Programas de treinamennto de funcionários: tipos, benefícios e como criar um

O que é um programa de treinamento de funcionários?

Na sua essência, um programa de treinamento de funcionários é uma forma estruturada e repetível de proporcionar aos colaboradores os conhecimentos ou competências de que necessitam para um objetivo específico. Normalmente, esse objetivo é restrito: fazer o onboarding de um novo colaborador, preencher uma lacuna específica de competências ou cumprir um prazo de compliance. Não é um processo sem escopo, e a ideia é essa mesmo. Um bom programa de treinamento tem um objetivo final claro.

Vale a pena distinguir aqui o treinamento do desenvolvimento, uma vez que os dois são usados como sinônimos, apesar de não serem a mesma coisa. O treinamento é de curto prazo e específico a um cargo. Visa preencher uma lacuna específica e, normalmente, é possível avaliar se surtiu efeito com certa rapidez. O desenvolvimento é um processo de mais longo prazo: preparar alguém para o rumo que a sua carreira irá tomar, e não apenas para o que o cargo atual exige. A maioria das empresas realiza ambas as atividades, uma vez que cada uma tem o seu próprio objetivo para manter os funcionários engajados, com seus conhecimentos atualizados.

Por que os programas de treinamento de funcionários são importantes

É fácil tratar o treinamento como um requisito que precisa cumprir durante o onboarding e, depois, esquecê-lo. No entanto, as organizações que o levam a sério tendem a notar a diferença em aspectos importantes: quem permanece na empresa, o desempenho das pessoas e o nível de risco subjacente.

Benefícios para a organização

Comecemos pela retenção, uma vez que é o aspecto com dados mais claros. O dado do Pew Research que compartilhamos anteriormente não é um caso isolado. O treinamento é uma das formas mais diretas que um empregador pode influenciar a decisão das pessoas de permanecerem na empresa. Para além disso, alguns outros benefícios tendem a surgir de forma consistente:

• Melhor desempenho e menos erros, já que os funcionários devidamente treinados necessitam de menos supervisão e cometem menos erros dispendiosos.

• Menores riscos e custos de compliance, particularmente em setores regulamentados, onde uma falha não é apenas embaraçosa, mas também cara.

• Uma marca de empregador mais forte, uma vez que as empresas conhecidas por investirem nas pessoas têm, em geral, mais facilidade em recrutar desde o início.

Benefícios para os colaboradores

O treinamento não é apenas algo imposto aos colaboradores em prol da organização. Também muda a rotina deles. Alguém que tenha recebido treinamento adequado trabalha com mais confiança e menos suposições, o que tende a tornar o próprio trabalho menos estressante, e não apenas mais produtivo.

Isso também se reflete diretamente nas estatísticas de retenção que mencionamos acima. As pessoas que conseguem vislumbrar um caminho para novas competências e, eventualmente, novas responsabilidades, são aquelas que permanecem na empresa e se sentem mais empenhadas. O treinamento que está ligado a uma progressão real, e não apenas a um requisito de compliance, dá aos colaboradores uma razão para investirem na empresa, da mesma forma que esta investe neles.

Daí decorrem algumas consequências: menos funcionários que se sentem estagnados ou ignorados, mais pessoas dispostas a assumir tarefas desafiadoras porque se sentem preparadas para enfrentá-las e um ambiente de trabalho em que pedir ajuda ou admitir uma falha não é visto como um ponto fraco.

Agora, vamos analisar alguns tipos diferentes de programas de treinamento de funcionários, cada um com o seu próprio objetivo de ajudar tanto a empresa quanto os funcionários.

8 tipos de programas de treinamento para funcionários

A maioria das empresas não se baseia somente em um único tipo de treinamento. Combinam e adaptam um conjunto bastante consistente de categorias, dependendo de quem estão treinando e do que pretendem alcançar. Apresentamos aqui oito tipos de programas de treinamento para funcionários.

1. Treinamento de orientação

A orientação é normalmente a primeira experiência de um novo colaborador e é deliberadamente breve, muitas vezes com a duração de apenas um dia. O objetivo não é a profundidade, mas sim o contexto: a visão e os valores da empresa, a cultura e as políticas, a forma como a organização está estruturada, a apresentação das pessoas com quem irão trabalhar e os aspectos práticos básicos, como as credenciais de acesso e onde se sentar.

