LMS-migrering: En guide för utbildningsleverantörer

Vad är LMS-migrering?

LMS-migrering är processen att flytta allt du har byggt upp i en lärplattform (LMS) till en annan. Det omfattar dina kurser och prov, dina deltagare, deras uppgifter om genomförda utbildningar och certifieringar samt de integrationer du är beroende av. Kort sagt handlar det om att flytta hela din utbildningsverksamhet till en bättre plattform.

För en utbildningsleverantör eller konsult finns ytterligare en aspekt som de flesta guider missar. Du flyttar inte bara ett företags utbildningar, utan utbildningar för flera kunder, och alla behöver hållas tydligt åtskilda även efter flytten. Det låter som mer arbete, men handlar egentligen bara om att planera var allt ska hamna. Det här är sådant du vanligtvis behöver flytta över:

• Kurser, prov och eventuellt SCORM-innehåll som du redan har skapat.

• Deltagare och de grupper de tillhör.

• Historik över genomförda utbildningar och certifikat.

• Rapporter och hur resultat delas med kunder.

• Integrationer med de andra verktyg du använder.

Det här är alltså vad en migrering innebär. Innan du planerar flytten är det bra att vara ärlig med varför du byter, eftersom anledningen till bytet påverkar allt som följer.

Tecken på att det är dags att byta till ett nytt LMS

De flesta utbildningsföretag vaknar inte upp en morgon och bestämmer sig för att byta lärplattform (LMS). Det brukar växa fram gradvis. En förnyelse som känns lite dyrare än förra året, en kund som ber om en rapport som du måste sammanställa manuellt eller en ny kund som får vänta på åtkomst eftersom det är så omständligt att konfigurera allt. Var och en för sig är de bara mindre irritationsmoment. Tillsammans är de ett tecken på att ditt LMS inte längre hänger med i takt med att verksamheten växer.

Här är de vanligaste tecknen på att en utbildningsleverantör börjar behöva ett nytt LMS:

• Dina kostnader ökar varje gång du lägger till en kund eller deltagare, så tillväxt blir en nackdel i stället för en fördel.

• Du kan inte hålla en kunds deltagare, innehåll och resultat tydligt åtskilda från en annan kunds.

• Kunder ber regelbundet om rapporter och dashboards som du måste skapa manuellt.

• Det går långsamt att lägga till en ny kundorganisation, eller ännu värre: det kräver hjälp från IT varje gång.

• Systemet känns föråldrat och klumpigt och bromsar den tillväxttakt du vill ha.

Om mer än en av punkterna stämmer in på din situation beskriver du sannolikt ett LMS som inte längre passar din verksamhet. Nästa fråga är den praktiska: när ska du genomföra bytet, och vad följer egentligen med i en sådan LMS-migrering?

Vad ska du flytta och vad ska du lämna kvar vid en LMS-migrering?

Det kan vara lockande att flytta över allt precis som det är. Gör inte det. En LMS-migrering är ett av få tillfällen då du kan gå igenom hela ditt utbildningsbibliotek på en gång, och det är ett perfekt tillfälle att rensa. Se det mindre som en ren export och mer som en genomgång där du bestämmer vad som förtjänar en plats i det nya systemet, i stället för att ta med dig åratal av gammalt innehåll.

För de flesta utbildningsleverantörer går det enkelt att dela upp innehållet i tre kategorier:

1. Flytta över. Aktiva kurser och prov, aktuella deltagare, giltiga certifikat och de kundgrupper du fortfarande arbetar med. Allt som verksamheten behöver för att kunna fortsätta arbeta och rapportera från dag ett.

2. Arkivera. Äldre uppgifter om genomförda utbildningar som du kan behöva för regelefterlevnad eller en kunds revisionsspår, men som inte behöver vara aktiva i det nya systemet. Säkerhetskopiera dem på ett tryggt ställe innan du byter.

3. Lämna kvar. Dubbletter av kurser, innehåll för kunder du inte längre arbetar med och material som testades för två år sedan. Det här är sådant som gör att ditt nuvarande system känns rörigt.

Gör du detta ordentligt får du en ren start i den nya lärplattformen, där varje kunds utbildningar är strukturerade på det sätt du skulle ha gjort i dag, i stället för på det sätt som råkade växa fram med tiden. När du vet vad som ska följa med kan du börja planera själva flytten.

Din projektplan för LMS-migreringen steg för steg

En bra projektplan för en LMS-migrering behöver inte vara komplicerad, men den behöver finnas. De utbildningsföretag som lyckas genomföra bytet smidigt är sällan de som har mest resurser. Det är de som bestämde vad som skulle flyttas och i vilken ordning innan de började. Här är en plan som passar en utbildningsleverantör.

Steg 1: Bestäm varför du byter och vad ett lyckat resultat innebär.
Börja med problemet, inte en önskelista över funktioner. Byter du för att prissättningen inte längre fungerar, för att du inte kan hålla kunderna åtskilda eller för att onboarding tar för lång tid? Skriv ner det. Den anledningen blir måttstocken när du senare utvärderar det nya systemet.

