LMS-migratie: een handleiding voor trainingsaanbieders bij het overstappen

Wat is LMS-migratie?

LMS-migratie is het proces waarbij alles wat je in het ene leermanagementsysteem hebt opgebouwd, wordt overgezet naar een ander systeem. Dit omvat je cursussen en examens, je deelnemers, hun voltooiings- en certificeringsgegevens, en alle integraties waarop je vertrouwt. Kortom, het komt erop neer dat je jouw volledige trainingsactiviteiten verplaatst naar een betere omgeving.

Voor een trainingsaanbieder of adviesbureau is er één extra aspect dat in de meeste handleidingen over het hoofd wordt gezien. Je verplaatst niet de trainingen van één enkel bedrijf, je verplaatst die van meerdere klanten, en die moeten aan de andere kant allemaal netjes gescheiden blijven. Dat klinkt als meer werk, maar het is eigenlijk slechts een kwestie van plannen waar alles naartoe gaat. De zaken die je doorgaans meeneemt, zijn:

• Cursussen, examens en alle SCORM-inhoud die je al hebt ontwikkeld.

• Deelnemers en de groepen waartoe zij behoren.

• Voltooiingsgeschiedenis en certificaten.

• Rapporten en de manier waarop resultaten met klanten worden gedeeld.

• Integraties met de andere tools die je gebruikt.

Dat is het ‘wat’. Voordat je de overstap plant, is het nuttig om eerlijk te zijn over het ‘waarom’, want de reden waarom je overstapt, is bepalend voor alles wat daarna volgt.

Signalen dat het tijd is om over te stappen naar een nieuw LMS

De meeste trainingsbedrijven besluiten niet van de ene op de andere dag om over te stappen, het groeit langzaam. Een verlenging die iets meer kost dan vorig jaar, een klant die vraagt om een rapport dat je handmatig in elkaar moet puzzelen, een nieuwe klant die moet wachten op toegang omdat het zo’n gedoe is om alles in te stellen. Op zichzelf is elk van deze zaken slechts een kleine ergernis, maar samen geven ze aan dat je LMS het tempo van je groei niet kan volgen.

Dit zijn de signalen die een trainingsaanbieder er doorgaans toe aanzetten om over te stappen op een nieuw LMS:

• Je kosten stijgen telkens wanneer je een klant of deelnemer toevoegt, waardoor groei wordt afgestraft in plaats van wordt beloond.

• Je kan de deelnemers, inhoud en resultaten van de ene klant niet duidelijk scheiden van die van een andere.

• Klanten blijven vragen om rapporten en dashboards die je handmatig moet samenstellen.

• Het inwerken van een nieuwe klantorganisatie verloopt traag, of erger nog: er is telkens IT-ondersteuning nodig.

• Het systeem voelt verouderd en onhandig aan, en het remt het tempo waarmee je wilt groeien.

Als meer dan één van deze punten van toepassing is, beschrijf je een LMS dat niet langer bij jouw bedrijf past. De volgende vraag is van praktische aard: wanneer ga je de overstap maken, en wat neem je daadwerkelijk mee tijdens deze LMS-migratie?

Wat je moet overzetten en wat je achter moet laten tijdens een LMS-migratie

De verleiding is groot om alles precies zo over te zetten als het was, maar weersta aan die verleiding. Een LMS-migratie is een van de weinige momenten waarop je jouw volledige trainingsbibliotheek in één oogopslag kan overzien, en het is het perfecte moment om eens grondig op te ruimen. Beschouw het niet zozeer als een eenvoudige export, maar meer als een inventarisatie, waarbij je bepaalt wat een plaats verdient in het nieuwe systeem, in plaats van rommel die al jaren meegaat met je mee te slepen.

Voor de meeste trainingsaanbieders kan die beslissing in drie categorieën worden opgedeeld:

1. Overzetten. Actieve cursussen en examens, huidige deelnemers, geldige certificaten en de klantgroepen waarmee je nog steeds samenwerkt. Alles wat je bedrijf nodig heeft om vanaf dag één te blijven functioneren en rapporten op te kunnen stellen.

2. Archiveer het. Oudere voltooiingsgegevens die je wellicht nodig hebt voor compliance of de audittrail van een klant, maar die niet actief hoeven te zijn in het nieuwe systeem. Maak hiervan ergens een back-up op een veilige plek voordat je overstapt.

3. Laat het achter. Dubbele cursussen, inhoud voor klanten waarmee je niet langer werkt en materiaal dat twee jaar geleden is uitgeprobeerd. Dit zijn de zaken die ervoor zorgen dat je huidige systeem rommelig aanvoelt.

Als je dit goed aanpakt, begint je nieuwe LMS met een schone lei, waarbij de trainingen voor elke klant zijn opgezet zoals jij ze vandaag de dag zou ontwerpen, in plaats van zoals ze per ongeluk zijn gegroeid. Zodra je weet wat je mee wilt nemen, kan je het plan opstellen om dit over te zetten.

Je projectplan voor de LMS-migratie, stap voor stap

Een goed projectplan voor een LMS-migratie hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het moet er wel zijn. De trainingsbedrijven die vlot overstappen, zijn zelden de bedrijven met de meeste middelen. Het zijn de bedrijven die, voordat ze ook maar iets aanraakten, hadden besloten wat ze zouden verplaatsen en in welke volgorde. Hieronder vind je een plan dat geschikt is voor een trainingsaanbieder.

Stap 1: Bepaal waarom je overstapt en wat succes voor jou betekent.
Begin met de knelpunten, niet met een lijstje van functies die je graag wilt. Stap je over omdat de prijsstelling niet langer werkt, omdat je klanten niet kan scheiden of omdat de onboarding te traag verloopt? Schrijf het op. Die reden wordt de maatstaf waaraan je het nieuwe systeem afmeet zodra het live is.

