Sjekkliste for krav til læringsplattform (LMS)

Hva er krav til et LMS?

LMS-krav er de funksjonene, egenskapene og de tekniske spesifikasjonene du trenger fra et læringsstyringssystem for å kunne gjennomføre opplæringen på en vellykket måte. Tenk på dem som en handleliste. Før du sammenligner leverandører, må du bestemme hva plattformen må kunne, hva som ville vært fint å ha, og hva du kan klare deg uten.

Å få dette på plass tidlig sparer deg for kostbare feil. Når du kjenner kravene dine på forhånd, kan du se gjennom salgsargumentene, sammenligne plattformer på dine egne premisser og unngå å betale for bedriftsfunksjoner du aldri kommer til å bruke. En ting som er verre enn å betale for mye, er å abonnere på noe som ikke lar deg gjøre det du faktisk trenger, med en klar liste sørger for at du har kontroll over den avgjørelsen.

Kravene faller vanligvis inn i noen få grupper:

• Funksjonelle: hva systemet gjør.

• Tekniske: hvordan det fungerer og holdes sikkert.

• Forretningsmessige: hvordan det støtter dine forretningsmål, som merkevarebygging og rapportering til kunder.

Nedenfor har vi laget en praktisk sjekkliste du kan gå gjennom, én kategori om gangen.

Sjekklisten for LMS-krav

Vi har organisert kravene i fem kategorier, og starter med det som er viktigst når du skal gi opplæring til flere kunder, før vi går videre til de tekniske detaljene. Bruk denne som hovedliste: les gjennom hver seksjon, og merk deg hvilke krav som er uunnværlige for din virksomhet, og hvilke du kan hoppe over.

Her er en rask oversikt:

Vi skal gå gjennom hvert av disse kravene, se på hva de betyr i praksis og forklare hvorfor de er viktige når bedriften din tilbyr opplæring til andre selskaper. Gå gjennom kategoriene nedenfor, og bruk deretter sjekklisten til å holde oversikt.

Innhold og kursutvikling

Alt starter med innhold. Her kan du stille deg selv to viktige spørsmål: kan du få materialet ditt inn i systemet, og kan du tilpasse og gjenbruke det når det først er der?

Oppretting og importering av innhold

LMS-et ditt bør la deg lage kurs, eksamener og spørrekonkurranser fra bunnen av, og ikke minst: importere materialet du allerede har, slik at du ikke må starte på nytt. Se etter et utvalg av spørsmålstyper, for eksempel flervalgsspørsmål og utfyllingsoppgaver, slik at du kan teste kunnskapen på en ordentlig måte i stedet for å nøye deg med det ene formatet plattformen tilfeldigvis støtter. Hvis du bytter fra et annet LMS, eller hvis kundene dine gir deg innhold laget i en standard som SCORM eller xAPI, må du sjekke at du kan importere det uten problemer i stedet for å måtte lage det på nytt. Dette er et spørsmål du enkelt kan stille leverandøren tidlig, men som kan gi ubehagelige overraskelser hvis du oppdager det for sent.

Strukturering og gjenbruk

Siden du underviser ulike kunder med ulike behov, er det to ting som sparer deg for mye tid. Det første er læringsforløp: å ordne innholdet i en bestemt rekkefølge slik at deltakerne går gjennom det slik du hadde tenkt. Det andre er gjenbruk av innhold. Når du kan duplisere et kurs og tilpasse til en annen kunde i stedet for å lage det på nytt, lønner hver time du investerer i godt materiale seg gang på gang. Sjekk også at plattformen støtter læringsmodellene du bruker, enten det er nettkurs i eget tempo, kortfattet mikrolæring eller en blanding av nettbaserte og fysiske økter.

Deltaker- og tilgangsadministrasjon

I det øyeblikket en ny kunde registrerer seg, må du raskt få medarbeiderne deres inn i opplæringen. Et godt LMS lar deg registrere deltakere og gi tilgang med noen få klikk, via e-post eller masseimport, uten at det kreves tekniske ferdigheter. Den hastigheten er forskjellen mellom en smidig oppstart og en frustrert kunde.

Å administrere mange kunder samtidig innebærer å holde deltakerne deres tydelig adskilt. Se etter muligheten til å organisere grupper per kunde, slik at dataene til én kunde aldri blander seg med en annens, og at du alltid kan se nøyaktig hvem som tilhører hvilken gruppe. Administratorroller er også viktige: Hvis kolleger hjelper deg med å analysere resultater eller administrere innhold, vil du delegere tilgang uten å gi dem full kontroll over alt. Til slutt sørger en sikker og enkel pålogging, inkludert single sign-on, for at deltakerne ikke blir stående fast og at du slipper å håndtere tilbakestilling av passord.

