Czym jest szkolenie pracowników? Rodzaje, korzyści i najlepsze praktyki

Czym jest szkolenie pracowników?

Szkolenie pracowników to proces przekazywania pracownikom wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania określonego zadania lub pełnienia określonej funkcji. Cel szkolenia jest krótkoterminowy i konkretny: pomóc pracownikom lepiej wykonywać ich bieżące obowiązki, niezależnie od tego, czy chodzi o opanowanie nowego systemu CRM, zapoznanie się z aktualizacją produktu, czy też ukończenie szkolenia ze zgodności.

Warto wyjaśnić tutaj powszechne nieporozumienie, ponieważ terminy „szkolenie” i „rozwój” są często używane zamiennie, choć nie oznaczają dokładnie tego samego:

• Szkolenie pracowników ma charakter ukierunkowany i natychmiastowy. Koncentruje się na konkretnej umiejętności lub wiedzy niezbędnej do wykonywania zadań, które dana osoba realizuje w danej chwili: wdrażanie nowego pracownika, wprowadzanie nowych procedur bezpieczeństwa, nauka obsługi konkretnej funkcji.

• Rozwój pracowników to długofalowe działanie. Jest to ciągły proces ukierunkowany na rozwój i długoterminową wartość, taki jak programy przywództwa czy planowanie ścieżki kariery. Polega na stopniowym kształceniu specjalistów, a nie na zaspokajaniu doraźnych potrzeb.

Najprostszym sposobem na zapamiętanie tej różnicy jest uznanie, że szkolenie stanowi element rozwoju. Można przeszkolić kogoś bez angażowania go w proces rozwoju, ale nie da się zagwarantować mu rzeczywistego rozwoju, nie zapewniając szkoleń w trakcie tego procesu.

Dlaczego szkolenia pracowników mają znaczenie: kluczowe korzyści

Szkolenia są ważne dla każdej firmy w dowolnej branży, a korzyści z nich płynące kumulują się z czasem. Owszem, wymagają one nakładów finansowych oraz czasu, jak również odpowiednich treści i ludzi do ich przekazania – jednak rachunek zysków i strat jednoznacznie pokazuje, że warto podjąć ten wysiłek. Ogólnie rzecz biorąc, dobre szkolenie pracowników przynosi następujące efekty:

• Wyższa produktywność i wydajność. Lepiej przeszkoleni pracownicy wykonują swoje zadania szybciej, dokładniej i z większą pewnością siebie. Skutkuje to redukcją pomyłek, skróceniem czasu pracy oraz brakiem konieczności kontrolowania zespołu na każdym etapie.

• Większa retencja pracowników. Pracownicy wiążą się na dłużej z miejscem, które daje im perspektywy rozwoju. W przeciwnym razie odchodzą, zabierając cenne doświadczenie – a ty musisz poszukać i wdrożyć nową osobę od podstaw. Taki powtarzający się schemat generuje ogromne koszty.

• Wzrost satysfakcji i zaangażowania. Pracownicy chcą czerpać satysfakcję ze swojej codziennej pracy. Rozwijanie ich kompetencji pokazuje, że są dla Ciebie ważni, co bezpośrednio przekłada się na ich większy wkład w realizację zadań.

• Większa motywacja. Nic tak nie zabija zapału, jak demotywująca rutyna. Nowe umiejętności i wiedza stawiają przed ludźmi wyzwania oraz dają im inspirację, co bezpośrednio przekłada się na lepszą koncentrację i wyższą wydajność.

• Mniejsza liczba błędów, wypadków i incydentów związanych z bezpieczeństwem. Niezależnie od tego, czy chodzi o niewłaściwe użycie narzędzia, pominięcie procedury zgodności, czy fatalnie poprowadzoną rozmowę z klientem, większość takich sytuacji wynika z braku odpowiedniego przeszkolenia. Edukacja personelu stanowi najtańszą i najbardziej skuteczną metodę zarządzania ryzykiem.

