Trainingsprogramma’s voor werknemers: soorten, voordelen en hoe je er een opzet

Wat is een trainingsprogramma voor werknemers?

In wezen is een trainingsprogramma voor werknemers een gestructureerde, herhaalbare manier om werknemers de kennis of vaardigheden bij te brengen die zij voor een specifiek doel nodig hebben. Meestal is dat doel beperkt: een nieuwe werknemer inwerken, een specifieke vaardigheidskloof dichten of een compliance-deadline halen. Het is niet willekeurig, en dat is juist de bedoeling. Een goed trainingsprogramma heeft een duidelijk einddoel.

Het is nuttig om hier een onderscheid te maken tussen training en ontwikkeling, aangezien deze twee termen vaak door elkaar worden gebruikt, hoewel ze niet hetzelfde betekenen. Training is kortdurend en functiespecifiek. Het richt zich op een duidelijk omschreven tekort, en je kan doorgaans vrij snel meten of het heeft gewerkt. Ontwikkeling is een proces op lange termijn: iemand voorbereiden op de richting die zijn of haar carrière opgaat, niet alleen op wat de huidige functie vereist. De meeste organisaties doen uiteindelijk allebei, omdat ze elk hun eigen doel hebben om ervoor te zorgen dat werknemers betrokken blijven en hun kennis up-to-date wordt gehouden.

Waarom trainingsprogramma’s voor werknemers belangrijk zijn

Het is gemakkelijk om training te beschouwen als een vakje dat tijdens de onboarding moet worden aangevinkt en het vervolgens te vergeten. Maar de organisaties die het serieus nemen, merken doorgaans het verschil op de punten die ertoe doen: wie blijft, hoe goed mensen presteren en hoeveel risico er op de achtergrond schuilt.

Voordelen voor de organisatie

Laten we eerst eens kijken naar het personeelsbehoud, aangezien daarvoor de duidelijkste gegevens beschikbaar zijn. Het cijfer van Pew Research dat we eerder noemden, is geen uitzondering. Training is een van de meer directe manieren waarop een werkgever invloed kan uitoefenen op de reden waarom mensen blijven. Daarnaast zijn er nog enkele andere voordelen die consequent zichtbaar zijn:

• Betere prestaties en minder fouten, aangezien goed opgeleide werknemers minder toezicht nodig hebben en minder kostbare fouten maken.

• Lagere risico’s en kosten op het gebied van compliance, met name in gereguleerde sectoren waar een misstap niet alleen gênant, maar ook duur is.

• Een sterker werkgeversimago, aangezien bedrijven die bekend staan om hun investeringen in mensen over het algemeen minder moeite hebben om personeel aan te werven.

Voordelen voor de werknemers

Training is niet alleen iets wat werknemers ondergaan ten behoeve van de organisatie. Het verandert ook hun dagelijkse werk. Iemand die goed is opgeleid, gaat met meer zelfvertrouwen en minder giswerk aan de slag, waardoor het werk zelf doorgaans minder stressvol wordt en productiever verloopt.

Het draagt ook rechtstreeks bij aan de hierboven genoemde statistieken over personeelsbehoud. Mensen die een pad zien naar nieuwe vaardigheden, en uiteindelijk naar nieuwe verantwoordelijkheden, zijn degenen die blijven en zich meer betrokken voelen. Training die gekoppeld is aan daadwerkelijke vooruitgang, en niet louter een vakje is om af te vinken op een compliance-lijstje, geeft werknemers een reden om in het bedrijf te investeren, net zoals het bedrijf in hen investeert.

Hieruit vloeien doorgaans een aantal zaken voort: minder werknemers die het gevoel hebben vast te zitten of over het hoofd te worden gezien, meer mensen die bereid zijn uitdagende opdrachten aan te nemen omdat ze zich daarvoor klaar voelen, en een werkomgeving waarin het vragen om hulp of het toegeven van een tekort niet als een nadeel wordt ervaren.

