Uddannelsesprogrammer for medarbejdere: Typer, fordele og hvordan man udarbejder et program

Hvad er medarbejdertræning?

I sin kerne er medarbejdertræning en struktureret, gentagelig måde at give medarbejdere den viden eller de færdigheder, de har brug for til et specifikt formål. Normalt er dette formål snævert: at introducere en nyansat, udfylde et specifikt kompetencegab eller overholde en deadline for overholdelse af regler. Det er ikke åbent, og det er netop pointen. En god træning har en klar målstreg.

Det er en fordel at skelne mellem træning og udvikling her, da de to ord ofte anvendes i flæng, selvom de ikke betyder det samme. Træning er kortsigtet og jobspecifik. Den er rettet mod et afgrænset behov, og man kan som regel ret hurtigt måle, om den har virket. Udvikling er en langsigtet indsats: at forberede en medarbejder på den retning, vedkommendes karriere tager, ikke blot på de krav, den nuværende stilling stiller. De fleste organisationer ender med at gøre begge dele, da de hver især har deres eget formål med at holde medarbejderne engagerede og deres viden opdateret.

Hvorfor medarbejdertræning er vigtig

Det er nemt at betragte træning som en afkrydsningspost under oplæringen og derefter glemme alt om det. Men de organisationer, som tager den alvorligt, ser ofte en forskel på de områder, som betyder noget: hvem der bliver, hvor godt medarbejderne præsterer, og hvor stor en risiko der lurer i baggrunden.

Fordele for organisationen

Lad os begynde med fastholdelse, da det er det område, hvor der ligger de klareste data bag. Det tal fra Pew Research, vi delte ovenfor, er ikke en undtagelse. Træning er en af de mere direkte måder, hvorpå en arbejdsgiver kan påvirke, hvorfor medarbejdere bliver. Derudover viser der sig ofte et par andre fordele:

• Bedre præstationer og færre fejl, da medarbejdere, der er ordentligt trænet, kræver mindre tilsyn og begår færre kostbare fejl.

• Reduceret compliance-risiko og -omkostninger, især i regulerede brancher, hvor en fejl ikke blot er pinlig, men også dyr.

• Et stærkere arbejdsgiverbrand, da virksomheder, som er kendt for at investere i deres medarbejdere, generelt har nemmere ved at rekruttere nye medarbejdere.

Fordele for medarbejderne

Træning er ikke blot noget, som sker for medarbejderne til fordel for organisationen. Det ændrer også deres hverdag. En medarbejder, der er ordentligt trænet, går til sit arbejde med større selvtillid og mindre gætterier, hvilket typisk gør selve arbejdet mindre stressende – ikke blot mere produktivt.

Det smitter også direkte af på de ovenstående statistikker om fastholdelse. Medarbejdere, der kan se en vej til nye kompetencer og i sidste ende nye ansvarsområder, er dem, der bliver i virksomheden og føler sig mere engagerede. Træning, som er knyttet til reel udvikling – og ikke blot et afkrydsningsfelt for at overholde reglerne – giver medarbejderne en grund til at investere i virksomheden på samme måde, som virksomheden investerer i dem.

Det medfører typisk et par ting: færre medarbejdere, der føler sig fastlåste eller oversete, flere, der er villige til at påtage sig udfordrende opgaver, fordi de føler sig rustede til dem, og en arbejdsplads, hvor det ikke føles som en svaghed at bede om hjælp eller indrømme, at man mangler viden.

Lad os nu se på et par forskellige typer medarbejdertræning, som hver især har deres eget formål med at hjælpe både organisationen og medarbejderne.

8 typer medarbejdertræning

De fleste organisationer benytter sig ikke kun af én type træning. De kombinerer forskellige elementer fra et ret ensartet sæt kategorier, afhængigt af hvem de træner, og hvad de forsøger at opnå. Her er otte typer medarbejdertræning.

1. Introduktionskursus

Introduktionstræning er normalt det første, en ny medarbejder oplever, og den er bevidst kort, ofte kun en enkelt dag. Målet er ikke dybdegående viden, men snarere at give et overblik: virksomhedens vision og værdier, kultur og politikker, hvordan organisationen er opbygget, introduktion til de mennesker, de skal arbejde sammen med, samt de praktiske grundlæggende ting som loginoplysninger og hvor de skal sidde.

