Så bygger du ett skalbart program för ledarskapsutveckling

Vad är ledarskapsutveckling?

Ledarskapsutveckling är en kontinuerlig process där man utvecklar de färdigheter, beteenden och det omdöme som behövs för att leda andra på ett bra sätt.

Innan du bygger ett program är det bra att vara tydlig med vad det egentligen är du vill utveckla. Ledarskap är inte en medfödd egenskap som man antingen har eller saknar. Det går att lära sig, öva på och utveckla, precis som andra kompetenser.

Ledarskapsutveckling är en kontinuerlig process där man utvecklar de färdigheter, beteenden och det omdöme som behövs för att leda andra på ett bra sätt. Det kan handla om allt från en nybliven teamledare som lär sig att delegera till en erfaren chef som lär sig att sätta en gemensam riktning för flera avdelningar. Det viktiga ordet är kontinuerlig. En enskild kurs kan sätta igång en förändring, men ledarskap utvecklas genom repetition, återkoppling och verkliga situationer över tid.

Den skillnaden är viktig eftersom den påverkar allt som följer. Du skapar inte ett enskilt utbildningstillfälle. Du skapar ett system som fortsätter att utveckla människor långt efter att den första sessionen är över.

Vad är ett program för ledarskapsutveckling?

Ett program för ledarskapsutveckling är det strukturerade och återanvändbara system du använder för att utveckla ledarskap. Det definierar vilka resultat du vill uppnå, vilka utbildningsmetoder du ska använda, vilken väg deltagarna följer när de får större ansvar och hur du mäter om programmet faktiskt fungerar. I praktiken kan det kombinera kurser, coachning, mentorskap, bedömningar och praktisk träning i arbetet till en sammanhängande väg i stället för en samling fristående aktiviteter.

För många organisationer är programmet till för de egna cheferna. För konsultbolag, utbildningsleverantörer och franchisekedjor är programmet något de erbjuder sina kunder, från en kund till nästa eller från en enhet till nästa. Båda är program för ledarskapsutveckling. Skillnaden är att det senare måste fungera om och om igen, och det är precis där de flesta program börjar falla sönder.

Varför de flesta program för ledarskapsutveckling inte går att skala upp

Många program fungerar utmärkt första gången men faller isär andra gången. Innehållet är oftast bra, men det har aldrig utformats för att kunna återanvändas. När du förstår varför programmen brister kan du ta hänsyn till det redan från början.

Här är de vanligaste problemen som dyker upp när ett program växer utanför den första gruppen:

• Det är byggt för en specifik grupp. Innehållet utgår från ett visst team, en viss bransch eller vissa exempel och kan därför inte användas för nästa målgrupp utan att byggas om.

• Det är beroende av en person. Hela upplägget fungerar eftersom en skicklig utbildare håller i det. När den personen inte är med, eller när du försöker genomföra tre sessioner samtidigt, sjunker kvaliteten.

• Materialet finns i någons huvud. Eller på en bärbar dator eller i en presentation som bara skaparen själv förstår. Inget är dokumenterat på ett sätt som gör att en annan utbildare kan ta över och genomföra utbildningen på ett enhetligt sätt.

• Det finns ingen enhetlig uppföljning. Varje grupp bedöms på olika sätt, eller inte alls, vilket gör det omöjligt att visa att programmet fungerade. Det är ett internt problem och kan bli avgörande när en kund efterfrågar resultat.

• Varje ny kund eller enhet innebär att börja om från början. Utan en återanvändbar struktur ökar arbetsbördan i takt med att verksamheten växer.

Men inget av detta är oundvikligt. Alla fem punkter handlar om hur programmet utformas, och ramverket nedan är byggt för att undvika dem.

Ramverket: 6 steg för att bygga ett program för ledarskapsutveckling

Ett bra program bygger på en serie genomtänkta beslut där varje steg bygger vidare på det föregående. Följ de här sex stegen i ordning, så får du ett program med ett tydligt syfte, som passar de personer det är till för och som kan genomföras igen utan att falla sönder.

Steg 1: Definiera vilket verksamhetsresultat du vill uppnå

Varje effektivt program börjar med ett problem som är värt att lösa, inte med ett ämne som är värt att lära ut. Om du inte kan beskriva vilket resultat du vill uppnå kan du inte heller avgöra om programmet lyckades.