Laten we nu eens kijken naar enkele verschillende soorten trainingsprogramma’s voor werknemers, die elk hun eigen doel hebben om zowel de organisatie als de werknemers te ondersteunen.

8 soorten trainingsprogramma’s voor werknemers

De meeste organisaties vertrouwen niet op slechts één soort training. Ze combineren verschillende elementen uit een vrij vaste reeks categorieën, afhankelijk van wie ze trainen en wat ze willen bereiken. Hieronder volgen acht soorten trainingsprogramma’s voor werknemers.

1. Introductietraining

De introductietraining is doorgaans het eerste wat een nieuwe werknemers ervaart, en deze wordt bewust kort gehouden, vaak slechts één dag. Het doel is niet diepgang, maar context: de visie en waarden van het bedrijf, de cultuur en het beleid, de structuur van de organisatie, kennismaking met de collega’s en praktische basiszaken zoals inloggegevens en waar men moet zitten.

Niets hiervan is per se bedoeld om permanent te blijven. Het werkelijke doel is eenvoudiger: ervoor zorgen dat niemand zich op zijn of haar eerste dag verloren voelt.

2. Onboarding-training

De onboarding-training gaat verder waar de introductie ophoudt en duurt aanzienlijk langer, variërend van enkele weken tot meerdere maanden, afhankelijk van de complexiteit van de functie. Een goed georganiseerd onboarding behandelt doorgaans vier onderwerpen die allemaal handig met een C beginnen: compliance (naleving: de fundamentele regels van de organisatie), clarification (verduidelijking: wat de functie dagelijks daadwerkelijk vereist), culture (cultuur: zowel de geschreven als ongeschreven normen) en connection (verbinding: relaties met collega’s en een oprecht gevoel van verbondenheid).

Het doel hiervan is om de nieuwe werknemers van de fase ‘technisch aangenomen’ naar daadwerkelijke bijdrage te brengen, zonder dat ze zelf de ongeschreven regels moet uitzoeken.

3. Training van directe vaardigheden

Directe vaardigheden zijn de meetbare, functiespecifieke vaardigheden die iemand nodig heeft om het werk daadwerkelijk uit te voeren. Het programmeervermogen van een ontwikkelaar of de kennis van een boekhouder op het gebied van financiële verslaggevingsnormen. Omdat deze vaardigheden zo specifiek zijn, wordt de training in directe vaardigheden vaak uitbesteed aan specialisten in plaats van deze intern uit te voeren, simpelweg omdat diepgaande expertise op een smal vakgebied moeilijk binnen een redelijke termijn intern kan worden opgebouwd.

Het doel hiervan is duidelijk: een specifieke, benoembare kloof dichten tussen wat iemand kan en wat de functie vereist.

4. Training van indirecte vaardigheden

Indirecte vaardigheden zijn niet zo duidelijk aan één enkele taak te koppelen als directe vaardigheden, maar komen tot uiting in vrijwel alles wat een werknemer doet. Communicatie, samenwerking, conflictoplossing, aanpassingsvermogen. De training van indirecte vaardigheden omvat doorgaans actief luisteren, effectieve communicatie, teamwork, flexibiliteit en spreken in het openbaar, en net als de training van directe vaardigheden wordt deze vaak verzorgd door externe specialisten die zich precies hierop richten.

Deze training is minder gericht op het aanleren van een nieuwe vaardigheid en meer op het wegwerken van de problemen die opduiken als mensen moeten samenwerken.

5. Product- of servicetraining

Voordat een werknemer een bedrijf goed kan vertegenwoordigen, moet hij of zij daadwerkelijk begrijpen wat het bedrijf verkoopt. De product- of servicetraining biedt hen die basis en wordt doorgaans direct geïntegreerd in de onboarding voor nieuwe werknemers. Deze training komt ook vaak terug als opfriscursus wanneer een bedrijf een ingrijpende wijziging doorvoert in de producten of services, wat bij de meeste bedrijven vaker gebeurt dan ze zouden willen.

