Lista kontrolna wymagań dotyczących systemu zarządzania nauczaniem (LMS)

Czym są wymagania dotyczące systemu zarządzania nauczaniem (LMS)?

Wymagania dotyczące systemu LMS to funkcje, możliwości i specyfikacje techniczne, których oczekują Państwo od systemu zarządzania nauczaniem, aby skutecznie realizować szkolenia. Proszę potraktować je jako swoją listę zakupów. Przed porównaniem dostawców należy zdecydować, jakie funkcje platforma musi posiadać, co byłoby dodatkowym atutem, a bez czego można się obejść.

Właściwe ustalenie tych kwestii na wczesnym etapie pozwoli Państwu uniknąć kosztownych błędów. Znając swoje wymagania z góry, mogą Państwo przejść do sedna sprawy, pomijając argumenty sprzedażowe, porównać platformy na własnych warunkach i uniknąć płacenia za funkcje dla dużych przedsiębiorstw, z których nigdy nie będą Państwo korzystać. Gorsze od przepłacania jest wykupienie rozwiązania, które nie spełnia tej jednej funkcji, której faktycznie Państwo potrzebują, a przejrzysta lista pozwala zachować kontrolę nad tą decyzją.

Wymagania zazwyczaj dzielą się na kilka grup:

• Funkcjonalne: co robi system.

• Techniczne: jak system działa i jak zapewnia bezpieczeństwo.

• Biznesowe: w jaki sposób wspiera Państwa cele komercyjne, takie jak budowanie marki i raportowanie dla klientów.

Poniżej przedstawiamy praktyczną listę kontrolną, którą mogą Państwo przejrzeć, zajmując się kolejno każdą kategorią.

Lista kontrolna wymagań dotyczących systemu LMS

Podzieliliśmy wymagania na pięć kategorii, zaczynając od tych, które mają największe znaczenie w przypadku szkolenia wielu klientów, a kończąc na szczegółach technicznych. Proszę potraktować tę listę jako punkt odniesienia: zapoznaj się z każdą sekcją, a następnie zaznacz, które wymagania są niezbędne dla Państwa firmy, a które można pominąć.

Oto wersja do szybkiego przeglądu:

Omówimy każdy z tych wymogów, przyjrzymy się, co oznaczają one w praktyce, oraz wyjaśnimy, dlaczego mają one znaczenie w przypadku, gdy Państwa firma prowadzi szkolenia dla innych przedsiębiorstw. Proszę zapoznać się z poniższymi kategoriami, a następnie skorzystać z listy kontrolnej, aby ocenić spełnienie poszczególnych wymogów.

Tworzenie treści i kursów

Wszystko zaczyna się od treści, dlatego właśnie od tego zależy sukces lub porażka większości platform w branży szkoleniowej. W tym kontekście nasuwają się dwa pytania: czy potrafią Państwo wprowadzić swoje materiały do systemu oraz czy potrafią Państwo je dostosowywać i ponownie wykorzystywać po ich umieszczeniu w systemie?

Tworzenie i importowanie treści

Państwa system zarządzania nauczaniem (LMS) powinien umożliwiać tworzenie kursów, egzaminów i quizów od podstaw, a co równie ważne – importowanie materiałów, które już Państwo posiadają, dzięki czemu nie muszą Państwo zaczynać od nowa. Zwróć uwagę na różnorodność typów pytań, takich jak pytania wielokrotnego wyboru i pytania z lukami do wypełnienia, aby móc właściwie sprawdzić wiedzę, zamiast zadowalać się jednym formatem, który akurat obsługuje platforma. Jeśli przechodzi Pan/Pani z innego systemu LMS lub Państwa klienci przekazują Państwu treści stworzone w standardzie takim jak SCORM lub xAPI, proszę sprawdzić, czy można je poprawnie zaimportować, zamiast tworzyć je od nowa. Jest to pytanie, które łatwo zadać dostawcy na wczesnym etapie, a którego odkrycie na późniejszym etapie może stanowić nieprzyjemną niespodziankę.

Strukturyzowanie i ponowne wykorzystanie treści

Ponieważ szkolą Państwo różnych klientów o zróżnicowanych potrzebach, dwie rzeczy pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu. Pierwszą z nich są ścieżki edukacyjne: uporządkowanie treści w określonej kolejności, tak aby uczestnicy przechodzili przez nie zgodnie z Państwa zamierzeniami. Drugą jest ponowne wykorzystanie treści. Gdy mogą Państwo skopiować kurs i dostosować go dla innego klienta zamiast tworzyć go od nowa, każda godzina poświęcona na przygotowanie dobrych materiałów zwraca się wielokrotnie. Należy również sprawdzić, czy platforma obsługuje stosowane przez Państwa modele nauczania, niezależnie od tego, czy są to kursy online dostosowane do indywidualnego tempa nauki, krótkie moduły mikronauczania, czy też połączenie sesji online i stacjonarnych.

