רשימת בדיקה של דרישות למערכת לניהול למידה (LMS)

מהן דרישות ה-LMS?

דרישות ה-LMS הן התכונות, היכולות והמפרטים הטכניים שאתם צריכים ממערכת לניהול למידה כדי להעביר את ההדרכה שלכם בהצלחה. חשבו עליהן כעל רשימת הקניות שלכם. לפני שתשוו בין ספקים, החליטו מה הפלטפורמה חייבת לעשות, מה יהיה נחמד שיהיה בה ומה אתם יכולים להסתדר בלעדיו.

הגדרת הדרישות הנכונות בשלב מוקדם תחסוך לכם טעות יקרה. כאשר אתם יודעים מראש מהן הדרישות שלכם, תוכלו להתעלם מטיעוני המכירה, להשוות בין הפלטפורמות לפי התנאים שלכם ולהימנע מתשלום עבור תכונות ארגוניות שלעולם לא תשתמשו בהן. גרוע יותר מתשלום יתר הוא להירשם לשירות שאינו מסוגל לבצע את הדבר היחיד שאתם באמת צריכים, ורשימה ברורה תשאיר את ההחלטה הזו בידיכם.

הדרישות מתחלקות בדרך כלל למספר קבוצות:

• פונקציונליות: מה המערכת עושה.

• טכניים: איך המערכת פועלת ונשמרת מאובטחת.

• עסקיות: כיצד המערכת תומכת ביעדים המסחריים שלכם, כגון מיתוג ודיווח ללקוחות.

להלן הפכנו את הדברים לרשימת בדיקה מעשית שתוכלו לעבור עליה, קטגוריה אחת בכל פעם.

רשימת הבדיקה של דרישות ה-LMS

ארגנו את הדרישות לחמש קטגוריות, החל ממה שחשוב ביותר כאשר אתם מכשירים מספר לקוחות ועד לפרטים הטכניים. השתמשו ברשימה זו כרשימה הראשית שלכם: קראו כל סעיף, ואז ציינו אילו דרישות הן הכרחיות לעסק שלכם ואילו ניתן לדלג עליהן.

להלן גרסה לקריאה מהירה:

נבחן את כל אחת מהדרישות הללו, נבדוק מה משמעותן בפועל, ונסביר מדוע הן חשובות כאשר העסק שלכם מעביר הדרכות לחברות אחרות. עברו על הקטגוריות שלהלן, ולאחר מכן השתמשו ברשימת הבדיקה כדי לדרג את העסק שלכם.

יצירת תוכן וקורסים

הכל מתחיל בתוכן, ולכן זהו המקום שבו רוב הפלטפורמות עומדות או נופלות עבור עסק בתחום ההדרכה. יש כאן למעשה שתי שאלות: האם ניתן להכניס את החומר שלכם למערכת, והאם ניתן לעצב אותו ולעשות בו שימוש חוזר ברגע שהוא נמצא שם?

בניית וייבוא תוכן

מערכת ה-LMS שלכם צריכה לאפשר לכם לבנות קורסים, בחינות וחידונים מאפס, וחשוב לא פחות – לייבא את החומר שכבר יש ברשותכם, כדי שלא תצטרכו להתחיל מהתחלה. חפשו מגוון סוגי שאלות, כגון שאלות רב-ברירה ומילוי החסר, כדי שתוכלו לבחון את הידע כראוי במקום להסתפק בפורמט היחיד שהפלטפורמה תומכת בו במקרה. אם אתם עוברים ממערכת LMS אחרת, או שהלקוחות שלכם מספקים לכם תוכן שנבנה בסטנדרט כמו SCORM או xAPI, וודאו שתוכלו לייבא אותו בצורה חלקה במקום לבנות אותו מחדש. זו שאלה שקל לשאול את הספק בשלב מוקדם, אך גילוי מאוחר שלה עלול להיות הפתעה לא נעימה.

ארגון ושימוש חוזר

מכיוון שאתם מעבירים הדרכות ללקוחות שונים עם צרכים שונים, שני דברים יחסכו לכם זמן רב. הראשון הוא מסלולי למידה: סידור התוכן בסדר ספציפי כך שהמשתתפים יעברו דרכו כפי שתכננתם. הדבר השני הוא שימוש חוזר בתוכן. כאשר אתם יכולים לשכפל קורס ולהתאימו ללקוח אחר במקום לבנות אותו מחדש, כל שעה שאתם משקיעים בחומר טוב משתלמת שוב ושוב. ודאו גם שהפלטפורמה תומכת במודלי הלמידה שבהם אתם משתמשים, בין אם מדובר בקורסים מקוונים בקצב אישי, למידה מיקרו-קצרה, או שילוב של מפגשים מקוונים ופרונטליים.