Dus eigenlijk zorgt een product- of servicetraining ervoor dat je werknemers makkelijk een gesprek kunnen voeren over wat het bedrijf nu eigenlijk doet.

6. Compliance-training

Compliance-training behandelt de wet- en regelgeving die verband houdt met een functie of sector, en is vaak verplicht met een strikte deadline. In veel gevallen is deze training jaarlijks vereist op grond van lokale of nationale regelgeving. Wanneer de regelgevende instantie geen eigen trainingsmateriaal verstrekt, springen externe trainingsbureaus doorgaans in om die leemte op te vullen. Dat is een van de redenen waarom compliance-training een van de meest voorkomende diensten is waarvoor trainingsaanbieders en adviesbureaus specifiek worden ingehuurd.

Het doel is evenmin optioneel: het gaat om het beschermen van de organisatie, en vaak ook de werknemer zelf, tegen de risico’s op fouten die echt kostbaar kunnen zijn.

7. Franchisetraining

Franchisetrainingen beginnen op het moment dat een franchisenemer zijn overeenkomst ondertekent, en eigenlijk houdt die daarna nooit echt op. Ze zijn bedoeld om van franchisemedewerkers consistente merkambassadeurs te maken, en worden essentieel zodra een franchisegever processen en producten uniform moet houden tussen vestigingen die geen dagelijks toezicht op elkaar uitoefenen.

Het werkelijke doel is ervoor zorgen dat elke klant dezelfde ervaring krijgt, of deze nu op locatie één of op locatie vijftig is.

8. Leiderschapstraining

Leiderschapstraining helpt mensen om de vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn om leiding te geven: communicatie, besluitvorming, strategische planning en het goed aansturen van een team. Het aanbod varieert van korte workshops tot volledige cursussen, en het is relevant in elke fase, of iemand nu net voor het eerst teamleider is geworden of na jarenlange ervaring een leidinggevende functie bekleedt.

Uiteindelijk is het een investering in de mensen die bepalen hoe de rest van de organisatie wordt ervaren, in positieve of negatieve zin.

Dat is de theorie achter deze acht verschillende trainingsprogramma’s voor werknemers. Dit alles is veel gemakkelijker voor te stellen aan de hand van concrete voorbeelden, dus hieronder zie je hoe deze gestructureerde trainingsprogramma’s eruitzien bij enkele van onze klanten die dagelijks trainingen verzorgen voor hun eigen klanten.

Praktijkvoorbeelden van trainingsprogramma’s voor werknemers

Chapter Three Consulting: trainingen opnieuw gebruiken in plaats van deze voor elke klant opnieuw op te zetten

De uitdaging: Chapter Three Consulting helpt bedrijven bij het implementeren van de ISO-normen en compliance-certificeringen voor hun klanten. Bij elke implementatie hoort de vereiste om het personeel van de klant te trainen en aan te tonen dat zij de leerstof daadwerkelijk hebben begrepen, en niet alleen vluchtig hebben doorgenomen. Het was niet kosteneffectief om die training voor elke klant helemaal opnieuw op te zetten.

De oplossing: Met Easy LMS hebben zij een aanbod van bestaande cursussen samengesteld dat per klant gekopieerd en op maat wordt gemaakt in plaats van het steeds opnieuw te creëren. Daarnaast verzorgen ze de training rechtstreeks in naam van hun klanten, terwijl ze kunnen bijhouden wie deze wel en niet heeft voltooid.

Het resultaat: Het leveren van een herhaalbaar model met volledig inzicht in de voltooiing, plus rapporten die zij direct aan klanten kunnen overhandigen als bewijs dat aan hun ISO- en AVG-trainingsvereisten daadwerkelijk is voldaan. Zoals CEO Eddie Finch het verwoordde: ze hoeven niet elke keer helemaal opnieuw te beginnen, maar kunnen het programma kopiëren.