• Lepsza zdolność dostosowywania się do zmian. Narzędzia, regulacje, produkty i oczekiwania klientów ciągle się zmieniają. Zespoły, które regularnie się szkolą, płynnie adaptują się do zmian, nie przerywając swojej pracy. Z kolei zespoły pozbawione szkoleń tracą tempo za każdym razem, gdy pojawia się coś nowego.

• Wyższe przychody i lepsze marże. Każdy z powyższych elementów sprowadza się ostatecznie do tego samego rezultatu. Dobrze przygotowani pracownicy rzadziej się mylą, dbają o wyższy standard obsługi i skuteczniej domykają sprzedaż. Zaangażowanie pracowników bezpośrednio przekłada się na zyski firmy.

Podsumowując, to silny argument za tym, aby traktować szkolenia pracowników priorytetowo. To z kolei rodzi oczywiste, kolejne pytanie: kto tak naprawdę ich potrzebuje?

Kto potrzebuje szkoleń dla pracowników?

Kto potrzebuje szkoleń dla pracowników? Tak naprawdę każdy. Jednak osoby, które odnoszą największe korzyści, to często te, które najłatwiej przeoczyć: pracownicy z długim stażem, których zakres obowiązków niepostrzeżenie się zmienił, pracownicy w połowie kariery zawodowej, którzy po raz pierwszy obejmują stanowiska kierownicze, pracownicy zatrudnieni na część etatu i sezonowi, którzy otrzymują jedynie pobieżne wdrażanie i niewiele więcej, a także pracownicy pierwszej linii lub terenowi, którzy rzadko mogą liczyć na równy rozwój z pracownikami biurowymi.

Pojęcie „każdy” nie ogranicza się wyłącznie do osób zatrudnionych w Twojej firmie. Wśród osób wymagających szkoleń coraz częściej znajdują się pracownicy Twoich klientów, personel lokali franczyzowych, partnerzy i dystrybutorzy, a także osoby na co dzień korzystające z Twoich produktów lub usług.

Większość porad dotyczących tego, „kto potrzebuje szkoleń”, zakłada, że trener i kursant pracują w tej samej firmie. Coraz częściej jednak tak nie jest, a szkolenie pracowników innych podmiotów wiąże się z własnymi wyzwaniami dotyczącymi dostępu, zarządzania grupą oraz raportowania wyników, do których jeszcze wrócimy. Najpierw jednak omówimy rodzaje szkoleń dla pracowników.

Główne rodzaje szkoleń dla pracowników

Szkolenia nie są uniwersalne. Wybór odpowiedniego rodzaju zależy od stanowiska, celu oraz tego, kogo szkolisz. Oto rodzaje szkoleń, z którymi spotkasz się najczęściej:

• Szkolenia wprowadzające i wdrożeniowe. Pierwsze wrażenie ma kluczowe znaczenie. Szkolenie wprowadzające obejmuje podstawowe zagadnienia dotyczące całej firmy (kultura, zasady, narzędzia), natomiast szkolenie wdrożeniowe skupia się na szczegółach związanych z konkretnym stanowiskiem. Dobrze przeprowadzone szkolenia tego typu są jedną z najbardziej skutecznych sesji, jakie kiedykolwiek zorganizujesz, ponieważ sprawne wdrażanie nowych pracowników znacząco zwiększa ich retencję w firmie.

• Szkolenia z umiejętności technicznych. Konkretne, specyficzne dla danego stanowiska kompetencje: oprogramowanie, systemy, sprzęt, procesy. Rzadko jest to szkolenie typu „zrób raz i zapomnij”, ponieważ narzędzia się zmieniają, dlatego szkolenia techniczne wymagają stałej aktualizacji.