Rapportering, KPI-er og sertifisering

Det er her du viser hva du er verdt. For de fleste konsulentfirmaer og opplæringsleverandører handler det om å vise kundene at deres ansatte faktisk har lært noe. LMS-systemet ditt bør gi deg visuelle oversiktspaneler med de viktigste målingene: bestått- og strykprosent, gjennomsnittskarakterer, fullføringsgrad og utstedte sertifikater – alt på ett sted, i stedet for begravd i et regneark.

De beste plattformene lar kundene dine få tilgang til disse resultatene selv, i sanntid, når de måtte ønske det. Denne tilgjengeligheten på forespørsel bygger tillit og sparer deg for rollen som mellomledd i rapporteringen. Se også etter innsikt på innholdsnivå, slik at du kan oppdage hvilke spørsmål som skaper problemer for deltakerne og hvor et kurs trenger forbedring – nettopp den kunnskapsgapsanalysen som kundene dine stoler på at du skal levere.

Sørg for at du kan eksportere resultatene for å dele dem eller legge dem inn i din egen rapportering, og at systemet utsteder sertifikater automatisk når noen består, slik at samsvar og bevis på fullføring ordner seg av seg selv.

Merkevarebygging og white-labeling

Når du holder opplæring for andre selskaper, bør opplevelsen føles som om den tilhører dem, ikke en programvareleverandør de aldri har hørt om. White-labeling gjør dette mulig. Se etter muligheten til å opprette en egen merkevareakademi for hver kunde, med deres farger, logo og skrifttyper, slik at deltakerne føler seg helt hjemme.

De beste plattformene går et skritt videre og lar deg bruke en tilpasset URL eller ditt eget domene, slik at det ikke er spor av tredjeparts merkevarebygging. For en liten opplæringsbedrift er det dette som får deg til å fremstå som etablert og skreddersydd for hver enkelt kunde, uten kostnadene ved å utvikle noe spesialtilpasset. Det er en liten detalj som betyr mye for omdømmet ditt.

Teknikk, sikkerhet og support

Du trenger ikke å være teknisk kyndig for å få denne delen riktig, men det er noen ting det er verdt å sjekke før du forplikter deg. De kan deles inn i tre grupper: hvordan plattformen er hostet, hvordan den beskytter og leverer tilbake dataene dine, og de praktiske daglige forholdene som holder treningen i gang.

Hosting og distribusjon

Velg et skybasert LMS, slik at du ikke trenger å installere eller vedlikeholde noe. Du logger deg inn, og det fungerer; oppdateringer og sikkerhet skjer i bakgrunnen, og du kan komme i gang på en dag i stedet for å måtte vente i flere måneder. Selvhosting, der LMS-systemet ligger på dine egne servere, er alternativet, men det passer egentlig bare for store organisasjoner med strenge regler for datalagring og et IT-team som kan drifte det. For en liten opplæringsbedrift er det sjelden grunn til å velge egen hosting, og en anerkjent skyplattform som oppbevarer dataene dine innenfor EU, løser bekymringen som tidligere fikk folk til å velge egen hosting. Hvis en kunde noen gang tar opp spørsmålet, er det vanligvis den forsikringen de trenger.

Sikkerhet og dataeierskap

Når det gjelder sikkerhet, må du sjekke at plattformen er i samsvar med GDPR og tar personvern på alvor. Sertifiseringer som ISO 27001 er et godt tegn, fordi du håndterer ansattdata fra andre selskaper, og de forventer at du holder dem trygge. Det er også verdt å sjekke at du kan få dataene og innholdet ditt ut igjen. Å kunne eksportere resultatene og materialet ditt betyr at du aldri blir låst fast, og hvis du noen gang bestemmer deg for å bytte til en annen plattform, kan du ta arbeidet ditt med deg i stedet for å starte på nytt.

Tilgang og støtte

Noen praktiske hverdagsaspekter fullfører bildet. Siden deltakerne kanskje lærer på en bærbar PC ved skrivebordet eller på en telefon i pausen, bør plattformen være mobilvennlig og tilgjengelig for alle, og ideelt sett oppfylle anerkjente retningslinjer for tilgjengelighet. Hvis kundene dine opererer i flere land, sørger flerspråklig støtte for at alle kan lære på sitt eget språk. Og ikke overse støtten: Selv den enkleste plattformen kan av og til gi opphav til spørsmål, så gratis, responsiv hjelp fra leverandøren er gull verdt, spesielt når du ikke har et eget IT-team.

Andre LMS-funksjoner verdt å vurdere

De fem kategoriene ovenfor dekker det de fleste konsulentfirmaer og opplæringsleverandører stoler på. Utover disse vil du se at plattformene reklamerer med en lengre liste over tilleggsfunksjoner. Ingen av dem er avgjørende, men avhengig av hvordan du jobber, kan en eller to være viktige for deg, så det er verdt å vite hva de er.

