La llave del éxito: Cómo llevar registro del progreso de tus empleados en entrenamiento

¿Por qué es importante llevar un registro del progreso de entrenamiento de los empleados?

Comencemos con una cita de Robin Sharma [1], uno de los cinco máximos expertos en liderazgo del mundo: “Lo que se mide, se mejora”. Pero este truísmo puede ser socavado por el fenómeno conocido como el efecto Ringelmann [2]. Muchas organizaciones son víctimas de esto, pero ¿qué es exactamente?

¿Alguna vez escuchaste decir que "la responsabilidad compartida no es responsabilidad"? Maximilien Ringelmann (1861–1931) descubrió que los individuos hacen menos esfuerzo a medida que crece el número de personas en un grupo. Por lo tanto, a medida que una compañía contrata más y más empleados, cada empleado puede llegar a ser cada vez más ineficiente.

¡Llevar un registro del entrenamiento de empleados puede revertir este efecto! Si tienes registros tangibles del progreso de entrenamiento de tus empleados, tu puedes:

• Identificar brechas de conocimiento.
• Mejorar tus materiales de entrenamiento.
• Proporcionar un pantallazo de cada empleado acerca de lo que deberías mejorar, por lo tanto mejorando cada contribución del empleado.
• Calcular la ganancia de la inversión. ¿Deberíamos continuar nuestra educación continua o probar un enfoque diferente?

¡Creemos que llevar un registro del progreso de tus empleados los ayuda a llegar a su verdadero potencial!

Llevar un registro del progreso de tus empleados los ayuda a llegar a su verdadero potencial

Llevar un registro del progreso con métodos de la "vieja escuela"

La necesidad de llevar un registro del progreso de los empleados no es nuevo.Algunos métodos de la "vieja escuela" o tradicionales para medir el progreso general de un empleado incluyen:

• Revisiones anuales con Recursos Humanos. En este método, el empleado y el Departamento de Recursos Humanos tienen una reunión para hablar acerca de los proyectos del empleado en el último año. Es una oportunidad para discutir las contribuciones más significativas del empleado y lo que se necesita mejorar. Una de las desventajas de este método incluye el hecho de que el Departamento de Recursos Humanos debe confiar principalmente en lo que el empleado diga, lo cual puede no ser exacto o verificable. 
• Listas de control. Estas podrían ser simples listas de control de ítems que un empleado debe completar durante un trimestre, por ejemplo. Tener una lista con la mayoría de los ítems tildados ✔ es un signo de progreso. Las listas de control son un método directo que funciona mejor cuando se combina con otros métodos, como los que se mencionan aquí.
• Revisiones de pares. Algunas compañías le piden a los colegas que se pongan puntajes unos a otros en diferentes áreas, incluyendo rendimiento, conocimiento y habilidades. Este enfoque puede funcionar bien si los colegas están dispuestos a proporcionar su criterio imparcial. Hacer revisiones de pares puede ser complicado ya que las personas tienden a formar lealtades en el trabajo. El Departamento de Recursos Humanos no puede estar al tanto de todas. Las revisiones de pares puede también llevar a un chivo expiatorio indeseado [2].
• Auto-evaluaciones. En este método, los empleados escriben lo que piensan que hicieron bien y lo que necesitan mejorar en el tiempo. De acuerdo al efecto Dunning-Kruger [3], las auto-evaluaciones pueden ser altamente auto-engañosas 😅, por lo que no deberían ser la única manera de medir el progreso de un empleado.
• Pruebas en papel para medir conocimiento. Las industrias y compañías que necesitan personal altamente calificado necesitan asegurarse que tienen las suficientes habilidades para realizar sus trabajos. Las pruebas de conocimiento regulares pueden resolver este problema. Le dan a los empleados y empleadores un mejor pantallazo del progreso de los empleados. Este enfoque puede llevar a mucho papeleo asociado con puntuar y almacenar estas pruebas.
• Pruebas psicométricas. Algunos empleados incluso usan pruebas psicométricas para saber más regularmente acerca de las fortalezas y debilidades de sus empleados. Este conocimiento los ayuda a mejorar la ubicación de empleados dentro de la compañía. Muchas compañías terciarizan este tipo de pruebas a compañías especializadas, lo que puede ser bastante costoso.

