Hoe je een schaalbaar programma voor leiderschapsontwikkeling opzet

Wat is leiderschapsontwikkeling?

Leiderschapsontwikkeling is het voortdurende proces waarbij de vaardigheden, het gedrag en het beoordelingsvermogen worden opgebouwd die mensen nodig hebben om anderen goed te kunnen leiden

Voordat je een programma opzet, is het nuttig om duidelijk te bepalen wat je daadwerkelijk wilt ontwikkelen. Leiderschap is geen vaste eigenschap die mensen al dan niet bezitten, het kan, net als elke andere vaardigheid, aangeleerd, geoefend en verbeterd worden.

Leiderschapsontwikkeling is het voortdurende proces waarbij de vaardigheden, het gedrag en het beoordelingsvermogen worden opgebouwd die mensen nodig hebben om anderen goed te leiden. Het omvat alles, van een beginnende teamleider die leert te delegeren tot een senior manager die leert om afdelingsoverschrijdende koersbepalingen vast te stellen. Het sleutelwoord is ‘voortdurend’. Een enkele cursus kan verandering teweegbrengen, maar leiderschap groeit door herhaling, feedback en praktijkervaringen in de loop van de tijd.

Dat onderscheid is belangrijk omdat het bepalend is voor alles wat daarna volgt. Je ontwerpt niet één evenement, maar ontwerpt een systeem waarmee mensen zich blijven ontwikkelen, lang nadat de eerste sessie is afgelopen.

Wat is een programma voor leiderschapsontwikkeling?

Een programma voor leiderschapsontwikkeling is het gestructureerde, herhaalbare systeem dat je gebruikt om groei te realiseren. Het definieert de resultaten die je wilt behalen, de leermethoden die je zal gebruiken, het traject dat mensen volgen terwijl zij doorgroeien naar hogere niveaus van verantwoordelijkheid en de manier waarop je meet of dit alles effect heeft gehad. In de praktijk kan het cursussen, coaching, mentoring, beoordelingen en praktijkervaring op de werkplek combineren tot één samenhangend traject, in plaats van een verzameling losstaande activiteiten.

Voor veel organisaties is dat programma bedoeld voor hun eigen managers. Voor adviesbureaus, trainingsaanbieders en franchisebedrijven is het een programma dat zij aan klanten aanbieden, van de ene klant naar de andere, of van de ene locatie naar de andere. Beide zijn programma's voor leiderschapsontwikkeling. Het verschil is dat het tweede type bestand moet zijn tegen herhaling, en dat is precies waar de meeste programma’s beginnen te haperen.

Waarom de meeste programma's voor leiderschapsontwikkeling niet schaalbaar zijn

Vele programma’s werken de eerste keer uitstekend, maar vallen bij de tweede keer uit elkaar. De inhoud is doorgaans goed, maar het programma is nooit ontworpen om opnieuw te gebruiken. Wanneer je begrijpt waarom ze mislukken, kan je daar vanaf het begin rekening mee houden bij het ontwerp.

Dit zijn de knelpunten die keer op keer terugkeren zodra een programma verder groeit dan de eerste groep:

• Het is ontworpen voor één specifieke groep. De inhoud is gebaseerd op een bepaald team, een bepaalde sector of een reeks voorbeelden, waardoor deze niet zonder aanpassing kan worden overgedragen aan een volgende doelgroep.

• Het is afhankelijk van één persoon. Het geheel werkt alleen omdat er één getalenteerde begeleider in de zaal aanwezig is. Haal die persoon weg of probeer drie sessies tegelijk te geven, en de kwaliteit neemt af.

• Het materiaal zit in iemands hoofd. Of op een laptop, of in een presentatie die alleen de maker ervan begrijpt. Er is niets zodanig gedocumenteerd dat een andere trainer het kan overnemen en consistent kan uitvoeren.

• Er is geen consistente meting. Elke groep wordt anders beoordeeld, of helemaal niet, waardoor je niet kan aantonen dat het programma heeft gewerkt. Dat is een intern probleem en een dealbreaker wanneer een klant om resultaten vraagt.