ניהול משתתפים וגישה

ברגע שלקוח חדש נרשם, עליכם להכניס את אנשיו להכשרה במהירות. מערכת LMS טובה מאפשרת לכם לרשום משתתפים ולהעניק גישה בכמה לחיצות, באמצעות דוא"ל או ייבוא המוני, מבלי לדרוש מאף אחד ידע טכני. המהירות הזו היא ההבדל בין קליטה חלקה ללקוח מתוסכל.

ניהול לקוחות רבים בו-זמנית פירושו הפרדה ברורה בין המשתתפים שלהם. חפשו את היכולת לארגן קבוצות לפי לקוח, כך שהנתונים של לקוח אחד לעולם לא יתערבבו עם אלה של לקוח אחר, ותוכלו תמיד לראות בדיוק מי שייך לאן. גם לתפקידי הניהול יש חשיבות: אם עמיתים לעבודה עוזרים לכם לנתח תוצאות או לנהל תוכן, תרצו להאציל להם גישה מבלי למסור להם את כל הסמכויות. לבסוף, כניסה מאובטחת ופשוטה, כולל כניסה חד-פעמית (SSO), מונעת מהמשתתפים להיתקע ומחסכת מכם את הצורך לטפל באיפוס סיסמאות.

דיווח, מדדי ביצוע מרכזיים (KPI) והסמכה

זה המקום שבו אתם מוכיחים את הערך שלכם. עבור רוב חברות הייעוץ וספקי ההדרכה, העיקר הוא להראות ללקוחות שהעובדים שלהם אכן למדו משהו. מערכת ה-LMS שלכם צריכה לספק לכם לוחות מחוונים חזותיים עם המדדים החשובים: שיעורי הצלחה ונכשלים, ציונים ממוצעים, שיעור השלמת הקורסים ותעודות שהונפקו – הכל במבט אחד, במקום להיות קבורים בגיליון אלקטרוני.

הפלטפורמות הטובות ביותר מאפשרות ללקוחותיכם לגשת לתוצאות אלה בעצמם, בזמן אמת, בכל עת שירצו. הנראות לפי דרישה הזו בונה אמון וחוסכת מכם את התפקיד של מתווך בדיווח. חפשו תובנות גם ברמת התוכן, כדי שתוכלו לזהות אילו שאלות מהוות מכשול עבור המשתתפים ובאילו חלקים של הקורס יש צורך בשיפור – וזהו בדיוק ניתוח פערי הידע שעבורו הלקוחות שלכם סומכים עליכם.

ודאו שאתם יכולים לייצא את התוצאות כדי לשתף אותן או לשלב אותן בדוחות שלכם, ושהמערכת מנפיקה תעודות באופן אוטומטי כאשר מישהו עובר את הקורס, כך שתאימות והוכחת השלמת הקורס מטופלות מעצמן.

מיתוג ומיתוג לבן

כשאתם מעבירים הדרכה לחברות אחרות, החוויה צריכה להרגיש כאילו היא שייכת להן, ולא לספק תוכנה שמעולם לא שמעו עליו. מיתוג לבן מאפשר זאת. חפשו את היכולת ליצור אקדמיה ממותגת נפרדת לכל לקוח, עם הצבעים, הלוגו והגופנים שלו, כך שהמשתתפים ירגישו ממש בבית.

הפלטפורמות החזקות ביותר הולכות צעד אחד קדימה ומאפשרות לכם להשתמש בכתובת URL מותאמת אישית או בדומיין משלכם, כך שלא נראה שום מיתוג של צד שלישי. עבור עסק הדרכה קטן, זה מה שגורם לכם להיראות מבוססים ומותאמים אישית לכל לקוח, ללא העלות הכרוכה בבניית משהו מותאם אישית. זהו פרט קטן שתורם רבות למוניטין שלכם.

היבטים טכניים, אבטחה ותמיכה

אין צורך להיות בעל ידע טכני כדי לבחור נכון, אך כדאי לוודא כמה דברים לפני שתתחייבו. הם מתחלקים לשלוש קטגוריות: אופן האחסון של הפלטפורמה, האופן שבו היא מגנה על הנתונים שלכם ומחזירה אותם, וההיבטים המעשיים היומיומיים שמאפשרים את המשך פעילות ההדרכה.