Die ene werkwijze maakt in feite het verschil tussen training als een eenmalig project en training als iets dat je kan opschalen.

👉 Lees het volledige praktijkvoorbeeld.

Fresh Compliance: compliance-trainingen opschalen naar duizenden deelnemers zonder extra personeel

De uitdaging: Fresh Compliance adviseert organisaties over compliance van de AVG, AI en cyberbeveiliging. In het begin hield de training in dat men naar klantlocaties moest reizen, webinars moest organiseren of PowerPoint-presentaties per e-mail moest versturen. Maar geen van deze methoden was schaalbaar naarmate hun klantenbestand groeide, en het bouwen van een eigen platform was te kostbaar voor een klein team.

De oplossing: Ze verplaatsten de trainingen naar Easy LMS en stuurden klanten één beveiligde link om hun compliance-cursussen te voltooien, zonder dat er aan de kant van de klant een login of installatie nodig was, en de resultaten werden automatisch gesynchroniseerd met de eigen systemen van elke klant.

Het resultaat: Volledig geautomatiseerde compliance-trainingen die nu maandelijks duizenden deelnemers bereiken, waardoor Fresh Compliance naar schatting € 1.000 tot € 5.000 per maand aan tijd en middelen bespaart. Oprichter en CEO Frank Trautwein verklaarde dat ze dit hebben bereikt zonder extra personeel aan te nemen of een eigen platform te bouwen.

Het is een goed, concreet voorbeeld van hoe de juiste structuur een klein team in staat stelt een groot aantal deelnemers te bedienen.

👉 Lees het volledige praktijkvoorbeeld.

BLOM opleidingen: het slagingspercentage verhogen door voorbereiding vóór aanvang van de cursus

De uitdaging: BLOM opleidingen traint jaarlijks ongeveer 30.000 deelnemers voor het heftruckcertificaat, verspreid over 22 trainingslocaties in Nederland. Toen ze in 2018 overstapten op een digitaal examen om meer tijd vrij te maken voor praktijkgerichte oefeningen, hadden ze een manier nodig om een praktijkgericht publiek – waarvan velen niet vertrouwd waren met digitale tools – de theorie te laten verwerken nog voordat zij op de trainingslocatie aankwamen.

De oplossing: Ze ontwikkelden een voorbereidingsprogramma in Easy LMS: een online leerboek, quizzen uit dezelfde vragenbank als het echte examen en korte instructievideo’s, allemaal optioneel en op elk moment beschikbaar, zonder verplichte inlogprocedure of vaste volgorde.

Het resultaat: Door deze voorbereiding kwam er dagelijks ongeveer twee uur lestijd vrij voor oefeningen, en steeg het slagingspercentage voor de theorie-examens naar schatting met 5 tot 10%. Commercieel manager Maarten Dullaert constateerde een duidelijk, zichtbaar verschil tussen deelnemers die zich met Easy LMS hadden voorbereid en degenen die dat niet hadden gedaan.

Dat is een direct, redelijk meetbaar bewijs van het belang van het programma zelf, en niet alleen van de inhoud die het bevat.

👉 Lees het volledige praktijkvoorbeeld.

Hoe je een trainingsprogramma voor werknemers opzet

Het opzetten van een trainingsprogramma dat werkt en dat de moeite waard is om in te investeren, komt meestal neer op een aantal weloverwogen stappen, die meestal ongeveer in deze volgorde worden genomen.

1. Bepaal je doelstellingen

Begin met wat de training moet bereiken. Gaat het om het ontwikkelen van technische vaardigheden? Beter teamwork? Sterker leiderschap? Compliance? Het is belangrijk om hier specifiek te zijn, omdat dit bepalend is voor elke beslissing die daarna volgt.

