Was ist Mitarbeiterschulung? Arten, Vorteile und bewährte Verfahren

Was versteht man unter Mitarbeiterschulung?

Mitarbeiterfortbildung ist der Prozess, bei dem Mitarbeitern das Wissen und die Fähigkeiten vermittelt werden, die sie zur Erfüllung einer bestimmten Aufgabe oder Rolle benötigen. Das Ziel ist kurzfristig und konkret: den Mitarbeitern zu helfen, ihre derzeitige Tätigkeit besser auszuführen – sei es durch das Erlernen eines neuen CRM-Systems, das Einarbeiten in ein Produkt-Update oder das Bestehen einer Compliance-Prüfung.

An dieser Stelle lohnt es sich, ein häufiges Missverständnis auszuräumen, da die Begriffe „Schulung“ und „Weiterbildung“ oft synonym verwendet werden, obwohl sie nicht ganz dasselbe bedeuten:

• Mitarbeiterschulungen sind zielgerichtet und unmittelbar. Sie zielen auf eine bestimmte Fähigkeit oder ein bestimmtes Wissen für die Aufgabe ab, die jemand gerade ausübt: die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, die Einführung neuer Sicherheitsverfahren oder die Vermittlung einer bestimmten Funktion.

• Die Mitarbeiterentwicklung ist langfristig angelegt. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, der auf Wachstum und langfristigen Mehrwert abzielt, wie beispielsweise Führungskräfteprogramme oder Karriereplanung. Sie fördert Fachkräfte im Laufe der Zeit, anstatt einen unmittelbaren Bedarf zu decken.

Der einfachste Weg, den Unterschied im Kopf zu behalten: Schulung ist ein Bestandteil der Mitarbeiterentwicklung. Man kann jemanden schulen, ohne ihn weiterzuentwickeln, aber man kann jemanden nicht wirklich weiterentwickeln, ohne ihn dabei zu schulen.

Warum Mitarbeiterschulungen wichtig sind: die wichtigsten Vorteile

Schulungen sind für jedes Unternehmen in jeder Branche wichtig, und die Vorteile summieren sich. Ja, sie kosten Geld und Zeit, und ja, Sie benötigen die richtigen Inhalte und Personen, um sie durchzuführen – doch die Bilanz spricht eindeutig dafür, sie durchzuführen. Grob gesagt führt eine gute Mitarbeiterschulung zu:

• Höhere Produktivität und Leistung. Besser geschulte Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben schneller, genauer und mit mehr Selbstvertrauen. Dieses Selbstvertrauen zeigt sich in weniger Fehlern, schnelleren Bearbeitungszeiten und einem Team, das nicht bei jeder Aufgabe beaufsichtigt werden muss.

• Stärkere Mitarbeiterbindung. Menschen bleiben dort, wo sie sich weiterentwickeln können. Wenn dies nicht möglich ist, verlassen sie das Unternehmen … und nehmen ihr Wissen mit, sodass Sie einen Ersatz von Grund auf neu einstellen und schulen müssen. Das ist ein kostspieliger Kreislauf, in dem man nicht stecken bleiben sollte.

• Höhere Arbeitszufriedenheit und höheres Engagement. Menschen möchten sich bei ihrer Arbeit wohlfühlen. Die Investition in ihre Fähigkeiten signalisiert, dass Sie sie wertschätzen, und geschätzte, engagierte Mitarbeiter bringen durchweg mehr Einsatz.

• Stärkere Motivation. Nichts bremst den Schwung so sehr wie eine demotivierende Routine. Neue Fähigkeiten und Kenntnisse sorgen dafür, dass die Mitarbeiter herausgefordert und inspiriert bleiben, was sich in Konzentration und Produktivität niederschlägt.

• Weniger Fehler, Unfälle und Sicherheitsvorfälle. Ob es sich um einen falsch verwendeten Werkzeug, einen versäumten Compliance-Schritt oder einen schlecht gehandhabten Kundenkontakt handelt – die meisten Fehler am Arbeitsplatz lassen sich auf etwas zurückführen, das der betreffenden Person nie richtig beigebracht wurde. Schulungen sind die kostengünstigste Form des Risikomanagements, die Sie erwerben können.