• Elke nieuwe klant of locatie betekent opnieuw beginnen. Zonder een herbruikbare structuur vermenigvuldigt groei je werklast.

Maar geen van deze situaties is onvermijdelijk, aangezien het telkens om een ontwerpkeuze gaat, en het onderstaande raamwerk is opgezet om alle vijf te voorkomen.

Het raamwerk: 6 stappen voor het opzetten van een programma voor leiderschapsontwikkeling

Een sterk programma bestaat uit een reeks weloverwogen beslissingen, waarbij elke beslissing voortbouwt op de vorige. Doorloop deze zes stappen in de juiste volgorde en je zal uiteindelijk beschikken over een programma met een duidelijk doel, dat is afgestemd op de mensen voor wie het bedoeld is en dat opnieuw kan worden gebruikt zonder dat het uit elkaar valt.

Stap 1: Bepaal het bedrijfsresultaat dat je wil bereiken

Elk effectief programma begint met een probleem dat het waard is om opgelost te worden, niet met een onderwerp dat het waard is om onderwezen te worden. Als je het beoogde resultaat niet kan benoemen, kan je niet beoordelen of het programma geslaagd is.

Managers hebben een gigantische invloed op de teams die zij leiden. Dit betekent dat de kwaliteit van je leidinggevenden het personeelsbehoud, de productiviteit en het moreel meer bepaalt dan vrijwel elk ander aspect waarop je invloed kan uitoefenen. Het beoogde resultaat is dus zelden ‘leiderschap onderwijzen’. Het is iets concreets: het personeelsverloop op de werkvloer terugdringen, nieuwe managers sneller productief maken, regionale leidinggevenden voorbereiden op het leiden van hun eigen vestigingen, of het aantal ondersteuningstickets verminderen dat wordt veroorzaakt door teams die nooit goed zijn getraind.

Schrijf het beoogde resultaat op voordat je ook maar één les ontwerpt. Hiermee wordt het de maatstaf waaraan elke volgende beslissing moet voldoen.

Stap 2: Breng de huidige tekortkomingen in leiderschapsvaardigheden in kaart

Zodra je weet waar je naartoe wilt, heb je een eerlijk beeld nodig van het uitgangspunt van je werknemers. Door deze stap over te slaan, zullen programma's onderwerpen behandelen die mensen al weten, terwijl de tekortkomingen die hen belemmeren, worden genegeerd.

De beoordeling kan vele vormen aannemen: zelfevaluaties, beoordelingen door leidinggevenden, 360-gradenfeedback, korte vaardigheidsaudits of simpelweg het observeren hoe mensen omgaan met echte situaties. Het doel is om het verschil in kaart te brengen tussen het leiderschapsgedrag dat je nodig hebt en het gedrag dat je op dit moment ziet, zodat je programma zich richt op de tekorten in plaats van er naar te raden.

Als je trainingen aan klanten aanbiedt, is deze stap tegelijk je sterkste verkoopinstrument. Door de teams van een klant te beoordelen voordat je inhoud voorstelt, laat je hen precies zien waar de tekorten zich bevinden, waardoor het door jou aanbevolen programma als noodzakelijk in plaats van optioneel wordt ervaren. De beoordeling vervult een dubbele functie: het scherpt het programma aan en rechtvaardigt het.

Stap 3: Kies de juiste leermethoden

Nu de tekorten in kaart zijn gebracht, moet je beslissen hoe mensen zullen leren. Dit is ook het eerste punt waarop schaalgrootte een rol gaat spelen, omdat sommige methoden zich goed laten opschalen en andere niet.

De meeste sterke programma’s combineren verschillende benaderingen:

• Online cursussen die in eigen tempo kunnen worden gevolgd voor basiskennis die iedereen nodig heeft, en die consistent worden aangeboden, ongeacht het aantal deelnemers.

