Checkliste für die Anforderungen an ein Lernmanagementsystem (LMS)

Was sind LMS-Anforderungen?

LMS-Anforderungen sind die Funktionen, Fähigkeiten und technischen Spezifikationen, die Sie von einem Lernmanagementsystem benötigen, um Ihre Schulungen erfolgreich durchzuführen. Stellen Sie sich diese als Ihre Einkaufsliste vor. Bevor Sie Anbieter vergleichen, legen Sie fest, was die Plattform leisten muss, was wünschenswert wäre und worauf Sie verzichten können.

Wenn Sie dies frühzeitig richtig festlegen, ersparen Sie sich einen kostspieligen Fehler. Wenn Sie Ihre Anforderungen im Voraus kennen, können Sie Werbesprüche durchschauen, Plattformen nach Ihren eigenen Kriterien vergleichen und vermeiden, für Unternehmensfunktionen zu bezahlen, die Sie niemals nutzen werden. Schlimmer als zu viel zu bezahlen ist es, sich für etwas zu entscheiden, das genau das eine nicht leisten kann, was Sie tatsächlich benötigen – und eine klare Liste sorgt dafür, dass diese Entscheidung in Ihrer Hand bleibt.

Anforderungen lassen sich in der Regel in einige wenige Gruppen einteilen:

• Funktional: Was das System leistet.

• Technisch: Wie es läuft und sicher bleibt.

• Geschäftlich: Wie es Ihre geschäftlichen Ziele unterstützt, beispielsweise beim Branding und bei der Berichterstattung für Kunden.

Im Folgenden haben wir daraus eine praktische Checkliste erstellt, die Sie Kategorie für Kategorie durcharbeiten können.

Die LMS-Anforderungscheckliste

Wir haben die Anforderungen in fünf Kategorien gegliedert, beginnend mit den wichtigsten Punkten, wenn Sie mehrere Kunden schulen, bis hin zu den technischen Details. Nutzen Sie diese Liste als Leitfaden: Lesen Sie jeden Abschnitt durch und notieren Sie sich anschließend, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen unverzichtbar sind und welche Sie außer Acht lassen können.

Hier ist die Kurzübersicht:

Wir werden jede dieser Anforderungen durchgehen, betrachten, was sie in der Praxis bedeuten, und erläutern, warum sie wichtig sind, wenn Ihr Unternehmen andere Unternehmen schult. Gehen Sie die folgenden Kategorien durch und nutzen Sie anschließend die Checkliste, um Ihre Ergebnisse zu bewerten.

Erstellung von Inhalten und Kursen

Alles beginnt mit den Inhalten; daher entscheidet sich hier für ein Schulungsunternehmen oft über Erfolg oder Misserfolg. Dabei stellen sich im Wesentlichen zwei Fragen: Können Sie Ihre Materialien in das System einpflegen, und können Sie diese dort weiterbearbeiten und wiederverwenden?

Erstellung und Import von Inhalten

Ihr LMS sollte es Ihnen ermöglichen, Kurse, Prüfungen und Quizze von Grund auf neu zu erstellen – und, was ebenso wichtig ist, bereits vorhandenes Material zu importieren, damit Sie nicht bei Null anfangen müssen. Achten Sie auf eine Auswahl an Fragetypen, wie beispielsweise Multiple-Choice-Fragen und Lückentexte, damit Sie das Wissen angemessen prüfen können, anstatt sich mit dem einzigen Format begnügen zu müssen, das die Plattform zufällig unterstützt. Falls Sie von einem anderen LMS umsteigen oder Ihre Kunden Ihnen Inhalte in einem Standard wie SCORM oder xAPI zur Verfügung stellen, prüfen Sie, ob Sie diese problemlos importieren können, anstatt sie neu erstellen zu müssen. Diese Frage lässt sich frühzeitig und unkompliziert an einen Anbieter richten – eine spätere Feststellung wäre hingegen eine unangenehme Überraschung.

