Lista de verificação dos requisitos do Sistema de Gestão da Aprendizagem (LMS)

O que são os requisitos de um LMS?

Os requisitos de um LMS são as funcionalidades, capacidades e especificações técnicas de que necessita num sistema de gestão da aprendizagem para ministrar a sua formação com sucesso. Pense neles como a sua lista de compras. Antes de comparar fornecedores, deve decidir o que a plataforma tem de fazer, o que seria bom ter e do que pode prescindir.

Definir isto corretamente desde o início evita-lhe um erro dispendioso. Quando conhece os seus requisitos desde o início, consegue ignorar os argumentos de venda, comparar plataformas segundo os seus critérios e evitar pagar por funcionalidades empresariais que nunca irá utilizar. Pior do que pagar a mais é contratar algo que não consegue fazer aquilo de que realmente necessita, e uma lista clara mantém essa decisão nas suas mãos.

Os requisitos dividem-se normalmente em alguns grupos:

• Funcionais: o que o sistema faz.

• Técnicos: como funciona e se mantém seguro.

• Comerciais: como apoia os seus objetivos comerciais, como a promoção da marca e a elaboração de relatórios para os clientes.

Abaixo, transformámos isso numa lista de verificação prática que pode seguir, categoria a categoria.

A lista de verificação de requisitos do LMS

Organizámos os requisitos em cinco categorias, começando pelo que é mais importante quando forma vários clientes e avançando para os detalhes técnicos. Utilize esta lista como referência principal: leia cada secção e, em seguida, identifique quais os requisitos imprescindíveis para o seu negócio e quais pode ignorar.

Eis a versão resumida:

Iremos analisar cada um destes requisitos, ver o que significam na prática e explicar por que razão são importantes quando a sua empresa presta formação a outras empresas. Analise as categorias abaixo e, em seguida, utilize a lista de verificação para avaliar o seu desempenho.

Criação de conteúdos e cursos

Tudo começa com o conteúdo, pelo que é aqui que a maioria das plataformas se destaca ou fracassa no âmbito de um negócio de formação. Na verdade, há aqui duas questões: consegue introduzir o seu material no sistema e consegue moldá-lo e reutilizá-lo uma vez que este se encontre no sistema?

Criação e importação de conteúdos

O seu LMS deve permitir-lhe criar cursos, exames e questionários a partir do zero e, igualmente importante, importar o material de que já dispõe, para que não tenha de começar do zero. Procure uma variedade de tipos de perguntas, tais como escolha múltipla e preenchimento de lacunas, para que possa avaliar os conhecimentos de forma adequada, em vez de se contentar com o único formato que a plataforma por acaso suporta. Se estiver a migrar de outro LMS, ou se os seus clientes lhe fornecerem conteúdos criados num padrão como o SCORM ou o xAPI, verifique se consegue importá-los sem problemas, em vez de ter de os recriar. É uma questão fácil de colocar a um fornecedor numa fase inicial, mas que pode revelar-se uma surpresa desagradável se for descoberta mais tarde.

Estruturar e reutilizar

Uma vez que forma diferentes clientes com necessidades distintas, há duas coisas que lhe poupam muito tempo. A primeira são os percursos de aprendizagem: organizar o conteúdo numa ordem específica para que os participantes o percorram tal como pretendia. A segunda é a reutilização de conteúdos. Quando consegue duplicar um curso e adaptá-lo para outro cliente, em vez de o recriar, cada hora que investe em material de qualidade compensa repetidamente. Verifique também se a plataforma suporta os modelos de aprendizagem que utiliza, quer se trate de cursos online ao seu próprio ritmo, microaprendizagem em pequenas doses ou uma combinação de sessões online e presenciais.

Gestão de participantes e de acesso

No momento em que um novo cliente se inscreve, precisa de integrar rapidamente os seus colaboradores na formação. Um bom LMS permite-lhe inscrever participantes e conceder acesso com apenas alguns cliques, por e-mail ou através de importação em massa, sem que seja necessário que ninguém tenha conhecimentos técnicos. Essa rapidez é a diferença entre uma integração tranquila e um cliente frustrado.

Gerir vários clientes em simultâneo significa manter os seus participantes claramente separados. Procure a capacidade de organizar grupos por cliente, para que os dados de um cliente nunca se misturem com os de outro e para que possa sempre ver exatamente quem pertence a cada grupo. As funções de administrador também são importantes: se os seus colegas o ajudarem a analisar resultados ou a gerir conteúdos, vai querer delegar o acesso sem lhes entregar o controlo total. Por fim, um login seguro e simples, incluindo o início de sessão único (single sign-on), evita que os participantes fiquem bloqueados e poupa-lhe o trabalho de ter de responder a pedidos de redefinição de palavras-passe.