Zarządzanie uczestnikami i dostępem

W momencie, gdy nowy klient podpisze umowę, muszą Państwo szybko zapewnić jego pracownikom dostęp do szkoleń. Dobry system zarządzania nauczaniem (LMS) pozwala na rejestrację uczestników i przyznawanie im dostępu za pomocą kilku kliknięć, poprzez e-mail lub import zbiorczy, bez konieczności posiadania wiedzy technicznej. Ta szybkość stanowi różnicę między płynnym wdrożeniem a sfrustrowanym klientem.

Zarządzanie wieloma klientami jednocześnie oznacza konieczność wyraźnego oddzielenia ich uczestników. Należy zwrócić uwagę na możliwość organizowania grup według klientów, tak aby dane jednego klienta nigdy nie mieszały się z danymi innego, a Państwo zawsze mieli Państwo dokładny wgląd w to, kto do której grupy należy. Rola administratorów również ma znaczenie: jeśli współpracownicy pomagają Państwu w analizie wyników lub zarządzaniu treściami, warto delegować im uprawnienia bez przekazywania im pełnego dostępu do wszystkich funkcji. Wreszcie, bezpieczne i proste logowanie, w tym funkcja pojedynczego logowania (SSO), zapobiega utrudnieniom dla uczestników i oszczędza Państwu konieczności zajmowania się resetowaniem haseł.

Raportowanie, wskaźniki KPI i certyfikacja

To właśnie w tym obszarze udowadnia Pan/Pani swoją wartość. Dla większości firm konsultingowych i dostawców szkoleń chodzi przede wszystkim o wykazanie klientom, że ich pracownicy faktycznie się czegoś nauczyli. Państwa system LMS powinien zapewniać wizualne pulpity nawigacyjne z istotnymi wskaźnikami: wskaźnikami zdawalności i niepowodzeń, średnimi wynikami, odsetkiem ukończonych szkoleń oraz liczbą wydanych certyfikatów – wszystko to widoczne na pierwszy rzut oka, a nie ukryte w arkuszach kalkulacyjnych.

Najlepsze platformy umożliwiają Państwa klientom samodzielny dostęp do tych wyników w czasie rzeczywistym, kiedy tylko zechcą. Taka dostępność na żądanie buduje zaufanie i zwalnia Państwa z roli pośrednika w przekazywaniu raportów. Zwróćcie również uwagę na analizę na poziomie treści, abyście mogli zidentyfikować, które pytania sprawiają uczestnikom trudności i w jakich obszarach kurs wymaga poprawy – jest to właśnie analiza luk w wiedzy, której oczekują od Państwa klienci.

Upewnij się, że możesz eksportować wyniki w celu udostępnienia ich lub włączenia do własnych raportów, a także że system automatycznie wydaje certyfikaty po zdaniu kursu, dzięki czemu kwestie zgodności z przepisami i potwierdzenia ukończenia kursu rozwiązują się same.

Branding i rozwiązanie typu white label

Kiedy szkolą Państwo inne firmy, doświadczenie to powinno sprawiać wrażenie, jakby należało do nich samych, a nie do dostawcy oprogramowania, o którym nigdy nie słyszały. Rozwiązanie „white-labeling” to umożliwia. Proszę zwrócić uwagę na możliwość stworzenia dla każdego klienta oddzielnej akademii z własną marką, z jego kolorami, logo i czcionkami, tak aby uczestnicy czuli się jak w domu.

Najlepsze platformy idą o krok dalej i pozwalają na użycie niestandardowego adresu URL lub własnej domeny, dzięki czemu nie widać żadnych oznaczeń marek zewnętrznych. W przypadku małej firmy szkoleniowej właśnie to sprawia, że wygląda Pan na uznanego i dostosowanego do potrzeb każdego klienta, bez ponoszenia kosztów związanych z tworzeniem rozwiązań na zamówienie. To drobny szczegół, który ma ogromny wpływ na Pana reputację.

Kwestie techniczne, bezpieczeństwo i wsparcie

Nie muszą Państwo posiadać wiedzy technicznej, aby właściwie podejść do tej kwestii, jednak przed podjęciem decyzji warto sprawdzić kilka kwestii. Można je podzielić na trzy grupy: sposób hostowania platformy, sposób ochrony i przekazywania Państwa danych oraz codzienne aspekty praktyczne zapewniające płynny przebieg szkoleń.

