¿En qué consiste un examen en línea?

«Examen en línea» frente a «evaluación en línea»: ¿son lo mismo?

Prácticamente sí. Los términos «examen en línea», «prueba en línea» y «evaluación en línea» describen todos el mismo concepto: preguntas que se responden en línea y cuya puntuación se traduce en un resultado. El término «evaluación» simplemente suena un poco más formal.

En el ámbito de la formación y el cumplimiento normativo, considérelos términos intercambiables; no obstante, si tiene curiosidad, hemos analizado la diferencia entre una prueba y un examen por separado.

¿Qué es un sistema de exámenes en línea?

He aquí una distinción que es fácil confundir, pero que merece la pena aclarar:

• Un examen en línea es un elemento único: un conjunto de preguntas que se realiza una sola vez.

• Un sistema de exámenes en línea es la plataforma que le permite crear, impartir, gestionar y generar informes sobre exámenes una y otra vez, para diferentes grupos, sin tener que empezar desde cero cada vez.

En el caso de un cuestionario puntual, la diferencia no tiene importancia. Sin embargo, si imparte formación continua o cursos de cumplimiento normativo para varios clientes, el sistema es la clave. Es lo que le permite mantener separados a los participantes de cada cliente, reutilizar su banco de preguntas en distintos programas y generar un informe claro para cada cliente sin tener que desentrañar los resultados de cada uno manualmente.

En pocas palabras: un examen único evalúa a un grupo una sola vez. Un sistema le permite realizar evaluaciones como un servicio continuo. Esto último es precisamente lo que necesitan los proveedores de formación y las consultoras.

¿Quién utiliza los exámenes en línea?

Cualquiera que necesite evaluar a un grupo de personas, aunque hay algunos perfiles que sacan el máximo partido de ellos:

• Proveedores de formación que venden paquetes de formación a otras empresas y necesitan demostrar, cliente por cliente, que los conocimientos se han asimilado.

• Consultoras que imparten formación continua o programas de cumplimiento normativo al personal de sus clientes, y que necesitan resultados que puedan incorporar directamente a un informe o a un panel de control.

• Formadores de franquicias que mantienen unos estándares uniformes en todos los centros, donde cada nuevo franquiciado y su equipo deben recibir la misma formación inicial.

• Los formadores de productos enseñan a los clientes y socios a utilizar un producto correctamente, para que se utilice de forma adecuada y se reduzca el número de incidencias de soporte técnico.

El denominador común: todos forman al personal de otras empresas y todos necesitan demostrar a sus clientes que la formación ha surtido efecto. Y esa necesidad determina exactamente qué se debe buscar en un sistema.

Qué debe tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de exámenes en línea

No todos los sistemas están diseñados para la misma finalidad. Si su labor consiste en formar a los empleados de otras organizaciones, estas son las características que deben tener en cuenta, ordenadas aproximadamente según su importancia en el día a día.

Informes e indicadores clave de rendimiento (KPI) visuales

Esta es la característica más importante, ya que es lo que muestra a su cliente. Unos buenos informes convierten el «hemos impartido la formación» en «aquí tiene la prueba de que su equipo ha aprendido». Piense en datos como las tasas de aprobados, las puntuaciones y el progreso que su cliente puede ver de un vistazo, siempre que desee consultarlos.

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Gestión de grupos y participantes

Rara vez se forma a un solo equipo. Es necesario mantener al personal de cada cliente en su propio espacio, asignar el contenido adecuado al grupo adecuado y gestionarlos a todos sin que se solapen entre sí. Para una consultoría que gestiona varios clientes a la vez, esto es imprescindible.

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Un banco de preguntas y la oferta de diversos tipos de preguntas

Necesita una plataforma que, como mínimo, pueda gestionar preguntas de opción múltiple, de rellenar huecos y de respuesta libre. Los diferentes tipos de conocimientos requieren distintos formatos de preguntas; no se puede evaluar todo únicamente con preguntas de opción múltiple. Además, le conviene almacenar sus preguntas una sola vez y reutilizarlas en distintos exámenes y con distintos clientes. Cuando se elaboran repetidamente pruebas similares de cumplimiento normativo o de incorporación, un banco de preguntas le ahorra horas de trabajo y garantiza la coherencia de su contenido.