• Live-sessies voor discussie, rollenspellen en het soort leren dat baat heeft bij een groep.

• Coaching en mentoring voor persoonlijke begeleiding bij individuele uitdagingen.

• Praktijkervaring op de werkplek door middel van uitdagende opdrachten en echte verantwoordelijkheid, waarbij leiderschap daadwerkelijk tot uiting komt.

Hier volgt de schaalbaarheidstest die je op elk onderdeel kan toepassen: wat gebeurt er wanneer je dit voor de tiende groep moet organiseren, of voor drie klanten tegelijk? Een methode die afhankelijk is van één enkele deskundige in één enkele ruimte is niet schaalbaar. Herbruikbare inhoud is dat uiteraard wel. Als je meer basismateriaal in één keer kan ontwikkelen en dit vervolgens vele malen kan aanbieden, kan je meer live, interactieve elementen inzetten en zo de meeste waarde toevoegen.

Stap 4: Ontwerp voor verschillende leiderschapsniveaus

Een nieuwe teamleider en een senior manager hebben verschillende behoeften, en een programma dat hen op dezelfde manier behandelt, is voor geen van beiden passend. Door afzonderlijke trajecten voor verschillende niveaus te ontwerpen, verandert een generieke cursus in een programma waarin mensen zich kunnen ontwikkelen.

De meeste programma’s zijn opgebouwd rond drie brede niveaus: nieuwe leiders die hun eerste managementfunctie bekleden, gevestigde managers die leiding geven aan grotere of complexere teams, en senior leiders die de koers bepalen voor de hele organisatie. Elk niveau bouwt voort op het niveau eronder.

Om dit te verduidelijken, volgt hier een eenvoudig raamwerk voor het eerste niveau, dat van een nieuwe teamleider:

• Doelstelling: zelfverzekerd en bekwaam zijn binnen de eerste 90 dagen.

• Kernvaardigheden: delegeren, feedback geven, één-op-één-gesprekken voeren, basisvaardigheden voor conflictoplossing.

• Methoden: een onboardingcursus in eigen tempo, een groep collega’s in dezelfde situatie en praktijkervaring op de werkplek.

• Oefening: een klein project van begin tot eind leiden.

• Succesmaatstaf: voltooit de cursus, ontvangt positieve feedback van het team en houdt regelmatig één-op-één-gesprekken.

Je kan voor elk niveau hetzelfde raamwerk opzetten, wat je een tweede voordeel oplevert. Wanneer de structuur gestandaardiseerd is, werkt hetzelfde raamwerk voor alle teams, klanten en locaties. Je hoeft het programma niet telkens opnieuw uit te vinden, je past een beproefde structuur gewoon toe in een nieuwe context.

Die herhaalbare structuur is wat je naar echte schaalbaarheid brengt.

Stap 5: Bouw coaching en wederzijdse verantwoordelijkheid in

Kennis vervaagt snel wanneer er niet wordt verwacht dat iemand deze toepast. De programma’s die gedrag veranderen, zijn de programma’s die mensen ook na afloop van de training verantwoordelijk blijven houden, en dat gebeurt zelden toevallig.

Coaching biedt mensen iemand om samen over echte uitdagingen na te denken, waardoor abstracte lessen worden omgezet in beslissingen die zij daadwerkelijk op het werk nemen. Verantwoordelijkheid onder collega’s doet iets wat coaching niet kan: het creëert een groep mensen die tegelijkertijd hetzelfde groeiproces doormaken, ervaringen uitwisselen en elkaar eerlijk houden. Een groep nieuwe managers die maandelijks bij elkaar komt, zal langer standhouden dan welke workshop dan ook, omdat de druk om aanwezig te zijn en vooruitgang te boeken afkomstig is van collega’s in plaats van van een certificaat.

Bouw deze elementen vanaf het begin in.

Stap 6: Meet de impact en herhaal

Een programma dat je niet kan meten, is een programma dat je niet kan verbeteren of zelfs maar bewijzen. Deze laatste stap sluit de cirkel terug naar het resultaat dat je in stap één hebt gedefinieerd en zorgt ervoor dat het geheel eerlijk blijft.

