Checklist dei requisiti di un LMS

Cosa sono i requisiti di un LMS?

I requisiti di un LMS sono le caratteristiche, le funzionalità e le specifiche tecniche che deve possedere un sistema di management per l’apprendimento per garantire il successo della formazione. Puoi considerarli come una lista della spesa. Prima di confrontare i fornitori, devi stabilire quali sono le funzionalità della piattaforma che per te risultano indispensabili, quali quelle auspicabili e quali quelle di cui puoi fare a meno.

Definire chiaramente questi aspetti sin dall’inizio eviterà di commettere costosi errori. Conoscendo in anticipo i tuoi requisiti, potrai andare oltre gli slogan promozionali, confrontare le piattaforme secondo i tuoi specifici criteri ed evitare di pagare per funzionalità che non utilizzerai mai o, peggio ancora, pagare per un servizio che non è in grado di svolgere l’unica funzione di cui hai effettivamente bisogno. Un elenco chiaro ti consente di mantenere il controllo più fermo sulla decisione.

I requisiti si suddividono solitamente in alcune categorie:

• Funzionali: ciò che il sistema fa.

• Tecnici: come funziona e come garantisce la sicurezza.

• Aziendali: in che modo supporta i tuoi obiettivi di business, come il branding e la creazione di report per i clienti.

Abbiamo trasformato questi aspetti in una pratica checklist che potrai esaminare, una categoria alla volta.

Checklist dei requisiti di un LMS

Abbiamo organizzato i requisiti in cinque categorie, partendo da ciò che conta di più quando si formano più clienti e procedendo verso i dettagli tecnici. Puoi utilizzare la nostra lista come un punto di riferimento: leggi ogni sezione, quindi annota quali requisiti sono indispensabili per la tua azienda e quali puoi tralasciare.

Ecco la versione breve:

Esamineremo ciascuno di questi requisiti, ne analizzeremo il significato concreto e spiegheremo perché sono importanti per le aziende che offrono servizi di formazione ad altre società. Esamina le categorie riportate di seguito, quindi utilizza la checklist per valutare il punteggio ottenuto.

Creazione di contenuti e corsi

Tutto inizia dai contenuti: è proprio da qui che dipende il successo o il fallimento della maggior parte delle piattaforme per un’azienda che opera nel settore della formazione. In questo ambito si pongono in realtà due domande: è possibile inserire il proprio materiale nel sistema e, una volta inserito, è possibile modificarlo e riutilizzarlo?

Creazione e importazione dei contenuti

Un LMS deve consentirti di creare corsi, esami e quiz partendo da zero e, cosa altrettanto importante, di importare il materiale che già possiedi, in modo da non dover ricominciare da capo. Cerca un'ampia varietà di tipologie di domande, come quelle a scelta multipla e a completamento, in modo da poter verificare adeguatamente le conoscenze senza accontentarti dell’unico formato che la piattaforma supporta. Se hai bisogno di passare i contenuti da vecchio a un nuovo LMS, o se i clienti ti forniscono contenuti realizzati in uno standard come SCORM o xAPI, verifica di poterli importare senza problemi, anziché doverli ricostruire. È una domanda facile da porre al fornitore, ma può rivelarsi una spiacevole sorpresa se scoperta in un secondo momento.

Strutturazione e riutilizzo

Dal momento che ti occupi di formare clienti diversi con esigenze diverse, ci sono due aspetti che ti consentono di risparmiare molto tempo. Il primo riguarda i percorsi di apprendimento, vale a dire la possibilità di organizzare i contenuti in un ordine specifico affinché i partecipanti li seguano come vuoi tu. La seconda è il riutilizzo dei contenuti. Duplicare un corso e adattarlo per un altro cliente invece di ricostruirlo da zero, permette di ripagare più e più volte ogni ora investita nella creazione di un materiale di qualità. Verifica inoltre che la piattaforma supporti i modelli di apprendimento che utilizzi, che si tratti di corsi online autogestiti, microlearning o una combinazione di sessioni online e in presenza.

