Wat is personeelsopleiding? Soorten, voordelen en beste praktijken

Wat is opleiding van medewerkers?

Opleiding van medewerkers is het proces waarbij medewerkers de kennis en vaardigheden worden bijgebracht die zij nodig hebben om een specifieke taak of functie uit te voeren. Het doel is kortetermijngericht en concreet: mensen helpen hun huidige werk beter uit te voeren, of het nu gaat om het leren werken met een nieuw CRM-systeem, het bijpraten over een productupdate of het slagen voor een nalevingscontrole.

Het is de moeite waard om hier een veelvoorkomende verwarring uit de weg te ruimen, omdat de termen ‘opleiding’ en ‘ontwikkeling’ door elkaar worden gebruikt, terwijl ze niet helemaal hetzelfde zijn:

• Opleiding van medewerkers is doelgericht en direct. Het richt zich op een specifieke vaardigheid of kennis die nodig is voor de functie die iemand op dit moment vervult: het inwerken van een nieuwe medewerker, het invoeren van nieuwe veiligheidsprocedures of het aanleren van een bepaalde functie.

• De ontwikkeling van medewerkers is een langetermijnproces. Het is een continu proces dat gericht is op groei en waarde op de lange termijn, zoals leiderschapsprogramma’s of loopbaanplanning. Het ondersteunt professionals in de loop van de tijd in plaats van een onmiddellijke behoefte op te lossen.

De eenvoudigste manier om het verschil in gedachten te houden: opleiding is een onderdeel van ontwikkeling. U kunt iemand opleiden zonder hem of haar te ontwikkelen, maar u kunt iemand niet echt ontwikkelen zonder hem of haar gaandeweg op te leiden.

Waarom opleiding van medewerkers belangrijk is: de belangrijkste voordelen

Opleiding is van belang voor elk bedrijf in elke sector, en de voordelen stapelen zich op. Ja, het kost geld en tijd, en ja, u hebt de juiste inhoud en mensen nodig om deze te verzorgen – maar de cijfers pleiten overduidelijk voor het doorvoeren ervan. In grote lijnen leidt een goede opleiding van medewerkers tot:

• Hogere productiviteit en betere prestaties. Beter opgeleide medewerkers voeren hun taken sneller, nauwkeuriger en met meer zelfvertrouwen uit. Dat zelfvertrouwen vertaalt zich in minder fouten, snellere doorlooptijden en een team dat niet bij elke taak onder toezicht hoeft te staan.

• Een lager personeelsverloop. Medewerkers blijven waar ze zich kunnen ontwikkelen. Als dat niet mogelijk is, vertrekken ze … en nemen ze hun kennis mee, waardoor u een vervanger helemaal opnieuw moet aannemen en opleiden. Dat is een kostbare vicieuze cirkel om in vast te zitten.

• Hogere werktevredenheid en betrokkenheid. Mensen willen zich goed voelen over wat ze doen. Door in hun vaardigheden te investeren, geeft u aan dat u hen waardeert, en gewaardeerde, betrokken medewerkers zetten zich consequent meer in.

• Grotere motivatie. Niets remt het momentum zo af als een demotiverende routine. Nieuwe vaardigheden en kennis zorgen ervoor dat mensen uitgedaagd en geïnspireerd blijven, wat zich vertaalt in focus en productiviteit.

• Minder fouten, ongevallen en veiligheidsincidenten. Of het nu gaat om verkeerd gebruik van gereedschap, het overslaan van een nalevingsstap of een slecht afgehandelde interactie met een klant: de meeste fouten op de werkplek zijn terug te voeren op iets wat de persoon nooit goed is aangeleerd. Opleiding is de goedkoopste vorm van risicobeheer die u kunt aanschaffen.

• Beter aanpassingsvermogen aan verandering. Gereedschappen, regelgeving, producten en verwachtingen van klanten veranderen voortdurend. Teams die regelmatig training volgen, kunnen veranderingen opvangen zonder tot stilstand te komen; teams die dat niet doen, lopen telkens vast zodra er iets nieuws opduikt.