Chefer har stor påverkan på de team de leder. Det innebär att kvaliteten på ledarskapet påverkar medarbetarnas kvarstannande, produktivitet och arbetsmoral mer än nästan något annat du kan påverka. Därför är målet sällan att ”lära ut ledarskap”. Det handlar i stället om något konkret: minska personalomsättningen bland medarbetarna på arbetsplatsen, få nya chefer att komma igång snabbare, förbereda regionala chefer på att driva sina egna enheter eller minska antalet supportärenden som beror på att teamen aldrig fått rätt utbildning.

Skriv ner målet innan du utformar en enda lektion. Det blir testet som alla efterföljande beslut måste klara.

Steg 2: Kartlägg aktuella kompetensluckor inom ledarskap

När du vet vart du ska behöver du en ärlig bild av var deltagarna befinner sig i dag. Det är genom att hoppa över det här steget som program ofta slutar med att lära ut sådant som deltagarna redan kan, samtidigt som de kompetensluckor som faktiskt håller dem tillbaka lämnas därhän.

Bedömningen kan göras på många olika sätt: självskattningar, bedömningar från chefer, 360-gradersfeedback, korta kompetenskartläggningar eller helt enkelt genom att observera hur personer hanterar verkliga situationer. Målet är att identifiera skillnaden mellan det ledarskapsbeteende du behöver och det beteende du ser i dag, så att programmet riktas mot den faktiska kompetensluckan i stället för att bygga på gissningar.

Om du erbjuder utbildning till kunder är det här dessutom ditt starkaste säljverktyg. Genom att kartlägga kundens team innan du föreslår innehåll kan du visa exakt var kompetensluckorna finns. Då känns programmet du rekommenderar nödvändigt snarare än valfritt. Bedömningen fyller alltså två funktioner: den gör programmet bättre och motiverar varför det behövs.

Steg 3: Välj rätt utbildningsmetoder

När du har kartlagt kompetensluckorna behöver du bestämma hur deltagarna ska lära sig. Det är också här skalbarheten för första gången blir viktig, eftersom vissa metoder går att återanvända i stor skala medan andra inte gör det.

De flesta bra program kombinerar några olika metoder:

• Självstudiekurser online för grundläggande kunskaper som alla behöver, med en enhetlig utbildning oavsett hur många som deltar.

• Live-sessioner för diskussioner, rollspel och sådant lärande som gynnas av att ske i grupp.

• Coachning och mentorskap för personlig vägledning kring individuella utmaningar.

• Praktisk träning i arbetet genom utmanande uppgifter och verkligt ansvar, där ledarskapet faktiskt blir en del av det dagliga arbetet.

Använd följande skalbarhetstest för varje metod: Vad händer när du behöver genomföra detta för den tionde gruppen eller för tre kunder samtidigt? En metod som är beroende av en enda expert i ett enda rum går inte att skala. Återanvändbart innehåll gör det uppenbarligen. Ju mer av det grundläggande materialet du kan skapa en gång och använda många gånger, desto mer kan du använda de personliga och interaktiva delarna där de ger störst värde.

Steg 4: Anpassa programmet efter olika chefsnivåer

En ny teamledare och en erfaren chef behöver olika saker, och ett program som behandlar dem på samma sätt blir inte särskilt bra för någon av dem. Genom att utforma separata vägar för olika nivåer kan du förvandla en generell kurs till ett program som deltagarna utvecklas genom.

De flesta program omfattar tre breda nivåer: blivande ledare som tar steget in i sin första chefsroll, etablerade chefer som leder större eller mer komplexa team och seniora ledare som sätter riktningen för hela organisationen. Varje nivå bygger vidare på den föregående.

För att göra det konkret kan du utgå från följande enkla struktur för den första nivån, det vill säga en ny teamledare:

• Mål: känna sig trygg och kunna utföra rollen väl under de första 90 dagarna.

• Grundläggande kompetenser: delegering, att ge återkoppling, hålla enskilda samtal och grundläggande konflikthantering.

• Metoder: självstudiekurs online, en grupp med andra deltagare på samma nivå och praktisk träning i arbetet.

• Praktisk träning: leda ett mindre projekt från början till slut.