Nada disto se destina necessariamente a ficar gravado de forma permanente. O verdadeiro objetivo é mais simples: garantir que ninguém sinta, no seu primeiro dia, que foi largado em um local que não compreende.

2. Treinamento de onboarding

O onboarding começa onde a orientação termina e demora consideravelmente mais tempo, indo de algumas semanas a vários meses, dependendo da complexidade da função. Um programa de onboarding bem conduzido tende a abranger quatro aspectos que, convenientemente, começam todos por C: compliance (as regras fundamentais da organização), clareza (o que a função exige efetivamente no dia a dia), cultura (tanto as normas escritas como as não escritas) e conexão (relações com os colegas e um verdadeiro sentimento de pertencimento).

O objetivo deste programa é fazer com que o novo funcionário passe de "tecnicamente contratado" para a fase em que contribui efetivamente, sem que ele tenha que descobrir as regras não escritas por si próprio.

3. Treinamento de hard skills

As hard skills, também chamadas de competências técnicas, são as capacidades mensuráveis e específicas que alguém necessita para atuar no cargo. A capacidade de programação de um programador ou o domínio das normas de relato financeiro por parte de um contabilista. Como as competências são tão específicas, o treinamento em competências técnicas é frequentemente terceirizado a especialistas, em vez de ser desenvolvido internamente, simplesmente porque é difícil desenvolver internamente, em um prazo razoável, conhecimentos aprofundados em uma área tão específica.

O objetivo aqui é claro: preencher uma lacuna específica e identificável entre o que uma pessoa é capaz de fazer e o que o cargo exige.

4. Treinamento de soft skills

As soft skills, também conhecidas como competências sociais, não correspondem diretamente a uma única tarefa, tal como acontece com as hard skills, mas estão presentes em quase tudo o que um funcionário faz. Comunicação, colaboração, resolução de conflitos, adaptabilidade. O treinamento de soft skills normalmente contempla a escuta ativa, a comunicação eficaz, o trabalho em equipe, a flexibilidade e a oratória e, tal como o treinamento de hard skills, é frequentemente conduzido por especialistas terceirizados que se dedicam exatamente à área.

O treinamento visa menos ensinar uma nova competência e mais atenuar o atrito que surge sempre que as pessoas têm de trabalhar em grupo.

5. Treinamento de produtos ou serviços

Antes de um funcionário poder representar bem uma empresa, precisa entender efetivamente o que ela vende. Treinamentos de produtos ou serviços proporcionam essa base e são normalmente integrados diretamente no processo de onboarding de novos contratados. Tende também a ser repetido como reciclagem sempre que uma empresa introduz uma alteração significativa nos seus produtos ou serviços, o que, para a maioria das empresas, acontece com mais frequência do que gostariam.

Assim, na sua essência, o treinamento de produtos ou serviços visa garantir que ninguém tenha de fingir que sabe do que está falando em uma conversa sobre o que a empresa realmente faz.

6. Treinamento de compliance

O treinamento de compliance contempla as leis e regulamentos associados a um cargo ou setor, sendo frequentemente obrigatório e sujeito a um prazo rígido. Em muitos casos, é exigido anualmente por regulamentos locais ou nacionais. Quando o órgão regulador não fornece os seus próprios materiais de formação, as empresas de treinamento externas agem para preencher esse vácuo. É em parte por isso que o treinamento de compliance é um dos serviços mais comuns para os quais os provedores de treinamento e as empresas de consultoria são especialmente contratados.

O objetivo também não é opcional: é uma questão de proteger a organização — e, muitas vezes, o próprio funcionário — de riscos que podem ser muito onerosos.

7. Treinamento para redes de franquias

O treinamento para redes de franquias tem início no momento em que um franqueado assina o seu contrato e, na verdade, não termina depois disso. É elaborado para transformar os colaboradores da franquia em embaixadores consistentes da marca e torna-se essencial no momento em que um franqueador precisa manter processos e produtos uniformes em unidades que não são supervisionadas juntas no dia a dia.

O verdadeiro objetivo é garantir que um cliente tenha a mesma experiência, indo na unidade número um ou na unidade número cinquenta.

8. Treinamento em liderança

O treinamento em liderança ajuda as pessoas a desenvolver as competências necessárias para liderar: comunicação, tomada de decisões, planejamento estratégico e boa gestão de equipes. Abrange desde workshops de curta duração até cursos completos, sendo relevante em todas as fases, quer alguém tenha acabado de assumir a liderança de uma equipe pela primeira vez, quer esteja assumindo um cargo de direção sênior após anos de experiência.

