Migrazione del sistema di management dell'apprendimento (LMS)

Che cos’è la migrazione di un LMS?

La migrazione di un LMS è il processo che consiste nel trasferire tutto ciò che è stato creato in un sistema di management dell’apprendimento verso un altro, come i corsi e gli esami, i partecipanti, i loro dati relativi al completamento dei corsi e alle certificazioni ottenute, nonché tutte le integrazioni. In breve, si tratta di trasferire l’intera attività formativa in un contesto migliore.

Per un fornitore di formazione o una società di consulenza, c'è un aspetto aggiuntivo che la maggior parte delle guide trascura. Non stai trasferendo la formazione di una singola azienda, ma quella di diversi clienti, e ciascuna di esse deve rimanere ben separata una dall’altra una volta trasferita. Può sembrare un lavoro in più, ma in realtà si tratta semplicemente di pianificare dove collocare ogni elemento. Gli elementi che in genere verranno trasferiti sono:

• Corsi, esami e qualsiasi contenuto SCORM già sviluppato.

• I partecipanti e i gruppi a cui appartengono.

• Cronologia dei completamenti e certificati.

• I report e le modalità di condivisione dei risultati con i clienti.

• Integrazioni con gli altri strumenti in uso.

Questo è il «cosa». Prima di pianificare il passaggio, è utile essere onesti riguardo al «perché», poiché il motivo per cui stai effettuando la migrazione influisce su tutto ciò che seguirà.

Segnali che indicano che è giunto il momento di passare a un nuovo LMS

La maggior parte delle aziende di formazione non si sveglia una mattina e decide di cambiare LMS. È un processo che si sviluppa gradualmente. Un rinnovo che pesa un po’ di più rispetto all’anno precedente, un cliente che richiede un report che va redatto manualmente, un nuovo cliente lasciato in attesa dell’accesso perché configurarne l’account è una vera e propria impresa. Presi singolarmente, sono tutti piccoli fastidi. Insieme, sono un chiaro messaggio che il tuo LMS non riesce più a stare al passo con la crescita dell'azienda.

Ecco i segnali che tendono a spingere un fornitore di formazione verso un nuovo LMS:

• I costi aumentano ogni volta che aggiungi un cliente o un partecipante, quindi la crescita viene penalizzata anziché premiata.

• Non è possibile separare in modo netto gli studenti, i contenuti e i risultati di un cliente da quelli di un altro.

• I clienti continuano a richiedere report e dashboard che devi creare manualmente.

• L’integrazione di una nuova organizzazione cliente è lenta o, peggio ancora, richiede ogni volta il coinvolgimento del reparto IT.

• Il sistema appare obsoleto e macchinoso e sta frenando il ritmo con cui desideri crescere.

Se più di uno di questi punti ti suona familiare, significa che il tuo LMS che non è più adatto alla tua attività. La domanda successiva è di natura pratica: quando effettuerai il passaggio e cosa porterai effettivamente con te durante la migrazione dell’LMS?

Cosa trasferire e cosa lasciare indietro durante una migrazione dell’LMS

La tentazione di trasferire tutto quanto è forte, ma devi resistere. Una migrazione dell’LMS rappresenta una delle poche occasioni in cui è possibile esaminare l’intera libreria formativa, ed è dunque il momento perfetto per fare ordine. Considerala non tanto come una semplice esportazione, quanto piuttosto come una verifica, in cui decidi cosa merita di trovare posto nel nuovo sistema, anziché trascinarti dietro anni di materiale superfluo.

Per la maggior parte dei fornitori di formazione, la decisione si articola chiaramente in tre categorie:

1. Trasferire. Corsi ed esami attivi, partecipanti attuali, certificati validi e i gruppi di clienti con cui stai ancora collaborando. Tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno per continuare a funzionare e redigere report fin dal primo giorno.

2. Archiviare. I vecchi registri di completamento di cui potresti aver bisogno per motivi di conformità o per la tracciabilità di un cliente, ma che non devono necessariamente essere attivi nel nuovo sistema. Esegui un backup di questi dati in un luogo sicuro prima di effettuare il passaggio.

3. Abbandonare. Corsi duplicati, contenuti per clienti che non utilizzi più e materiale che è stato provato due anni fa. È proprio questo che rende disordinato il tuo attuale sistema.

Se esegui questa operazione correttamente, il tuo nuovo LMS partirà da zero, con la formazione di ciascun cliente configurata nel modo in cui la progetteresti oggi, anziché come si è sviluppata casualmente nel tempo. Una volta stabilito cosa portare con te, potrai elaborare il piano per il trasferimento.

Il piano del progetto di migrazione dell’LMS, passo dopo passo

Un buon piano di progetto per la migrazione dell’LMS non deve necessariamente essere complicato, ma è indispensabile che esista. Le aziende di formazione che effettuano la transizione senza intoppi raramente sono quelle con le maggiori risorse, ma sono senza dubbio quelle che hanno deciso cosa trasferire e in quale ordine, prima ancora di mettere mano a qualsiasi cosa. Di seguito è riportato un piano adatto a un fornitore di formazione.

Fase 1: Definire il motivo del passaggio e quale sia il risultato auspicabile.
Inizia dai problemi, non da un elenco di funzionalità desiderate. Stai effettuando il passaggio perché il modello di prezzo non è più adeguato, perché non riesci a separare i clienti o perché l’onboarding è troppo lento? Mettilo per iscritto. Tale motivo diventerà il parametro di riferimento con cui valuterai il nuovo sistema una volta che sarà operativo.