• Bessere Anpassungsfähigkeit an Veränderungen. Werkzeuge, Vorschriften, Produkte und Kundenerwartungen ändern sich ständig. Teams, die regelmäßig Schulungen absolvieren, nehmen Veränderungen auf, ohne ins Stocken zu geraten; Teams, die dies nicht tun, kommen jedes Mal ins Stocken, wenn etwas Neues auf sie zukommt.

• Höhere Umsätze und bessere Margen. Alle oben genannten Punkte führen letztendlich zum selben Ergebnis. Besser geschulte Mitarbeiter machen weniger Fehler, bedienen Kunden besser und verkaufen selbstbewusster. Der Zusammenhang zwischen Engagement und Gewinn ist direkt.

Zusammengenommen ist dies ein starkes Argument dafür, Schulungen ernst zu nehmen. Daraus ergibt sich die naheliegende nächste Frage: Wer benötigt sie eigentlich?

Wer benötigt Mitarbeiterschulungen?

Letztendlich jeder. Doch diejenigen, die am meisten davon profitieren, werden oft am ehesten übersehen: langjährige Mitarbeiter, deren Aufgaben sich im Stillen gewandelt haben; Mitarbeiter in der Mitte ihrer Karriere, die zum ersten Mal in Führungspositionen aufsteigen; Teilzeit- und Saisonkräfte, die nur eine hastige Einweisung erhalten und sonst kaum Unterstützung; sowie Mitarbeiter im Kundenservice oder Außendienst, in die selten ebenso viel investiert wird wie in Büroangestellte.

Und „jeder“ beschränkt sich nicht nur auf Ihre eigenen Mitarbeiter. Zu den Personen, die Schulungen benötigen, gehören zunehmend auch die Mitarbeiter Ihrer Kunden, das Personal in Franchise-Filialen, Partner und Wiederverkäufer sowie diejenigen, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung tatsächlich nutzen.

Die meisten Ratschläge zur Frage „Wer benötigt Schulungen?“ gehen davon aus, dass der Schulungsleiter und der Lernende für dasselbe Unternehmen arbeiten. Dies ist jedoch zunehmend nicht der Fall, und die Schulung von Mitarbeitern anderer Unternehmen bringt eigene Herausforderungen hinsichtlich des Zugangs, der Gruppenleitung und des Nachweises von Ergebnissen mit sich, auf die wir noch eingehen werden. Doch zunächst: die Arten der Mitarbeiterschulung.

Die wichtigsten Arten von Mitarbeiterschulungen

Schulungen sind keine Einheitslösung. Die richtige Art hängt von der Rolle, dem Ziel und den Schulungsteilnehmern ab. Dies sind die Arten, denen Sie am häufigsten begegnen werden:

• Einführungs- und Onboarding-Schulungen. Der erste Eindruck. Die Einführungsschulung behandelt die unternehmensweiten Grundlagen (Unternehmenskultur, Richtlinien, Arbeitsmittel), während sich das Onboarding auf rollenspezifische Details konzentriert. Wenn dies gut durchgeführt wird, ist es eine der Schulungen mit dem größten Hebeleffekt, die Sie jemals durchführen werden, da ein solides Onboarding die Mitarbeiterbindung erheblich verbessert.

• Schulungen zu technischen Fähigkeiten. Die fachlichen, berufsspezifischen Kompetenzen: Software, Systeme, Geräte, Prozesse. Hier gilt selten das Prinzip „einmal einrichten und dann vergessen“, da sich die Werkzeuge ändern; daher sind technische Schulungen in der Regel fortlaufend.