Gestione dei partecipanti e degli accessi

Nel momento in cui un nuovo cliente si registra, è necessario far accedere rapidamente il suo personale alla formazione. Un buon LMS consente di iscrivere i partecipanti e concedere l’accesso con pochi clic, tramite e-mail o importazione in blocco, senza richiedere competenze tecniche a nessuno. Questa rapidità fa la differenza tra un’integrazione senza intoppi e un cliente insoddisfatto.

Gestire più clienti contemporaneamente significa mantenere i loro partecipanti chiaramente separati. Verifica che sia possibile organizzare diversi gruppi a seconda dei clienti, in modo che i dati di un cliente non si confondano mai con quelli di un altro e tu possa sempre vedere esattamente chi appartiene a quale gruppo. Anche i ruoli di admin sono importanti: se i colleghi ti aiutano ad analizzare i risultati o a gestire i contenuti, devi poter delegare l’accesso senza cedere loro il controllo totale. Infine, un accesso sicuro e semplice, compreso il single sign-on, evita che i partecipanti rimangano bloccati e ti evita di gestire le richieste di reimpostazione delle password.

Reportistica, KPI e certificazione

È qui che si vede il valore dei servizi che offri. Per la maggior parte delle società di consulenza e dei fornitori di formazione, l’obiettivo principale è dimostrare ai clienti che i loro dipendenti hanno effettivamente appreso qualcosa. Un LMS dovrebbe fornirti dashboard visive con le metriche che contano: percentuali di superamento e di insuccesso, punteggi medi, completamento dei corsi e certificati rilasciati, il tutto a colpo d’occhio, e non sepolto in un foglio di calcolo.

Le migliori piattaforme consentono ai clienti di accedere autonomamente a questi risultati, in tempo reale, ogni volta che lo desiderano. Tale visibilità on-demand rafforza la fiducia ed evita di doverti occupare in prima persona del reporting. Cerca approfondimenti anche a livello di contenuti, in modo da poter individuare quali domande mettono in difficoltà i partecipanti e in quali punti un corso necessita di miglioramento: si tratta proprio dell’analisi delle lacune nelle conoscenza per cui i clienti si affidano a te.

Assicurateti di poter esportare i risultati per condividerli o inserirli nei report, e che il sistema rilasci automaticamente i certificati al superamento del corso, in modo che la conformità e la prova di completamento siano gestite automaticamente.

Branding e white label

Quando formi altre aziende, i partecipanti dovrebbero avere la sensazione che l’esperienza sia direttamente riconducibili alle aziende clienti, non a un fornitore di software di cui non hanno mai sentito parlare. Il white-labeling rende tutto questo possibile. Verifica di poter creare un’Academy con marchio personalizzato per ciascun cliente, con i suoi colori, il logo e i font, in modo che i partecipanti si sentano a proprio agio.

Le piattaforme più avanzate fanno un ulteriore passo avanti e consentono di utilizzare un URL personalizzato o il proprio dominio, in modo che non compaiano in alcun modo brand di terze parti. Per una piccola azienda di formazione, è proprio questo che le conferisce un’immagine consolidata e su misura per ogni cliente, senza i costi legati alla realizzazione di soluzioni personalizzate. Si tratta di un piccolo dettaglio che contribuisce in modo significativo alla sua reputazione.

Aspetti tecnici, sicurezza e assistenza

Non è necessario avere competenze tecniche per fare la scelta giusta in questo campo, ma vale la pena verificare alcuni aspetti prima di impegnarsi con un LMS. Questi si suddividono in tre categorie: le modalità di hosting della piattaforma, le misure adottate per proteggere e restituire i dati e gli aspetti pratici quotidiani che garantiscono il corretto svolgimento della formazione.