Steg 2: Gå igenom din nuvarande lösning.
Gör en enkel inventering av vad du har: kunder och deras grupper, kurser och prov, deltagaruppgifter och certifikat samt eventuella integrationer. Du kan inte avgöra vad som ska flyttas förrän du har en tydlig bild av allt på ett ställe.

Steg 3: Bestäm vad som ska flyttas, arkiveras och byggas om från grunden.
Utgå från inventeringen och sortera innehållet i de tre kategorierna ovan. Vissa saker är värda att bygga om från grunden i stället för att importera dem som de är, särskilt sådant som fungerade dåligt i det gamla systemet.

Steg 4: Bygg upp strukturen i det nya systemet.
Det är här en plattform som är byggd för utbildningsleverantörer verkligen kommer till sin rätt. Ge varje kund en egen varumärkesanpassad miljö med eget utseende, egen URL och egna deltagargrupper, så att varje kund bara ser sina egna utbildningar och sina egna medarbetare. Återanvänd sedan era centrala kurser och prov för de olika kunderna i stället för att bygga om allt från grunden varje gång. Får du strukturen rätt från början sparar du många timmar längre fram.

Steg 5: Migrera och bygg om.
Flytta över ditt innehåll och dina SCORM-paket, återskapa kundgrupperna och konfigurera rapporteringen. Arbeta med en kund i taget så att inget blandas ihop och kontrollera uppgifterna löpande i stället för att vänta till slutet.

Steg 6: Testa, informera och lansera.
Innan du byter för alla, genomför ett test med en kund eller grupp och kontrollera att allt fungerar som förväntat. Berätta sedan för dina kunder och deras deltagare vad som förändras och när, och fokusera på vad förändringen innebär för dem. När det nya systemet är lanserat kan du mäta det mot anledningen du skrev ner i steg ett och säkerställa att det faktiskt löste problemet.

Lägg märke till att planen hela tiden bygger på en sak: att plattformen du flyttar till verkligen är byggd för det sätt du arbetar på. Det är den delen som är viktigast att få rätt innan något annat.

Så väljer du det nya LMS du ska byta till

Att välja nästa lärplattform (LMS) är ett stort ämne i sig, och vi har gått igenom det mer utförligt på andra håll. Men om du arbetar med att utbilda andra organisationer finns det några saker som är viktigare än för ett internt team, och som är värda att kontrollera innan du bestämmer dig:

• En prismodell som inte straffar tillväxt. En fast avgift är bättre än prissättning per deltagare så fort du börjar skala upp, så titta noga på hur kostnaden förändras när du lägger till kunder. Vår guide till prismodeller för LMS går igenom alternativen.

• En separat, varumärkesanpassad miljö för varje kund. Varje kunds utbildningar, deltagare och resultat behöver hållas åtskilda, helst med eget utseende och egen URL.

• Rapportering som dina kunder själva kan komma åt. Ju mindre tid du behöver lägga på att skapa rapporter manuellt, desto bättre.

• Riktig migrationssupport. Fråga leverantören exakt vad de hjälper dig att flytta och om det kostar extra.

• Enkel användning för både dig och dina deltagare. Om du lämnar ett krångligt system, byt inte till ett annat som också är krångligt.

För att få en helhetsbild är vår checklista över LMS-krav ett bra sätt att sätta dina kandidater på prov. När du jämför de här kriterierna med Easy LMS ser det ut så här.

Att byta till Easy LMS

Vi arbetar med många konsultföretag och utbildningsleverantörer, och de flesta kom till oss från ett LMS som gjorde vardagen krångligare än den behövde vara. Därför är Easy LMS byggt kring hur utbildningsföretag faktiskt arbetar.

Du betalar en fast avgift oavsett hur många deltagare du utbildar, så att en växande kundbas aldrig leder till en högre faktura. Varje kund kan ha sin egen Academy med eget varumärke, helt white-label med egen URL, medan du återanvänder dina kurser och prov i alla Academies.

Dina rapporter och kunderna kan själva hämta sina resultat när de vill. Det sparar dig från att behöva lägga tid på manuell rapportering. Du kan ladda upp materialet du redan har, inklusive SCORM-paket, och vi tar hand om det tidskrävande arbetet, som att rätta provsvar och skicka ut certifikat. Eftersom vi dessutom följer GDPR och är ISO 27001-certifierade kan dina kunders data hanteras på ett tryggt sätt.

Det bästa av allt är att detta är en smidig övergång för en utbildningsleverantör. Det finns inga stora datamängder att reda ut och ingen IT-avdelning att vänta på. Det mesta av arbetet handlar helt enkelt om att ställa in dina kunder på det sätt du alltid har önskat. Du kan starta en kostnadsfri provperiod utan kreditkort eller boka en 30-minutersdemo, så går vi igenom exakt hur din migrering skulle kunna se ut.