• Produkt- und Dienstleistungsschulungen. Den Mitarbeitern die Besonderheiten der Unternehmensprodukte näherbringen: Funktionen, Anwendungsfälle, Verkaufsargumente. Unverzichtbar für interne Vertriebs- und Supportteams sowie für jedes Unternehmen, bei dem Kunden oder Wiederverkäufer das Produkt verstehen müssen (weniger Fehler, weniger Supportanfragen, schnellere Akzeptanz).

• Compliance-Schulungen. Die unverzichtbaren Themen: Sicherheit, Vorschriften, Datenschutz, Branchenregeln. Oft verpflichtend, oft geprüft – und genau die Art von Schulungen, bei denen Sie Zertifikate und Nachweise benötigen, um zu belegen, dass sie stattgefunden haben.

• Schulungen zu Soft Skills. Kommunikation, Teamarbeit, Zeitmanagement und emotionale Intelligenz. Leicht zu unterschätzen, ohne sie kaum auszukommen.

• Führungs- und Managementschulungen. Menschen darauf vorbereiten, Verantwortung zu übernehmen. Vor allem Führungskräfte, die zum ersten Mal in dieser Rolle sind, werden oft ohne Unterstützung ins kalte Wasser geworfen; daher beugt diese Schulung vielen späteren Problemen vor.

• Franchise-Schulungen. Strukturierte Einarbeitung und fortlaufende Schulungen für Franchisenehmer und ihre Teams, die darauf ausgelegt sind, Service und Standards an allen Standorten einheitlich zu halten.

In der Praxis nutzen nur sehr wenige Programme ausschließlich eine dieser Methoden. Die meisten sind eine Mischung, die auf die jeweiligen Anforderungen der jeweiligen Position zugeschnitten ist.

Beliebte Methoden der Mitarbeiterschulung

Während „Inhalte“ das sind, was Sie vermitteln, sind Methoden die Art und Weise, wie Sie dies tun. Jede hat ihren Platz:

• Schulung am Arbeitsplatz. Lernen durch praktische Erfahrung, in der Regel an der Seite eines erfahrenen Kollegen. Praktisch und unmittelbar, jedoch schwer zu standardisieren.

• Mentoring und Coaching. Individuelle Betreuung durch eine erfahrenere Person. Hervorragend geeignet für Feinheiten und Urteilsvermögen, bei größerem Umfang jedoch weniger effizient.

• Präsenzschulungen. Von einem Dozenten geleitete Sitzungen vor Ort. Ideal für Diskussionen und Fragen, jedoch logistisch aufwendig und schwer standortübergreifend zu wiederholen.

• Online-Schulungen und E-Learning. Digital bereitgestellte Kurse, Prüfungen und Module, die im eigenen Tempo absolviert werden können. Die Lernenden lernen in ihrem eigenen Tempo; Sie stellen die Inhalte einmal bereit und können sie unbegrenzt wiederverwenden, und das Ganze lässt sich skalieren, ohne dass Sie persönlich vor Ort sein müssen.

Die meisten guten Programme kombinieren mehrere dieser Ansätze. Doch der Wandel in den letzten zehn Jahren ist unbestreitbar: Online-Schulungen sind zum Rückgrat geworden, ergänzt durch Präsenzarbeit dort, wo diese den größten Mehrwert bietet.

Die Dynamik hinter Formaten wie Mikrolernen und bedarfsorientierten, mobilfreundlichen Inhalten hat diesen Trend nur noch beschleunigt. Und für alle, die Schulungen für mehrere Kunden oder an verschiedenen Standorten durchführen, ist der Online-Weg die einzige Methode, die skalierbar ist, ohne dass Ihre Kosten und Ihr Aufwand proportional mitwachsen.

Bewährte Verfahren für Mitarbeiterschulungen: Was sorgt für den Erfolg?