• Mått på framgång: genomför kursen, får positiv återkoppling från teamet och håller regelbundna enskilda samtal.

Du kan bygga upp samma struktur för varje nivå, vilket ger dig ytterligare en fördel. När strukturen är standardiserad fungerar samma ramverk för olika team, kunder och enheter. Du behöver inte uppfinna programmet på nytt varje gång, utan kan använda en beprövad struktur i en ny kontext.

Det är den återanvändbara strukturen som gör att du kan skala upp på riktigt.

Steg 5: Bygg in coachning och kollegialt ansvar

Kunskaper glöms snabbt när ingen förväntar sig att de ska användas. De program som faktiskt förändrar beteenden är de som fortsätter att hålla deltagarna ansvariga även efter att utbildningen är slut, och det händer sällan av sig självt.

Coachning ger deltagarna någon att diskutera verkliga utmaningar med och hjälper dem att omsätta abstrakta lärdomar i beslut som de faktiskt fattar i arbetet. Kollegialt ansvar gör något som coachning inte kan: det skapar en grupp människor som utvecklas tillsammans, jämför erfarenheter och hjälper varandra att hålla fast vid det de har åtagit sig. En grupp nya chefer som stämmer av med varandra varje månad kommer att ge mer långvariga resultat än en workshop, eftersom pressen att delta och göra framsteg kommer från kollegorna snarare än från ett certifikat.

Bygg in dessa delar redan från början.

Steg 6: Mät effekten och förbättra programmet

Ett program som du inte kan mäta kan du varken förbättra eller bevisa effekten av. Det här sista steget knyter an till målet du definierade i steg ett och ser till att du hela tiden utvärderar om programmet faktiskt gör skillnad.

Mät på två nivåer:

1. För det första, själva lärandet: genomförandegrad, bedömningsresultat och vilka ämnen deltagarna har svårt för. Då ser du var innehållet behöver förbättras.

2. För det andra, resultatet: minskade personalomsättningen? Kommer nya chefer snabbare in i rollen? Har det problem du ville lösa faktiskt förbättrats?

Den första nivån visar om programmet genomfördes på ett bra sätt, medan den andra visar om det faktiskt gjorde skillnad. Det är också här kraven blir högre när du erbjuder utbildning till kunder. En kund, franchisetagare eller regional chef vill kunna se resultaten när som helst, inte behöva vänta på en kvartalsrapport. Att när som helst kunna visa genomförandegrad och andel godkända per grupp gör rapporteringen till mer än något som bara finns i bakgrunden – den blir ett skäl för kunden att förnya avtalet. Mät konsekvent, följ upp regelbundet och se programmet som något du hela tiden förfinar, inte som något du blir färdig med.

Så utvecklar du ledarskapskompetenser på alla nivåer

Ramverket ger dig strukturen. Här fyller du den med de specifika kompetenser som olika typer av ledare behöver utveckla, eftersom ”ledarskapskompetenser” betyder olika saker beroende på vem du utvecklar.

Nya chefer och teamledare

Den här gruppen behöver lära sig grunderna i att leda andra för första gången: att delegera i stället för att göra allt själv, ge återkoppling som faktiskt går fram, hålla meningsfulla enskilda samtal och hantera mindre konflikter innan de växer. Steget från att själv utföra arbetet till att leda dem som utför det är den svåraste omställningen många ledare någonsin gör, och därför behöver de extra mycket stöd.

Etablerade chefer

Den här gruppen behöver leda genom andra i stället för att själva vara direkt involverade i allt. Det innebär att prioritera mellan motstridiga krav, utveckla medarbetarna i teamen, kommunicera med intressenter högre upp i organisationen och ibland fatta beslut med ofullständig information.

Chefer med ansvar för flera enheter och franchisekedjor

Den här gruppen har ett extra ansvar: att säkerställa enhetliga arbetssätt på platser som de inte alltid kan vara på. De behöver leda team som de inte arbetar tillsammans med på daglig basis, upprätthålla varumärkes- och verksamhetsstandarder och upptäcka problem genom rapporter i stället för på plats. Att skapa enhetlighet är en kompetens i sig och kräver ett helt annat arbetssätt.

Anpassa kompetenserna efter nivån, så får varje grupp en utveckling som passar där de befinner sig. Det är den anpassningen som gör att deltagarna förblir engagerade tillräckligt länge för att utvecklas.