Stap 2: Breng je huidige opzet in kaart.
Maak een eenvoudige inventarisatie van wat je in huis hebt: klanten en hun groepen, cursussen en examens, deelnemersgegevens en certificaten, en eventuele integraties. Je kan pas beslissen wat je wilt overzetten als je alles op één plek kan overzien.

Stap 3: Bepaal wat er wordt overgezet, wat wordt gearchiveerd en wat je helemaal opnieuw opbouwt.
Sorteer je inhoud aan de hand van die inventaris in de drie categorieën uit het bovenstaande gedeelte. Sommige zaken zijn het waard om helemaal opnieuw op te bouwen in plaats van ze in hun huidige vorm te importeren, met name alles wat in het oude systeem onhandig werkte.

Stap 4: Stel je nieuwe structuur op.
Dit is waar een platform dat speciaal voor trainingsaanbieders is ontwikkeld, zijn vruchten afwerpt. Geef elke klant een eigen ruimte met zijn eigen branding, URL en deelnemersgroep, zodat elke klant uitsluitend zijn eigen trainingen en eigen mensen te zien krijgt. Gebruik vervolgens je kerncursussen en -examens opnieuw voor al deze klanten, in plaats van deze telkens opnieuw vanaf nul op te bouwen. Door de structuur in een vroeg stadium goed op te zetten, bespaart je later vele uren.

Stap 5: Migreer en bouw opnieuw op.
Zet je inhoud en SCORM-pakketten over, maak je klantgroepen opnieuw aan en stel je rapportage in. Werk klant per klant af, zodat er geen verwarring ontstaat, en controleer de gegevens gaandeweg in plaats van pas helemaal aan het einde.

Stap 5: Test, communiceer en ga live.
Voer, voordat je iedereen omschakelt, een proefproject uit met één klant of groep en controleer of alles werkt zoals je verwacht. Vertel vervolgens je klanten en hun deelnemers wat er verandert en wanneer, waarbij je de nadruk legt op de voordelen voor hen. Zodra het systeem live is, toets je het nieuwe systeem aan de reden die je in stap één hebt genoteerd en controleer je of het probleem daadwerkelijk is opgelost.

Denk eraan dat het plan van begin tot eind op één ding berust: dat het platform waarnaar je overstapt daadwerkelijk is afgestemd op jouw manier van werken. Dat is het belangrijkste, nog voordat je aan iets anders begint.

Hoe je het nieuwe LMS kiest waarnaar je overstapt

Het kiezen van je volgende LMS is op zich al een uitgebreid onderwerp, en we zijn hier elders dieper op ingegaan. Maar als je voor jouw werk andere organisaties traint, zijn er een paar zaken die belangrijker zijn dan voor een intern team, en het is de moeite waard om die te controleren voordat je een keuze maakt:

• Prijzen die groei niet in de weg staan. Een vast bedrag is voordeliger dan een prijs per deelnemer zodra je gaat opschalen, dus kijk goed naar hoe de kosten zich ontwikkelen naarmate je klanten toevoegt. In onze gids over LMS-prijsmodellen worden de verschillende opties uitgelegd.

• Een aparte, op het merk afgestemde omgeving per klant. De trainingen, deelnemers en resultaten van elke klant moeten apart worden gehouden, idealiter met een eigen uitstraling en URL.

• Rapportage waar je klanten zelf toegang tot hebben. Hoe minder tijd je besteedt aan het handmatig opstellen van rapporten, hoe beter.

• Echte ondersteuning bij de migratie. Vraag elke aanbieder precies wat zij doen om je te helpen tijdens de migratie en of dit extra kosten met zich meebrengt.

• Gebruiksgemak, voor jou en je deelnemers. Als je een onhandig systeem achter je laat, stap dan niet meteen over op een ander.

Voor een volledig beeld is onze checklist met LMS-vereisten een goede manier om je shortlist aan een grondige toetsing te onderwerpen. Als je die criteria aftoetst tegen Easy LMS, ziet het er als volgt uit.

Overstappen naar Easy LMS

Wij werken samen met tal van adviesbureaus en trainingsaanbieders, en de meesten van hen kwamen bij ons terecht vanuit een LMS dat het leven moeilijker maakte dan nodig was. Easy LMS is dan ook volledig afgestemd op de manier waarop trainingsbedrijven werken.

Je betaalt een vast bedrag, ongeacht het aantal deelnemers dat je traint, zodat het uitbreiden van je klantenbestand nooit tot een hoger kostenplaatje leidt. Elke klant kan een eigen academie met eigen branding hebben, volledig white-label met een eigen URL, terwijl jij je cursussen en examens voor al deze klanten opnieuw kan gebruiken.

Je rapporten worden in realtime bijgewerkt en klanten kunnen hun eigen resultaten opvragen wanneer ze maar willen, waardoor jij niet langer handmatig rapporten moet aanmaken. Je kan het materiaal dat je al hebt, inclusief SCORM-pakketten, uploaden, en wij nemen de vervelende taken voor onze rekening, zoals het beoordelen van examenantwoorden en het versturen van certificaten. En omdat we voldoen aan de AVG en ISO 27001-gecertificeerd zijn, zijn de gegevens van je klanten in veilige handen.

Het beste van alles is dat dit voor een trainingsaanbieder een eenvoudige overstap is. Er is geen enorme dataset die moet worden ontward en je hoeft niet te wachten op de IT-afdeling. Het grootste deel van het werk bestaat simpelweg uit het instellen van de accounts voor je klanten op de manier waarop je dat altijd al had gewild. Je kan een gratis proefperiode starten zonder creditcard, of een demo van 30 minuten boeken, waarin wij je precies uitleggen hoe jouw migratie eruit zou zien.