Mitarbeiterfortbildungsprogramme: Arten, Vorteile und wie man ein solches Programm aufbaut

Was ist ein Mitarbeiterschulungsprogramm?

Im Kern ist ein Mitarbeiterschulungsprogramm ein strukturierter und wiederholbarer Ansatz, um Mitarbeitern das Wissen oder die Fähigkeiten zu vermitteln, die sie für ein bestimmtes Ziel benötigen. In der Regel ist dieses Ziel klar umrissen: einen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten, eine bestimmte Qualifikationslücke zu schließen oder die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicherzustellen. Eine Schulung ist klar begrenzt und auf ein konkretes Ziel ausgerichtet. Ein gutes Schulungsprogramm hat daher eine klar definierte Ziellinie.

An dieser Stelle lohnt es sich, zwischen Schulung und Entwicklung zu unterscheiden, da die beiden Begriffe häufig synonym verwendet werden, obwohl sie nicht dasselbe bedeuten. Eine Schulung ist kurzfristig angelegt und auf eine bestimmte Tätigkeit ausgerichtet. Sie zielt auf eine klar definierte Lücke ab, und in der Regel lässt sich relativ schnell messen, ob sie erfolgreich war. Entwicklung hingegen ist langfristig ausgerichtet: Es geht darum, jemanden auf die weitere berufliche Entwicklung vorzubereiten und nicht nur auf die Anforderungen der aktuellen Position. Die meisten Unternehmen setzen auf beides. Schulungen und Entwicklung tragen dazu bei, Mitarbeiter zu binden und ihr Wissen auf dem neuesten Stand zu halten.

Warum Mitarbeiterschulungsprogramme wichtig sind

Schulungen werden schnell zu einem Häkchen auf der To-do-Liste des Onboardings, das man nach der Einarbeitung wieder vergisst. Unternehmen, die Schulungen jedoch ernst nehmen, sehen die Auswirkungen an entscheidenden Stellen: daran, welche Mitarbeiter im Unternehmen bleiben, wie gut sie ihre Arbeit erledigen und welche Risiken im Hintergrund lauern.

Vorteile für das Unternehmen

Beginnen wir mit der Mitarbeiterbindung, denn dafür gibt es die deutlichsten Daten. Die bereits erwähnte Zahl aus der Pew-Research-Studie ist kein Ausreißer. Schulungen sind einer der direktesten Hebel, mit denen Arbeitgeber Mitarbeiter im Unternehmen halten können. Darüber hinaus zeigen sich regelmäßig einige weitere Vorteile:

• Bessere Leistung und weniger Fehler, da gut geschulte Mitarbeiter weniger Betreuung benötigen und weniger kostspielige Fehler machen.

• Geringere Compliance-Risiken und -Kosten, insbesondere in regulierten Branchen, in denen ein Verstoß nicht nur unangenehm, sondern teuer sein kann.

• Eine stärkere Arbeitgebermarke, da Unternehmen, die für ihre Investitionen in ihre Mitarbeiter bekannt sind, in der Regel leichter neue Mitarbeiter gewinnen.

Vorteile für die Mitarbeiter

Schulungen finden nicht nur zum Vorteil des Unternehmens statt. Sie verändern auch den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Wer richtig geschult ist, kann seine Aufgaben selbstständiger und souveräner angehen. Das macht die Arbeit nicht nur produktiver, sondern reduziert auch das Gefühl von Stress.

Schulungen wirken sich außerdem direkt auf die oben genannten Zahlen zur Mitarbeiterbindung aus. Wer einen Weg zu neuen Fähigkeiten und langfristig zu neuen Verantwortungsbereichen erkennen kann, bleibt eher im Unternehmen und fühlt sich stärker eingebunden. Schulungen, die an konkrete berufliche Entwicklungsmöglichkeiten geknüpft sind und nicht nur als Pflichtprogramm zur Einhaltung von Vorgaben dienen, geben Mitarbeitern einen Grund, sich genauso für das Unternehmen einzusetzen, wie das Unternehmen in sie investiert.