• Szkolenia dotyczące produktów i usług. Zapoznawanie pracowników ze wszystkimi aspektami oferty firmy: funkcjami, przykładami zastosowań, unikalnymi atutami produktu. Niezbędne dla wewnętrznych zespołów sprzedaży i wsparcia technicznego, a także dla każdej firmy, której klienci lub dystrybutorzy muszą dobrze rozumieć produkt (co oznacza mniej błędów, mniej zgłoszeń do wsparcia i szybsze wdrażanie).

• Szkolenia z zakresu zgodności. Kwestie niepodlegające negocjacjom: bezpieczeństwo, regulacje prawne, ochrona danych, zasady branżowe. Często są one obowiązkowe, regularnie podlegają audytom i stanowią właśnie ten rodzaj szkoleń, w przypadku których niezbędne są certyfikaty oraz pełna dokumentacja potwierdzająca ich odbycie.

• Szkolenia z umiejętności miękkich. Komunikacja, praca zespołowa, zarządzanie czasem oraz inteligencja emocjonalna. Łatwo je niedocenić, ale trudno sprawnie funkcjonować bez nich.

• Szkolenia z przywództwa i zarządzania. Przygotowanie pracowników do awansu na wyższe stanowiska. Zwłaszcza osoby po raz pierwszy pełniące funkcję kierowniczą są często pozostawione same sobie bez wsparcia, dlatego takie szkolenia zapobiegają wielu późniejszym wyzwaniom.

• Szkolenia franczyzowe. Ustrukturyzowane wdrażanie oraz ciągłe szkolenia dla właścicieli placówek franczyzowych i ich zespołów, które mają na celu utrzymanie spójnego poziomu usług i standardów we wszystkich lokalizacjach.

W praktyce bardzo niewiele programów opiera się wyłącznie na jednym z tych obszarów. Większość stanowi połączenie kilku typów, z naciskiem na to, co jest najbardziej potrzebne na danym stanowisku.

Popularne metody szkolenia pracowników

Jeśli „rodzaje” określają przekazywaną wiedzę, to metody wskazują samą formę jej przekazu. Każda z nich sprawdza się w innych okolicznościach:

• Szkolenia w miejscu pracy. Nauka poprzez praktykę, zazwyczaj pod okiem doświadczonego współpracownika. Praktyczne i dające natychmiastowe efekty rozwiązanie, ale trudne do skalowania i standaryzacji.

• Mentoring i coaching. Indywidualne wskazówki udzielane przez osobę bardziej doświadczoną. Doskonałe rozwiązanie w zakresie niuansów i umiejętności oceny sytuacji, mniej skuteczne w przypadku większej liczby osób.

• Szkolenia stacjonarne. Sesje prowadzone przez instruktora, odbywające się osobiście. Sprzyjają dyskusji i zadawaniu pytań, ale są wyzwaniem pod względem logistyki oraz trudne do przeprowadzenia w ten sam sposób w różnych lokalizacjach.

• Szkolenia online i e-learning. Kursy, egzaminy i moduły dostosowane do indywidualnego tempa nauki, dostarczane w formie cyfrowej. Uczestnicy uczą się we własnym tempie; materiały dostarcza się raz, a następnie można z nich korzystać w nieskończoność, a ich skalowanie odbywa się bez konieczności fizycznej obecności prowadzącego.

Większość dobrych programów łączy w sobie kilka z tych form. Nie da się jednak zaprzeczyć zmianie, jaka zaszła w ciągu ostatniej dekady: szkolenia online stały się podstawą, a zajęcia stacjonarne są dodawane tam, gdzie wnoszą największą wartość.

Dynamiczny rozwój metod takich jak microlearning oraz treści na żądanie dostosowanych do urządzeń mobilnych tylko przyspieszył ten trend. A dla każdego, kto prowadzi szkolenia dla wielu klientów lub w różnych lokalizacjach, szkolenia online są jedyną metodą, którą można skalować bez równoczesnego wzrostu kosztów i dodatkowych trudności.

Najlepsze praktyki w zakresie szkoleń pracowników: co sprawia, że są skuteczne?