Hosting i wdrożenie

Proszę wybrać system LMS oparty na chmurze, dzięki czemu nie trzeba niczego instalować ani konserwować. Wystarczy się zalogować, a system działa; aktualizacje i zabezpieczenia przebiegają w tle, dzięki czemu można rozpocząć pracę już w ciągu jednego dnia, zamiast czekać miesiącami. Alternatywą jest hosting własny, w ramach którego system LMS znajduje się na Państwa własnych serwerach, jednak rozwiązanie to nadaje się tak naprawdę jedynie dla dużych organizacji, które podlegają rygorystycznym przepisom dotyczącym lokalizacji danych i dysponują zespołem IT do obsługi systemu. W przypadku małej firmy szkoleniowej rzadko występują powody przemawiające za hostingiem własnym, a renomowana platforma chmurowa, która przechowuje Państwa dane na terenie UE, rozwiewa obawy, które niegdyś skłaniały ludzi do wyboru rozwiązań lokalnych. Jeśli klient kiedykolwiek poruszy tę kwestię, zazwyczaj jest to wystarczające zapewnienie, którego potrzebuje.

Bezpieczeństwo i własność danych

Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, należy sprawdzić, czy platforma jest zgodna z RODO i poważnie traktuje kwestię ochrony danych. Certyfikaty takie jak ISO 27001 są dobrym znakiem, ponieważ przetwarzają Państwo dane pracowników innych firm, a one będą oczekiwać, że zapewnią Państwo ich bezpieczeństwo. Warto również sprawdzić, czy mają Państwo możliwość odzyskania swoich danych i treści. Możliwość eksportowania wyników i materiałów oznacza, że nigdy nie są Państwo uwięzieni w systemie, a jeśli kiedykolwiek zdecydują się Państwo przejść na inną platformę, będą Państwo mogli zabrać ze sobą swoją pracę, zamiast zaczynać od nowa.

Dostęp i wsparcie

Kilka praktycznych aspektów codziennego użytkowania dopełnia całości. Ponieważ uczestnicy mogą uczyć się na laptopie przy biurku lub na telefonie podczas przerwy, platforma powinna być dostosowana do urządzeń mobilnych i dostępna dla wszystkich, najlepiej spełniająca uznane wytyczne dotyczące dostępności. Jeśli Państwa klienci prowadzą działalność w więcej niż jednym kraju, wielojęzyczne wsparcie pozwala wszystkim uczyć się w ich własnym języku. Nie należy również zapominać o wsparciu technicznym: nawet najprostsza platforma budzi od czasu do czasu pytania, więc bezpłatna i szybka pomoc ze strony dostawcy jest na wagę złota, zwłaszcza gdy nie dysponują Państwo własnym zespołem IT.

Inne funkcje systemu LMS, które warto wziąć pod uwagę

Pięć powyższych kategorii obejmuje elementy, na których opiera się większość firm konsultingowych i dostawców szkoleń. Poza nimi platformy reklamują dłuższą listę dodatkowych funkcji. Żadna z nich nie jest niezbędna, ale w zależności od sposobu Państwa pracy jedna lub dwie mogą mieć dla Państwa znaczenie, dlatego warto wiedzieć, jakie to są funkcje.

• Nauka społecznościowa: fora dyskusyjne i interakcja między uczestnikami, gdzie uczący się komentują i dzielą się treściami. Przydatne, jeśli chcą Państwo, aby szkolenie miało charakter współpracy, a nie samotnej nauki.

• Grywalizacja: punkty, odznaki i tabele wyników, które nagradzają postępy. Może to zwiększyć zaangażowanie i wskaźniki ukończenia szkoleń.

• Nauka spersonalizowana: treści dostosowujące się do roli lub postępów każdego uczestnika. Częściej spotykana w obszernych bibliotekach kursów niż w szkoleniach ukierunkowanych na konkretnego klienta.

Jeśli dwie platformy są na równi pod względem podstawowych wymagań, o wyborze może zadecydować odpowiednia dodatkowa funkcja. Proszę tylko nie pozwolić, aby długa lista funkcji odwróciła Państwa uwagę od kilku elementów, na których Państwa firma opiera się na co dzień.

Gdy już wie Pan/Pani, na co należy zwrócić uwagę, odrobina przygotowań znacznie ułatwi ostateczny wybór.

Co należy zrobić przed wyborem systemu LMS

Lista kontrolna wskazuje, na co należy zwrócić uwagę. Niniejsza sekcja dotyczy uporządkowania najpierw własnych spraw, tak aby dokonać wyboru w oparciu o potrzeby Państwa firmy, a nie o to, która prezentacja najbardziej Państwa zachwyciła. Przed rozpoczęciem umawiania prezentacji proszę wykonać cztery poniższe kroki.