Daraus ergeben sich einige weitere positive Effekte: Weniger Mitarbeiter fühlen sich festgefahren oder übergangen. Mehr Mitarbeiter sind bereit, anspruchsvollere Aufgaben zu übernehmen, weil sie sich dafür gut gerüstet fühlen. Und es entsteht ein Arbeitsumfeld, in dem es nicht als Schwäche gilt, um Hilfe zu bitten oder eine Wissens- bzw. Qualifikationslücke einzugestehen.

Schauen wir uns nun einige verschiedene Arten von Mitarbeiterschulungsprogrammen an, die jeweils einen eigenen Zweck erfüllen und sowohl dem Unternehmen als auch seinen Mitarbeitern zugutekommen.

8 Arten von Mitarbeiterschulungsprogrammen

Die meisten Unternehmen setzen nicht nur auf eine einzige Art von Schulung. Je nachdem, wen sie schulen und welches Ziel sie erreichen möchten, kombinieren sie verschiedene Kategorien, die sich in der Praxis immer wieder finden. Hier sind acht Arten von Mitarbeiterschulungsprogrammen.

1. Einführungsschulung

Die Einführungsschulung ist in der Regel das Erste, was ein neuer Mitarbeiter erlebt, und sie ist bewusst kurz gehalten – oft dauert sie nur einen Tag. Dabei geht es nicht um eine tiefgehende Vermittlung von Wissen, sondern darum, den nötigen Kontext zu schaffen: Unternehmensvision und -werte, Unternehmenskultur und Richtlinien, die Organisationsstruktur, die Vorstellung der Kollegen, mit denen der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten wird, sowie praktische Grundlagen wie Anmeldedaten und der eigene Arbeitsplatz.

Nicht alles davon muss dauerhaft im Gedächtnis bleiben. Der eigentliche Zweck ist einfacher: Niemand soll sich am ersten Arbeitstag fühlen, als wäre er in ein Gebäude gesetzt worden, dessen Zusammenhänge er nicht versteht.

2. Onboarding-Schulung

Die Onboarding-Schulung knüpft dort an, wo die Einführungsschulung aufhört, und dauert deutlich länger – je nach Komplexität der Tätigkeit einige Wochen bis mehrere Monate. Ein gut strukturiertes Onboarding-Programm deckt typischerweise vier Bereiche ab, die praktischerweise alle mit C beginnen: Compliance (die grundlegenden Regeln des Unternehmens), Clarification (was die Position im Arbeitsalltag tatsächlich erfordert), Culture (die geschriebenen und ungeschriebenen Regeln) und Connection (Beziehungen zu Kollegen und ein echtes Gefühl der Zugehörigkeit).

Das Ziel besteht darin, den neuen Mitarbeiter von „formal eingestellt“ zu einem Mitarbeiter zu machen, der tatsächlich einen Beitrag leisten kann – ohne ihn dabei die ungeschriebenen Regeln selbst herausfinden zu lassen.

3. Schulung von Hard Skills

Hard Skills sind messbare, berufsspezifische Fähigkeiten, die jemand benötigt, um seine Arbeit tatsächlich ausführen zu können – etwa die Programmierkenntnisse eines Entwicklers oder die Kenntnisse eines Buchhalters über Rechnungslegungsstandards. Da diese Fähigkeiten sehr spezifisch sind, werden Schulungen zu Hard Skills häufig an Spezialisten ausgelagert, anstatt sie intern aufzubauen. Schließlich lässt sich tiefgehendes Fachwissen in einem eng abgegrenzten Bereich innerhalb eines angemessenen Zeitraums nur schwer intern entwickeln.

Das Ziel ist klar: eine konkrete, eindeutig benennbare Lücke zwischen den vorhandenen Fähigkeiten einer Person und den Anforderungen ihrer Tätigkeit zu schließen.