Relatórios, KPIs e certificação

É aqui que demonstra o seu valor. Para a maioria das empresas de consultoria e prestadores de formação, o objetivo principal é mostrar aos clientes que os seus colaboradores realmente aprenderam algo. O seu LMS deve disponibilizar-lhe painéis visuais com as métricas que importam: taxas de aprovação e reprovação, pontuações médias, conclusão e certificados emitidos, tudo à vista de todos, em vez de ficarem enterrados numa folha de cálculo.

As melhores plataformas permitem que os seus clientes acedam a estes resultados por si próprios, em tempo real, sempre que quiserem. Essa visibilidade a pedido cria confiança e poupa-lhe o papel de intermediário na apresentação de relatórios. Procure também obter informações ao nível do conteúdo, para que possa identificar quais as questões que causam dificuldades aos formandos e em que pontos um curso precisa de ser aperfeiçoado — o que corresponde exatamente à análise das lacunas de conhecimento pela qual os seus clientes confiam em si.

Certifique-se de que consegue exportar os resultados para partilhar ou integrar nos seus próprios relatórios, e de que o sistema emite certificados automaticamente quando alguém é aprovado, para que a conformidade e a comprovação de conclusão sejam tratadas automaticamente.

Identidade de marca e marca branca

Quando ministra formação a outras empresas, a experiência deve dar a sensação de que lhes pertence, e não a um fornecedor de software de que nunca ouviram falar. A marca branca torna isso possível. Procure a capacidade de criar uma academia com marca separada para cada cliente, com as suas cores, logótipo e tipos de letra, para que os participantes se sintam em casa.

As plataformas mais robustas vão um passo além e permitem-lhe utilizar um URL personalizado ou o seu próprio domínio, para que não haja qualquer marca de terceiros à vista. Para uma pequena empresa de formação, é isto que lhe confere uma imagem de empresa estabelecida e personalizada para cada cliente, sem o custo de criar nada à medida. É um pequeno detalhe que contribui significativamente para a sua reputação.

Aspetos técnicos, de segurança e de apoio

Não é necessário ter conhecimentos técnicos para acertar nesta parte, mas há alguns aspetos que vale a pena confirmar antes de se comprometer. Estes dividem-se em três grupos: a forma como a plataforma está alojada, como protege e devolve os seus dados e os aspetos práticos do dia a dia que mantêm a formação em funcionamento.

Alojamento e implementação

Opte por um LMS baseado na nuvem, para que não haja nada para instalar ou manter. Basta iniciar sessão e o sistema funciona; as atualizações e a segurança decorrem em segundo plano, e pode estar a funcionar num dia, em vez de ter de esperar meses. A auto-hospedagem, em que o LMS fica alojado nos seus próprios servidores, é a alternativa, mas na verdade só se adequa a grandes organizações com regras rigorosas de residência de dados e uma equipa de TI para o gerir. Para uma pequena empresa de formação, as razões para a auto-hospedagem raramente se aplicam, e uma plataforma na nuvem de renome que mantém os seus dados dentro da UE responde à preocupação que costumava levar as pessoas a optar pela solução interna. Se um cliente alguma vez levantar a questão, essa é normalmente a garantia de que necessita.

Segurança e propriedade dos dados

No que diz respeito à segurança, verifique se a plataforma está em conformidade com o RGPD e se leva a sério a proteção de dados. Certificações como a ISO 27001 são um bom sinal, uma vez que está a lidar com dados de colaboradores de outras empresas, e estas esperarão que os mantenha em segurança. Também vale a pena verificar se consegue recuperar os seus dados e conteúdos. A possibilidade de exportar os seus resultados e materiais significa que nunca fica preso a uma plataforma e, caso decida mudar para outra, pode levar o seu trabalho consigo, em vez de ter de recomeçar do zero.

Acesso e apoio

Alguns aspetos práticos do dia a dia completam o quadro. Uma vez que os participantes podem aprender num computador portátil à sua secretária ou num telemóvel durante um intervalo, a plataforma deve ser compatível com dispositivos móveis e acessível a todos, cumprindo, idealmente, as diretrizes de acessibilidade reconhecidas. Se os seus clientes operarem em mais do que um país, o apoio multilingue permite que todos aprendam no seu próprio idioma. E não subestime o apoio: mesmo a plataforma mais simples suscita, ocasionalmente, alguma dúvida, pelo que uma assistência gratuita e atempada por parte do fornecedor vale o seu peso em ouro, especialmente quando não dispõe de uma equipa de TI própria.

Outras funcionalidades do LMS a ter em conta

As cinco categorias acima abrangem o que a maioria das consultorias e prestadores de formação considera essencial. Para além delas, verá que as plataformas anunciam uma lista mais extensa de funcionalidades adicionais. Nenhuma delas é essencial, mas, dependendo da sua forma de trabalhar, uma ou duas podem ser importantes para si, pelo que vale a pena saber quais são.

• Aprendizagem social: fóruns de discussão e interação entre pares, onde os formandos comentam e partilham conteúdos. Útil se pretender que a formação tenha um caráter colaborativo, em vez de solitário.

