Jak zaoszczędzić czas – 5 wskazówek dla terenów

Odkryj naszą specjalną stronę ze szkoleniem RODO

Spis treści

1. Wskazówka 1: Korzystaj z narzędzi zwiększających produktywność
2. Wskazówka 2: Pracuj w godzinach szczytu
3. Wskazówka 3: Rób przerwy w pracy
4. Wskazówka 4: Nie wykonuj wielu zadań jednocześnie
5. Wskazówka 5: Naucz się delegować zadania

Wskazówka 1: Korzystaj z narzędzi zwiększających produktywność

Od czasu pandemii zmienił się nasz styl pracy i obecnie preferowany jest model hybrydowy. Według statystyk Technology in the Workplace z 2022 roku po pandemii około 60% zakładów pracy wdraża hybrydowy model pracy. [1] Przewiduje się, że tylko 30% firm wróci do pracy w pełnym wymiarze godzin,
a zaledwie 10% zdecyduje się na w pełni zdalną pracę.

Około 60% zakładów pracy wdraża hybrydowy model pracy po pandemii.

Biorąc pod uwagę popularność modelu hybrydowego, prawdopodobnie zaobserwujemy trend
w kierunku łączenia szkoleń stacjonarnych i online. Właśnie tutaj niezbędny staje się Easy LMS: dla trenera zorganizowanie wszystkich materiałów e-learningowych pod jednym wirtualnym dachem jest konieczne, aby poradzić sobie z dużym nakładem pracy. Dzięki temu wzrośnie twoja produktywność – nie będziesz tracić czasu na przeglądanie rozproszonych materiałów szkoleniowych na komputerze. Ponadto z naszym oprogramowaniem z łatwością opracujesz kursy i egzaminy z brandingiem swojej firmy.

Wskazówka 2: Pracuj w godzinach szczytu

Badania pokazują, że szczyt produktywności większości ludzi przypada między 8:00 a 12:00. [2] Oczywiście w twoim przypadku mogą to być inne godziny, więc staraj się monitorować, kiedy w ciągu dnia skupiasz się najlepiej. Jeśli twoja praca trenera jest elastyczna, wykorzystaj to na swoją korzyść i pracuj, kiedy ci to odpowiada! Jeśli nie, porozmawiaj z przełożonym i dowiedz się, czy można wprowadzić jakieś zmiany.

Wskazówka 3: Rób przerwy w pracy

To może wydawać się nieco sprzeczne z intuicją. Czy przerwy nie będą zaburzać twojej koncentracji i nie okażą się stratą czasu w ciągu dnia pracy?
W rzeczywistości jest odwrotnie! Praca bez przerw zmniejsza produktywność – jesteśmy ludźmi, a nie maszynami, i uwagę możemy utrzymać tylko przez określony czas. Przerwy nie muszą być długie. Wystarczy kilka minut. Staraj się włączać ruch do przerw, ponieważ bycie aktywnym jest niezbędne, aby uniknąć problemów fizycznych wynikających z długotrwałego siedzenia przy biurku. Związek między zdrowiem psychicznym i fizycznym jest jasny, a badania pokazują, że osoby z problemami fizycznymi są znacznie bardziej narażone na rozwój problemów psychicznych i odwrotnie. [3]

Wypróbuj poniższe proste sposoby na pozostanie aktywnym przez cały dzień pracy:

• Wyjdź na spacer na zewnątrz (najlepiej w ciche miejsce).
• Naprzemiennie siedź i stój przy biurku (jeśli to możliwe).
• Rozciągaj się podczas przerw. 

Wskazówka 4: Nie wykonuj wielu zadań jednocześnie

Masz mnóstwo klientów do przeszkolenia? Praca nad wszystkimi projektami jednocześnie może być kusząca, ale nie przyniesie najlepszych rezultatów.
W rzeczywistości badania pokazują, że wielozadaniowość [4]:

• Obniża jakość pracy i zwiększa ilość popełnianych błędów.
• Zwiększa poziom stresu i prowadzi do podejmowania błędnych decyzji.
• Powoduje utratę dużej ilości czasu, gdy przełączamy się między zadaniami.
• Obniża IQ o 15 punktów – co odpowiada nie spaniu przez całą noc.
• Zmniejsza produktywność nawet o 40%.

Zamiast tego spróbuj pracować w przepływie pojedynczych elementów. Wyjaśnijmy to na przykładzie. W biurze graliśmy w grę z monetami. Brało w niej udział czterech pracowników, z których każdy reprezentował stanowisko robocze na linii produkcyjnej i miał własnego menedżera. Oprócz tego był jeszcze klient i dyrektor generalny. Czterech pracowników siedziało wokół stołu. Za nimi stali menedżerowie ze stoperami. Klient czekał ze stoperem na końcu linii produkcyjnej. Dyrektor naczelny nadzorował pracę, również trzymał stoper. Koncepcja gry polegała na tym, że pracownicy jak najszybciej odwracali partie monet i przekazywali je kolejno po stole przez wszystkie stanowiska robocze.

Podczas każdej rundy przekazywano różne partie monet, w pierwszej było to 20 monet, w drugiej 5 partii po 4 monety, a w ostatniej po 1 monecie. Wyniki były dość zdumiewające. W żadnej z rund nie popełniono błędów, jednak ostatnia runda, w której pracownicy przekazywali monety pojedynczo, przebiegła znacznie szybciej. Jak zauważył jeden z członków zespołu: „Musimy zmniejszyć nasze zadania, aby szybciej ukończyć całość”.

Musimy zmniejszyć nasze zadania, aby szybciej ukończyć całość.

Zatem następnym razem, gdy będziesz mieć listę rzeczy do zrobienia sięgającą aż do sufitu, zatrzymaj się i pomyśl
o grze z monetami oraz
o tym, jak praca w trybie przepływu pojedynczych elementów pozwoli ci zaoszczędzić w sumie więcej czasu.

Wskazówka 5: Naucz się delegować zadania

Czy wypróbowałeś nasze wskazówki i nadal czujesz się przytłoczony nakładem pracy w związku ze szkoleniami? Czas delegować zadania! Proszenie o pomoc nie jest łatwe, zwłaszcza gdy jesteśmy dumni z pracy, którą wykonujemy
i chcemy przejąć za nią pełną odpowiedzialność. Wykazano jednak, że delegowanie zwiększa produktywność. Badanie przeprowadzone z udziałem 143 dyrektorów generalnych z firm znajdujących się na liście Inc. 500 wykazało, że dyrektorzy generalni, którzy delegowali obowiązki, umożliwili swoim firmom szybszy rozwój i osiąganie większych przychodów. [5]

Wniosek

Zamień przytłoczenie na skuteczne metody działania! Powyższe pięć praktycznych wskazówek pomoże ci w pełni wykorzystać każdy dzień pracy. Nie ma jednego uniwersalnego modelu świadczenia wysokiej jakości usług szkoleniowych, więc znajdź najlelpsze rozwiązanie dla siebie. Niezależnie od twojego stylu pracy, struktura, jaką zapewnia Easy LMS, umożliwi ci uporządkowanie materiałów szkoleniowych i grup klientów, jednocześnie promując kursy w stylu twojej firmy. To duża oszczędność czasu!

Przydatne zasoby

1. TeamStage
2. WORKEST
3. Mental Health Foundation
4. Timeular
5. The Grossman Group

Często zadawane pytania