• Hogere omzet en betere marges. Al het bovenstaande leidt uiteindelijk tot hetzelfde resultaat. Beter opgeleid personeel maakt minder fouten, bedient klanten beter en verkoopt met meer zelfvertrouwen. Er is een direct verband tussen betrokkenheid en winst.

Alles bij elkaar genomen is dat een sterk argument om training serieus te nemen. Dat roept de voor de hand liggende volgende vraag op: wie heeft er eigenlijk behoefte aan?

Voor wie is een opleiding voor werknemers bedoeld?

Uiteindelijk iedereen. Maar degenen die er het meest baat bij hebben, worden vaak juist over het hoofd gezien: medewerkers met een lange staat van dienst wier taken stilletjes zijn veranderd, medewerkers halverwege hun loopbaan die voor het eerst een leidinggevende functie bekleden, deeltijd- en seizoensmedewerkers die slechts een korte introductie krijgen en verder weinig, en eerstelijns- of buitendienstmedewerkers die zelden dezelfde investering krijgen als kantoormedewerkers.

En ‘iedereen’ beperkt zich niet tot uw eigen personeelsbestand. Tot de mensen die opleiding nodig hebben, behoren in toenemende mate ook de medewerkers van uw klanten, personeel van franchiselocaties, partners en wederverkopers, en de mensen die uw product of dienst daadwerkelijk gebruiken.

Het meeste advies over ‘wie training nodig heeft’ gaat ervan uit dat de trainer en de cursist voor hetzelfde bedrijf werken. Steeds vaker is dat niet het geval, en het trainen van personeel van anderen brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee op het gebied van toegang, groepsbeheer en het aantonen van resultaten, waar we later op terugkomen. Maar eerst: de soorten personeelstrainingen.

De belangrijkste soorten opleidingen voor medewerkers

Opleiding is geen ‘one-size-fits-all’-aangelegenheid. Het juiste type hangt af van de functie, het doel en de doelgroep. Dit zijn de soorten die u het vaakst zult tegenkomen:

• Introductie- en inwerktraining. De eerste indruk. De introductie behandelt de bedrijfsbrede basisprincipes (cultuur, beleid, hulpmiddelen), terwijl de inwerktraining zich richt op functiespecifieke details. Als dit goed wordt uitgevoerd, is het een van de meest effectieve trainingssessies die u ooit zult organiseren, omdat een sterke inwerkperiode het personeelsbehoud aanzienlijk verbetert.

• Training in technische vaardigheden. De harde, functiespecifieke vaardigheden: software, systemen, apparatuur, processen. Dit is zelden een eenmalige aangelegenheid, omdat hulpmiddelen veranderen; technische training is dan ook doorgaans een doorlopend proces.

• Product- en dienstentraining. Mensen de ins en outs bijbrengen van wat een bedrijf verkoopt: functies, gebruiksscenario’s, verkoopargumenten. Essentieel voor interne verkoop- en ondersteuningsteams, en voor elk bedrijf dat wil dat zijn klanten of wederverkopers het product begrijpen (minder fouten, minder supporttickets, snellere acceptatie).

• Training op het gebied van naleving. De zaken waarover niet te onderhandelen valt: veiligheid, regelgeving, gegevensbescherming, branchevoorschriften. Vaak verplicht, vaak gecontroleerd, en precies het soort training waarvoor u certificaten en documentatie nodig hebt om aan te tonen dat deze heeft plaatsgevonden.

• Training in zachte vaardigheden. Communicatie, teamwork, timemanagement en emotionele intelligentie. Gemakkelijk te onderschatten, maar onmisbaar in de praktijk.

• Leiderschaps- en managementtraining. Mensen voorbereiden op het nemen van verantwoordelijkheid. Vooral beginnende managers worden vaak zonder ondersteuning in het diepe gegooid, dus deze training voorkomt veel problemen verderop in het proces.

• Franchisetraining. Gestructureerde introductie en doorlopende training voor franchisenemers en hun teams, bedoeld om de dienstverlening en normen op alle locaties consistent te houden.

In de praktijk maken maar heel weinig programma’s gebruik van slechts één van deze vormen. De meeste zijn een combinatie, waarbij de nadruk ligt op wat de functie het meest nodig heeft.