• Sosial læring: diskusjonsfora og samspill mellom deltakere, der deltakerne kommenterer og deler innhold. Nyttig hvis du ønsker at opplæringen skal oppleves som et samarbeid snarere enn en ensom aktivitet.

• Spillifisering: poeng, merker og ranglister som belønner fremgang. Det kan øke engasjementet og fullføringsgraden.

• Personlig tilpasset læring: innhold som tilpasser seg hver enkelt deltakers rolle eller fremgang. Vanligere i store kursbiblioteker enn i målrettet, kundespesifikk opplæring.

Hvis to plattformer ligger side om side når det gjelder kjernekravene, kan den rette ekstrafunksjonen avgjøre. Bare ikke la en lang liste over funksjoner trekke oppmerksomheten din bort fra de få tingene virksomheten din er avhengig av hver dag.

Når du vet hva du skal se etter, gjør litt forberedelse det endelige valget mye enklere.

Hva du bør gjøre før du velger et LMS

Sjekklisten forteller deg hva du skal se etter. Dette avsnittet handler om å få orden i egne saker først, slik at du velger ut fra hva bedriften din trenger, snarere enn hvilken demo som imponerte deg mest. Gå gjennom disse fire trinnene før du begynner å bestille demoer.

Kartlegg kunnskapshullene hos kundene dine

Opplæringen din er til for å fylle gapet mellom det kundene dine sine ansatte vet nå, og det de trenger å vite. Før du velger en plattform, må du få klarhet i disse gapene. Hvilke ferdigheter eller temaer knyttet til regelverk dukker opp igjen og igjen? Hva spør kundene dine stadig om? Dette gir deg en pekepinn på hva innholdet ditt må dekke, og hvilke LMS-funksjoner – som vurderinger, rapportering og sertifisering – du vil være mest avhengig av.

Skille mellom «må ha» og «fint å ha»

Gå gjennom sjekklisten på nytt og merk hvert krav som essensielt eller valgfritt for virksomheten din. Akademier med eget merke og rapportering rettet mot kunder kan være ufravikelige krav, mens Spillifisering kan være et fint tillegg du ikke trenger ennå. Denne øvelsen hindrer deg i å betale for mye for en bedriftsplattform eller å falle for funksjoner du aldri kommer til å bruke.

Sett et realistisk budsjett

Prisene på LMS-løsninger varierer mye, og prismodellene er forskjellige: noen tar betalt per aktiv bruker, andre per deltaker, og noen har en fast avgift. Regn ut omtrent hvor mange deltakere du har i en typisk måned, og hvor mye du komfortabelt kan bruke. Vurder deretter dette opp mot tiden et LMS sparer deg. Mange opplæringsleverandører mener at timene de sparer på administrasjon, vurdering og rapportering mer enn rettferdiggjør kostnaden.

Definer hvilket resultat du selger

Du selger egentlig ikke kurs, du selger et resultat: opplærte, sertifiserte og regeloverholdende ansatte, samt beviset på dette. Vær konkret om hva suksess innebærer for kundene dine, fordi det avgjør hvilke funksjoner som er viktige. Hvis sertifisering og revisjonsklare dokumenter er målet, havner rapportering og sertifikater øverst på listen din. La resultatet styre kravene, ikke omvendt.

Når kravene dine er definert og prioriteringene dine er klare, er du klar til å se hvordan plattformen vår måler seg.

Hvordan Easy LMS oppfyller disse kravene

Vi utviklet Easy LMS nettopp for denne typen oppgaver: å gi opplæring til ansatte i andre selskaper i stor skala, uten et teknisk team. Det er derfor ikke overraskende at det passer perfekt med sjekklisten ovenfor. Slik henger delene sammen.

Innholdet er raskt å lage og enkelt å gjenbruke, slik at du kan tilpasse et kurs eller en eksamen for en ny kunde i stedet for å starte helt fra bunnen av. Du kan opprette like mange merkevarebaserte akademier som du har kunder, hver med egne farger, logo og tilpasset URL, slik at hver kunde får en opplevelse som føles som sin egen. Det er enkelt å få deltakere med: inviter dem via e-post eller masseimport, gi hver kunde sitt eget akademi, og deleger administratorrettigheter til en kollega for ethvert akademi der det er nyttig.

Når det gjelder å dokumentere resultater, viser visuelle rapporter beståttprosent, poengsum og sertifikater på alle nivåer, og du kan gi kundene sanntids tilgang til sine egne data når de måtte ønske det. Sertifikater sendes ut automatisk når noen består. Og bak ligger en skybasert, GDPR-kompatibel og ISO 27001-sertifisert plattform som er mobilvennlig, tilgjengelig på mer enn 23 språk og støttet av gratis support på alle abonnementer. Ingen installasjon og ingen IT-avdeling er nødvendig.

Den beste måten å finne ut om det passer, er å prøve det. Start en gratis prøveperiode eller bestill en demo, og se hvordan det håndterer opplæringen din med kundene dine i fokus.