Przeprowadź audyt luk w wiedzy Państwa klientów

Celem Państwa szkoleń jest wypełnienie luki między aktualnym stanem wiedzy pracowników Państwa klientów a tym, co powinni wiedzieć. Zanim wybiorą Państwo platformę, proszę dokładnie zidentyfikować te luki. Które umiejętności lub zagadnienia związane z zgodnością z przepisami powracają najczęściej? O co klienci nieustannie proszą? To wskaże Panu, jakie treści muszą zostać uwzględnione oraz z których funkcji systemu LMS – takich jak testy, raportowanie i certyfikacja – będzie Pan korzystał najczęściej.

Oddziel elementy niezbędne od tych, które są miłym dodatkiem

Przejrzyj ponownie listę kontrolną i oznacz każdy wymóg jako niezbędny lub opcjonalny dla Państwa działalności. Akademie z brandingiem i raportowanie dla klientów mogą być niepodważalnymi wymogami, podczas gdy elementy grywalizacji mogą stanowić miły dodatek, którego na razie nie potrzebują Państwo. To jedno ćwiczenie pozwoli Państwu uniknąć przepłacania za platformę korporacyjną lub skuszenia się na funkcje, z których nigdy nie będą Państwo korzystać.

Ustal realistyczny budżet

Ceny systemów LMS są bardzo zróżnicowane, a modele rozliczeniowe różnią się między sobą: niektóre opłaty naliczane są od aktywnego użytkownika, inne od uczestnika szkolenia, a jeszcze inne w formie stałej opłaty. Oszacuj z grubsza, ilu uczestników obsługujesz w typowym miesiącu i jaką kwotę możesz bez problemu przeznaczyć na ten cel. Następnie porównaj to z czasem, jaki oszczędza Ci system LMS. Wielu dostawców szkoleń uważa, że godziny zaoszczędzone na zadaniach administracyjnych, ocenianiu i sporządzaniu raportów z nawiązką uzasadniają ten koszt.

Określ, jaki wynik Pan/Pani sprzedaje

W rzeczywistości nie sprzedaje Pan/Pani kursów, lecz wynik: przeszkolonych, certyfikowanych i spełniających wymagania pracowników oraz dowody potwierdzające to osiągnięcie. Proszę dokładnie określić, jak wygląda sukces w oczach Państwa klientów, ponieważ to właśnie od tego zależy, które funkcje mają znaczenie. Jeśli wynikiem są certyfikaty i dokumentacja gotowa do audytu, raportowanie i certyfikaty powinny znaleźć się na szczycie Państwa listy priorytetów. Niech to wynik determinuje wymagania, a nie odwrotnie.

Po zdefiniowaniu wymagań i ustaleniu priorytetów są Państwo gotowi, aby sprawdzić, jak nasza platforma spełnia te oczekiwania.

W jaki sposób Easy LMS spełnia te wymagania

Stworzyliśmy Easy LMS właśnie z myślą o tego rodzaju zadaniach: szkoleniu pracowników innych firm na dużą skalę, bez konieczności posiadania zespołu technicznego. Nic więc dziwnego, że idealnie wpisuje się on w powyższą listę kontrolną. Oto, jak poszczególne elementy do siebie pasują.

Treści można szybko tworzyć i łatwo ponownie wykorzystywać, dzięki czemu mogą Państwo dostosować kurs lub egzamin dla nowego klienta zamiast zaczynać od zera. Można utworzyć tyle akademii z brandingiem, ilu ma Pan/Pani klientów, a każda z nich będzie miała własne kolory, logo i niestandardowy adres URL, dzięki czemu każdy klient otrzyma doświadczenie dostosowane do swoich potrzeb. Zaproszenie uczestników jest proste: wystarczy wysłać im zaproszenia e-mailem lub zaimportować dane zbiorczo, przydzielić każdemu klientowi własną akademię oraz przekazać uprawnienia administracyjne współpracownikowi w przypadku każdej akademii, w której jest to pomocne.

Jeśli chodzi o wykazywanie wyników, raporty wizualne przedstawiają wskaźniki zdawalności, wyniki i certyfikaty na każdym poziomie, a Państwo mogą zapewnić klientom dostęp w czasie rzeczywistym do ich własnych danych, kiedy tylko tego zapragną. Certyfikaty są wysyłane automatycznie po zdaniu egzaminu. A podstawą tego wszystkiego jest oparta na chmurze platforma zgodna z RODO i posiadająca certyfikat ISO 27001, która jest dostosowana do urządzeń mobilnych, dostępna w ponad 23 językach oraz objęta bezpłatnym wsparciem technicznym w ramach każdego planu. Nie wymaga instalacji ani działu IT.

Najlepszym sposobem, aby sprawdzić, czy rozwiązanie to jest odpowiednie, jest wypróbowanie go. Rozpocznij bezpłatny okres próbny lub umów się na prezentację i przekonaj się, jak system zarządza szkoleniami z myślą o Państwa klientach.