4. Soft-Skill-Schulung

Soft Skills lassen sich nicht so eindeutig einer einzelnen Aufgabe zuordnen wie Hard Skills, spielen aber bei fast allem eine Rolle, was ein Mitarbeiter tut. Dazu gehören Kommunikation, Zusammenarbeit, Konfliktlösung und Anpassungsfähigkeit. Soft-Skill-Schulungen vermitteln typischerweise aktives Zuhören, effektive Kommunikation, Teamarbeit, Flexibilität und Präsentationsfähigkeiten. Wie Schulungen zu Hard Skills werden auch sie häufig von externen Spezialisten durchgeführt, die sich genau auf diesen Bereich konzentrieren.

Bei dieser Art von Schulung geht es weniger darum, eine völlig neue Fähigkeit zu vermitteln, als vielmehr darum, Reibungen zu reduzieren, die entstehen, wenn Menschen zusammenarbeiten müssen.

5. Produkt- oder Serviceschulung

Bevor ein Mitarbeiter ein Unternehmen kompetent vertreten kann, muss er zunächst verstehen, was das Unternehmen verkauft. Eine Produkt- oder Serviceschulung vermittelt dafür die notwendigen Grundlagen und wird bei neuen Mitarbeitern meist direkt in das Onboarding integriert. Sie wird außerdem häufig als Auffrischungsschulung wieder aufgegriffen, wenn ein Unternehmen wesentliche Änderungen an seinen Produkten oder Dienstleistungen vornimmt – was bei den meisten Unternehmen häufiger vorkommt, als ihnen lieb ist.

Im Kern geht es bei einer Produkt- oder Serviceschulung also darum, sicherzustellen, dass niemand ein Gespräch über das, was das Unternehmen tatsächlich anbietet, nur vortäuschen muss.

6. Compliance-Schulung

Compliance-Schulungen vermitteln die Gesetze und Vorschriften, die für eine bestimmte Tätigkeit oder Branche gelten, und sind häufig verpflichtend und mit einer festen Frist verbunden. In vielen Fällen müssen sie aufgrund lokaler oder nationaler Vorschriften jährlich durchgeführt werden. Wenn die zuständige Aufsichtsbehörde keine eigenen Schulungsmaterialien bereitstellt, übernehmen häufig externe Schulungsanbieter diese Aufgabe. Das ist ein Grund dafür, dass Compliance-Schulungen zu den häufigsten Leistungen gehören, für die Schulungsanbieter und Beratungsunternehmen beauftragt werden.

Das Ziel ist dabei nicht optional: Es geht darum, das Unternehmen und häufig auch die Mitarbeiter selbst vor Risiken zu schützen, bei denen Fehler tatsächlich teuer werden können.

7. Franchise-Schulungen

Franchise-Schulungen beginnen in dem Moment, in dem ein Franchisenehmer seinen Vertrag unterschreibt, und hören danach im Grunde nicht mehr auf. Sie sollen Mitarbeiter von Franchisebetrieben zu einheitlichen Markenbotschaftern machen. Entscheidend werden sie in dem Moment, in dem ein Franchisegeber Prozesse und Produkte über verschiedene Standorte hinweg einheitlich halten muss, obwohl diese im Arbeitsalltag nicht gemeinsam betreut werden.

Das eigentliche Ziel besteht darin sicherzustellen, dass ein Kunde überall die gleiche Erfahrung macht – ganz gleich, ob er am ersten oder am fünfzigsten Standort einkauft.

8. Führungskräfteschulung

Führungskräfteschulungen helfen Mitarbeitern dabei, die Fähigkeiten zu entwickeln, die sie für gute Führung benötigen: Kommunikation, Entscheidungsfindung, strategische Planung und die erfolgreiche Leitung eines Teams. Das Spektrum reicht von kurzen Workshops bis hin zu umfassenden Kursen. Relevant sind sie in jeder Phase – ganz gleich, ob jemand gerade zum ersten Mal eine Teamleitung übernimmt oder nach jahrelanger Erfahrung eine Position im oberen Management antritt.