Strukturierung und Wiederverwendung

Da Sie verschiedene Kunden mit unterschiedlichen Bedürfnissen schulen, sparen Ihnen zwei Dinge viel Zeit. Das erste sind Lernpfade: die Anordnung von Inhalten in einer bestimmten Reihenfolge, damit die Teilnehmer diese so durchlaufen, wie Sie es vorgesehen haben. Das zweite ist die Wiederverwendung von Inhalten. Wenn Sie einen Kurs duplizieren und für einen anderen Kunden anpassen können, anstatt ihn neu zu erstellen, zahlt sich jede Stunde, die Sie in gutes Material investieren, immer wieder aus. Prüfen Sie außerdem, ob die Plattform die von Ihnen verwendeten Lernmodelle unterstützt, sei es Online-Kurse zum Selbststudium, kurzes Microlearning oder eine Mischung aus Online- und Präsenzveranstaltungen.

Teilnehmer- und Zugriffsverwaltung

Sobald sich ein neuer Kunde anmeldet, müssen Sie dessen Mitarbeiter schnell in die Schulungen einbinden. Ein gutes LMS ermöglicht es Ihnen, Teilnehmer mit wenigen Klicks – per E-Mail oder Massenimport – anzumelden und ihnen Zugriff zu gewähren, ohne dass dafür technische Kenntnisse erforderlich sind. Diese Schnelligkeit macht den Unterschied zwischen einem reibungslosen Onboarding und einem frustrierten Kunden aus.

Die gleichzeitige Verwaltung vieler Kunden erfordert eine klare Trennung ihrer Teilnehmer. Achten Sie auf die Möglichkeit, Gruppen nach Kunden zu organisieren, damit die Daten eines Kunden niemals in die eines anderen übergreifen und Sie stets genau sehen können, wer zu welcher Gruppe gehört. Auch Administratorrollen spielen eine wichtige Rolle: Wenn Kollegen Ihnen bei der Analyse von Ergebnissen oder der Verwaltung von Inhalten helfen, sollten Sie Zugriffsrechte delegieren, ohne ihnen den uneingeschränkten Zugriff auf das gesamte System zu gewähren. Schließlich verhindert eine sichere und einfache Anmeldung, einschließlich Single Sign-On, dass Teilnehmer ins Stocken geraten und Sie sich nicht mit Passwort-Zurücksetzungen befassen müssen.

Berichterstattung, KPIs und Zertifizierung

Hier beweisen Sie Ihren Wert. Für die meisten Beratungsunternehmen und Schulungsanbieter geht es vor allem darum, den Kunden zu zeigen, dass ihre Mitarbeiter tatsächlich etwas gelernt haben. Ihr LMS sollte Ihnen visuelle Dashboards mit den entscheidenden Kennzahlen bieten: Bestehens- und Durchfallquoten, Durchschnittspunktzahlen, Abschlussquoten und ausgestellte Zertifikate – alles auf einen Blick, anstatt in einer Tabellenkalkulation verborgen zu sein.

Die besten Plattformen ermöglichen es Ihren Kunden, selbst in Echtzeit und wann immer sie möchten auf diese Ergebnisse zuzugreifen. Diese jederzeitige Transparenz schafft Vertrauen und erspart Ihnen die Rolle des Vermittlers bei der Berichterstattung. Achten Sie auch auf Einblicke auf Inhaltebene, damit Sie erkennen können, welche Fragen den Teilnehmern Schwierigkeiten bereiten und an welchen Stellen ein Kurs noch verbessert werden muss – genau diese Analyse von Wissenslücken ist es, für die sich Ihre Kunden auf Sie verlassen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ergebnisse exportieren können, um sie zu teilen oder in Ihre eigenen Berichte einzubinden, und dass das System Zertifikate automatisch ausstellt, sobald jemand den Kurs bestanden hat, sodass Compliance und der Nachweis des Abschlusses von selbst geregelt werden.