Zaskakująco wiele programów szkoleniowych dla pracowników kończy się fiaskiem nie ze względu na słabą jakość treści, ale ze względu na złą strukturę całego procesu. Uczestnicy zaliczają kurs, klikają „zakończ” i nic z tego nie wynika. Szkolenia, które zapewniają realne efekty, wyróżniają się kilkoma wspólnymi cechami:

• Jasno określone cele powiązane z działalnością firmy. Zanim zaczniesz cokolwiek tworzyć, warto dokończyć zdanie: „Po tym szkoleniu uczestnicy będą potrafili ____, co poprawi ____”. Szkolenie pozbawione takiego punktu odniesienia staje się ogólnikowe, a zbyt ogólne kursy są szybko zapominane.

• Związek z rzeczywistą pracą. Im bardziej treść jest zbliżona do tego, czym dana osoba zajmuje się w godzinach pracy, tym lepiej zostaje zapamiętana. Abstrakcyjna teoria zawsze przegrywa z konkretnymi scenariuszami wyjętymi z życia zawodowego uczestników.

• Połączenie różnych metod. Prawie żadnej umiejętności nie da się w pełni opanować za pomocą jednej metody. Połącz kurs online z krótką rozmową coachingową, moduł dotyczący zgodności z przepisami ze scenariuszem z życia wziętym, a szkolenie produktowe z praktycznym zadaniem. Programy mieszane konsekwentnie osiągają lepsze wyniki niż jednorodne formy przekazu.

• Utrwalanie wiedzy w czasie zamiast jednorazowego działania. Większość materiału przyswojonego podczas pojedynczej sesji zostanie zapomniana w ciągu miesiąca, jeśli nie zostanie on utrwalony w praktyce. Moduły przypominające, krótkie egzaminy podsumowujące, microlearning oraz aktualizowane treści pozwalają w pełni wykorzystać poniesione nakłady.

• Wbudowane systemy pomiaru od pierwszego dnia. Jeśli nie można sprawdzić, czy szkolenie przyniosło efekty, nie da się go ulepszyć ani udowodnić jego wartości. Wskaźniki zdawalności, odsetek ukończonych szkoleń, luki w wiedzy w podziale na tematy oraz postępy w czasie powinny być widoczne od momentu uruchomienia programu – a nie dodawane później.

• Widoczne wsparcie ze strony osób odpowiedzialnych. Gdy kierownictwo traktuje szkolenia jako niechciany obowiązek, uczestnicy również tak je postrzegają. Gdy liderzy zespołów i firmy aktywnie angażują się w proces rozwoju, wzrasta zarówno odsetek ukończonych szkoleń, jak i poziom zapamiętania treści.

W przypadku trenerów realizujących programy dla klientów ta ostatnia kwestia ma pewien niuans: „kierownictwo”, którego potrzebujesz po swojej stronie, to nie tylko Twoje kierownictwo. Chodzi również o kierownictwo Twojego klienta. Im szybciej uda Ci się pokazać decydentom klienta, że proces uczenia się rzeczywiście ma miejsce oraz jaką wartość program wnosi do ich organizacji, tym większe jest prawdopodobieństwo, że następnym razem zdecydują się na zakup kolejnych szkoleń.

Jak zidentyfikować potrzeby szkoleniowe (i udowodnić, że zostały zaspokojone)

Bez wiedzy o tym, gdzie występują luki, nie da się prowadzić skutecznych szkoleń. Rzetelna analiza potrzeb szkoleniowych nie jest skomplikowana, jednak jej pominięcie stanowi główny powód, dla którego programy nie przekładają się na lepsze wyniki. Oto jak wygląda podstawowy przebieg tego procesu:

• Zacznij od celu biznesowego. Jak wygląda sukces na poziomie firmy, zespołu lub klienta? 100-procentowy wskaźnik zgodności z przepisami? Szybsze wdrażanie nowych klientów? Mniejsza liczba zgłoszeń do działu wsparcia? Cel ten stanowi punkt odniesienia dla wszystkich kolejnych etapów.