Letztlich sind Führungskräfteschulungen eine Investition in die Menschen, die maßgeblich beeinflussen, wie alle anderen Mitarbeiter das Unternehmen erleben – im Guten wie im Schlechten.

Das ist die Theorie hinter diesen acht verschiedenen Arten von Mitarbeiterschulungsprogrammen. Mit konkreten Beispielen lässt sich das Ganze jedoch viel besser veranschaulichen. Deshalb schauen wir uns nun an, wie strukturierte Schulungsprogramme bei einigen unserer Kunden aussehen, die täglich selbst Schulungen für ihre Kunden durchführen.

Praxisbeispiele für Mitarbeiterschulungsprogramme

Chapter Three Consulting: Schulungen klonen, statt sie für jeden Kunden neu zu erstellen

Die Herausforderung: Chapter Three Consulting unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von ISO-Normen und Compliance-Zertifizierungen für ihre Kunden. Bei jeder Umsetzung müssen die Mitarbeiter des Kunden geschult werden – und es muss nachgewiesen werden, dass sie die Inhalte tatsächlich verstanden und nicht nur oberflächlich durchgesehen haben. Die Schulungen für jeden Kunden von Grund auf neu zu erstellen, war jedoch nicht wirtschaftlich.

Die Lösung: Mit Easy LMS erstellte das Unternehmen eine Auswahl bestehender Kurse, die für jeden Kunden dupliziert und individuell angepasst werden können, anstatt sie jedes Mal neu aufzubauen. Außerdem führt Chapter Three Consulting die Schulungen direkt im Auftrag seiner Kunden durch und kann nachverfolgen, wer die Schulung abgeschlossen hat und wer noch nicht.

Das Ergebnis: Ein wiederholbares Modell für die Schulungsdurchführung mit vollständiger Übersicht über die Abschlussquoten sowie Berichten, die direkt an Kunden weitergegeben werden können und als Nachweis dienen, dass deren Anforderungen an ISO- und DSGVO-Schulungen tatsächlich erfüllt wurden. CEO Eddie Finch fasst es so zusammen: Sie müssen die Schulungen nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen, sondern können sie einfach duplizieren.

Diese eine Gewohnheit macht im Grunde den Unterschied zwischen einer Schulung als einmaligem Projekt und einer Schulung, die sich skalieren lässt.

👉 Die vollständige Fallstudie lesen.

Fresh Compliance: Compliance-Schulungen für Tausende Teilnehmer skalieren, ohne zusätzliches Personal einzustellen

Die Herausforderung: Fresh Compliance berät Unternehmen zu den Themen DSGVO-, KI- und Cybersicherheits-Compliance. Zu Beginn bedeuteten Schulungen, zu Kundenstandorten zu reisen, Webinare durchzuführen oder PowerPoint-Präsentationen per E-Mail zu verschicken. Keine dieser Lösungen ließ sich mit dem wachsenden Kundenstamm skalieren, und der Aufbau einer eigenen Plattform war für das kleine Team zu kostspielig.

Die Lösung: Das Unternehmen verlagerte seine Schulungen auf Easy LMS. Kunden erhalten einen einzigen sicheren Link, über den sie ihre Compliance-Kurse absolvieren können – ohne dass sie sich auf ihrer Seite anmelden oder etwas einrichten müssen. Die Ergebnisse werden automatisch mit den jeweiligen Systemen der Kunden synchronisiert.

Das Ergebnis: Vollständig automatisierte Compliance-Schulungen erreichen inzwischen jeden Monat Tausende von Teilnehmern. Fresh Compliance spart dadurch schätzungsweise 1.000 bis 5.000 Euro pro Monat an Zeit und Ressourcen. Gründer und CEO Frank Trautwein zufolge konnte das Unternehmen dieses Wachstum erreichen, ohne zusätzliches Personal einzustellen oder eine eigene Plattform aufzubauen.