Populaire opleidingsmethoden voor medewerkers

Als ‘soorten’ aangeven wat u onderwijst, dan zijn methoden de manier waarop u dat doet. Elk heeft zijn plaats:

• Training op de werkplek. Leren door te doen, meestal samen met een ervaren collega. Praktisch en direct, maar moeilijk te standaardiseren.

• Mentoring en coaching. Eén-op-één begeleiding door een meer ervaren persoon. Uitstekend geschikt voor nuances en beoordelingsvermogen, maar minder efficiënt op grotere schaal.

• Klassikale training. Door een instructeur geleide sessies, in persoon. Sterk in discussie en vragen, maar logistiek zwaar en moeilijk te herhalen op verschillende locaties.

• Online training en e-learning. Cursussen, examens en modules die in eigen tempo digitaal worden aangeboden. Deelnemers volgen het programma in hun eigen tempo; u biedt het eenmalig aan en kunt het eindeloos hergebruiken, en het is schaalbaar zonder dat u ter plaatse hoeft te zijn.

De meeste goede programma’s combineren verschillende van deze vormen. Maar de verschuiving van het afgelopen decennium is onmiskenbaar: online training is de ruggengraat geworden, met persoonlijke sessies als aanvulling op de plaatsen waar dit de meeste meerwaarde biedt.

De opmars van formats zoals microlearning en on-demand, mobielvriendelijke content heeft die ontwikkeling alleen maar versneld. En voor iedereen die trainingen verzorgt voor meerdere klanten of op verschillende locaties, is online de enige methode die schaalbaar is zonder dat uw kosten en rompslomp evenredig meegroeien.

Best practices voor personeelstraining: wat zorgt ervoor dat het werkt?

Een verrassend groot aantal opleidingsprogramma’s voor medewerkers mislukt niet omdat de inhoud slecht is, maar omdat het programma eromheen dat is. Mensen zitten het af, klikken op ‘voltooien’ en er verandert niets. De opleidingen die daadwerkelijk verschil maken, hebben doorgaans een aantal kenmerken gemeen:

• Duidelijke doelstellingen die zijn gekoppeld aan het bedrijf. Voordat u iets opzet, moet u de volgende zin kunnen afmaken: „Na deze opleiding zullen mensen in staat zijn om ____, wat ____ zal verbeteren.” Opleidingen zonder dat houvast worden algemeen en algemene opleidingen worden genegeerd.

• Relevantie voor het daadwerkelijke werk. Hoe dichter de inhoud aansluit bij wat iemand op een dinsdagmiddag doet, hoe beter deze blijft hangen. Abstracte theorie verliest het steevast van concrete scenario’s uit het echte werk van de cursist.

• Een mix van methoden. Bijna geen enkele vaardigheid wordt volledig aangeleerd via één enkele vorm. Combineer de online cursus met een kort coachinggesprek, de compliance-module met een praktijkgericht scenario en de producttraining met een praktische opdracht. Gemengde programma’s presteren consequent beter dan programma’s die via één kanaal worden aangeboden.

• Versterking in de loop van de tijd, geen eenmalige gebeurtenis. Het grootste deel van wat mensen in één sessie leren, is binnen een maand weer vergeten als er niet op wordt teruggekomen. Opfriscursussen, korte vervolgexamens, microlearning-herinneringen en bijgewerkte inhoud zorgen er allemaal voor dat de oorspronkelijke investering zich terugverdient.

• Meting vanaf dag één ingebouwd. Als u niet kunt zien of de training heeft gewerkt, kunt u deze niet verbeteren en kunt u de waarde ervan niet aantonen. Slaagpercentages, voltooiingspercentages, kennislacunes per onderwerp en voortgang in de loop van de tijd moeten vanaf het moment van lancering zichtbaar zijn – en niet pas achteraf worden toegevoegd.

• Zichtbare steun van de leidinggevenden. Wanneer het management training als een afvinkje beschouwt, doen cursisten dat ook. Wanneer de leidinggevenden van het team of het bedrijf zich zichtbaar inzetten voor de training, stijgen zowel het aantal voltooide cursussen als de kennisretentie.