Intet af dette er nødvendigvis ment til at blive husket permanent. Det egentlige formål er enklere: at sikre, at ingen på deres første dag føler sig som om de er blevet smidt ind i en bygning, de ikke forstår.

2. Oplæring

Oplæring tager over, hvor orienteringen slutter, og det tager betydeligt længere tid – alt fra et par uger til flere måneder, afhængigt af hvor kompleks stillingen er. En velfungerende oplæring omfatter typisk fire områder, som alle praktisk talt begynder med bogstavet C: compliance (organisationens grundlæggende regler), clarification (hvad stillingen rent faktisk kræver i det daglige), kultur (både de skrevne og uskrevne normer) og fnetværk (relationer til kolleger og en ægte følelse af tilhørsforhold).

Formålet hermed er at få den nye medarbejder fra at være »teknisk ansat« til faktisk at yde et bidrag, uden at overlade det til vedkommende selv at finde ud af de uskrevne regler.

3. Træning i hårde færdigheder

Hårde færdigheder er de målbare, jobspecifikke evner, man har brug for til rent faktisk at udføre arbejdet. En udviklers evne til at programmere eller en revisors forståelse af regnskabsstandarder. Da disse færdigheder er så specifikke, outsources træning i hårde færdigheder ofte til specialister i stedet for at blive udviklet internt, simpelthen fordi det er svært at opbygge dyb ekspertise inden for et snævert felt internt inden for en rimelig tidsramme.

Formålet her er ligetil: at lukke et specifikt, navngiveligt hul mellem det, en person kan, og det, jobbet kræver.

4. Træning i bløde kompetencer

Bløde kompetencer kan ikke så entydigt knyttes til en enkelt opgave, som hårde kompetencer kan, men de kommer til udtryk i næsten alt, hvad en medarbejder foretager sig. Kommunikation, samarbejde, konfliktløsning, tilpasningsevne. Træning i bløde kompetencer dækker typisk aktiv lytning, effektiv kommunikation, teamwork, fleksibilitet og offentlig tale, og ligesom træning i hårde kompetencer leveres den ofte af eksterne specialister, der fokuserer netop på dette.

Denne træning handler mindre om at lære en ny færdighed og mere om at udjævne den friktion, der opstår, når medarbejdere skal arbejde sammen.

5. Produkt- eller servicetræning

Før en medarbejder kan repræsentere en virksomhed godt, skal vedkommende faktisk forstå, hvad virksomheden sælger. Produkt- eller servicetræning giver dem det grundlag, og den indgår som regel direkte i introduktionsforløbet for nye medarbejdere. Den dukker også ofte op som en opfriskning, når en virksomhed foretager en væsentlig ændring af sine produkter eller tjenester, hvilket for de fleste virksomheder sker oftere, end de gerne ville.

Så i bund og grund handler produkt- eller servicetræning om at sikre, at ingen er nødt til at lade som om, når de skal tale om, hvad virksomheden rent faktisk laver.

6. Compliancetræning

Compliancetræning dækker de love og regler, der er knyttet til en stilling eller branche, og den er ofte obligatorisk med en fast deadline. I mange tilfælde kræves den årligt i henhold til lokale eller nationale regler. Hvor tilsynsmyndigheden ikke stiller sit eget undervisningsmateriale til rådighed, træder eksterne konsulentvirksomheder typisk til for at udfylde dette hul. Det er en af grundene til, at compliancetræning er en af de mest almindelige ydelser, som træningsudbydere og konsulentvirksomheder bliver hyret specifikt til at levere.

Formålet er heller ikke valgfrit: Det handler om at beskytte organisationen – og ofte medarbejderen selv – mod risici, som kan blive virkelig dyre, hvis der begås fejl.

7. Franchisetræning

Franchisetræning begynder i det øjeblik, en franchisetager underskriver sin aftale, og den stopper ikke rigtig efter det. Den er designet til at gøre franchisemedarbejdere til ensartede brandambassadører, og den bliver afgørende i det øjeblik, en franchisegiver har brug for at holde processer og produkter ensartede på tværs af lokationer, som ikke deler det daglige tilsyn med hinanden.

Det egentlige mål er at sikre, at en klient får den samme oplevelse, uanset om vedkommende befinder sig på lokation nummer et eller nummer halvtreds.

8. Ledertræning

Ledertræning hjælper medarbejdere med at opbygge de færdigheder, som kræves for at lede: kommunikation, beslutningstagning, strategisk planlægning og effektiv teamledelse. Den spænder fra korte workshops til fulde kurser og er relevant i alle faser, uanset om man netop er blevet teamleder for første gang eller træder ind i en ledende stilling efter mange års erfaring.