אחסון ופריסה

בחרו במערכת LMS מבוססת ענן, כך שלא תצטרכו להתקין או לתחזק דבר. אתם נכנסים למערכת והיא עובדת; העדכונים והאבטחה פועלים ברקע, ותוכלו להתחיל לעבוד תוך יום אחד במקום לחכות חודשים. אירוח עצמי, שבו ה-LMS מותקן על השרתים שלכם, הוא האלטרנטיבה, אך הוא מתאים באמת רק לארגונים גדולים עם כללי אחסון נתונים מחמירים וצוות IT שינהל אותו. עבור עסק הדרכה קטן, הסיבות לאירוח עצמי כמעט אף פעם אינן רלוונטיות, ופלטפורמת ענן בעלת מוניטין השומרת את הנתונים שלכם בתוך האיחוד האירופי נותנת מענה לחשש שבעבר גרם לאנשים לבחור באירוח פנימי. אם לקוח מעלה את השאלה אי פעם, זו בדרך כלל ההרגעה שהוא צריך.

אבטחה ובעלות על הנתונים

בנוגע לאבטחה, ודאו שהפלטפורמה תואמת לתקן ה-GDPR ומתייחסת ברצינות להגנת נתונים. הסמכות כמו ISO 27001 הן סימן טוב, מכיוון שאתם מטפלים בנתוני העובדים של חברות אחרות, והן יצפו מכם לשמור עליהם. כדאי גם לוודא שתוכלו לשלוף את הנתונים והתכנים שלכם בחזרה. היכולת לייצא את התוצאות והחומרים שלכם פירושה שאתם לעולם לא "נעולים" בפלטפורמה, ואם אי פעם תחליטו לעבור לפלטפורמה אחרת, תוכלו לקחת את העבודה שלכם איתכם במקום להתחיל מהתחלה.

נגישות ותמיכה

כמה היבטים מעשיים יומיומיים משלימים את התמונה. מכיוון שהמשתתפים עשויים ללמוד על מחשב נייד ליד שולחנם או בטלפון בהפסקות, הפלטפורמה צריכה להיות ידידותית למכשירים ניידים ונגישה לכולם, ובאידיאל לעמוד בהנחיות הנגישות המוכרות. אם הלקוחות שלכם פועלים ביותר ממדינה אחת, תמיכה רב-לשונית מאפשרת לכולם ללמוד בשפתם. ואל תזניחו את התמיכה: אפילו הפלטפורמה הקלה ביותר מעלה מדי פעם שאלות, ולכן עזרה חינמית ומהירה מהספק שווה את משקלה בזהב, במיוחד כשאין לכם צוות IT משלכם.

תכונות LMS נוספות שכדאי לשקול

חמש הקטגוריות שלעיל מכסות את מה שעליו מסתמכים רוב חברות הייעוץ וספקי ההדרכה. מעבר להן, תראו פלטפורמות שמפרסמות רשימה ארוכה יותר של תוספות. אף אחת מהן אינה חיונית, אך בהתאם לאופן העבודה שלכם, אחת או שתיים עשויות להיות חשובות לכם, ולכן כדאי לדעת מהן.

• למידה חברתית: פורומי דיון ואינטראקציה בין עמיתים, שבהם הלומדים מגיבים על תוכן ומשתפים אותו. תכונה זו שימושית אם אתם רוצים שההדרכה תתאפיין בשיתוף פעולה ולא בעבודה בודדת.

• גיימיפיקציה: נקודות, תגים וטבלאות דירוג המתגמלות על התקדמות. זה יכול להגביר את המעורבות ואת שיעורי ההשלמה.

• למידה מותאמת אישית: תוכן שמתאים את עצמו לתפקיד או להתקדמות של כל לומד. נפוץ יותר בספריות קורסים גדולות מאשר בהדרכה ממוקדת וספציפית ללקוח.

אם שתי פלטפורמות נמצאות בצוואר אל צוואר מבחינת הדרישות המרכזיות, התוספת הנכונה עשויה להכריע את הכף. רק אל תתנו לרשימת תכונות ארוכה להסיט את תשומת לבכם מהדברים הבודדים שעליהם העסק שלכם נשען מדי יום.

ברגע שתדעו מה לחפש, קצת הכנה תקל מאוד על הבחירה הסופית.

מה לעשות לפני שבוחרים מערכת LMS

רשימת הבדיקה מפרטת מה לחפש. סעיף זה עוסק בהכנת הבית שלכם תחילה, כדי שתבחרו על סמך צרכי העסק שלכם ולא על סמך ההדגמה שהרשימה אתכם ביותר. עברו על ארבעת השלבים הבאים לפני שתתחילו לקבוע פגישות להדגמות.