2. Breng de behoeften van je doelgroep in kaart

Krijg een duidelijk beeld van de mensen die je gaat trainen: hun huidige functies, vaardigheidsniveaus, leervoorkeuren en waar de bestaande tekorten liggen. Een programma dat is opgezet voor ervaren werknemers moet er heel anders uitzien dan een programma voor mensen die net zijn begonnen.

3. Kies je trainingsvormen

Stem de vorm af op zowel de doelstelling als de doelgroep, en voel je niet verplicht om slechts één vorm te kiezen. Workshops en seminars, e-learning en online cursussen, training op de werkplek, mentoring en coaching, conferenties en webinars, rollenspellen en simulaties. Het combineren van een aantal van deze vormen is vaak effectiever dan het te beperken tot één enkele vorm.

4. Ontwerp en stem de inhoud af

Ontwikkel inhoud die daadwerkelijk relevant is voor jouw doelstellingen en je doelgroep, en vermijd generieke inhoud. Dit betekent doorgaans dat je bestaande bronnen zoals artikelen, video’s en zelfstudiemateriaal selecteert, de inhoud opsplitst in verwerkbare modules en interactieve elementen toevoegt, zoals quizzen, discussies of praktijkvoorbeelden, om de deelnemers betrokken te houden.

5. Kies de juiste tools

Een leermanagementsysteem maakt het mogelijk om trainingen efficiënt te organiseren, aan te bieden en op te volgen, en het wordt des te belangrijker zodra je meer dan een handvol deelnemers beheert of dezelfde training tegelijkertijd aan meerdere klantorganisaties aanbiedt.

6. Meet de resultaten

Stel je benchmarks vast vóór de lancering, niet erna. Voltooiingspercentages, beoordelingsscores, veranderingen in de prestaties op de werkvloer, minder fouten – alles wat relevant is voor jouw oorspronkelijke doelstelling. Zonder deze stap is er geen manier om te weten of het überhaupt heeft gewerkt.

7. Herhaal en verbeter

Training is niet iets dat je eenmalig opzet en vervolgens laat rusten. Evalueer het programma regelmatig, luister naar feedback van deelnemers en pas het aan op basis van wat de gegevens en de mensen je vertellen, niet alleen op basis van wat in het begin een goed idee leek.

Als je dit bij meerdere klantorganisaties uitvoert, blijft het kader van kracht, maar verschuift de prioriteit enigszins naar herbruikbaarheid. Een cursusstructuur die je kan kopiëren en per klant licht kan aanpassen, in plaats van deze elke keer helemaal opnieuw op te bouwen, is doorgaans wat het verschil maakt tussen training als een eenmalig project en training als iets dat je als service kan aanbieden.

Hoe Easy LMS trainingsadviesbureaus en -aanbieders ondersteunt

Of je nu een adviesbureau bent dat trainingen bij tientallen klantorganisaties coördineert, of een onafhankelijke trainingsaanbieder die maandelijks hetzelfde kernprogramma aan honderden deelnemers aanbiedt: de onderliggende uitdaging is doorgaans dezelfde. Je hebt een manier nodig om inhoud één keer te ontwikkelen en deze vervolgens vele malen aan te bieden, zonder de mogelijkheid te verliezen om deze per klant aan te passen of de resultaten individueel bij te houden.

Dat is in wezen waarvoor de academiefunctie van Easy LMS is ontwikkeld. Hiermee kan je al jouw trainingsinhoud op één plek organiseren en vervolgens meerdere academies opzetten, zodat elke klant zijn eigen afzonderlijke leerportaal krijgt, compleet met eigen branding, taal en inloginstellingen, terwijl jij het onderliggende cursusmateriaal voor al deze academies opnieuw kan gebruiken. De rapportagefunctie biedt je het visuele, deelbare bewijs van de leerresultaten dat je klanten verwachten, zonder dat je dit handmatig zelf moet samenstellen.

Boek een demo om te zien hoe het werkt, of start een gratis proefperiode om het zelf te ervaren.

Nuttige bronnen

1. Onderzoek van Pew Research uit 2021