Lista de verificación de requisitos del sistema de gestión del aprendizaje (LMS)

¿En qué consisten los requisitos de un LMS?

Los requisitos de un LMS son las características, funcionalidades y especificaciones técnicas que necesita de un sistema de gestión del aprendizaje para impartir su formación con éxito. Considérelos como su lista de la compra. Antes de comparar proveedores, debe decidir qué debe hacer la plataforma, qué sería deseable que tuviera y de qué puede prescindir.

Aclarar esto desde el principio le ahorrará un error costoso. Cuando conoce sus requisitos de antemano, puede ir más allá de los argumentos de venta, comparar plataformas según sus propios criterios y evitar pagar por funciones empresariales que nunca va a utilizar. Peor que pagar de más es contratar algo que no puede hacer lo único que realmente necesita, y una lista clara le permite mantener el control de esa decisión.

Los requisitos suelen clasificarse en varios grupos:

• Funcionales: lo que hace el sistema.

• Técnicos: cómo funciona y cómo garantiza la seguridad.

• Empresariales: cómo respalda sus objetivos comerciales, como la imagen de marca y la elaboración de informes para los clientes.

A continuación, hemos convertido todo ello en una lista de verificación práctica que puede ir completando, categoría por categoría.

La lista de verificación de requisitos del LMS

Hemos organizado los requisitos en cinco categorías, comenzando por lo más importante cuando se imparte formación a varios clientes y avanzando hacia los detalles técnicos. Utilice esta lista como referencia principal: lea cada sección y, a continuación, anote qué requisitos son imprescindibles para su empresa y cuáles puede omitir.

A continuación, le ofrecemos una versión resumida:

Analizaremos cada uno de estos requisitos, veremos qué significan en la práctica y explicaremos por qué son importantes cuando su empresa se dedica a impartir formación a otras empresas. Repase las categorías que figuran a continuación y, a continuación, utilice la lista de verificación para llevar la cuenta.

Creación de contenidos y cursos

Todo comienza con el contenido, por lo que este es el aspecto que determina el éxito o el fracaso de la mayoría de las plataformas para una empresa de formación. En realidad, hay dos cuestiones que se plantean aquí: ¿puede introducir su material en el sistema? y, una vez allí, ¿puede adaptarlo y reutilizarlo?

Creación e importación de contenidos

Su LMS debería permitirle crear cursos, exámenes y cuestionarios desde cero y, lo que es igual de importante, incorporar el material del que ya dispone, para que no tenga que empezar de cero. Busque una variedad de tipos de preguntas, como las de opción múltiple y las de rellenar los espacios en blanco, para que pueda evaluar los conocimientos adecuadamente en lugar de conformarse con el único formato que la plataforma admita. Si se está cambiando de otro LMS, o si sus clientes le proporcionan contenidos creados en un estándar como SCORM o xAPI, compruebe que puede importarlos sin problemas, en lugar de tener que volver a crearlos. Es una pregunta fácil de plantear al proveedor desde el principio, pero puede suponer una sorpresa desagradable si se descubre demasiado tarde.

Estructuración y reutilización

Dado que forma a distintos clientes con necesidades diferentes, hay dos aspectos que le ahorrarán mucho tiempo. El primero son las rutas de aprendizaje: organizar el contenido en un orden específico para que los participantes lo recorran tal y como usted lo ha previsto. La segunda es la reutilización de contenidos. Cuando puede duplicar un curso y adaptarlo para otro cliente en lugar de volver a crearlo, cada hora que invierte en material de calidad da sus frutos una y otra vez. Compruebe también que la plataforma sea compatible con los modelos de aprendizaje que utiliza, ya se trate de cursos en línea a ritmo propio, microaprendizaje en pequeñas dosis o una combinación de sesiones en línea y presenciales.

Gestión de participantes y accesos

En el momento en que un nuevo cliente se da de alta, debe incorporar rápidamente a su personal a la formación. Un buen LMS le permite inscribir a los participantes y concederles acceso con unos pocos clics, ya sea por correo electrónico o mediante importación masiva, sin que sea necesario que nadie tenga conocimientos técnicos. Esa rapidez marca la diferencia entre una incorporación fluida y un cliente frustrado.

Gestionar muchos clientes a la vez implica mantener a sus participantes claramente separados. Busque la posibilidad de organizar grupos por cliente, de modo que los datos de un cliente nunca se mezclen con los de otro, y pueda ver siempre exactamente quién pertenece a cada grupo. Las funciones de administrador también son importantes: si sus compañeros le ayudan a analizar resultados o a gestionar contenidos, querrá delegar el acceso sin cederles el control total. Por último, un inicio de sesión seguro y sencillo, que incluya el inicio de sesión único, evita que los participantes se queden atascados y le ahorra tener que gestionar restablecimientos de contraseñas.