• Określ, co dokładnie musi robić osoba na danym stanowisku. Przełóż ten cel na konkretne umiejętności i wiedzę wymagane w każdej roli. Stwierdzenie, że potrzebny jest „świetny przedstawiciel obsługi klienta”, nie jest przydatnym celem, ale cel: „zespół potrafi rozwiązać 80% zgłoszeń pierwszego stopnia bez przekazywania ich dalej” – już tak.

• Oceń obecny poziom umiejętności. W tym miejscu przydadzą się egzaminy, obserwacja, dane o wynikach oraz rozmowy z menedżerami. Chodzi o rzetelne wskazanie różnicy między obecnymi umiejętnościami zespołu a wymaganiami na danym stanowisku.

• Dopasuj lukę do konkretnych treści. Kiedy precyzyjnie ustalisz słabsze punkty, przygotuj lub przypisz szkolenia dedykowane wybranym zagadnieniom, unikaj przy tym uniwersalnych kursów od wszystkiego.

• Zbadaj poziom ponownie po szkoleniu. Narzędzie wykorzystane do wykrycia luk posłuży teraz do sprawdzenia, czy udało się je wyeliminować. Dzięki temu zyskujesz pewność, że program przyniósł efekt, i masz twarde dane dla interesariuszy.

Dla firm doradczych i dostawców szkoleń ten etap stanowi samą ofertę. Przeprowadzasz audyt pracowników klienta w celu zidentyfikowania luk w wiedzy, a następnie opracowujesz lub przydzielasz treści mające na celu ich wyeliminowanie zgodnie z nadrzędnym celem. Chcąc zrobić to skutecznie, musisz precyzyjnie ustalić, z czym konkretnie pracownicy sobie nie radzą. Nie chodzi tu jedynie o zbiorczy wynik zdawalności, ale o dokładne wskazanie sprawiających problem zagadnień.

Jak śledzić postępy i wykazać wyniki

Właśnie w tym momencie szkolenia albo są opłacalne, albo tracą sens. Jeśli chcesz dowiedzieć się, czy Twoje szkolenia przyniosły efekty i czy były skuteczne, musisz je zmierzyć.

Najważniejsze wskaźniki:

• Wskaźniki ukończenia: Czy uczestnicy faktycznie ukończyli szkolenie?

• Wskaźniki zdawalności i wyniki: Czy uczestnicy zrozumieli materiał?

• Luki w wiedzy: Z czym konkretnie uczestnicy mają trudności?

• Postępy w czasie: Czy wyniki ulegają poprawie w miarę udoskonalania treści?

W przypadku szkoleń wewnętrznych te dane pokazują, co należy poprawić. Jeśli jednak prowadzisz szkolenia w imieniu klientów, raportowanie staje się głównym produktem. Twój klient nie kupuje liczby godzin szkoleniowych, ale pewność, że pracownicy przyswoili brakującą wiedzę. Co więcej, chce mieć do tego dostęp w dogodnym dla siebie momencie, a nie czekać, aż wygenerujesz i wyślesz plik Excela.

Wizualne wskaźniki KPI w czasie rzeczywistym, które klient może sprawdzić po zalogowaniu w dowolnym momencie, są warte więcej niż jakiekolwiek podsumowanie na koniec kwartału. Zmieniają one Twoje wyniki w coś, co klient może pokazać swoim audytorom, menedżerom regionalnym i zarządowi. Raportowanie działa automatycznie, co zdejmuje z Ciebie ciężar ciągłego przygotowywania raportów.

Prowadzenie szkoleń dla pracowników na dużą skalę

Oto moment, w którym pojawiają się trudności dla każdego, kto prowadzi szkolenia dla więcej niż jednej grupy. Załóżmy, że obsługujesz 350 uczestników miesięcznie dla kilku różnych klientów. Szybko trafiasz na te same trzy bariery:

• Rozdzielenie wszystkich grup. Pracownicy klienta A nie powinni mieć wglądu w treści, wyniki ani identyfikację wizualną klienta B. Potrzebne jest wyraźne rozdzielenie, a nie jedna ogromna lista uczestników, którą nieustannie trzeba porządkować.