בדקו את פערי הידע של הלקוחות שלכם

ההדרכה שלכם נועדה לסגור את הפער בין מה שעובדי הלקוחות שלכם יודעים כרגע לבין מה שהם צריכים לדעת. לפני שתבחרו פלטפורמה, הבהירו לעצמכם מהן הפערים הללו. אילו מיומנויות או נושאי תאימות חוזרים על עצמם שוב ושוב? על מה הלקוחות שלכם ממשיכים לשאול? זה יסייע לכם להבין מה התוכן שלכם צריך לכסות ואילו תכונות של מערכת LMS, כמו הערכות, דוחות והסמכה, תהיו תלויים בהן ביותר.

הפרידו בין תכונות חובה לתכונות נחמדות

עברו שוב על רשימת הבדיקה וסמנו כל דרישה כ"חיונית" או "אופציונלית" לעסק שלכם. אקדמיות ממותגות ודיווח מול הלקוחות עשויות להיות דרישות שאינן ניתנות למשא ומתן, בעוד שגיימיפיקציה עשויה להיות תוספת נחמדה שאינכם זקוקים לה עדיין. תרגיל זה ימנע מכם לשלם יותר מדי עבור פלטפורמה ארגונית או להיסחף אחרי תכונות שלעולם לא תשתמשו בהן.

קבעו תקציב ריאלי

מחירי מערכות LMS משתנים מאוד, והמודלים שונים: חלקן גובות תשלום לפי משתמש פעיל, חלקן לפי לומד, וחלקן בתשלום קבוע. חשבו בערך כמה משתתפים יש לכם בחודש טיפוסי וכמה אתם יכולים להוציא בנוחות. לאחר מכן, השוו זאת לזמן שה-LMS חוסך לכם. ספקי הדרכה רבים סבורים שהשעות שנחסכות בעבודות ניהול, ציון ודיווח מצדיקות את העלות.

הגדירו את התוצאה שאתם מוכרים

אתם לא באמת מוכרים קורסים, אתם מוכרים תוצאה: עובדים שעברו הכשרה, מוסמכים ועומדים בדרישות, וההוכחה לכך. היו ספציפיים לגבי מה שנראה כמו הצלחה עבור הלקוחות שלכם, כי זה קובע אילו תכונות חשובות. אם התוצאה היא הסמכה ותיעוד מוכן לביקורת, דיווחים ותעודות יעלו לראש הרשימה שלכם. תנו לתוצאה להנחות את הדרישות, ולא להפך.

כעת, לאחר שהגדרתם את הדרישות והעדיפויות שלכם, אתם מוכנים לבדוק כיצד הפלטפורמה שלנו עומדת בציפיות.

כיצד Easy LMS עונה על דרישות אלה

פיתחנו את Easy LMS בדיוק למטרה זו: הכשרת עובדים בחברות אחרות בקנה מידה גדול, ללא צוות טכני. לכן אין זה מפתיע שהפלטפורמה תואמת באופן מושלם את רשימת הבדיקה שלעיל. כך כל החלקים משתלבים.

התוכן מהיר לבנייה וקל לשימוש חוזר, כך שתוכלו להתאים קורס או מבחן ללקוח חדש במקום להתחיל מאפס. תוכלו ליצור אקדמיות ממותגות במספר זהה למספר הלקוחות שלכם, כל אחת עם צבעים, לוגו וכתובת URL מותאמת אישית משלה, כך שכל לקוח יקבל חוויה שמרגישה כמו שלו. קל מאוד לצרף משתתפים: הזמינו אותם בדוא"ל או בייבוא המוני, הקצו לכל לקוח אקדמיה משלו, והעניקו גישה ניהולית לעמית בכל אקדמיה שבה הדבר נדרש.

כשמדובר בהוכחת תוצאות, דוחות חזותיים מציגים שיעורי הצלחה, ציונים ותעודות בכל רמה, ואתם יכולים להעניק ללקוחות גישה בזמן אמת לנתונים שלהם בכל עת שירצו. תעודות נשלחות אוטומטית כאשר מישהו עובר את הקורס. ומאחורי כל זה עומדת פלטפורמה מבוססת ענן, העומדת בדרישות ה-GDPR ומאושרת לפי תקן ISO 27001, המותאמת למכשירים ניידים, זמינה ביותר מ-23 שפות, ומגובה בתמיכה חינמית בכל תוכנית. אין צורך בהתקנה ואין צורך במחלקת IT.

הדרך הטובה ביותר לדעת אם הפתרון מתאים לכם היא לנסות אותו. התחילו תקופת ניסיון חינמית או הזמינו הדגמה, וראו כיצד הוא מטפל בהדרכה שלכם תוך התחשבות בצרכי הלקוחות שלכם.