Eine überraschend große Anzahl von Mitarbeiterschulungsprogrammen scheitert nicht daran, dass die Inhalte schlecht sind, sondern daran, dass das Programm selbst schlecht konzipiert ist. Die Teilnehmer sitzen die Schulung durch, klicken auf „Fertig“, und nichts ändert sich. Schulungen, die tatsächlich etwas bewirken, weisen in der Regel einige gemeinsame Merkmale auf:

• Klare, am Geschäftssinn orientierte Ziele. Bevor Sie etwas entwickeln, sollten Sie in der Lage sein, den Satz zu vervollständigen: „Nach dieser Schulung werden die Teilnehmer in der Lage sein, ____, was ____ verbessern wird.“ Schulungen ohne diesen Bezugspunkt werden zu allgemeinen Standardangeboten, und allgemeine Schulungen werden ignoriert.

• Relevanz für die tatsächliche Arbeit. Je näher der Inhalt an dem liegt, was jemand an einem Dienstagnachmittag tut, desto besser bleibt er im Gedächtnis haften. Abstrakte Theorie unterliegt stets konkreten Szenarien aus der realen Arbeitswelt der Lernenden.

• Eine Mischung aus verschiedenen Methoden. Kaum eine Fähigkeit lässt sich vollständig durch ein einziges Format erlernen. Kombinieren Sie den Online-Kurs mit einem kurzen Coaching-Gespräch, das Compliance-Modul mit einem realen Szenario und die Produktschulung mit einer praktischen Aufgabe. Blended-Learning-Programme schneiden durchweg besser ab als einkanalige Programme.

• Langfristige Vertiefung statt einmaliger Veranstaltung. Das meiste, was Menschen in einer einzigen Sitzung lernen, ist innerhalb eines Monats wieder vergessen, wenn es nicht wiederholt wird. Auffrischungskurse, kurze Nachprüfungen, Microlearning-Anstöße und aktualisierte Inhalte machen die ursprüngliche Investition wieder wett.

• Integrierte Leistungsmessung vom ersten Tag an. Wenn Sie nicht erkennen können, ob die Schulung funktioniert hat, können Sie sie nicht verbessern und ihren Wert nicht nachweisen. Bestehensquoten, Abschlussquoten, Wissenslücken nach Themen sowie Fortschritte im Zeitverlauf sollten vom Start weg sichtbar sein – und nicht erst nachträglich hinzugefügt werden.

• Sichtbare Unterstützung durch die Verantwortlichen. Wenn die Führungskräfte die Schulung als reine Pflichtübung betrachten, tun dies auch die Lernenden. Wenn sich die Leiter des Teams oder des Unternehmens sichtbar dafür engagieren, steigen sowohl die Abschlussquote als auch die Wissensbeibehaltung.

Für Trainer, die Programme für Kunden durchführen, hat dieser letzte Punkt eine Besonderheit: Die „Führungsebene“, die Sie an Bord benötigen, ist nicht nur Ihre eigene. Sie muss auch von Ihrem Kunden kommen. Je schneller Sie dessen Entscheidungsträgern zeigen können, dass tatsächlich ein Lernprozess stattfindet und welchen Mehrwert das Programm für deren Organisation bietet, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie beim nächsten Mal weitere Schulungen bei Ihnen buchen.

So ermitteln Sie den Schulungsbedarf (und weisen nach, dass er gedeckt wurde)

Sie können nicht gut schulen, wenn Sie nicht wissen, was fehlt. Eine ordnungsgemäße Analyse des Schulungsbedarfs ist nicht kompliziert, doch das Überspringen dieses Schritts ist der Hauptgrund dafür, dass Programme die Leistung nicht verbessern. Der grundlegende Ablauf:

• Beginnen Sie mit dem Unternehmensziel. Wie sieht Erfolg auf Unternehmens-, Team- oder Kundenebene aus? Eine 100-prozentige Compliance-Erfolgsquote? Eine schnellere Einarbeitung neuer Kunden? Weniger Support-Tickets? Das Ziel bildet den Anker für alle nachfolgenden Schritte.

• Definieren Sie, was jede Rolle leisten muss. Setzen Sie dieses Ziel in die spezifischen Fähigkeiten und Kenntnisse um, die für jede Rolle erforderlich sind. Ein „hervorragender Kundendienstmitarbeiter“ ist kein brauchbares Ziel, wohl aber „das Team kann 80 % der Tier-1-Probleme ohne Eskalation lösen“.