Meet op twee niveaus:

1. Ten eerste het leerproces zelf: voltooiingspercentages, beoordelingsscores en de onderwerpen waar mensen moeite mee hebben, zodat je kan zien op welke punten de inhoud verbetering vraagt.

2. Ten tweede, het resultaat: is het personeelsverloop gedaald, raakten nieuwe managers sneller ingewerkt, is het probleem dat je wilde oplossen daadwerkelijk opgelost?

Het eerste geeft aan of het programma goed is verlopen, terwijl het tweede aangeeft of het daadwerkelijk verschil heeft gemaakt. Ook op dit vlak legt de levering aan klanten de lat hoger. Een klant, franchisenemer of regiomanager wil resultaten op verzoek zien, en niet wachten op een kwartaaloverzicht. Als je op elk moment de voltooiings- en slagingspercentages voor elke groep kan laten zien, verandert je rapportage van een bijzaak in een reden om het programma te verlengen. Meet consequent, evalueer regelmatig en beschouw het programma als iets dat je voortdurend verfijnt in plaats van iets dat je afsluit.

Hoe je leiderschapsvaardigheden op elk niveau kan ontwikkelen

Het raamwerk biedt je de structuur. Hier vul je deze in met de specifieke vaardigheden die elk type leider moet ontwikkelen, want ‘leiderschapsvaardigheden’ betekenen iets anders, afhankelijk van wie zich ontwikkelt.

Nieuwe managers en teamleiders

Deze groep heeft behoefte aan de basisvaardigheden om voor het eerst mensen te leiden: delegeren in plaats van alles zelf te doen, feedback geven die aanslaat, zinvolle één-op-één-gesprekken voeren en kleine conflicten aanpakken voordat ze escaleren. De overstap van het zelf uitvoeren van het werk naar het leiden van de mensen die het uitvoeren, is de moeilijkste overgang die de meeste leiders ooit maken, en deze verdient de meeste ondersteuning.

Ervaren managers

Deze groep moet leiding geven via anderen in plaats van rechtstreeks. Dat betekent prioriteiten stellen tussen concurrerende eisen, de mensen onder hen ontwikkelen, communiceren met belanghebbenden boven hen en soms beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie.

Managers met meerdere vestigingen en franchisemanagers

Deze groep draagt een extra last: het waarborgen van consistente normen op locaties die zij niet altijd kunnen overzien. Zij moeten leiding geven aan teams waarmee ze niet zij aan zij werken, merk- of operationele normen handhaven en problemen opsporen via rapportages in plaats van persoonlijk. Consistentie is een vaardigheid, en het is echt een heel andere vaardigheid.

Stem de vaardigheden af op het niveau, en elke groep krijgt een ontwikkeling die aansluit bij waar zij zich bevinden. Die aansluiting is wat mensen lang genoeg betrokken houdt om te groeien.

Het programma herhaalbaar maken voor verschillende teams en klanten

Alles wat tot nu toe is besproken, wijst hierop. Een programma dat één team verandert, is goed werk. Een programma dat je keer op keer kan aanbieden aan nieuwe teams, nieuwe vestigingen of nieuwe klanten, zonder het telkens opnieuw op te zetten, is een echte troef. Dit is waar ontwerpkeuzes hun vruchten afwerpen.

Enkele principes die een programma herhaalbaar maken:

• Maak inhoud één keer en hergebruik deze overal. Basistrainingen en -beoordelingen moeten één keer worden ontwikkeld en vervolgens vele malen worden aangeboden, zodat groei niet langer meer werk betekent.

• Houd groepen duidelijk gescheiden. Elk team, elke klant of elke locatie heeft zijn eigen ruimte, zijn eigen deelnemers en zijn eigen resultaten nodig, zonder dat de gegevens door elkaar lopen.