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Calificación automática

Cada pregunta cerrada se califica automáticamente al instante, por lo que no tendrá que corregir los exámenes a mano y los participantes no tendrán que esperar días para conocer el resultado. (Las respuestas de texto libre siguen requiriendo revisión humana; esa es la única excepción).

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Certificación

Un certificado al finalizar ofrece a los empleados de su cliente una prueba de competencia y proporciona a su cliente una prueba de cumplimiento normativo. En sectores con numerosas auditorías, ese registro documental suele ser el resultado final.

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Precios predecibles y de tarifa plana
Cuando forma a los equipos de otras empresas, la tarificación por participante le penaliza por crecer, ya que el personal de cada nuevo cliente se suma a la factura. Una tarifa plana elimina ese límite: usted paga un precio predecible, tanto si evalúa a cincuenta personas como a cinco mil, independientemente del número de clientes que tenga.

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Si cumple la mayoría de estos requisitos, dispondrá de un sistema que le permitirá formar a los equipos de otras empresas y demostrarlo, independientemente de la escala a la que crezca.

Ventajas y desventajas de un sistema de exámenes en línea

En resumen:

Ventajas

• Ahorra papel, tiempo y dinero.

• La distribución se realiza mediante un único correo electrónico, y la corrección automática elimina por completo la pila de exámenes por corregir.

• Los participantes realizan el examen cuando les conviene, desde cualquier lugar, y obtienen los resultados al instante.

Desventajas

• Se necesita una conexión a Internet para utilizarlo, ya que es un sistema en línea.

• Un sistema en línea puede estar algo más expuesto a las trampas, aunque un banco de preguntas y algunos ajustes adecuados resuelven la mayor parte del problema.

• Las preguntas de desarrollo siguen requiriendo una corrección manual.

Siga leyendo para conocer el panorama completo de las ventajas y desventajas de un sistema de exámenes en línea.

Cómo crear un examen en línea

Una vez que sepa en qué debe fijarse, la creación del examen en sí es rápida. Así es como funciona en Easy LMS:

1. Inicie un nuevo examen. Abra el generador de exámenes, asigne un título a su examen y redacte una breve introducción para que los participantes sepan qué pueden esperar. Una vista previa en tiempo real muestra los cambios a medida que los realiza, y puede adaptar el diseño a la imagen de marca de cada cliente.

2. Añada sus preguntas. Elija entre siete tipos de preguntas —opción múltiple, rellenar huecos, texto libre, imagen y audio/vídeo— y clasifíquelas en categorías para que más adelante pueda identificar con exactitud dónde se encuentran las lagunas de conocimiento.

3. Establezca las reglas. Fije la nota de aprobado/suspenso y el número de intentos permitidos, y añada un límite de tiempo para todo el examen o por pregunta.

4. Programe y comparta. Elija una fecha de inicio y otra de finalización y, a continuación, comparta el examen mediante un enlace o una invitación por correo electrónico. Proporcione a cada cliente su propia academia con su marca —un portal exclusivo con su propia URL— para mantener a los participantes de cada cliente perfectamente separados.

5. Realice un seguimiento y elabore informes. Los resultados se califican automáticamente con un informe por participante y gráficos visuales para cada grupo. Exporte los datos a Excel cuando lo necesite y permita a los clientes consultar sus propios resultados cuando lo deseen.

Este último paso cierra el ciclo: los resultados claros y desglosados por grupo que entrega a su cliente como prueba de que su equipo ha aprendido lo que necesitaba.

¿Está listo para crear su propio examen en línea?

Si su trabajo consiste en demostrar a los clientes que su personal realmente ha aprendido algo, el creador de exámenes adecuado se encarga del trabajo pesado por usted. Con el generador de exámenes de Easy LMS, creará un examen una sola vez, reutilizará sus preguntas con distintos clientes, dejará que cada pregunta cerrada se califique automáticamente y entregará a cada cliente un informe claro sobre el rendimiento de su equipo —sin montones de exámenes que corregir ni complicaciones con hojas de cálculo—.

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