Branding und White-Labeling

Wenn Sie andere Unternehmen schulen, sollte sich die Erfahrung so anfühlen, als gehöre sie ihnen selbst und nicht einem Softwareanbieter, von dem sie noch nie gehört haben. White-Labeling macht dies möglich. Achten Sie auf die Möglichkeit, für jeden Kunden eine eigene, markenspezifische Akademie mit dessen Farben, Logo und Schriftarten zu erstellen, damit sich die Teilnehmer sofort wie zu Hause fühlen.

Die leistungsstärksten Plattformen gehen noch einen Schritt weiter und ermöglichen Ihnen die Verwendung einer benutzerdefinierten URL oder Ihrer eigenen Domain, sodass keinerlei Branding von Drittanbietern sichtbar ist. Für ein kleines Schulungsunternehmen sorgt genau dies dafür, dass Sie auf jeden Kunden zugeschnitten und etabliert wirken, ohne dass Kosten für eine individuelle Entwicklung anfallen. Es ist ein kleines Detail, das viel für Ihren Ruf bewirkt.

Technik, Sicherheit und Support

Sie müssen kein Technik-Experte sein, um diesen Aspekt richtig zu handhaben, doch einige Punkte sollten Sie vor Ihrer Entscheidung überprüfen. Diese lassen sich in drei Gruppen einteilen: wie die Plattform gehostet wird, wie sie Ihre Daten schützt und zurückgibt sowie die alltäglichen praktischen Aspekte, die den reibungslosen Ablauf Ihrer Schulungen gewährleisten.

Hosting und Bereitstellung

Entscheiden Sie sich für ein cloudbasiertes LMS, damit Sie nichts installieren oder warten müssen. Sie melden sich an, und es funktioniert – Updates und Sicherheitsmaßnahmen laufen im Hintergrund, und Sie können innerhalb eines Tages einsatzbereit sein, anstatt monatelang warten zu müssen. Das Selbsthosting, bei dem das LMS auf Ihren eigenen Servern läuft, ist die Alternative, eignet sich jedoch wirklich nur für große Organisationen mit strengen Vorschriften zur Datenlokalisierung und einem IT-Team, das den Betrieb gewährleistet. Für ein kleines Schulungsunternehmen treffen die Gründe für ein Selbsthosting selten zu, und eine seriöse Cloud-Plattform, die Ihre Daten innerhalb der EU speichert, beseitigt die Bedenken, die früher viele dazu bewogen haben, auf eine interne Lösung zu setzen. Sollte ein Kunde diese Frage jemals aufwerfen, ist dies in der Regel die Bestätigung, die er benötigt.

Sicherheit und Dateneigentum

Was die Sicherheit betrifft, sollten Sie sich vergewissern, dass die Plattform DSGVO-konform ist und den Datenschutz ernst nimmt. Zertifizierungen wie ISO 27001 sind ein gutes Zeichen, da Sie mit den Mitarbeiterdaten anderer Unternehmen umgehen und diese von Ihnen erwarten, dass Sie diese sicher aufbewahren. Es lohnt sich auch zu prüfen, ob Sie Ihre Daten und Inhalte wieder zurückholen können. Die Möglichkeit, Ihre Ergebnisse und Materialien zu exportieren, bedeutet, dass Sie niemals an einen Anbieter gebunden sind, und sollten Sie sich jemals entscheiden, zu einer anderen Plattform zu wechseln, können Sie Ihre Arbeit mitnehmen, anstatt von vorne beginnen zu müssen.

