorse umane. Questa è invece pensata per i consulenti o i fornitori di formazione che conducono analisi delle lacune di competenze per i propri clienti. Il punto di vista è diverso, così come lo sono le priorità.

Perché effettuare un’analisi del divario di competenze in qualità di consulente o fornitore di formazione?

Condurre un'analisi del divario di competenze non significa semplicemente scrivere un report. Per i consulenti e i fornitori di formazione, si tratta di una mossa strategica che offre importanti vantaggi sia a loro stessi che ai clienti. Ecco quali sono i vantaggi:

• Giustificare la formazione con i dati. Anziché proporre un pacchetto formativo generico, puoi presentare la tua offerta con prove concrete. I clienti sono molto più propensi a investire quando possono vedere esattamente quali lacune intendi colmare.

• Progettare una formazione che faccia davvero la differenza. Una formazione mirata è più efficace di un approccio standardizzato. Sapere a quale livello intervenire consente di gestire meglio l'argomento e ottenere maggiori risultati.

1. Livello individuale

Questo livello si concentra su un singolo dipendente, confrontando le sue competenze attuali con quelle richieste dal suo ruolo. È l’approccio giusto quando un dipendente non sta raggiungendo i risultati attesi, sta assumendo un nuovo ruolo o è in lizza per una promozione.

2. A livello di team

In questo caso, si esamina l’intero team per verificare se il gruppo, nel suo insieme, disponga del giusto mix di competenze per portare a termine il proprio lavoro. Ciò risulta particolarmente utile quando un team sta affrontando un nuovo progetto, adottando nuove tecnologie o attuando una riorganizzazione.

3. Livello di organizzazione

La visione più ampia: mappare le competenze dell’intera azienda rispetto ai suoi obiettivi strategici. Questo livello è particolarmente rilevante per i consulenti che forniscono consulenza in materia di pianificazione della forza lavoro, programmi di trasformazione o sviluppo delle competenze a lungo termine.

Una volta chiarito l’ambito di applicazione, passiamo al processo vero e proprio.

Come condurre un’analisi del divario di competenze in 4 fasi

Una buona analisi del divario di competenze segue un processo strutturato. Se si salta un passaggio, i risultati possono risultare vaghi. Ecco come procedere correttamente.

Fase 1: Definire l’ambito di applicazione e l’obiettivo di business

Inizia sempre dall’obiettivo del cliente, non dalle competenze. Le competenze vengono dopo; prima è necessario capire cosa voglia il cliente.

Poni al cliente domande del tipo:

• Quale risultato di business stiamo cercando di migliorare? (ad es. ridurre i tempi di risoluzione dei reclami, aumentare i tassi di conformità, raggiungere un obiettivo di vendita)

• Quali team, reparti o ruoli sono coinvolti?

• Qual è la tempistica prevista per colmare il divario?

• Come misureremo i risultati?

Suggerimento: assicurati che l'obiettivo sia messo per iscritto dal responsabile del cliente prima di procedere.

Questo documento fungerà da punto di riferimento per tutto ciò che seguirà e da prova al termine della formazione.

Fase 2: Identificare le competenze richieste

Ora redigi un elenco delle competenze necessarie per raggiungere l’obiettivo appena definito. Occorre essere precisi. «Comunicazione» non è una competenza, ma «redigere un report chiaro su un incidente» lo è.

Alcuni aspetti da tenere a mente:

• Combina competenze tecniche e trasversali. Anche le competenze trasversali, quali l’adattabilità, il pensiero critico e la risoluzione creativa dei problemi, sono molto apprezzate dai datori di lavoro. Non concentrarti esclusivamente sulle competenze tecniche.

• Definisci i livelli di competenza. Utilizza una scala chiara (da 1 a 5, oppure principiante, intermedio, avanzato, esperto) e definisci in che modo si manifesta ciascun livello nella pratica. Questo è importante perché un team composto da 10 principianti in una competenza fondamentale rappresenta un problema completamente diverso rispetto a un team con tre esperti. Un elenco che non tenga conto del livello di competenza non ti consentirà di cogliere questa differenza.

• Distingui le competenze fondamentali da quelle non fondamentali. Se un dipendente non possiede una determinata competenza ma riesce comunque a portare a termine il lavoro, si tratta di una competenza non fondamentale. Se quando la competenza manca il lavoro ne risente, allora è fondamentale. Concentra la tua analisi su quelle fondamentali.

Fase 3: Misura i livelli attuali di competenza

È qui che la maggior parte dei consulenti e dei fornitori di formazione si blocca, e dove gli strumenti giusti ti fanno risparmiare giorni di lavoro.

Esistono diversi modi per misurare le competenze:

• Valutazioni e quiz online. Di gran lunga il metodo più scalabile, specialmente quando si devono valutare 50, 200 o 500 persone distribuite tra più clienti. Un esame può assegnare un punteggio ai partecipanti per ciascuna area di competenza richiesta e segnalare con precisione le loro lacune. Piattaforme come Easy LMS consentono di classificare le domande d’esame per competenza, in modo da individuare automaticamente le lacune man mano che le persone completano il test.