Så gör du programmet återanvändbart för olika team och kunder

Allt hittills har lett fram till det här. Ett program som utvecklar ett enda team är ett bra arbete. Ett program som du kan genomföra om och om igen för nya team, nya enheter eller nya kunder utan att behöva bygga om det varje gång är en verklig tillgång. Det är här genomtänkta designval börjar ge effekt.

Några principer som gör ett program återanvändbart:

• Skapa innehållet en gång och återanvänd det överallt. Grundläggande kurser och bedömningar bör skapas en gång och genomföras många gånger, så att tillväxt inte innebär mer arbete.

• Håll grupperna tydligt åtskilda. Varje team, kund eller enhet behöver en egen plats, sina egna deltagare och sina egna resultat, utan att data blandas med andra gruppers.

• Ge varje målgrupp en egen ingång. En varumärkesanpassad, separat lärmiljö för varje kund eller enhet gör att programmet känns skräddarsytt, även när den underliggande strukturen är densamma.

• Gör rapporteringen tillgänglig för deltagarna själva. När kunder och chefer själva kan ta fram genomförandegrad och andel godkända när som helst behöver du lägga mindre tid på rapportering, samtidigt som förtroendet för programmet ökar.

• Utfärda certifikat när utbildningen är genomförd. Ett certifikat vid utbildningens slut visar att utbildningen har genomförts, vilket är viktigt vid revisioner och för regelefterlevnad – och helt enkelt för att kunna visa kunden att deras medarbetare har genomfört utbildningen.

Kombinera dessa faktorer så blir ditt program skalbart.

Ledarskapsutbildning eller coachning – när ska du använda vad?

Utbildning och coachning behandlas ofta som konkurrenter, trots att de egentligen är två verktyg för två olika ändamål. Om du vet när du ska använda vilket verktyg sparar du både tid och pengar och får bättre resultat.

Utbildning är sättet att konsekvent förmedla kunskaper och färdigheter till många personer. Det passar särskilt bra när det finns ett tydligt innehåll som alla behöver ta del av, när du ska introducera nya ledare i stor skala eller när enhetlighet i en grupp är viktigare än individuell anpassning. Utbildning är effektiv, återanvändbar och mätbar, vilket är anledningen till att den utgör grunden i de flesta program.

Coachning handlar om att utveckla en person utifrån de specifika utmaningar personen står inför. Det passar särskilt bra när någon ställs inför en situation som ingen kurs kan förutse, när en senior ledare behöver någon att diskutera sina tankar med i förtroende eller när kompetensluckan handlar mer om omdöme och beteende än om kunskap. Coachning är personlig och kräver mer resurser och är därför svårare att skala upp. Den fungerar bäst när den riktas dit den gör störst skillnad.

De bästa programmen använder båda. Utbilda brett i grunderna så att alla får en gemensam kunskapsbas och använd sedan coachning selektivt där den individuella utvecklingen behöver en personlig kontakt. Använd alltså utbildning för att skala upp och coachning för att gå på djupet.

Bygg ditt program för ledarskapsutveckling med Easy LMS

När programmet är utformat behöver du en plattform där du kan genomföra det och som kan växa med dig. Det är här Easy LMS kommer in, eftersom plattformen är utvecklad för just den typ av återanvändbar utbildning för flera grupper som ledarskapsutveckling i stor skala kräver.

Du kan skapa dina kurser och prov en gång och sedan återanvända dem för alla team, kunder eller enheter utan att behöva bygga om dem. Varje kund eller franchisetagare får en egen varumärkesanpassad Academy, vilket håller grupperna tydligt åtskilda samtidigt som de kan dela samma underliggande innehåll. Dina rapporter visar genomförandegrad och andel godkända i realtid, vilket innebär att kunder och chefer kan se sina resultat när de vill i stället för att behöva vänta på dig. Certifikat hanteras automatiskt och eftersom prissättningen bygger på en fast avgift i stället för per deltagare förblir kostnaderna förutsägbara, oavsett hur många personer du utbildar.

Med andra ord är Easy LMS byggt kring samma principer som gör ett program återanvändbart. Om du är redo att erbjuda ledarskapsutveckling som går att skala upp kan du starta en kostnadsfri testperiod och skapa ditt första program.