Voor trainers die programma’s aan klanten aanbieden, heeft dat laatste punt een extra dimensie: de ‘leiding’ die u aan boord moet hebben, is niet alleen die van uzelf. Het is ook dat van uw klant. Hoe sneller u hun besluitvormers kunt laten zien dat er daadwerkelijk wordt geleerd en welke meerwaarde het programma voor hun organisatie oplevert, hoe groter de kans dat zij de volgende keer meer trainingen bij u zullen afnemen.

Hoe u opleidingsbehoeften in kaart brengt (en aantoont dat hieraan is voldaan)

U kunt geen goede training geven als u niet weet wat er ontbreekt. Een gedegen analyse van de opleidingsbehoeften is niet ingewikkeld, maar het overslaan ervan is de belangrijkste reden waarom programma’s er niet in slagen de prestaties te verbeteren. De basisaanpak:

• Begin met de bedrijfsdoelstelling. Hoe ziet succes eruit op bedrijfs-, team- of klantniveau? Een slagingspercentage van 100% bij compliance-toetsen? Een snellere onboarding van klanten? Minder supporttickets? De doelstelling vormt het uitgangspunt voor alles wat daarna volgt.

• Bepaal wat elke functie moet doen. Vertaal dat doel naar de specifieke vaardigheden en kennis die voor elke functie vereist zijn. Een „uitstekende klantenservicemedewerker“ is geen bruikbaar doel, maar „het team kan 80% van de tier-1-problemen oplossen zonder escalatie“ is dat wel.

• Beoordeel het huidige vaardigheidsniveau. Hier komen examens, observaties, prestatiegegevens en gesprekken met leidinggevenden om de hoek kijken. U bent op zoek naar de werkelijke kloof tussen het huidige niveau van de medewerkers en het niveau dat de functie van hen vereist.

• Koppel de kloof aan specifieke inhoud. Zodra u precies ziet waar mensen moeite mee hebben, stelt u een training samen of wijst u een training toe die op die gebieden is gericht, in plaats van een algemene cursus die alles behandelt.

• Meet de resultaten opnieuw na de training. Dezelfde beoordeling die u gebruikte om de kloof vast te stellen, laat u nu zien of de kloof is gedicht. Zo weet u dat het heeft gewerkt, en dat is wat u aan belanghebbenden laat zien.

Voor adviesbureaus en opleidingsaanbieders vormt deze stap het aanbod. U voert een audit uit bij de medewerkers van een klant om kenniskloof te identificeren, waarna u inhoud ontwikkelt of toewijst om deze te dichten in lijn met een overkoepelend doel. Om dat goed te doen, moet u precies kunnen zien op welke punten mensen tekortschieten. Het gaat dus niet alleen om een algemeen slagingspercentage; het gaat erom op welke onderwerpen zij achterblijven.

Hoe u de voortgang bijhoudt en resultaten aantoont

Dit is het moment waarop een opleiding haar nut bewijst of juist verdwijnt. Om te weten of uw opleiding heeft gewerkt en of deze van waarde was, moet u deze meten.

De belangrijkste statistieken:

• Voltooiingspercentages: Hebben de deelnemers de training daadwerkelijk afgerond?

• Slaagpercentages en scores: Hebben zij de stof begrepen?

• Kennislacunes: Waar hebben de deelnemers concreet moeite mee?

• Vooruitgang in de loop van de tijd: Verbeteren de resultaten naarmate u de inhoud verfijnt?

Bij interne trainingen geeft dit u inzicht in wat er moet worden aangepast. Maar als u trainingen verzorgt in opdracht van klanten, vormt de rapportage z e het product. Uw klant betaalt u niet voor uren aan inhoud; hij betaalt voor het bewijs dat zijn medewerkers nu iets weten wat ze voorheen niet wisten. En hij moet dat op zijn eigen moment kunnen zien, niet wanneer u er toevallig aan toekomt om een spreadsheet te exporteren.

Visuele, realtime KPI’s die een klant kan inzien wanneer hij maar wil, zijn meer waard dan welk kwartaaloverzicht dan ook, omdat ze uw resultaten omzetten in iets dat de klant kan laten zien aan zijn accountants, zijn regiomanagers en zijn raad van bestuur. Het bewijs wordt zelf te raadplegen en u bent niet langer de bottleneck.