• Ponowne wykorzystanie treści bez konieczności ich tworzenia na nowo. Nie musisz przygotowywać tego samego kursu z zakresu zgodności dla każdego nowego klienta. Zbuduj proces raz i modyfikuj go w zależności od potrzeb, unikając zaczynania od zera za każdym razem.

• Przewidywalne koszty. Jeśli koszty rosną z każdym kolejnym uczestnikiem, duży napływ kursantów w danym miesiącu staje się obciążeniem, a nie sukcesem. Przy dużych wahaniach liczby uczestników opłaty za pojedyncze konto uniemożliwiają precyzyjne wyliczenie marży.

Rozwiązaniem wszystkich tych trzech wyzwań jest zapewnienie każdemu klientowi, oddziałowi czy firmie osobnego, markowego portalu wiedzy, czerpanie z gotowej biblioteki modułów i egzaminów oraz praca w modelu cenowym, który nie karze Cię za skalowanie działalności. Taka kombinacja przekształca zwykłe „prowadzenie szkoleń dla kilku firm” w dobrze prosperujący biznes szkoleniowy. Potrzebujesz systemu LMS stworzonego specjalnie dla firm doradczych i dostawców szkoleń – a tym właśnie jest Easy LMS

Jak Easy LMS obsługuje szkolenia pracowników na dużą skalę

Wiele organizacji wciąż waha się przed inwestycją w prawdziwy system szkoleniowy, często zakładając, że będzie on skomplikowany, rozbudowany i drogi. W efekcie radzą sobie jak mogą, korzystając ze stosu przypadkowych dokumentów, filmów i rozproszonych plików, co sprawdza się tylko do czasu.

Istnieje jednak lepszy sposób, stworzony specjalnie dla osób zajmujących się szkoleniem innych.

Easy LMS to system LMS zaprojektowany z myślą o trenerach: firmach doradczych, dostawcach szkoleń, franczyzach oraz zespołach produktowych, które dostarczają szkolenia dla klientów, oddziałów i partnerów, a nie tylko dla własnych pracowników.

Oto jak poszczególne części składają się w całość:

• Akademie zapewniają każdemu klientowi lub lokalizacji dedykowany portal edukacyjny z białą etykietą z własnym adresem URL oraz brandingiem Twojego klienta. Przejrzysty podział, profesjonalny wygląd i brak konieczności angażowania działu IT do przyznawania dostępu.

• Kursy i egzaminy pozwalają na jednorazowe stworzenie wysokiej jakości materiałów i ponowne wykorzystanie ich dla różnych klientów: możesz przesłać istniejące treści (w tym w formacie SCORM) lub zaprojektować je od podstaw, a ocenianie i wydawanie certyfikatów odbywa się automatycznie.

• Raporty przedstawiają wskaźniki KPI na bieżąco i umożliwiają kategoryzowanie pytań w celu zidentyfikowania luk w wiedzy, a Twoi klienci mogą uzyskać dostęp do swoich wyników na żądanie, kiedy tylko zechcą.

• Stała opłata przy nieograniczonej liczbie uczestników oznacza, że nawet intensywny miesiąc nie spowoduje gwałtownego wzrostu kosztów; szkolisz więcej za mniej, a Twoje marże pozostają przewidywalne w miarę rozwoju firmy.

Jeśli chcesz prowadzić szkolenia, które same w sobie dowodzą swojej wartości i skalują się wraz z rozwojem Twojej firmy, to właśnie do tego została stworzona nasza platforma. Możesz rozpocząć bezpłatny okres próbny lub umówić się na 30-minutową prezentację.

Przydatne zasoby

1. Gallup

2. Trainingindustry.com

3. Cegos

4. Huffpost

5. e-student.org