• Geef elke doelgroep een eigen toegangspunt. Een op maat gemaakte, speciale omgeving per klant of locatie zorgt voor een programma op maat, zelfs wanneer de onderliggende structuur wordt gedeeld.

• Maak rapportage beschikbaar. Wanneer klanten en managers op elk moment zelf hun voltooiings- en slagingspercentages kunnen opvragen, besteed jij minder tijd aan rapportage en hebben zij meer vertrouwen in het programma.

• Certificeer de voltooiing. Een certificaat aan het einde bewijst dat de training heeft plaatsgevonden, wat belangrijk is voor audits, compliance en simpelweg om een klant te laten zien dat zijn werknemers het werk hebben gedaan.

Breng deze elementen samen en je programma wordt schaalbaar.

Training voor leiderschapsontwikkeling vs. coaching: wanneer wat te gebruiken

Training en coaching worden vaak als rivalen beschouwd, terwijl het in werkelijkheid twee instrumenten zijn voor twee verschillende doeleinden. Weten wanneer je welke moet inzetten, bespaart je geld en levert betere resultaten op voor de deelnemers.

Training is de manier waarbij je op consistente wijze kennis en vaardigheden aan een groot aantal mensen overbrengt. Het komt goed tot zijn recht wanneer er vastomlijnde inhoud is die iedereen nodig heeft, wanneer je op grote schaal nieuwe leidinggevenden inwerkt, of wanneer consistentie binnen een groep belangrijker is dan personalisatie. Het is efficiënt, herhaalbaar en meetbaar, en vormt daarom de ruggengraat van de meeste programma’s.

Coaching is de manier waarop je één persoon begeleidt bij het aangaan van zijn of haar specifieke uitdagingen. Het komt het best tot zijn recht wanneer iemand wordt geconfronteerd met een situatie die geen enkele cursus had kunnen voorzien, wanneer een senior leidinggevende behoefte heeft aan een vertrouwelijke sparringpartner, of wanneer de kloof eerder betrekking heeft op beoordelingsvermogen en gedrag dan op kennis. Het is intensief, persoonlijk en moeilijker op te schalen, en daarom werkt het het beste wanneer het wordt ingezet waar het er het meest toe doet.

De sterkste programma’s maken gebruik van beide. Train de basisvaardigheden op brede schaal, zodat iedereen over een gemeenschappelijke basis beschikt, en pas vervolgens selectief coaching toe wanneer individuele groei een menselijke benadering vereist. Gebruik training dus om op te schalen, en coaching om te verdiepen.

Bouw je programma voor leiderschapsontwikkeling met Easy LMS

Zodra je programma is ontworpen, heb je een platform nodig waarop je het kan uitvoeren en dat met je mee kan groeien. Hier komt Easy LMS om de hoek kijken, omdat het speciaal is ontwikkeld voor precies het soort herhaalbare, groepsoverschrijdende uitvoering dat leiderschapsontwikkeling op grote schaal vereist.

Je kan jouw cursussen en examens eenmalig opstellen en deze vervolgens opnieuw gebruiken voor alle teams, klanten of locaties zonder dat je ze opnieuw moet maken. Elke klant of franchise krijgt een eigen academie met eigen huisstijl, waardoor groepen duidelijk gescheiden blijven terwijl ze dezelfde onderliggende inhoud delen. Je rapporten tonen voltooiings- en slagingspercentages in realtime, wat betekent dat klanten en managers hun resultaten op elk gewenst moment kunnen inzien in plaats van op jou te hoeven wachten. Certificaten worden automatisch afgehandeld, en omdat de prijs een vast bedrag is in plaats van een bedrag per deelnemer, blijven je kosten voorspelbaar, ongeacht het aantal mensen dat je traint.

Met andere woorden: de principes die een programma herhaalbaar maken, vormen de basis waarop Easy LMS is ontworpen. Als je klaar bent om leiderschapsontwikkeling op schaal aan te bieden, kan je een gratis proefperiode starten en je eerste programma opzetten.