Zugriff und Support

Einige alltägliche praktische Aspekte runden das Bild ab. Da die Teilnehmer möglicherweise am Schreibtisch auf einem Laptop oder in der Pause auf ihrem Smartphone lernen, sollte die Plattform mobilfreundlich und für alle zugänglich sein und idealerweise anerkannte Richtlinien zur Barrierefreiheit erfüllen. Wenn Ihre Kunden in mehr als einem Land tätig sind, sorgt mehrsprachiger Support dafür, dass jeder in seiner eigenen Sprache lernen kann. Und vergessen Sie den Support nicht: Selbst bei der einfachsten Plattform tauchen gelegentlich Fragen auf, daher ist eine kostenlose, reaktionsschnelle Hilfe seitens des Anbieters von unschätzbarem Wert – insbesondere, wenn Sie kein eigenes IT-Team haben.

Weitere zu berücksichtigende LMS-Funktionen

Die fünf oben genannten Kategorien decken das ab, worauf sich die meisten Beratungsunternehmen und Schulungsanbieter stützen. Darüber hinaus werden Sie feststellen, dass Plattformen mit einer längeren Liste an Zusatzfunktionen werben. Keine davon ist unverzichtbar, aber je nachdem, wie Sie arbeiten, könnten eine oder zwei davon für Sie von Bedeutung sein – daher lohnt es sich, zu wissen, welche das sind.

• Soziales Lernen: Diskussionsforen und Interaktion unter Gleichgesinnten, in denen die Lernenden Inhalte kommentieren und teilen. Nützlich, wenn Sie möchten, dass sich die Schulung eher als gemeinschaftliches denn als einsames Erlebnis anfühlt.

• Gamifizierung: Punkte, Abzeichen und Ranglisten, die Fortschritte belohnen. Dies kann das Engagement und die Abschlussquoten steigern.

• Personalisiertes Lernen: Inhalte, die sich an die Rolle oder den Fortschritt jedes Lernenden anpassen. Dies ist in umfangreichen Kursbibliotheken häufiger anzutreffen als in fokussierten, kundenspezifischen Schulungen.

Wenn zwei Plattformen hinsichtlich der Kernanforderungen gleichauf liegen, könnte das richtige Zusatzfeature den Ausschlag geben. Lassen Sie sich nur nicht von einer langen Liste an Funktionen davon ablenken, auf welche wenigen Dinge sich Ihr Unternehmen tagtäglich stützt.

Sobald Sie wissen, worauf Sie achten müssen, erleichtert ein wenig Vorbereitung die endgültige Entscheidung erheblich.

Was Sie vor der Auswahl eines LMS tun sollten

Die Checkliste zeigt Ihnen, worauf Sie achten sollten. In diesem Abschnitt geht es darum, zunächst Ihr eigenes Haus in Ordnung zu bringen, damit Sie Ihre Entscheidung auf der Grundlage der Bedürfnisse Ihres Unternehmens treffen und nicht danach, welche Demo Sie am meisten beeindruckt hat. Gehen Sie diese vier Schritte durch, bevor Sie mit der Buchung von Demos beginnen.

Ermitteln Sie die Wissenslücken Ihrer Kunden

Ihre Schulungen dienen dazu, die Lücke zwischen dem aktuellen Wissensstand der Mitarbeiter Ihrer Kunden und dem, was sie wissen müssen, zu schließen. Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, sollten Sie sich über diese Lücken Klarheit verschaffen. Welche Fähigkeiten oder Compliance-Themen tauchen immer wieder auf? Wonach fragen Ihre Kunden immer wieder? Daraus ergibt sich, welche Inhalte Ihre Schulungen abdecken müssen und auf welche LMS-Funktionen – wie Tests, Berichterstellung und Zertifizierung – Sie am meisten angewiesen sein werden.

Unterscheiden Sie zwischen „Must-haves“ und „Nice-to-haves“

Gehen Sie die Checkliste noch einmal durch und kennzeichnen Sie jede Anforderung als unverzichtbar oder optional für Ihr Unternehmen. Markenakademien und kundenorientierte Berichterstellung sind möglicherweise unverzichtbar, während Gamification ein nettes Extra sein könnte, das Sie derzeit noch nicht benötigen. Diese eine Übung bewahrt Sie davor, zu viel für eine Unternehmensplattform zu bezahlen oder sich von Funktionen verleiten zu lassen, die Sie niemals nutzen werden.

