LMS-migrering: En vejledning i skift for udbydere af uddannelse

Hvad er LMS-migration?

LMS-migration er processen med at flytte alt, hvad du har opbygget i et learning management system (LMS), over til et andet. Det omfatter dine kurser og eksamener, dine deltagere, deres gennemførelses- og certificeringsoplysninger samt alle de integrationer, du er afhængig af. Kort sagt handler det om at flytte hele din drift og placere den et bedre sted.

For en træningsudbyder eller et konsulentfirma er der et ekstra lag, som de fleste vejledninger springer over. Du flytter ikke én enkelt virksomheds træning; du flytter flere klienters træning, og hver enkelt skal forblive pænt adskilt på den anden side. Det lyder som mere arbejde, men det handler egentlig bare om at planlægge, hvor tingene skal hen. De ting, du typisk vil overføre, er:

• Kurser, eksamener og alt SCORM-indhold, du allerede har udviklet.

• Deltagere og de grupper, de tilhører.

• Gennemførelseshistorik og certifikater.

• Rapporter og den måde, resultaterne deles med klienterne på.

• Integrationer med de andre værktøjer, du bruger.

Det er det 'hvad'. Inden du planlægger skiftet, er det en god idé at være ærlig omkring 'hvorfor', for årsagen til, at du skifter, præger alt, hvad der følger.

Tegn på, at det er tid til at skifte til et nyt LMS

De fleste træningsvirksomheder vågner ikke op en morgen og beslutter sig for at skifte platform. Det bygger sig langsomt op. En fornyelse, som koster lidt mere end sidste år, en klient, der beder om en rapport, du er nødt til at sammensætte manuelt, en ny klient, der må vente på adgang, fordi det er så besværligt at oprette en konto til vedkommende. Hver for sig er det små irritationsmomenter. Men tilsammen er det dit LMS, som fortæller dig, at det ikke kan følge med den vækst, du har oplevet.

Her er de tegn, der typisk får en træningsudbyder til at skifte til et nyt LMS:

• Dine omkostninger stiger, hver gang du tilføjer en klient eller deltager, så vækst straffes frem for at blive belønnet.

• Du kan ikke adskille den ene klients deltagere, indhold og resultater klart fra den andens.

• Klienterne beder hele tiden om rapporter og dashboards, som du er nødt til at oprette manuelt.

• Det tager lang tid at integrere en ny klient, eller værre endnu, det kræver IT-indblanding hver gang.

• Systemet føles forældet og klodset, og det bremser den vækst, du gerne vil opnå.

Hvis mere end ét af disse punkter rammer plet, beskriver du et LMS, der ikke længere passer til din virksomhed. Det næste spørgsmål er det praktiske: hvornår foretager du skiftet, og hvad tager du egentlig med dig i denne LMS-migration?

Hvad skal flyttes, og hvad skal efterlades under en LMS-migration

Det er meget fristende at flytte alt over præcis, som det var. Modstå fristelsen. En LMS-migration er et af de få øjeblikke, hvor du får mulighed for at se hele dit kursusbibliotek på én gang, og det er det perfekte tidspunkt til at rydde op. Tænk på det mindre som en simpel eksport og mere som en gennemgang, hvor du beslutter, hvad der fortjener en plads i det nye system, frem for at slæbe årevis af rod med dig videre.

For de fleste udbydere af kurser kan beslutningen nemt inddeles i tre kategorier:

1. Flyt det. Aktive kurser og eksamener, nuværende deltagere, gyldige certifikater og de grupper, du stadig arbejder med. Alt, hvad din virksomhed har brug for for at køre og rapportere fra dag ét.

2. Arkiver det. Ældre gennemførelsesoplysninger, som du muligvis har brug for af hensyn til overholdelse af regler eller en klients revisionsspor, men som ikke behøver at være aktive i det nye system. Lav en sikkerhedskopi af disse et sikkert sted, inden du skifter.

3. Lad det være. Dobbeltkurser, indhold til klienter, du ikke længere bruger, og materiale, der blev afprøvet for to år siden. Det er det, der får dit nuværende system til at virke rodet.

Gør du dette ordentligt, begynder dit nye LMS på en ren tavle, hvor hver klients træning er sat op, som du ville designe den i dag, frem for den måde, den er vokset frem på ved et uheld. Når du ved, hvad der skal med, kan du udarbejde en plan for at flytte det.

Din projektplan for LMS-migration, trin for trin

En god projektplan for LMS-migration behøver ikke at være kompliceret, men den skal findes. De træningsvirksomheder, som skifter problemfrit, er sjældent dem med flest ressourcer. Det er dem, der besluttede, hvad de skulle flytte, og i hvilken rækkefølge, før de rørte ved noget som helst. Neden for er en plan, som passer til en træningsudbyder.

Trin 1: Definer, hvorfor du skifter, og hvordan succes ser ud.
Begynd med problemet, ikke med en ønskeliste over funktioner. Skifter du, fordi prisstrukturen ikke længere fungerer, fordi du ikke kan adskille klienterne, eller fordi onboarding tager for lang tid? Skriv det ned. Den årsag bliver det benchmark, du måler det nye system op imod, når du er i gang.