Em última análise, trata-se de um investimento nas pessoas que irão moldar a forma como todos os outros vivenciam a empresa, para o bem ou para o mal.

É essa a teoria subjacente a estes oito programas diferentes de treinamento de funcionários. Tudo fica muito mais fácil de visualizar com exemplos reais. Por isso, veja a seguir como são os programas de treinamento estruturados em alguns dos nossos clientes que treinam os seus próprios clientes diariamente.

Exemplos reais de programas de treinamento de funcionários em ação

Chapter Three Consulting: duplicar o treinamento em vez de o recriar para cada cliente

O desafio: a Chapter Three Consulting ajuda as empresas a implementar normas ISO e acreditações de compliance para os seus clientes. Cada implementação implica a necessidade de formar o pessoal do cliente e de comprovar que este assimilou a matéria, e não se limitou a dar-lhe uma vista de olhos. Criar essa formação do zero para cada cliente não era rentável.

A solução: com o Easy LMS, criaram um menu de cursos existentes que é duplicado e adaptado a cada cliente, em vez de ser recriado, ministrando o treinamento diretamente pelos clientes, acompanhando quem o concluiu ou não.

O resultado: um modelo de entrega repetível com total visibilidade da conclusão, além de relatórios que podem ser enviados diretamente aos clientes como prova de que os requisitos de treinamento em ISO e GDPR realmente foram atendidos. Como afirmou o CEO Eddie Finch, não tem de iniciar o processo de criação do zero toda vez, mas sim replicar os cursos.

Esse hábito é, basicamente, a diferença entre um treinamento que é um projeto pontual e outro que pode ser ampliado.

👉 Leia o estudo de caso completo.

Fresh Compliance: expandir a formação em conformidade para milhares de pessoas sem aumentar o quadro de pessoal

O desafio: a Fresh Compliance presta consultoria a organizações em matéria de conformidade com o RGPD, IA e cibersegurança. Inicialmente, a formação implicava deslocar-se às instalações dos clientes, realizar webinars ou enviar apresentações em PowerPoint por e-mail, práticas que não podiam ser escaladas à medida que a sua base de clientes crescia, e a criação de uma plataforma própria era demasiado dispendiosa para uma equipa de pequenas dimensões.

A solução: transferiram a formação para o Easy LMS, enviando aos clientes um único link seguro para concluírem os seus cursos de conformidade, sem necessidade de inícios de sessão ou configurações por parte do cliente, e com os resultados sincronizados automaticamente com os sistemas de cada cliente.

O resultado: formação em conformidade totalmente automatizada que atinge agora milhares de participantes por mês, poupando à Fresh Compliance um valor estimado entre 1 000 e 5 000 euros por mês em tempo e recursos. O fundador e CEO, Frank Trautwein, afirmou que alcançaram este objetivo sem contratar pessoal adicional nem desenvolver a sua própria plataforma.

Trata-se de um bom exemplo concreto de como a estrutura adequada permite que uma equipa pequena dê resposta a um grande volume de formandos.

👉 Leia o estudo de caso completo.

BLOM opleidingen: aumentar as taxas de aprovação com preparação prévia ao curso, antes da chegada dos formandos

O desafio: a BLOM opleidingen forma cerca de 30 000 alunos para a certificação de empilhadores por ano, em 22 locais de formação na Holanda. Quando passaram a utilizar exames digitais em 2018, para libertar mais tempo para a prática, precisavam de uma forma de permitir que um público com formação prática — muitos dos quais pouco familiarizados com ferramentas digitais — assimilasse a teoria antes mesmo de chegar ao local de formação.

A solução: criaram um programa de preparação pré-formação no Easy LMS: um manual online, questionários extraídos da mesma base de dados de perguntas do exame real e vídeos instrutivos curtos, todos opcionais e disponíveis a qualquer momento, sem login obrigatório nem sequência imposta.

O resultado: esta forma de preparação libertou cerca de duas horas de tempo de aula por dia para a prática, e as taxas de aprovação nos exames teóricos aumentaram, segundo estimativas, entre 5 % e 10 %. O Diretor Comercial, Maarten Dullaert, constatou uma diferença clara e visível entre os participantes que se prepararam com o Easy LMS e aqueles que não o fizeram.