Hosting e implementazione

Scegli un LMS basato su cloud, in modo che non ci sia nulla da installare o mantenere. Basta effettuare l’accesso e il sistema è subito operativo; gli aggiornamenti e la sicurezza vengono gestiti in background, consentendoti di guadagnare l'operatività in un giorno anziché dover attendere mesi. L’hosting autonomo, in cui l’LMS risiede sui tuoi server, rappresenta l’alternativa, ma in realtà è adatto solo alle grandi organizzazioni con rigide norme sulla residenza dei dati e un team IT dedicato alla gestione. Per una piccola azienda di formazione, i motivi a favore dell’autohosting sono raramente rilevanti, e una piattaforma cloud affidabile che conserva i dati all’interno dell’UE risponde alla preoccupazione che in passato spingeva le aziende a optare per soluzioni interne. Se un cliente dovesse mai sollevare la questione, questa è solitamente la rassicurazione di cui ha bisogno.

Sicurezza e titolarità dei dati

Per quanto riguarda la sicurezza, verifica che la piattaforma sia conforme al GDPR e prenda sul serio la protezione dei dati. Certificazioni come la ISO 27001 sono un buon segno, poiché dovrai gestire i dati dei dipendenti di altre aziende, che giustamente si aspettano che siano al sicuro. Vale inoltre la pena verificare che sia possibile recuperare i propri dati e contenuti. La possibilità di esportare i risultati e i materiali significa non avere vincoli inscindibili con la piattaforma e, qualora decidessi di passare a un’altra soluzione, potrai portare con te il tuo lavoro anziché ricominciare da zero.

Accesso e assistenza

Alcuni aspetti pratici di uso quotidiano completano il quadro. Poiché i partecipanti potrebbero seguire la formazione su un computer portatile alla propria scrivania o su uno smartphone durante una pausa, la piattaforma dovrebbe essere ottimizzata per i dispositivi mobili ed essere accessibile a tutti, idealmente nel rispetto delle linee guida riconosciute in materia di accessibilità. Se i tuoi clienti operano in più di un Paese, affinché tutti possano seguire la formazione nella propria lingua occorrerà un supporto multilingue. E non bisogna trascurare l’assistenza: anche la piattaforma più semplice può sollevare qualche dubbio di tanto in tanto, quindi un’assistenza gratuita e tempestiva da parte del fornitore è di grande valore, specialmente se non hai un team IT interno.

Altre funzionalità da considerare in un LMS

Le cinque categorie sopra indicate coprono ciò che serve alla maggior parte delle società di consulenza e dei fornitori di formazione. Oltre a queste, noterai che le piattaforme pubblicizzano un elenco più ampio di funzionalità aggiuntive. Nessuna di esse è essenziale, ma a seconda della tua modalità di lavoro una o due potrebbero avere una certa importanza. Vale dunque la pena di sapere di che si tratta.

• Apprendimento sociale: forum di discussione e interazione tra pari, in cui gli studenti commentano e condividono i contenuti. Utile se si desidera che la formazione abbia un carattere collaborativo.

• Gamification: punti, badge e classifiche che premiano i progressi. Può aumentare il coinvolgimento e i tassi di completamento.

• Apprendimento personalizzato: contenuti che si adattano al ruolo o ai progressi di ciascuno studente. Più comune nei corsi ad ampio spettro che nella formazione mirata e specifica per il cliente.

Se due piattaforme sono alla pari per quanto riguarda i requisiti fondamentali, potrebbe essere proprio quella funzionalità in più a fare la differenza. Basta non lasciare che un lungo elenco di funzionalità distolga la tua attenzione da quelle poche cose su cui la tua azienda fa affidamento ogni giorno.

Una volta che sai cosa cercare, un po’ di preparazione renderà la scelta finale molto più semplice.

Cosa fare prima di scegliere un LMS

La checklist ti indica cosa cercare. Ma occorre per prima cosa fare ordine nelle proprie idee, in modo da scegliere in base alle esigenze della tua azienda piuttosto che alla demo che ti ha colpito di più. Segui questi quattro passaggi prima di iniziare a prenotare le demo.