• Autovalutazioni e sondaggi. Utili per comprendere il livello di fiducia dei dipendenti, ma inaffidabili se utilizzati da soli. Le persone tendono a sopravvalutarsi o a sottovalutarsi.

• Valutazioni da parte di manager o supervisori. Queste forniscono un contesto prezioso, soprattutto per quanto riguarda le prestazioni concrete, ma spesso non tengono conto delle competenze che i dipendenti hanno sviluppato al di fuori dei loro ruoli formali.

• Colloqui e focus group. Più lenti, ma ricchi di approfondimenti qualitativi. Inadatti per ruoli dirigenziali o aree di competenza complesse.

• Dati relativi alle valutazioni delle prestazioni. Se il cliente ne dispone già, utilizzali. Le valutazioni esistenti possono rivelare modelli che altrimenti impiegheresti settimane a individuare.

Consiglio pro: combina diversi metodi. Un breve test diagnostico online abbinato a un’autovalutazione costituisce una combinazione efficace e di facile realizzazione. Il test fornisce punteggi oggettivi; l’autovalutazione mette in luce le lacune in termini di fiducia in sé stessi e le preferenze di apprendimento.

Fase 4: Analizza il divario e stabilisci le priorità

Ora hai a disposizione due gruppi di informazioni: le competenze che le persone possiedono già (fase 2) e quelle di cui hanno ancora bisogno (fase 3). La differenza tra le due costituisce il divario di competenze. Nella maggior parte dei casi, l’elenco delle lacune sarà lungo. Non tutte le lacune possono o devono essere colmate contemporaneamente.

Stabilisci le priorità utilizzando due criteri:

• Impatto di business. Quali lacune sono più dannose per l’obiettivo dichiarato dal cliente? Concentrati innanzitutto su quelle.

• Urgenza. L’entità del divario e l’urgenza non sono la stessa cosa. Un divario di grandi dimensioni non è sempre urgente. Se una competenza non sarà necessaria prima di due anni, hai tempo per svilupparla. Tuttavia, un divario di piccole dimensioni può rivelarsi critico quando una competenza chiave è detenuta da una o due persone soltanto. Se queste persone dovessero lasciare l’azienda, tale competenza scomparirebbe da un giorno all’altro; pertanto, distribuirla all’interno del team potrebbe essere più urgente che colmare un divario più ampio in un altro ambito.

Una volta classificate le lacune, decidi come intervenire. Per farlo può essere d'aiuto adottare il metodo 4B:

• Build (costruisci): sviluppare la competenza internamente attraverso la formazione (è qui che entrano in gioco i tuoi servizi).

• Buy (acquista): consigliare al cliente di assumere personale con quella competenza.

• Borrow (prendi in prestito): ricorrere temporaneamente a collaboratori o specialisti esterni.

• Bridge (colmare): riprogettare i ruoli o i flussi di lavoro per impiegare le competenze esistenti in modo più efficace.

Per i consulenti, questo elenco ordinato per priorità costituisce il report da presentare al cliente. Presentalo come una raccomandazione, non come un verdetto.

Esempio di analisi del divario di competenze

La teoria è utile, ma è più facile comprendere come funziona con uno scenario reale. Ecco un esempio dettagliato basato su un tipico incarico di consulenza.

Il contesto: una società di consulenza alle vendite viene ingaggiata da un’azienda di software B2B. L’azienda ha recentemente lanciato una nuova fascia di prodotti, ma il team di vendita sta incontrando difficoltà nel venderla: i tassi di successo relativi alla nuova fascia sono ben al di sotto dell’obiettivo. Il cliente desidera aumentare tali tassi del 40% entro sei mesi.

Ecco come la società di consulenza conduce l’analisi:

• Fase 1: Ambito e obiettivo. Aumentare i tassi di successo relativi alla nuova linea di prodotti del 40% in sei mesi. L’ambito di intervento comprende tutti i 45 rappresentanti di vendita distribuiti in due team regionali.

• Fase 2: Competenze richieste. La società di consulenza identifica tre competenze fondamentali, ciascuna con un livello di padronanza target: conoscenza del prodotto per la nuova linea (livello esperto), gestione delle obiezioni (livello avanzato) e tecniche di interrogatorio esplorativo (livello intermedio).

• Fase 3: Misurazione dei livelli attuali. La società di consulenza crea un breve test diagnostico online con domande suddivise per ciascuna delle tre aree di competenza. Il test viene somministrato tramite un portale di formazione personalizzato con il brand del cliente. I rappresentanti vedono il logo del cliente, non lo strumento della società di consulenza. Tutti i 45 rappresentanti completano il test entro una settimana. Risultati: il 60% dei rappresentanti ottiene un punteggio inferiore al livello richiesto nella conoscenza del prodotto per il nuovo livello, con i punteggi più bassi concentrati in uno dei due team.