• Bewerten Sie das aktuelle Kompetenzniveau. Hier kommen Prüfungen, Beobachtungen, Leistungsdaten und Gespräche mit Führungskräften ins Spiel. Sie suchen nach der tatsächlichen Lücke zwischen dem aktuellen Stand der Mitarbeiter und den Anforderungen der jeweiligen Rolle.

• Ordnen Sie die Lücke konkreten Inhalten zu. Sobald Sie genau erkennen, wo die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, entwickeln oder weisen Sie Schulungen zu, die genau auf diese Bereiche abzielen – und nicht einen allgemeinen Kurs, der alles abdeckt.

• Führen Sie nach der Schulung eine erneute Bewertung durch. Dieselbe Bewertung, mit der Sie die Lücke ermittelt haben, zeigt Ihnen nun, ob diese geschlossen wurde. So wissen Sie, dass die Maßnahme erfolgreich war, und genau das präsentieren Sie den Stakeholdern.

Für Beratungsunternehmen und Schulungsanbieter ist dieser Schritt das Angebot. Sie führen bei den Mitarbeitern eines Kunden eine Bestandsaufnahme durch, um Wissenslücken zu identifizieren, und erstellen oder weisen dann Inhalte zu, um diese im Einklang mit einem übergeordneten Ziel zu schließen. Um dies gut zu bewerkstelligen, benötigen Sie eine Methode, mit der Sie genau erkennen können, wo die Mitarbeiter Defizite aufweisen. Es geht also nicht nur um eine allgemeine Erfolgsquote, sondern darum, bei welchen Themen sie Schwächen zeigen.

So verfolgen Sie den Fortschritt und weisen Ergebnisse nach

Hier entscheidet sich, ob sich eine Schulung bezahlt macht oder im Sande verläuft. Um zu wissen, ob Ihre Schulung funktioniert hat und ob sie von Nutzen war, müssen Sie sie messen.

Die wichtigsten Kennzahlen:

• Abschlussquoten: Haben die Teilnehmer die Schulung tatsächlich abgeschlossen?

• Erfolgsquoten und Punktzahlen: Haben die Teilnehmer den Stoff verstanden?

• Wissenslücken: Wo genau haben die Teilnehmer Schwierigkeiten?

• Fortschritte im Zeitverlauf: Verbessern sich die Ergebnisse, während Sie die Inhalte verfeinern?

Bei internen Schulungen gibt Ihnen dies Aufschluss darüber, was Sie verbessern müssen. Wenn Sie jedoch im Auftrag von Kunden schulen, ist die Berichterstattung „ “ das Produkt. Ihr Kunde bezahlt Sie nicht für stundenlange Inhalte; er bezahlt für den Nachweis, dass seine Mitarbeiter nun etwas wissen, was sie zuvor nicht wussten. Und er muss dies nach seinem eigenen Zeitplan einsehen können, nicht erst dann, wenn Sie dazu kommen, eine Tabelle zu exportieren.

Visuelle Echtzeit-KPIs, die ein Kunde jederzeit nach einem Login einsehen kann, sind mehr wert als jede Zusammenfassung zum Quartalsende, denn sie verwandeln Ihre Ergebnisse in etwas, das der Kunde seinen Wirtschaftsprüfern, seinen Regionalleitern und seinem Vorstand vorlegen kann. Der Nachweis wird selbst abrufbar, und Sie sind nicht mehr der Engpass.

Mitarbeiter-Schulungen in großem Maßstab durchführen

Hier wird es für jeden schwierig, der mehr als eine Gruppe schult. Angenommen, Sie betreuen monatlich 350 Teilnehmer bei einer Handvoll verschiedener Kunden. Sie stoßen schnell auf dieselben drei Hindernisse:

• Alle Teilnehmer voneinander trennen. Die Mitarbeiter von Kunde A sollten die Inhalte, Ergebnisse oder das Branding von Kunde B nicht sehen. Sie benötigen eine klare Trennung und keine einzige riesige Teilnehmerliste, die Sie ständig entwirren müssen.