Legen Sie ein realistisches Budget fest

Die Preise für LMS variieren stark, und die Abrechnungsmodelle unterscheiden sich: Manche berechnen pro aktivem Nutzer, manche pro Lernenden, manche eine Pauschalgebühr. Ermitteln Sie grob, wie viele Teilnehmer Sie in einem typischen Monat betreuen und wie viel Sie bequem ausgeben können. Wägen Sie dies dann gegen die Zeit ab, die Ihnen ein LMS einspart. Viele Schulungsanbieter sind der Ansicht, dass die eingesparten Stunden bei Verwaltung, Benotung und Berichterstellung die Kosten mehr als rechtfertigen.

Definieren Sie das Ergebnis, das Sie verkaufen

Sie verkaufen nicht wirklich Kurse, sondern ein Ergebnis: geschulte, zertifizierte und vorschriftsmäßige Mitarbeiter sowie den entsprechenden Nachweis dafür. Legen Sie konkret fest, wie Erfolg für Ihre Kunden aussieht, denn davon hängt ab, welche Funktionen wichtig sind. Wenn Zertifizierung und auditfähige Nachweise das Ergebnis sind, stehen Berichte und Zertifikate ganz oben auf Ihrer Liste. Lassen Sie das Ergebnis die Anforderungen bestimmen, nicht umgekehrt.

Nachdem Sie Ihre Anforderungen definiert und Ihre Prioritäten klar festgelegt haben, können Sie nun prüfen, inwieweit unsere Plattform Ihren Ansprüchen gerecht wird.

Wie Easy LMS diese Anforderungen erfüllt

Wir haben Easy LMS genau für diese Art von Aufgaben entwickelt: die Schulung von Mitarbeitern anderer Unternehmen in großem Maßstab, ohne technisches Team. Es überrascht daher nicht, dass es nahtlos mit der obigen Checkliste übereinstimmt. So fügen sich die einzelnen Teile zusammen.

Inhalte lassen sich schnell erstellen und einfach wiederverwenden, sodass Sie einen Kurs oder eine Prüfung für einen neuen Kunden anpassen können, anstatt ganz von vorne anzufangen. Sie können so viele markenspezifische Akademien erstellen, wie Sie Kunden haben – jede mit eigenen Farben, einem eigenen Logo und einer individuellen URL –, sodass jeder Kunde ein Erlebnis erhält, das sich ganz wie sein eigenes anfühlt. Die Teilnehmer einzuladen ist ganz einfach: Laden Sie sie per E-Mail oder Massenimport ein, weisen Sie jedem Kunden seine eigene Akademie zu und delegieren Sie bei Bedarf den Administratorzugriff für jede Akademie an einen Kollegen.

Wenn es darum geht, Ergebnisse nachzuweisen, zeigen visuelle Berichte Bestehensquoten, Punktestände und Zertifikate auf jeder Stufe an, und Sie können Ihren Kunden jederzeit Echtzeit-Zugriff auf ihre eigenen Daten gewähren. Zertifikate werden automatisch ausgestellt, sobald jemand die Prüfung bestanden hat. Und all dies basiert auf einer cloudbasierten, DSGVO-konformen und nach ISO 27001 zertifizierten Plattform, die mobilfreundlich ist, in mehr als 23 Sprachen verfügbar ist und bei jedem Tarif kostenlosen Support bietet. Es ist keine Installation und keine IT-Abteilung erforderlich.

Am besten finden Sie heraus, ob die Lösung zu Ihnen passt, indem Sie sie ausprobieren. Starten Sie eine kostenlose Testphase oder vereinbaren Sie eine Demo und überzeugen Sie sich selbst, wie die Lösung Ihre Schulungen ganz im Sinne Ihrer Kunden gestaltet.