Informes, indicadores clave de rendimiento (KPI) y certificación

Aquí es donde demuestra su valor. Para la mayoría de las consultoras y proveedores de formación, lo fundamental es demostrar a los clientes que sus empleados realmente han aprendido algo. Su LMS debería ofrecerle paneles de control visuales con las métricas que importan: tasas de aprobados y suspendidos, puntuaciones medias, porcentaje de finalización y certificados expedidos, todo ello de un solo vistazo en lugar de estar oculto en una hoja de cálculo.

Las mejores plataformas permiten a sus clientes acceder ellos mismos a estos resultados, en tiempo real y cuando lo deseen. Esa visibilidad bajo demanda genera confianza y le evita tener que actuar como intermediario en la presentación de informes. Busque también información a nivel de contenido, de modo que pueda detectar qué preguntas plantean dificultades a los alumnos y en qué aspectos debe mejorarse un curso; ese es precisamente el análisis de las lagunas de conocimiento por el que sus clientes confían en usted.

Asegúrese de poder exportar los resultados para compartirlos o incorporarlos a sus propios informes, y de que el sistema expida certificados automáticamente cuando alguien apruebe, de modo que el cumplimiento normativo y la prueba de finalización se gestionen de forma automática.

Marca y marca blanca

Cuando imparte formación a otras empresas, la experiencia debe dar la sensación de que les pertenece a ellas, no a un proveedor de software del que nunca han oído hablar. La marca blanca lo hace posible. Busque la posibilidad de crear una academia con marca propia para cada cliente, con sus colores, logotipo y tipografías, para que los participantes se sientan como en casa.

Las plataformas más sólidas van un paso más allá y le permiten utilizar una URL personalizada o su propio dominio, de modo que no aparezca ninguna marca de terceros. Para una pequeña empresa de formación, esto es lo que le hace parecer consolidada y adaptada a cada cliente, sin el coste que supone crear nada a medida. Es un pequeño detalle que contribuye enormemente a su reputación.

Aspectos técnicos, de seguridad y de asistencia

No es necesario tener conocimientos técnicos para acertar en este aspecto, pero hay algunos aspectos que conviene confirmar antes de comprometerse. Se pueden clasificar en tres grupos: cómo está alojada la plataforma, cómo protege y le devuelve sus datos, y los aspectos prácticos cotidianos que garantizan el buen funcionamiento de la formación.

Alojamiento y despliegue

Elija un LMS basado en la nube para que no haya que instalar ni mantener nada. Solo tiene que iniciar sesión y ya funciona; las actualizaciones y la seguridad se gestionan en segundo plano, y podrá estar operativo en un día en lugar de tener que esperar meses. El autoalojamiento, en el que el LMS se encuentra en sus propios servidores, es la alternativa, pero en realidad solo resulta adecuado para grandes organizaciones con normas estrictas de residencia de datos y un equipo de TI que se encargue de gestionarlo. Para una pequeña empresa de formación, los motivos para optar por el autoalojamiento rara vez son aplicables, y una plataforma en la nube de confianza que mantenga sus datos dentro de la UE resuelve la preocupación que solía llevar a las personas a optar por el alojamiento interno. Si un cliente plantea alguna vez la cuestión, esa suele ser la garantía que necesita.

Seguridad y titularidad de los datos

En cuanto a la seguridad, compruebe que la plataforma cumpla con el RGPD y se tome en serio la protección de datos. Las certificaciones como la ISO 27001 son una buena señal, ya que usted maneja datos de empleados de otras empresas, y estas esperarán que los mantenga a salvo. También conviene comprobar que pueda recuperar sus datos y contenidos. La posibilidad de exportar sus resultados y materiales significa que nunca quedará atado a una plataforma, y si en algún momento decide cambiarse a otra, podrá llevarse su trabajo consigo en lugar de tener que empezar de cero.

Acceso y asistencia

Algunos aspectos prácticos del día a día completan el panorama. Dado que los participantes pueden formarse desde un ordenador portátil en su escritorio o desde un teléfono móvil durante su descanso, la plataforma debe ser compatible con dispositivos móviles y accesible para todos, cumpliendo idealmente con las directrices de accesibilidad reconocidas. Si sus clientes operan en más de un país, el soporte multilingüe permite que todos puedan formarse en su propio idioma. Y no pase por alto el soporte técnico: incluso la plataforma más sencilla plantea alguna que otra duda de vez en cuando, por lo que una asistencia gratuita y eficaz por parte del proveedor tiene un gran valor, especialmente cuando no dispone de un equipo informático propio.

Otras funciones del LMS a tener en cuenta

Las cinco categorías anteriores abarcan lo que la mayoría de las consultoras y proveedores de formación consideran imprescindible. Más allá de ellas, verá que las plataformas anuncian una lista más amplia de extras. Ninguno es imprescindible, pero, dependiendo de su forma de trabajar, uno o dos podrían resultarles importantes, por lo que merece la pena saber cuáles son.