• Inhalte wiederverwenden, ohne sie neu erstellen zu müssen. Sie sollten nicht für jeden neuen Kunden denselben Compliance-Kurs neu erstellen müssen. Sie möchten Inhalte einmal erstellen und dann anpassen, statt jedes Mal bei Null anzufangen.

• Vorhersehbare Kosten. Wenn sich Ihre Preise pro Teilnehmer skalieren, wird ein geschäftiger Monat zur Strafe statt zu einem Erfolg. Wenn die Teilnehmerzahlen stark schwanken, macht eine Preisgestaltung pro Platz es unmöglich, Ihre Margen zu planen.

Der Weg, all diese drei Probleme zu umgehen, besteht darin, jedem Kunden, Standort oder jeder Organisation ein eigenes, markenspezifisches Lernportal zur Verfügung zu stellen, auf eine gemeinsame Bibliothek mit wiederverwendbaren Kursen und Prüfungen zurückzugreifen und das Ganze mit einem Preismodell zu betreiben, das Sie für Ihr Wachstum nicht bestraft. Diese Kombination verwandelt „Ich schule ein paar Kunden“ in „Ich betreibe ein Schulungsunternehmen“. Sie benötigen ein LMS, das speziell für Beratungsunternehmen und Schulungsanbieter entwickelt wurde – und genau das ist Easy LMS.

Wie Easy LMS Mitarbeiterschulungen in großem Maßstab handhabt

Viele Unternehmen zögern nach wie vor, in ein echtes Schulungssystem zu investieren, oft weil sie davon ausgehen, dass es kompliziert, aufwendig und teuer sein wird. Also behelfen sie sich mit einem Haufen zufälliger Dokumente, Videos und verstreuter Dateien – was so lange funktioniert, bis es plötzlich überhaupt nicht mehr funktioniert.

Es gibt einen besseren Weg, und dieser wurde speziell für Menschen entwickelt, die andere schulen.

Easy LMS ist ein LMS für Schulungsanbieter: Beratungsunternehmen, Schulungsanbieter, Franchise-Unternehmen und Produktteams, die Schulungen nicht nur für interne Mitarbeiter, sondern auch für Kunden, Standorte und Partner durchführen.

So fügt sich alles zusammen:

• Akademien stellen jedem Kunden oder Standort ein eigenes White-Label-Lernportal zur Verfügung – mit einer individuellen URL und dem Branding Ihres Kunden. Klare Trennung, professionelle Präsentation, kein IT-Projekt erforderlich, um Zugriff zu gewähren.

• Mit Kursen en und Prüfungen können Sie hochwertige Inhalte einmal erstellen und für alle Kunden wiederverwenden: Laden Sie vorhandene Inhalte (einschließlich SCORM) hoch oder gestalten Sie sie von Grund auf neu – Benotung und Zertifikate werden automatisch verwaltet.

• Berichte zeigen Live-KPIs an und ermöglichen es Ihnen, Fragen zu kategorisieren, um Wissenslücken genau zu lokalisieren; Ihre Kunden können jederzeit auf Abruf auf ihre eigenen Ergebnisse zugreifen.

• Eine Pauschalpreisgestaltung mit unbegrenzter Teilnehmerzahl sorgt dafür, dass ein arbeitsreicher Monat Ihre Kosten nicht in die Höhe treibt; Sie schulen mehr für weniger, und Ihre Margen bleiben auch bei Wachstum vorhersehbar.

Wenn Sie bereit sind, Schulungen anzubieten, die ihren Wert unter Beweis stellen und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen, dann ist diese Lösung genau dafür konzipiert. Sie können eine kostenlose Testversion starten oder eine 30-minütige Demo buchen.

Nützliche Ressourcen

1. Gallup

2. Trainingindustry.com

3. Cegos

4. Huffpost

5. e-student.org