5 conseils permettant aux formateurs de gagner du temps

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Sommaire

1. Conseil n° 1 : utilisez des outils de productivité
2. Conseil n° 2 : travaillez pendant votre pic de productivité
3. Conseil n° 3 : faites des pauses
4. Conseil n° 4 : évitez de faire plusieurs choses à la fois
5. Conseil n° 5 : apprenez à déléguer

Conseil n° 1 : utilisez des outils de productivité

Depuis la pandémie, notre façon de travailler a évolué et le modèle hybride s'est imposé. Selon les statistiques de 2022 relatives à la technologie sur le lieu de travail, environ 60 % des entreprises ont mis en place un modèle de travail hybride après la pandémie [1]. On prévoit que seulement 30 % des entreprises retourneront au bureau à plein temps et que seulement 10 % opteront pour le travail à distance.

Environ 60 % des entreprises ont mis en place un modèle de travail hybride après la pandémie.

Compte tenu de la popularité du modèle hybride, les entreprises vont probablement être amenées à combiner formation en présentiel et formation en ligne. C'est là qu'Easy LMS entre en jeu : en tant que formateur, il est essentiel d'organiser tout votre matériel d'apprentissage en ligne en un seul endroit virtuel pour arriver à gérer la charge de travail. Vous augmentez ainsi votre productivité, en évitant de perdre du temps à filtrer du matériel de formation éparpillé sur votre bureau. De plus, vous disposerez du logiciel adéquat pour créer facilement des formations et des examens personnalisés à l'image de votre entreprise.

Conseil n° 2 : travaillez pendant votre pic de productivité

D'après les recherches, le pic de productivité de la plupart des individus se situe entre 8 h et 12 h [2]. Vous avez peut-être des heures de productivité différentes, mais essayez de déterminer et d'exploiter au maximum le moment de la journée où vous vous concentrez le mieux. Si votre travail de formateur est flexible, profitez-en et travaillez quand cela vous convient ! Si ce n'est pas le cas, discutez-en avec votre patron et voyez s'il est possible de trouver un arrangement.

Conseil n° 3 : faites des pauses

Ce conseil peut sembler paradoxal. Les pauses ne vont-elles pas perturber votre concentration et vous faire perdre du temps ? En réalité, c'est plutôt le contraire ! Travailler sans relâche nuit à la productivité parce que nous sommes des êtres humains, et non des machines, et que notre capacité d'attention est limitée dans le temps. Les pauses ne doivent pas nécessairement être longues. Quelques minutes suffisent. Essayez de bouger pendant vos pauses, car il est essentiel de rester actif pour éviter de développer des problèmes physiologiques en restant assis à un bureau toute la journée. Le lien entre la santé mentale et la santé physique est évident : il a été démontré que les personnes souffrant de problèmes physiques ont beaucoup plus de chances de développer des problèmes de santé mentale et vice versa [3].

Essayez ces quelques gestes simples pour rester actif tout au long de votre journée de travail :

• Allez vous promener à l'extérieur (de préférence dans un endroit calme).
• Alternez la position assise et la position debout (si possible).
• Faites des étirements entre vos différentes tâches à accomplir.

Conseil n° 4 : évitez de faire plusieurs choses à la fois

Vous avez une multitude de clients à former ? Vous pourriez être tenté de travailler sur tous vos projets en même temps, mais vous n'obtiendrez pas les meilleurs résultats. Des études montrent en effet que faire plusieurs choses à la fois peut [4] :

• Diminuer la qualité du travail et augmenter le nombre d'erreurs.
• Augmenter le niveau de stress et entraîner une mauvaise prise de décision.
• Vous faire perdre beaucoup de temps quand vous passez d'une tâche à l'autre.
• Diminuer votre QI de 15 points, ce qui équivaut à rester éveillé toute une nuit.
• Réduire la productivité jusqu'à 40 %.

Essayez plutôt de travailler selon la méthode du travail en flux unique. Pour illustrer mon propos, je vais vous donner un exemple. Nous avons joué à un jeu de pièces de monnaie au bureau. Le jeu était composé de quatre employés, chacun représentant un poste de travail dans une chaîne de production et chacun ayant son propre responsable. Nous avions également un client et un PDG. Les quatre employés étaient assis autour d'une table. Leurs responsables se tenaient derrière eux avec des chronomètres. Le client attendait avec un chronomètre à la fin de la chaîne de production. Le PDG supervisait le processus, lui aussi équipé d'un chronomètre. Le concept du jeu consistait pour les employés à retourner des lots de pièces de monnaie et à les faire circuler autour de la table à travers chaque poste de travail le plus rapidement possible.

Différents lots de pièces ont été distribués à chaque tour : un lot de 20 pièces, cinq lots de quatre pièces et le dernier tour, qui s'est déroulé en flux d'une seule pièce. Les résultats ont été assez étonnants. Aucune erreur n'a été commise, mais le dernier tour, au cours duquel les employés ont fait circuler les pièces une par une, s'est avéré nettement plus rapide. Comme l'a souligné un membre de l'équipe, « nous devons réduire la taille de nos tâches pour terminer l'ensemble plus rapidement ».

Nous devons réduire la taille de nos tâches pour terminer l'ensemble plus rapidement.

Ainsi, la prochaine fois que vous aurez une longue liste de choses à faire, essayez de repenser au jeu de la pièce de monnaie et à la manière dont le fait de travailler sur un seul élément vous permettra au final de gagner du temps.

Conseil n° 5 : apprenez à déléguer

Vous avez suivi nos conseils, mais vous êtes toujours débordé par la charge de travail liée à la formation ? Il est temps de déléguer ! Solliciter de l'aide n'est pas chose facile, surtout lorsque nous tirons une certaine fierté du travail que nous effectuons et que nous voulons nous l'approprier pleinement. Pourtant, il est prouvé que le fait de déléguer stimule la productivité. Une étude portant sur 143 chefs d'entreprise figurant sur la liste Inc. 500 a révélé que les chefs d'entreprise qui déléguaient permettaient à leur entreprise de croître plus rapidement et d'augmenter son chiffre d'affaires [5].

Conclusion

Si vous êtes débordé par la charge de travail liée à la formation, ne vous inquiétez pas ! Ces cinq conseils pratiques vous aideront à rentabiliser au maximum chaque journée de travail. Il n'existe pas de modèle unique pour fournir des services de formation de haute qualité et vous devez donc trouver ce qui vous convient le mieux. Quel que soit votre style de travail, la structure fournie par Easy LMS vous permettra d'organiser votre matériel de formation et vos différents groupes de clients, tout en personnalisant les formations à l'image de votre entreprise. Vous gagnerez beaucoup de temps !

Ressources utiles

1. TeamStage
2. WORKEST
3. Mental Health Foundation
4. Timeular
5. The Grossman Group

Foire aux questions