I sidste ende er det en investering i de medarbejdere, der vil præge, hvordan alle andre oplever organisationen – på godt og ondt.

Det er teorien bag disse otte forskellige medarbejdertræninger. Alt dette er meget nemmere at forestille sig med konkrete eksempler, så her kan du se, hvordan strukturerede medarbejdertræninger ser ud hos nogle af vores klienter, som hver dag leverer træning til deres egne klienter.

Konkrete eksempler på medarbejdertræning i praksis

Chapter Three Consulting: standardiseret træning frem for at udvikle den fra bunden til hver enkelt klient

Udfordringen: Chapter Three Consulting hjælper virksomheder med at implementere ISO-standarder og compliance-akkrediteringer for deres klienter. Hver implementering indebærer et krav om at træne klientens personale og bevise, at de har tilegnet sig stoffet, ikke blot skimmet det. At opbygge den træning fra bunden for hver enkelt klient var ikke omkostningseffektivt.

Løsningen: Med Easy LMS opbyggede de et udvalg af eksisterende kurser, som klones og tilpasses til den enkelte klient frem for at blive udviklet forfra, og de administrerer træningen direkte på vegne af deres klienter og holder styr på, hvem der har gennemført den, og hvem der ikke har.

Resultatet: En gentagelig leveringsmodel med fuld indsigt i gennemførelsen samt rapporter, som de kan give direkte til klienter som bevis på, at deres krav til ISO- og GDPR-træning faktisk er opfyldt. Som CEO Eddie Finch udtrykte det: De bygger ikke op fra bunden hver gang, men kan klone det.

Netop dette er i grunden forskellen mellem træning som et engangsprojekt og træning som noget, man kan skalere.

👉 Læs hele casestudiet.

Fresh Compliance: skalering af compliance-træning til tusinder uden at øge medarbejderantallet

Udfordringen: Fresh Compliance rådgiver organisationer om overholdelse af GDPR, AI og cybersikkerhed. I begyndelsen indebar træning at rejse ud til klienters lokaler, afholde webinarer eller sende PowerPoint-præsentationer via e-mail – ingen af delene kunne skaleres i takt med, at deres kundebase voksede, og det var for dyrt for et lille team at opbygge deres egen platform.

Løsningen: De flyttede træningen over på Easy LMS og sendte klienter ét enkelt sikkert link, hvor de kunne gennemføre deres compliance-træning – uden at de behøvede at logge ind eller foretage nogen opsætning, og resultaterne blev automatisk synkroniseret med hver klients egne systemer.

Resultatet: Fuldt automatiseret compliancetræning, som nu når ud til tusindvis af deltagere om måneden, hvilket sparer Fresh Compliance anslået 1.000 til 5.000 euro om måneden i tid og ressourcer. Grundlægger og CEO Frank Trautwein sagde, at de nåede dertil uden at ansætte ekstra personale eller udvikle deres egen platform.

Det er et godt, konkret eksempel på, hvordan den rette struktur gør det muligt for et lille team at håndtere et stort antal deltagere.

👉 Læs hele casestudiet.

BLOM opleidingen: højere beståelsesprocenter med forberedelse inden kursusstart

Udfordringen: BLOM opleidingen træner omkring 30.000 studerende til gaffeltruckcertificering om året på 22 praktiksteder i Holland. Da de i 2018 gik over til digitale eksamener for at frigøre mere tid til praktisk træning, havde de brug for en måde, hvorpå en målgruppe med praktisk baggrund – hvoraf mange ikke var vant til digitale værktøjer – kunne tilegne sig teorien, inden de overhovedet ankom til undervisningslokalet.

Løsningen: De udviklede et forberedelsesprogram i Easy LMS: en online lærebog, quizzer hentet fra den samme spørgsmålsbank som den egentlige eksamen samt korte instruktionsvideoer – alt sammen valgfrit og tilgængeligt når som helst, uden krav om login eller fast rækkefølge.

Resultatet: Denne forberedelsesmetode frigjorde cirka to timers undervisningstid om dagen til øvelser, og beståelsesprocenten på teoriprøverne steg med anslået 5 til 10%. Kommerciel chef Maarten Dullaert har bemærket en tydelig og synlig forskel mellem deltagere, der forberedte sig med Easy LMS, og dem, der ikke gjorde det.