Das ist ein anschauliches Beispiel dafür, wie die richtige Struktur es einem kleinen Team ermöglicht, eine große Zahl von Lernenden zu betreuen.

👉 Die vollständige Fallstudie lesen.

BLOM opleidingen: Mit Vorbereitung vor dem Kurs die Bestehensquoten erhöhen

Die Herausforderung: BLOM opleidingen schult jedes Jahr rund 30.000 Teilnehmer für den Gabelstaplerführerschein an 22 Praxisstandorten in den Niederlanden. Als das Unternehmen 2018 auf eine digitale Prüfung umstellte, um mehr Zeit für praktische Übungen zu schaffen, benötigte es eine Möglichkeit, einer Zielgruppe mit viel Praxiserfahrung, aber teilweise wenig Erfahrung mit digitalen Tools, die theoretischen Inhalte bereits vor dem Eintreffen am Schulungsort zu vermitteln.

Die Lösung: Das Unternehmen entwickelte mit Easy LMS ein digitales Vorbereitungsprogramm für die Schulung: ein Online-Lehrbuch, Quizze aus derselben Fragen-Datenbank wie bei der tatsächlichen Prüfung sowie kurze Lernvideos. Alle Inhalte waren optional und jederzeit verfügbar – ohne verpflichtende Anmeldung oder eine vorgegebene Reihenfolge.

Das Ergebnis: Durch diese Vorbereitung konnten täglich rund zwei Stunden Unterrichtszeit für praktische Übungen freigemacht werden. Gleichzeitig stieg die Bestehensquote bei den theoretischen Prüfungen schätzungsweise um 5 bis 10 %. Commercial Manager Maarten Dullaert stellte einen deutlichen und unmittelbar sichtbaren Unterschied zwischen Teilnehmern fest, die sich mit Easy LMS vorbereitet hatten, und denen, die dies nicht getan hatten.

Das zeigt sehr konkret und messbar, warum nicht nur die Inhalte einer Schulung, sondern auch die Struktur des gesamten Schulungsprogramms entscheidend ist.

👉 Die vollständige Fallstudie lesen.

So erstellst du ein Mitarbeiterschulungsprogramm

Ein wirksames Schulungsprogramm, das sich wirklich lohnt, entsteht in der Regel in einigen gezielten Schritten, die ungefähr in dieser Reihenfolge aufeinander folgen.

1. Ziele festlegen

Überlege zunächst, was du mit der Schulung erreichen möchtest. Geht es darum, fachliche Fähigkeiten zu vermitteln? Die Zusammenarbeit im Team zu verbessern? Führungskompetenzen auszubauen? Gesetzliche oder regulatorische Vorgaben zu erfüllen? Je konkreter du dein Ziel formulierst, desto leichter kannst du alle weiteren Entscheidungen darauf ausrichten.

2. Lernbedarf deiner Zielgruppe ermitteln

Verschaffe dir ein klares Bild von den Personen, die du schulen möchtest: Welche Aufgaben übernehmen sie aktuell? Welche Kenntnisse und Fähigkeiten bringen sie mit? Wie lernen sie am besten und wo bestehen noch Lücken? Ein Schulungsprogramm für erfahrene Mitarbeiter wird schließlich ganz anders aussehen als eines für Mitarbeiter, die gerade erst anfangen.

3. Passende Schulungsformate auswählen

Wähle ein Format, das sowohl zum Ziel als auch zur Zielgruppe passt – und beschränke dich dabei nicht unbedingt auf eine einzige Möglichkeit. Workshops und Seminare, E-Learning und Online-Kurse, Training am Arbeitsplatz, Mentoring und Coaching, Konferenzen und Webinare sowie Rollenspiele und Simulationen kommen infrage. Oft ist eine Kombination mehrerer Formate effektiver als die Konzentration auf nur eines.