• Fase 4: Analisi e definizione delle priorità. La conoscenza del prodotto rappresenta la lacuna più significativa, con il maggiore impatto sul business, poiché i rappresentanti non possono vendere ciò che non comprendono appieno. La società di consulenza progetta un programma di microlearning articolato in quattro moduli incentrato sul nuovo livello di prodotto, dà priorità all’implementazione nel team più debole e condivide con il cliente un dashboard in tempo reale sui progressi compiuti.

Il risultato: un’unica analisi, un’unica piattaforma, un’unica esperienza personalizzata con il marchio per il team di vendita del cliente e reportistica in tempo reale sui KPI che il cliente può consultare in qualsiasi momento. La società di consulenza è in grado di illustrare la situazione “prima” e di dimostrare quella “dopo”.

Come comunicare i risultati dell’analisi del divario di competenze al cliente

L’analisi in sé rappresenta solo metà del lavoro. Il modo in cui comunichi i risultati determina se il cliente si fida delle tue conclusioni, se agisce di conseguenza e rinnova il contratto con te. È proprio qui che molti consulenti perdono opportunità di guadagno.

Alcuni principi che funzionano sempre:

• Visualizza il divario, non limitaterti a elencarlo. I fogli di calcolo nascondono le informazioni. Grafici, dashboard e schede di valutazione colorate rendono evidenti i divari in pochi secondi. I clienti assimilano facilmente un report visivo; uno scritto lo scorrono senza troppa attenzione.

• Collega ogni divario a un risultato di business. Non dire: «Il 60% dei rappresentanti non raggiunge il livello di competenza richiesto nella conoscenza del prodotto per il nuovo livello». Puoi dire piuttosto: «Il 60% dei rappresentanti non raggiunge il livello di competenza richiesto nella conoscenza del prodotto per il nuovo livello, il che costituisce la ragione principale per cui i tassi di successo non raggiungono l’obiettivo».

• Fornisci ai clienti un accesso su richiesta. Aspettare i report trimestrali in formato PDF è ormai una cosa del passato. I clienti desiderano effettuare l’accesso e verificare i progressi ogni volta che ne hanno bisogno. Una reportistica in tempo reale evita il continuo scambio di comunicazioni e rafforza la fiducia.

• Effettua confronti nel tempo. Un’istantanea isolata è informativa, ma una linea di tendenza è più convincente. Mostra sempre i progressi rispetto al valore di riferimento.

Un report efficace e pronto per il cliente deve contenere, come minimo:

• L’obiettivo di business da cui si è partiti.

• Le competenze che hai misurato e il relativo livello di padronanza.

• Una chiara rappresentazione visiva delle lacune, classificate in base all’impatto.

• Gli interventi raccomandati (formazione, assunzioni, ridefinizione dei ruoli).

• Metriche di successo e una tempistica per colmare ciascuna lacuna.

Consiglio: una piattaforma di formazione dotata di report visivi integrati gestisce gran parte di questo processo in modo automatico. La valutazione del livello di competenza, i tassi di superamento/insuccesso, i certificati rilasciati e i progressi nel tempo vengono generati automaticamente man mano che i partecipanti completano la formazione, senza necessità di report manuali.

Scarica il modello gratuito per l’analisi delle lacune nelle competenze

Effettuare ogni volta un’analisi delle lacune di competenze partendo da zero è un’operazione complessa. Per risparmiare tempo e lavoro sull'impostazione dell'analisi, scarica il nostro modello gratuito per l’analisi delle lacune di competenze.

Al suo interno troverai uno schema strutturato per registrare:

• I dettagli relativi al ruolo o al team: chi viene valutato e in relazione a quale ruolo.

• Le competenze richieste e i livelli di padronanza: le capacità richieste dal lavoro.

• I livelli di competenza attuali: i risultati emersi dalla valutazione.

• Il punteggio del divario e priorità: l’entità del divario e l’urgenza con cui deve essere colmato.

• L'azione raccomandata: formazione, assunzione, ricorso a risorse esterne o soluzione temporanea.

Una volta compilato, avrai a disposizione una panoramica pronta per il cliente sulla situazione attuale e sui passi successivi da intraprendere.

Offri una formazione mirata con Easy LMS

Un’analisi del divario di competenze senza un seguito concreto è solo un PDF ben formattato. Il vero valore deriva dal tradurre i risultati in una formazione che colmi tale divario.

Ecco come Easy LMS semplifica questa fase:

• Contenuti centralizzati. Archivia tutti i tuoi corsi, esami e certificati in un unico posto, per ogni cliente.

• Materiale formativo riutilizzabile. Crea un corso e un esame una sola volta, per poi riutilizzarli con più clienti senza dover ricominciare da zero.

• Portali di formazione personalizzati con il marchio del cliente. Ogni cliente dispone di una propria Academy in white label: con il proprio logo, i propri colori e il proprio URL. Il tuo strumento, la loro esperienza.

• Report visivi in tempo reale. Tassi di superamento/insuccesso, punteggi medi, certificati rilasciati e analisi per livello di competenza: tutti i report sono disponibili su richiesta per voi e per i vostri clienti.

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