¿Qué indicadores deberías usar para medir el progreso en el entrenamiento?

Para llevar un registro del progreso de aprendizaje de forma exacta, deberías al menos llevar un registro de los siguientes indicadores:

• Progreso del curso. ¿En dónde están tus empleados en el programa de entrenamiento? ¿Se atascan en algún punto? Con este indicador, puedes estimar cuánto soporte se necesita para terminar el entrenamiento.
• Tazas de termianción. Necesitas saber quién ha completado un Curso o Examen para proporcionar una guía activa.
• Tazas de aprobación/desaprobación. ¿Tu personal ha podido aprobar este entrenamiento? Los puntajes son, por supuesto, una indicación más fuerte de cuánto conocimiento retuvieron. También puedes analizar más los números individuales. ¿Cuáles preguntas la mayoría de las personas las respondieron incorrectamente? Este resultado podría indicar que la pregunta fue muy difícil o que al Curso le faltó información esencial.
• Promedio de puntajes en pruebas. El promedio de puntaje te da una idea del nivel del conocimiento general de tu personal. Ver puntajes individuales o grupales te da más detalle.

Lleva un registro del progreso del empleado con un Sistema de Gestión del Aprendizaje

Un LMS puede proporcionar informes perspicaces de individuos y grupos

Las plataformas de entrenamiento online proporcionan capacidades de informes robustos que te ayudan a medir efectivamente tazas de terminación, retención de conocimiento y nivel de ubicación.

Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) puede reemplazar o mejorar la mayoría de tus métodos antiguos para llevar un registro del entrenamiento de empleados con mucho mejores resultados.

Tendrás toda tu información en un solo lugar. Un LMS puede proporcionar informes perspicaces de individuos y grupos. También te da información acerca de tu material de entrenamiento, permitiéndote evaluar tu programa de entrenamiento y mejorarlo sobre la marcha.

Mide el progreso del entrenamiento con Easy LMS

Easy LMS proporciona herramientas para crear Exámenes y Cursos para el entrenamiento del empleado y opciones de informes para ayudarte a llevar un registro del progreso de tus empleados:

• Ver informes de tus pruebas en tiempo real. Crea y comparte pruebas con tu audiencia, luego sigue su progreso. Puedes ver cuando las personas están realizando un Curso o un Examen en tiempo real. Easy LMS genera sus calificaciones automáticamente, entonces puedes analizar resultados individuales para Cursos, Exámenes, o Evaluaciones. ¡Exporta todo a un archivo de Excel, en donde puedes crear gráficos o analizar en profundidad los números!

• Ver resultados en la Academia por departamento . Crea un portal con marca de tu compañía con la Academia. Luego, crea grupos de empleados por departamento o nivel, por ejemplo. Mira los resultados por grupo y compáralos con otros grupos.La función de informe de progreso te da un pantallazo de quién no ha completado su Curso o Examen y les envía un mail recordatorio.
• Ver todos los resultados de un empleado en particular. Prepara a tu empleado para su revisión anual descargando un informe de todas sus actividades completadas durante el año. Exporta todo a un archivo de Excel y almacénalo en registros de la compañía. También puedes compartilo con los oficiales de cumplimiento.

¿Quieres saber cómo los clientes de Easy LMS usan la herramienta de informes? Lee y mira el caso de estudio: Hal Aluminum México. La Supervisora de Informática María de los Angeles Fuentes señala que medir el entrenamiento en tazas de completamiento y calificaciones aumentó la motivación de los empleados.

¿Quisieras verlo por ti mismo? ¡Comienza una prueba gratis!

Fuentes útiles 

1. Robin Sharma
2. Wikipedia
3. TED.Ed

Preguntas Frecuentes