Trin 2: Gennemgå din nuværende opsætning.
Lav en simpel oversigt over, hvad du har: klienter og deres grupper, kurser og eksamener, deltageroplysninger og certifikater samt eventuelle integrationer. Du kan ikke beslutte, hvad der skal flyttes, før du kan se det hele samlet på ét sted.

Trin 3: Beslut, hvad der skal flyttes, hvad der skal arkiveres, og hvad du skal genopbygge fra bunden.
Brug den oversigt til at sortere dit indhold i de tre kategorier fra afsnittet ovenfor. Nogle ting er det værd at genopbygge fra bunden frem for at importere dem, som de er, især alt, som var besværligt i det gamle system.

Trin 4: Opret din nye struktur.
Det er her, en platform udviklet til udbydere af kurser virkelig betaler sig. Giv hver klient sit eget brandede område med sit eget udseende, sin egen URL og sin egen gruppe af deltagere, så hver klient kun ser sine egne kurser og sine egne deltagere. Genanvend derefter dine kernekurser og eksamener på tværs af dem frem for at opbygge dem fra bunden hver gang. Når du har strukturen på plads tidligt sparer det dig mange timer senere.

Trin 5: Overfør og genopbyg.
Overfør dit indhold og dine SCORM-pakker, genskab dine grupper, og opsæt din rapportering. Arbejd med én klient ad gangen, så intet bliver rodet sammen, og kontroller oplysningerne undervejs frem for helt til slut.

Trin 5: Test, kommuniker og gå live.
Inden du skifter alt over, skal du gennemføre en pilot med én klient eller gruppe og sikre dig, at alt fungerer som forventet. Fortæl derefter dine klienter og deres deltagere, hvad der ændrer sig, og hvornår, og sørg for at fokusere på, hvilke fordele de får ud af det. Når du er i drift, skal du måle det nye system op mod den årsag, du skrev ned i trin 1, og bekræfte, at det rent faktisk har løst problemet.

Bemærk, at planen hele vejen igennem bygger på én ting: at den platform, du skifter til, virkelig er bygget til den måde, du arbejder på. Det er den del, der er værd at få på plads før alt andet.

Sådan vælger du det nye LMS, du skal skifte til

Valget af dit næste LMS er et stort emne i sig selv, og vi har skrevet mere uddybende om det andetsteds. Men hvis du lever af at træne andre organisationer, er der nogle få ting, som betyder mere, end de ville gøre for et internt team, og de er værd at tjekke, inden du forpligter dig:

• Priser, som ikke straffer vækst. Et fast gebyr er bedre end priser pr. deltager, så snart du begynder at skalere, så se nøje på, hvordan omkostningerne udvikler sig, når du tilføjer klienter. Vores guide til LMS-prismodeller gennemgår de forskellige muligheder.

• Et separat, brandet område pr. klient. Du skal holde hver klients træning, deltagere og resultater adskilt, helst med deres eget udseende og deres eget URL.

• Rapportering, som dine klienter selv kan få adgang til. Jo mindre tid du bruger på at udarbejde rapporter manuelt, desto bedre.

• Rigtig migrationssupport. Spørg enhver udbyder præcist, hvad de hjælper dig med at flytte, og om det koster ekstra.

• Brugervenlighed, både for dig og dine deltagere. Hvis du forlader et klodset system, skal du ikke gå direkte over i et andet.

For at få det fulde overblik er vores tjekliste over LMS-krav en god måde at sætte din shortlist på prøve. Når du sammenligner disse kriterier med Easy LMS, ser det sådan ud.

Skiftet til Easy LMS

Vi samarbejder med mange konsulentfirmaer og træningsudbydere, og de fleste af dem kom til os fra et LMS, som gjorde livet sværere, end det behøvede at være. Derfor er Easy LMS bygget op omkring, hvordantræningsvirksomheder fungerer.

Du betaler et fast gebyr, uanset hvor mange deltagere du underviser, så en voksende kundebase medfører aldrig en højere regning. Hver klient kan få sin egen akademi med eget brand, fuldt white-labelet med sit eget URL, mens du genanvender dine kurser og eksamener på tværs af dem alle.

Dine rapporter opdateres i realtid, og klienterne kan hente deres egne resultater, når de vil, hvilket sparer dig for besværet med manuel rapportering. Du kan uploade det materiale, du allerede har, herunder SCORM-pakker, og vi tager os af de kedelige opgaver, såsom at bedømme eksamenssvar og udstede certifikater. Fordi vi overholder GDPR og er ISO 27001-certificeret, er dine klienters data i sikre hænder. Det bedste af det hele er, at det for en udbyder af kurser er en enkel omstilling. Der er ingen gigantiske datasæt, som skal udredes, og ingen IT-afdeling, man skal vente på. Det meste af arbejdet består simpelthen i at opsætte dine klienters på den måde, du altid har ønsket. Du kan begynde en gratis prøveperiode uden kreditkort eller booke en 30-minutters demonstration, så gennemgår vi præcis, hvordan din overgang vil se ud.