Este é um argumento direto e bastante mensurável que demonstra por que razão o próprio programa é importante, e não apenas o conteúdo que nele se encontra.

👉 Leia o estudo de caso completo.

Como criar um programa de formação para colaboradores

Criar uma formação que funcione e na qual valha a pena investir resume-se, normalmente, a um conjunto de passos deliberados, a seguir aproximadamente por esta ordem.

1. Identifique os seus objetivos

Comece por definir o que a formação pretende alcançar. Trata-se do desenvolvimento de competências técnicas? De um melhor trabalho em equipa? De uma liderança mais forte? De conformidade regulamentar? É importante ser específico nesta fase, pois isso molda todas as decisões que se seguem.

2. Avalie as necessidades do seu público-alvo

Obtenha uma visão clara de quem está a formar: as suas funções atuais, níveis de competências, preferências de aprendizagem e onde se situam as lacunas existentes. Um programa concebido para colaboradores experientes deve ser bastante diferente de um programa concebido para pessoas que estão no primeiro dia de trabalho.

3. Escolha os formatos de formação

Adapte o formato tanto ao objetivo como ao público-alvo, e não sinta que tem de escolher apenas um. Workshops e seminários, e-learning e cursos online, formação no local de trabalho, mentoria e coaching, conferências e webinars, dramatizações e simulações. Combinar alguns destes formatos é, muitas vezes, mais eficaz do que basear-se num único formato.

4. Conceba e adapte o conteúdo

Crie algo que seja genuinamente relevante para os seus objetivos e para o seu público, evitando conteúdos genéricos. Isso significa, normalmente, selecionar recursos existentes, como artigos, vídeos e material de autoaprendizagem, dividir o conteúdo em módulos mais fáceis de gerir e adicionar elementos interativos, tais como questionários, debates ou estudos de caso, para manter as pessoas envolvidas.

5. Escolha as ferramentas certas

Um sistema de gestão da aprendizagem permite organizar, ministrar e acompanhar a formação de forma eficiente, e torna-se muito mais importante quando se gere mais do que um pequeno número de participantes ou se ministra a mesma formação em várias organizações de clientes em simultâneo.

6. Avalie os resultados

Defina os seus parâmetros de referência antes do lançamento, e não depois. Taxas de conclusão, pontuações nas avaliações, alterações no desempenho no trabalho, redução do número de erros — tudo o que for relevante para o seu objetivo inicial. Sem este passo, não há realmente forma de saber se alguma das medidas surtiu efeito.

7. Iterar e melhorar

A formação não é algo que se cria uma vez e se deixa de lado. Reveja o programa regularmente, ouça o feedback dos participantes e faça ajustes com base no que os dados e as pessoas lhe dizem, e não apenas no que parecia ser uma boa ideia no início.

Se estiver a implementar isto em várias organizações de clientes, a estrutura mantém-se, mas a prioridade desloca-se ligeiramente para a reutilização. Uma estrutura de curso que possa clonar e personalizar ligeiramente por cliente, em vez de reconstruir do zero de cada vez, é normalmente o que distingue a formação como um projeto pontual da formação como algo que pode oferecer como serviço.

Como o Easy LMS apoia consultoras e prestadores de formação

Quer seja uma consultora a gerir formações em dezenas de organizações de clientes, ou um prestador de formação independente a ministrar o mesmo programa principal a centenas de participantes por mês, o desafio subjacente tende a ser o mesmo. Necessita de uma forma de criar conteúdos uma única vez e disponibilizá-los repetidamente, sem perder a capacidade de personalizar por cliente ou de acompanhar os resultados individualmente.

É essencialmente para isso que a funcionalidade «Academia» do Easy LMS foi concebida. Permite-lhe organizar todo o seu conteúdo de formação num único local e, em seguida, configurar várias academias para que cada cliente tenha o seu próprio portal de aprendizagem, com a sua própria identidade visual, idioma e configuração de início de sessão, enquanto continua a reutilizar o material do curso subjacente em todas elas. Os relatórios fornecem-lhe a prova visual e partilhável dos resultados de aprendizagem que os seus clientes esperam, sem o trabalho manual de ter de os compilar você mesmo.

Marque uma demonstração para ver como funciona ou inicie um período de teste gratuito para experimentar por si próprio.

Recursos úteis

1. Estudo da Pew Research de 2021