4. Inhalte erstellen und anpassen

Stelle Inhalte zusammen, die wirklich zu deinen Zielen und deiner Zielgruppe passen, statt allgemeine Inhalte zu verwenden. Dazu gehört beispielsweise, vorhandene Ressourcen wie Artikel, Videos und Selbstlernmaterialien zusammenzustellen, die Inhalte in überschaubare Module zu gliedern und interaktive Elemente wie Quizze, Diskussionen oder Fallstudien einzubauen. So bleiben die Teilnehmer aktiv eingebunden.

5. Die richtigen Tools auswählen

Mit einem Lernmanagementsystem (LMS) kannst du Schulungen effizient organisieren, durchführen und den Lernfortschritt verfolgen. Besonders hilfreich wird ein LMS, sobald du mehr als nur einige wenige Teilnehmer betreust oder dieselbe Schulung gleichzeitig für mehrere Kundenunternehmen anbietest.

6. Lernerfolg messen

Lege bereits vor dem Start fest, woran du den Erfolg der Schulung messen möchtest. Das können beispielsweise Abschlussquoten, Testergebnisse, eine bessere Leistung am Arbeitsplatz oder eine geringere Fehlerquote sein – je nachdem, welches Ziel du ursprünglich festgelegt hast. Ohne eine solche Erfolgsmessung lässt sich nur schwer beurteilen, ob die Schulung tatsächlich etwas bewirkt hat.

7. Schulungsprogramm regelmäßig überprüfen und verbessern

Ein Schulungsprogramm ist nichts, was du einmal erstellst und danach unverändert lässt. Überprüfe es regelmäßig, hole Feedback von den Teilnehmern ein und passe die Inhalte und den Ablauf entsprechend an. Orientiere dich dabei an den Ergebnissen und dem Feedback der Teilnehmer und nicht nur an deinen ursprünglichen Annahmen.

Wenn du ein Schulungsprogramm für mehrere Kundenunternehmen durchführst, bleiben diese Schritte grundsätzlich gleich. Allerdings wird es noch wichtiger, dass du deine Schulungen wiederverwenden kannst. Eine Kursstruktur, die du für jeden Kunden duplizieren und mit wenigen Anpassungen individualisieren kannst, anstatt sie jedes Mal komplett neu zu erstellen, macht häufig den Unterschied zwischen einer Schulung als einmaligem Projekt und einer Schulung, die du als Dienstleistung anbieten kannst.

Wie Easy LMS Schulungsberatungen und Schulungsanbieter unterstützt

Ganz gleich, ob du als Beratungsunternehmen Schulungen für Dutzende Kundenunternehmen organisierst oder als unabhängiger Schulungsanbieter jeden Monat dasselbe grundlegende Schulungsprogramm für Hunderte Teilnehmer durchführst – die Herausforderung ist meist dieselbe: Du brauchst eine Möglichkeit, Inhalte einmal zu erstellen und anschließend beliebig oft bereitzustellen, ohne sie für jeden Kunden komplett neu erstellen zu müssen. Gleichzeitig solltest du die Inhalte für einzelne Kunden anpassen und die Ergebnisse individuell nachverfolgen können.

Genau dafür wurde die Academy-Funktion von Easy LMS entwickelt. Du kannst damit alle deine Schulungsinhalte an einem zentralen Ort organisieren und anschließend mehrere Academies einrichten. So erhält jeder Kunde sein eigenes Lernportal mit eigener Gestaltung, Sprache und eigenen Anmeldedaten, während du die zugrunde liegenden Kursinhalte für alle Kunden wiederverwenden kannst. Mit der Berichtsfunktion erhältst du übersichtliche und einfach teilbare Nachweise über die Lernergebnisse, die deine Kunden erwarten – ohne dass du die entsprechenden Daten manuell zusammentragen musst.

Buche eine Demo, um zu sehen, wie es funktioniert, oder starte eine kostenlose Testversion, um es selbst auszuprobieren.

Nützliche Links

1. Pew-Research-Studie 2021