Det er et direkte og ret målbart eksempel på, hvorfor selve programmet er vigtigt – ikke kun indholdet i det.

👉 Læs hele casestudiet.

Sådan opbygger du en medarbejdertræning

At opbygge en træning, som virker og er værd at investere i, handler som regel om en håndfuld velovervejede trin, som tages i omtrent denne rækkefølge.

1. Identificer dine mål

Begynd med at definere, hvad træningen skal opnå. Handler det om at opbygge tekniske færdigheder? Bedre samarbejde? Stærkere lederskab? Overholdelse af lovgivning? Det er vigtigt at være konkret her, da det præger alle de beslutninger, som følger.

2. Vurder målgruppens behov

Få et klart billede af, hvem du træner: deres nuværende roller, kompetenceniveauer, læringspræferencer og hvor de eksisterende mangler ligger. Et program udviklet til erfarne medarbejdere bør se ganske anderledes ud end et program udviklet til nyansatte.

3. Vælg dine træningsformater

Tilpas formatet til både målet og målgruppen, og du behøver ikke at vælge kun ét. Workshops og seminarer, e-learning og onlinekurser, træning på arbejdspladsen, mentoring og coaching, konferencer og webinarer, rollespil og simulationer. Det er ofte mere effektivt at kombinere et par af disse end at satse på et enkelt format.

4. Udform og skræddersy indholdet

Opret træning, som er virkelig relevant for dine mål og din målgruppe, og undgå generisk indhold. Det betyder som regel, at du skal samle eksisterende ressourcer som artikler, videoer og selvstudiemateriale, opdele indholdet i overskuelige moduler og tilføje interaktive elementer som quizzer, diskussioner eller casestudier for at holde deltagerne engagerede.

5. Vælg de rigtige værktøjer

Et learning management system gør det muligt at organisere, levere og følge op på træning effektivt, og det bliver langt vigtigere, når du skal administrere mere end en håndfuld deltagere eller levere den samme træning til flere kundeorganisationer på én gang.

6. Mål resultaterne

Fastlæg dine målepunkter inden lanceringen, ikke bagefter. Gennemførelsesprocenter, vurderingsresultater, ændringer i arbejdspræstationen, færre fejl – alt, hvad der er relevant for dit oprindelige mål. Uden dette trin er der reelt ingen måde at vide, om noget af det har virket.

7. Gentag og forbedr

Træning er ikke noget, man udvikler én gang for alle og så lader ligge. Gennemgå programmet regelmæssigt, lyt til feedback fra deltagerne, og tilpas det ud fra, hvad data og deltagerne fortæller dig – ikke kun ud fra, hvad der virkede som en god idé i begyndelsen.

Hvis du gennemfører dette på tværs af flere kundeorganisationer, gælder rammen stadig, men prioriteten skifter lidt i retning af genanvendelighed. En kursusstruktur, du kan kopiere og let tilpasse til den enkelte kunde, frem for at skulle opbygge den fra bunden hver gang, er normalt det, som adskiller træning som et engangsprojekt fra uddannelse som noget, du kan tilbyde som en service.

Sådan understøtter Easy LMS konsulentvirksomheder og træningsudbydere

Uanset om du er en konsulentvirksomhed, som jonglerer med træning på tværs af snesevis af kundeorganisationer, eller en uafhængig træningsudbyder, som leverer det samme kerneprogram til hundredvis af deltagere hver måned, er den underliggende udfordring som regel den samme. Du har brug for en måde at udvikle indhold én gang og levere det mange gange uden at miste muligheden for at tilpasse det til den enkelte klient eller spore resultaterne individuelt.

Det er i det væsentlige dét, som akademifunktionen i Easy LMS er udviklet til. Den giver dig mulighed for at organisere alt dit træningsindhold ét sted og derefter oprette flere akademier, så hver klient får sin egen separate læringsportal, komplet med sin egen branding, sprog og login-opsætning, mens du fortsat genanvender det underliggende kursusmateriale på tværs af dem alle. Rapporteringen giver dig det visuelle, delbare bevis på de læringsresultater, dine klienter forventer, uden at du selv skal bruge tid på at samle det manuelt.

Book en demo for at se, hvordan det fungerer, eller begynd en gratis prøveperiode for selv at opleve det.

Nyttige kilder

1. Pew Research-undersøgelse fra 2021