• Gamificação: pontos, emblemas e tabelas de classificação que recompensam o progresso. Pode aumentar as taxas de envolvimento e de conclusão.

• Aprendizagem personalizada: conteúdos que se adaptam à função ou ao progresso de cada aluno. Mais comum em grandes bibliotecas de cursos do que em formação específica para um cliente.

Se duas plataformas estiverem empatadas no que diz respeito aos requisitos essenciais, o extra certo poderá ser o fator decisivo. Contudo, não deixe que uma longa lista de funcionalidades desvie a sua atenção daquelas poucas coisas nas quais a sua empresa se baseia diariamente.

Assim que souber o que procurar, um pouco de preparação tornará a escolha final muito mais fácil.

O que fazer antes de escolher um LMS

A lista de verificação indica-lhe o que deve procurar. Esta secção trata de pôr primeiro a sua própria casa em ordem, para que possa escolher com base nas necessidades da sua empresa, em vez de se deixar levar pela demonstração que mais o impressionou. Siga estes quatro passos antes de começar a marcar demonstrações.

Analise as lacunas de conhecimento dos seus clientes

A sua formação existe para colmatar a lacuna entre o que os colaboradores dos seus clientes sabem atualmente e o que precisam de saber. Antes de escolher uma plataforma, identifique claramente essas lacunas. Que competências ou temas de conformidade surgem repetidamente? O que é que os seus clientes continuam a solicitar? Isto indica-lhe o que o seu conteúdo precisa de abranger e quais as funcionalidades do LMS, como avaliações, relatórios e certificação, nas quais irá basear-se mais.

Distinga os requisitos essenciais dos opcionais

Revise a lista de verificação e classifique cada requisito como essencial ou opcional para o seu negócio. Academias com a marca da empresa e relatórios destinados aos clientes podem ser imprescindíveis, enquanto a gamificação pode ser um extra interessante de que ainda não necessita. Este exercício impede-o de pagar a mais por uma plataforma empresarial ou de se deixar seduzir por funcionalidades que nunca irá utilizar.

Defina um orçamento realista

Os preços dos LMS variam consideravelmente e os modelos diferem: alguns cobram por utilizador ativo, outros por formando e outros ainda uma taxa fixa. Calcule aproximadamente quantos participantes tem num mês típico e quanto pode gastar confortavelmente. Em seguida, compare esse valor com o tempo que um LMS lhe poupa. Muitos prestadores de formação consideram que as horas poupadas em tarefas administrativas, avaliação e elaboração de relatórios justificam amplamente o custo.

Defina o resultado que está a vender

Na verdade, não está a vender cursos, está a vender um resultado: colaboradores formados, certificados e em conformidade, e a prova disso. Seja específico quanto ao que constitui sucesso para os seus clientes, pois isso determina quais as funcionalidades que importam. Se a certificação e os registos prontos para auditoria forem o resultado pretendido, os relatórios e os certificados passam para o topo da sua lista. Deixe que o resultado determine os requisitos, e não o contrário.

Com os seus requisitos definidos e as suas prioridades claras, está pronto para verificar se a nossa plataforma está à altura.

Como o Easy LMS cumpre estes requisitos

Criámos o Easy LMS precisamente para este tipo de trabalho: formar colaboradores de outras empresas em grande escala, sem necessidade de uma equipa técnica. Por isso, não é surpresa que se alinhe perfeitamente com a lista de verificação acima. Eis como as peças se encaixam.

O conteúdo é rápido de criar e fácil de reutilizar, pelo que pode adaptar um curso ou exame a um novo cliente, em vez de começar do zero. Pode criar tantas academias com a marca do cliente quantos forem os seus clientes, cada uma com as suas próprias cores, logótipo e URL personalizada, para que cada cliente tenha uma experiência que pareça ser exclusivamente sua. A adesão dos participantes é simples: convide-os por e-mail ou através de importação em massa, atribua a cada cliente a sua própria academia e delegue o acesso de administrador a um colega para qualquer academia em que tal seja útil.

No que diz respeito à comprovação de resultados, os relatórios visuais apresentam taxas de aprovação, pontuações e certificados em todos os níveis, e pode conceder aos clientes acesso em tempo real aos seus próprios dados sempre que estes o desejarem. Os certificados são emitidos automaticamente quando alguém é aprovado. E por trás de tudo isto está uma plataforma baseada na nuvem, em conformidade com o RGPD e certificada pela norma ISO 27001, que é compatível com dispositivos móveis, está disponível em mais de 23 idiomas e conta com apoio técnico gratuito em todos os planos. Não é necessária qualquer instalação nem departamento de TI.

A melhor forma de saber se é adequado para si é experimentá-lo. Inicie um período de avaliação gratuito ou marque uma demonstração e veja como a plataforma gere a sua formação tendo em conta as necessidades dos seus clientes.