Valuta le lacune nelle conoscenze dei tuoi clienti

La formazione ha lo scopo di colmare il divario tra ciò che i dipendenti dei clienti sanno al momento e ciò che devono sapere. Prima di scegliere una piattaforma, occorre chiarire bene tali lacune. Quali competenze o argomenti relativi alla conformità ricorrono più spesso? Cosa continuano a richiedere i clienti? Questo ti mostrerà quali argomenti devono essere trattati nei contenuti e su quali funzionalità dell’LMS, come le valutazioni, i report e le certificazioni, farai maggiormente affidamento.

Distingui gli elementi indispensabili da quelli accessori

Rivedi la checklist e contrassegna ogni requisito come essenziale o facoltativo per la tua attività. Le Academy personalizzate con il brand del cliente e i report potrebbero essere imprescindibili, mentre la gamification potrebbe rappresentare un piacevole extra di cui non hai ancora bisogno. Questo semplice esercizio ti impedirà di pagare più del dovuto per una piattaforma o di lasciarti tentare da funzionalità che non utilizzerai mai.

Stabilisci un budget realistico

I prezzi degli LMS variano notevolmente, così come i modelli di tariffazione: alcuni prevedono un costo per utente attivo, altri per studente, altri ancora una tariffa forfettaria. Calcola approssimativamente quanti partecipanti avrai in un mese tipo e quanto puoi spendere, poi valuta questo dato rispetto al tempo che un LMS ti fa risparmiare. Molti fornitori di formazione ritengono che le ore recuperate in termini di amministrazione, valutazione e reportistica giustifichino ampiamente il costo.

Definisci il risultato che vendi

In realtà non stai vendendo corsi, ma un risultato: dipendenti formati, certificati e conformi alle normative, oltre alla prova che lo attesti. Specifica cosa rappresenta un successo per i tuoi clienti, poiché ciò determina quali funzionalità sono rilevanti. Se il risultato è costituito da certificazioni e documentazione pronta per gli audit, i report e i certificati diventano la priorità. Lascia che sia il risultato a determinare i requisiti, e non il contrario.

Una volta definiti i requisiti e chiarite le priorità, puoi davvero valutare se la nostra piattaforma è all’altezza delle tue aspettative.

In che modo Easy LMS soddisfa questi requisiti

Abbiamo creato Easy LMS proprio per questo tipo di attività: formare su larga scala i dipendenti di altre aziende, senza bisogno di un team tecnico. Non sorprende quindi che la piattaforma corrisponda perfettamente alla checklist sopra riportata. Ecco come si incastrano i vari elementi.

I contenuti sono veloci da creare e facili da riutilizzare, quindi puoi adattare un corso o un esame per un nuovo cliente invece di partire da zero. Puoi creare tante Academy personalizzate quanti sono i tuoi clienti, ciascuna con colori, logo e URL personalizzato, in modo che ogni cliente viva un’esperienza che sembri fatta su misura per lui. Coinvolgere i partecipanti è semplice: basta invitarli via e-mail o tramite un'importazione in blocco, assegnare a ciascun cliente la propria Academy e delegare l’accesso admin a un collega per qualsiasi Academy in cui questo sia necessario.

Per quanto riguarda i risultati, i report visivi mostrano le percentuali di superamento, i punteggi e i certificati a ogni livello; inoltre, puoi fornire ai clienti l’accesso in tempo reale ai propri dati ogni volta che lo desiderano. I certificati vengono emessi automaticamente al superamento dell’esame. E alla base di tutto ciò c’è una piattaforma basata su cloud, conforme al GDPR e certificata ISO 27001, ottimizzata per i dispositivi mobili, disponibile in oltre 23 lingue e supportata da assistenza gratuita in ogni piano. Non sono necessarie installazioni né un reparto IT.

Il modo migliore per capire se Easy LMS fa al caso tuo è provarlo. Inizia una prova gratuita o prenota una demo e scopri come il nostro LMS può aiutarti a gestire al meglio la tua formazione tenendo conto delle esigenze dei tuoi clienti.