• Aprendizaje social: foros de debate e interacción entre compañeros, donde los alumnos comentan y comparten contenidos. Resulta útil si desea que la formación se perciba como una actividad colaborativa en lugar de solitaria.

• Gamificación: puntos, insignias y tablas de clasificación que premian el progreso. Puede aumentar los índices de participación y finalización.

• Aprendizaje personalizado: contenido que se adapta al puesto o al progreso de cada alumno. Es más habitual en amplias bibliotecas de cursos que en la formación específica y centrada en un cliente concreto.

Si dos plataformas están muy igualadas en cuanto a los requisitos básicos, puede que sea una característica adicional la que incline la balanza. Simplemente, no permita que una larga lista de funciones le distraiga de ese puñado de aspectos en los que su empresa se apoya a diario.

Una vez que sepa qué debe buscar, un poco de preparación facilitará mucho la elección final.

Qué hacer antes de elegir un LMS

La lista de verificación le indica qué debe buscar. Esta sección trata de poner primero su propia casa en orden, para que elija en función de las necesidades de su empresa y no de la demostración que más le haya impresionado. Siga estos cuatro pasos antes de empezar a concertar demostraciones.

Evalúe las lagunas de conocimientos de sus clientes

Su formación existe para cerrar la brecha entre lo que saben actualmente los empleados de sus clientes y lo que necesitan saber. Antes de elegir una plataforma, tenga claras esas lagunas. ¿Qué competencias o temas de cumplimiento normativo surgen una y otra vez? ¿Qué es lo que sus clientes siguen solicitando? Esto le indicará qué debe abarcar su contenido y en qué funciones del LMS —como evaluaciones, informes y certificaciones— se basará en mayor medida.

Distinga entre lo imprescindible y lo opcional

Revise la lista de verificación y marque cada requisito como esencial u opcional para su negocio. Las academias con la marca propia y los informes dirigidos a los clientes pueden ser imprescindibles, mientras que la gamificación podría ser un extra interesante del que aún no necesita. Este sencillo ejercicio le evitará pagar de más por una plataforma empresarial o dejarse seducir por funciones que nunca utilizará.

Establezca un presupuesto realista

Los precios de los LMS varían mucho y los modelos difieren: algunos cobran por usuario activo, otros por alumno y otros aplican una tarifa plana. Calcule aproximadamente cuántos participantes tiene en un mes típico y cuánto puede gastarse sin problemas. A continuación, compárelo con el tiempo que le ahorra un LMS. Muchos proveedores de formación consideran que las horas que se ahorran en tareas administrativas, corrección de exámenes y elaboración de informes justifican con creces el coste.

Defina el resultado que está vendiendo

En realidad, no está vendiendo cursos, sino un resultado: empleados formados, certificados y que cumplen con la normativa, además de la prueba que lo demuestre. Sea específico sobre cómo se define el éxito para sus clientes, ya que eso determina qué funciones son importantes. Si el resultado son la certificación y los registros listos para auditorías, los informes y los certificados pasarán a ocupar los primeros puestos de su lista. Deje que el resultado marque los requisitos, y no al revés.

Una vez definidos sus requisitos y claras sus prioridades, estará listo para comprobar si nuestra plataforma cumple con sus expectativas.

Cómo cumple Easy LMS con estos requisitos

Creamos Easy LMS precisamente para este tipo de trabajo: formar a empleados de otras empresas a gran escala, sin necesidad de un equipo técnico. Por eso, no es de extrañar que se ajuste perfectamente a la lista de requisitos anterior. A continuación le explicamos cómo encajan las piezas.

El contenido se crea rápidamente y es fácil de reutilizar, por lo que puede adaptar un curso o un examen para un nuevo cliente en lugar de empezar desde cero. Puede crear tantas academias con su marca como clientes tenga, cada una con sus propios colores, logotipo y URL personalizada, de modo que cada cliente disfrute de una experiencia que se sienta como propia. Incorporar a los participantes es sencillo: invíteles por correo electrónico o mediante importación masiva, asigne a cada cliente su propia academia y delegue el acceso de administrador a un compañero para cualquier academia en la que sea necesario.

A la hora de demostrar los resultados, los informes visuales muestran las tasas de aprobados, las puntuaciones y los certificados en cada nivel, y puede proporcionar a los clientes acceso en tiempo real a sus propios datos siempre que lo deseen. Los certificados se emiten automáticamente cuando alguien aprueba. Y, detrás de todo ello, se encuentra una plataforma basada en la nube, conforme al RGPD y con certificación ISO 27001, optimizada para dispositivos móviles, disponible en más de 23 idiomas y respaldada por asistencia técnica gratuita en todos los planes. No requiere instalación ni departamento de TI.

La mejor manera de saber si se adapta a sus necesidades es probarlo. Comience una prueba gratuita o solicite una demostración, y compruebe cómo gestiona su formación pensando en sus clientes.