Medewerkerstraining op grote schaal verzorgen

Hier wordt het lastig voor iedereen die meer dan één groep opleidt. Stel dat u maandelijks 350 deelnemers begeleidt, verspreid over een handvol verschillende klanten. U stuit al snel op dezelfde drie obstakels:

• Iedereen gescheiden houden. De medewerkers van klant A mogen de inhoud, resultaten of huisstijl van klant B niet zien. U hebt een duidelijke scheiding nodig, geen ene gigantische deelnemerslijst die u voortdurend moet ontwarren.

• Inhoud hergebruiken zonder deze opnieuw te hoeven opstellen. U zou niet voor elke nieuwe klant dezelfde compliance-cursus opnieuw moeten hoeven opstellen. U wilt één keer iets opbouwen en dit vervolgens aanpassen, niet elke keer weer helemaal opnieuw beginnen.

• Voorspelbare kosten. Als uw prijsstelling per deelnemer wordt berekend, wordt een drukke maand een straf in plaats van een succes. Wanneer het aantal deelnemers sterk schommelt, maakt een prijsstelling per deelnemer het onmogelijk om uw marges te plannen.

De oplossing voor deze drie problemen is om elke klant, locatie of organisatie een eigen, op maat gemaakte leerportal met eigen huisstijl te bieden, te putten uit een gedeelde bibliotheek met herbruikbare cursussen en examens, en dit alles te laten draaien op basis van een prijsmodel dat u niet benadeelt wanneer u groeit. Die combinatie zorgt ervoor dat ‘ik train een paar klanten’ verandert in ‘ik run een opleidingsbedrijf’. U hebt een LMS nodig dat speciaal is ontwikkeld voor adviesbureaus en opleidingsaanbieders, en dat is precies wat Easy LMS is.

Hoe Easy LMS op grote schaal omgaat met de opleiding van medewerkers

Veel organisaties aarzelen nog steeds om te investeren in een echt opleidingssysteem, vaak omdat ze ervan uitgaan dat het ingewikkeld, omslachtig en duur zal zijn. Daarom ploeteren ze voort met een wirwar van willekeurige documenten, video’s en verspreide bestanden, wat net zo lang werkt totdat het helemaal niet meer werkt.

Er is een betere manier, en die is speciaal ontwikkeld voor mensen die anderen opleiden.

Easy LMS is een LMS dat is gemaakt voor trainers: adviesbureaus, opleidingsaanbieders, franchisenemers en productteams die opleidingen verzorgen voor klanten, vestigingen en partners, in plaats van alleen voor interne medewerkers.

Zo past alles in elkaar:

• Academies bieden elke klant of locatie een eigen white-label leerportaal, met een aangepaste URL en de huisstijl van uw klant. Duidelijke scheiding, professionele presentatie, geen IT-project nodig om toegang te verlenen.

• Met cursus en en examens kunt u hoogwaardig materiaal eenmalig samenstellen en dit vervolgens bij verschillende klanten hergebruiken: upload bestaande inhoud (inclusief SCORM) of ontwerp deze helemaal zelf, waarbij beoordeling en certificaten automatisch worden afgehandeld.

• Rapporten tonen realtime KPI’s en stellen u in staat vragen te categoriseren om kennislacunes op te sporen, terwijl uw klanten op elk gewenst moment toegang hebben tot hun eigen resultaten.

• Een vast tarief met een onbeperkt aantal deelnemers betekent dat een drukke maand uw kosten niet de hoogte in jaagt; u kunt meer opleiden voor minder, en uw marges blijven voorspelbaar naarmate u groeit.

Als u klaar bent om trainingen aan te bieden die hun waarde bewijzen en meegroeien met uw bedrijf, dan is dit precies waarvoor het is ontwikkeld. U kunt een gratis proefperiode starten of een demo van 30 minuten boeken.

Nuttige bronnen

1. Gallup

2. Trainingindustry.com

3. Cegos

4. Huffpost

5. e-student.org