Fase 2: Effettuare una verifica della configurazione attuale.
Fai un semplice inventario di ciò che hai a disposizione: clienti e relativi gruppi, corsi ed esami, dati dei partecipanti e certificati, nonché eventuali integrazioni. Non potrai decidere cosa trasferire finché non avrete una visione d’insieme completa.

Fase 3: Decidere cosa trasferire, cosa archiviare e cosa ricostruire da zero.
Utilizzando tale inventario, classifica i tuoi contenuti nelle tre categorie indicate nella sezione precedente. Alcuni elementi meritano di essere ricostruiti da zero piuttosto che importati così come sono, in particolare tutto ciò che risultava poco funzionale nel vecchio sistema.

Fase 4: Configurare la nuova struttura.
È qui che una piattaforma pensata appositamente per i fornitori di formazione dimostra il proprio valore. Assegnate a ciascun cliente uno spazio personalizzato con il suo brand, dotato di un’immagine grafica, un URL e un gruppo di partecipanti dedicati, in modo che ogni cliente veda esclusivamente i propri corsi di formazione e il proprio gruppo di partecipanti. Riutilizza poi i corsi e gli esami principali in tutti questi spazi, anziché ricostruirli da zero ogni volta. Definire correttamente la struttura sin dall’inizio ti farà risparmiare ore di lavoro in seguito.

Fase 5: Eseguire la migrazione e la riorganizzazione.
Trasferisci i tuoi contenuti e i pacchetti SCORM, ricrea i gruppi di clienti e configura la reportistica. Procedi un cliente alla volta in modo che nulla si confonda e controlla i dati man mano che procedi, anziché alla fine.

Fase 5: Test pilota, comunicazione e avvio.
Prima di effettuare il passaggio per tutti, conduci una fase pilota con un cliente o un gruppo e verifica che tutto funzioni come previsto. Successivamente, informa i tuoi clienti e i loro studenti in merito alle modifiche e alle tempistiche, concentrando il messaggio sui vantaggi che ne deriveranno per loro. Una volta entrati in produzione, valuta il nuovo sistema alla luce dell’obiettivo che hai definito nel primo passo e verifica che lo abbia effettivamente risolto.

Va notato che il piano si basa su un unico elemento fondamentale: la piattaforma verso cui stai migrando deve essere realmente progettata per il tuo modo di lavorare. Questa è la parte che vale la pena definire con precisione prima di ogni altra cosa.

Come scegliere il nuovo LMS

La scelta del tuo prossimo LMS è un argomento di grande rilevanza, e ne abbiamo parlato in modo più approfondito in altri articoli. Tuttavia, se la tua attività consiste nel fornire formazione ad altre organizzazioni, alcuni aspetti assumono maggiore importanza rispetto a quanto accadrebbe per un team interno, e vale la pena verificarli prima di prendere una decisione definitiva:

• Un modello di prezzo che non penalizzi la crescita. Se ti trovi in una fase di espansione, una tariffa forfettaria è preferibile a un prezzo per partecipante, quindi esamina attentamente come si evolve il costo man mano che si aggiungono clienti. La nostra guida ai modelli di prezzo degli LMS illustra in dettaglio le opzioni disponibili.

• Uno spazio separato e personalizzato con il marchio di ciascun cliente. È necessario che la formazione, gli studenti e i risultati di ogni cliente siano tenuti distinti, idealmente con un look e un URL specifici.

• Reportistica a cui i clienti possano accedere autonomamente. Meno è il tempo dedicato alla creazione manuale dei report, meglio è.

• Supporto concreto alla migrazione. Chiedi a qualsiasi fornitore esattamente quali dati ti aiuterà a trasferire e se ciò comporta costi aggiuntivi.

• Facilità d’uso, sia per te che per i tuoi partecipanti. Se stai abbandonando un sistema macchinoso, assicurati di non cadere subito in un altro.

Per avere un quadro completo, la nostra checklist dei requisiti che deve possedere un LMS è un ottimo modo per mettere alla prova la tua rosa di candidati. Quando metti a confronto Easy LMS con questi criteri, ecco come si presentano le cose.

Passare a Easy LMS

Collaboriamo con numerose società di consulenza e fornitori di formazione, e la maggior parte di essi si è rivolta a noi dopo aver utilizzato un LMS che rendeva il lavoro più difficile del necessario. Easy LMS è quindi progettato tenendo conto di come operano le aziende di formazione.

Pagherai un canone forfettario indipendentemente dal numero di partecipanti che formerai, quindi l’ampliamento della base clienti non comporterà mai un aumento della fattura. Ogni cliente può disporre di un'Academy personalizzata con il suo brand, completamente in white label con un URL dedicato, mentre tu potrai riutilizzare i tuoi corsi ed esami in tutte le Academy.

I tuoi report si aggiornano in tempo reale e i clienti possono scaricare i propri risultati in qualsiasi momento, risparmiandoti il lavoro manuale di elaborazione. Puoi caricare i materiali di cui disponi già, compresi i pacchetti SCORM, mentre noi ci occupiamo delle parti più noiose, come la correzione delle risposte agli esami e l’invio dei certificati. Inoltre, poiché siamo conformi al GDPR e certificati ISO 27001, i dati dei clienti sono in mani sicure.

Ma soprattutto, per un fornitore di formazione, si tratta di un passaggio semplice. Non ci sono enormi set di dati da districare né reparti IT da attendere. La maggior parte del lavoro consiste semplicemente nel configurare i profili dei clienti proprio come hai sempre desiderato. Puoi avviare una prova gratuita senza carta di credito oppure prenotare una demo di 30 minuti; potremo così mostrarti in dettaglio come si articolerebbe la migrazione.