Che cos’è un esame online?

Esame online vs. valutazione online: si tratta della stessa cosa?

Praticamente sì. I termini «esame online», «test online» e «valutazione online» descrivono tutti lo stesso concetto: domande a cui si risponde online, il cui punteggio viene convertito in un risultato. Il termine «valutazione» suona semplicemente un po’ più formale.

Ai fini della formazione e della conformità, li consideri intercambiabili; tuttavia, se è interessato, abbiamo approfondito la differenza tra un test e un esame in un articolo a parte.

Che cos’è un sistema di esame online?

Ecco una distinzione che può facilmente confondersi, ma che vale la pena chiarire:

• Un esame online è un singolo elemento: una serie di domande, somministrata una sola volta.

• Un sistema di esami online è la piattaforma che consente di creare, somministrare, gestire e generare report sugli esami più volte, per gruppi diversi, senza dover ricominciare da zero ogni volta.

Per un quiz una tantum, la differenza non ha importanza. Ma se state gestendo corsi di formazione continua o di conformità per diversi clienti, il sistema è l’elemento fondamentale. È ciò che consente di mantenere separati i partecipanti di ciascun cliente, riutilizzare la banca dati delle domande tra i vari programmi e generare un rapporto chiaro per ogni cliente senza dover districare manualmente i risultati di ciascuno.

In parole povere: un singolo esame valuta un gruppo una sola volta. Un sistema vi consente invece di gestire i test come un servizio continuativo. È proprio questa seconda caratteristica ciò di cui hanno bisogno i fornitori di formazione e le società di consulenza.

Chi utilizza gli esami online?

Chiunque abbia bisogno di valutare un gruppo di persone, ma alcune categorie ne traggono il massimo vantaggio:

• I fornitori di formazione che vendono pacchetti formativi ad altre aziende e devono dimostrare, cliente per cliente, che l’apprendimento ha avuto esito positivo.

• Società di consulenza che gestiscono la formazione continua o la conformità per il personale dei propri clienti, le quali necessitano di risultati che possano essere inseriti direttamente in un rapporto o in una dashboard.

• I formatori in franchising che mantengono standard uniformi in tutte le sedi, dove ogni nuovo affiliato e il suo team devono essere inseriti nel programma allo stesso modo.

• I formatori di prodotto insegnano a clienti e partner a utilizzare correttamente un prodotto, in modo che venga impiegato in modo ottimale e che il numero di richieste di assistenza rimanga basso.

Il filo conduttore: tutti formano il personale di terzi e tutti devono dimostrare ai propri clienti che la formazione ha funzionato. Ed è proprio questa esigenza a determinare esattamente quali caratteristiche ricercare in un sistema.

Cosa cercare in un sistema di esami online

Non tutti i sistemi sono progettati per lo stesso scopo. Se la vostra attività consiste nella formazione dei dipendenti di altre organizzazioni, queste sono le caratteristiche che meritano di essere prese in considerazione, elencate approssimativamente in ordine di importanza per il vostro lavoro quotidiano.

Reportistica e KPI visivi

Questo è l’aspetto da mettere in primo piano, poiché è ciò che mostrerete al vostro cliente. Un buon sistema di reportistica trasforma il semplice «abbiamo svolto la formazione» in «ecco la prova che il vostro team ha appreso quanto previsto». Pensate a dati quali percentuali di superamento, punteggi e progressi che il vostro cliente possa visualizzare a colpo d’occhio, ogni volta che lo desideri.

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Gestione dei gruppi e dei partecipanti

Raramente si forma un solo team. È necessario mantenere il personale di ciascun cliente nel proprio spazio, assegnare i contenuti giusti al gruppo giusto e gestirli tutti senza che si confondano tra loro. Per una società di consulenza che si occupa contemporaneamente di diversi clienti, questo è un requisito imprescindibile.

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Una banca dati di domande e l’offerta di vari tipi di domande

È necessaria una piattaforma in grado di gestire, come minimo, domande a scelta multipla, a completamento e a risposta libera. Tipi diversi di conoscenze richiedono formati di domanda diversi; non è possibile valutare ogni aspetto ricorrendo esclusivamente alle domande a scelta multipla. Inoltre, è auspicabile archiviare le domande una sola volta e riutilizzarle in diversi esami e per diversi clienti. Quando si creano ripetutamente test simili di conformità o di inserimento, una banca dati consente di risparmiare ore di lavoro e mantiene i contenuti coerenti.

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Valutazione automatica

Ogni domanda a risposta chiusa viene valutata istantaneamente, quindi non dovrete correggere gli esami a mano e i partecipanti non dovranno attendere giorni per conoscere il risultato. (Le risposte a testo libero richiedono comunque la revisione umana: questa è l’unica eccezione.)

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Certificazione

Un certificato rilasciato al termine del percorso fornisce ai dipendenti del Suo cliente una prova delle competenze acquisite e offre al Suo cliente la prova della conformità. Nei settori soggetti a frequenti verifiche, tale documentazione cartacea rappresenta spesso il risultato finale richiesto.

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Prezzi prevedibili e forfettari
Quando formate i team di altre aziende, i prezzi basati sul numero di partecipanti penalizzano la vostra crescita, poiché il personale di ogni nuovo cliente va ad aggiungersi al conto. Un prezzo forfettario elimina tale limite: pagate un unico prezzo prevedibile, sia che valutiate cinquanta persone o cinquemila, indipendentemente dal numero di clienti che acquisite.

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Se soddisfate la maggior parte di questi requisiti, avrete a disposizione un sistema che vi consentirà di formare i team di altre aziende e di dimostrarlo, indipendentemente dalla scala a cui crescerete.

Vantaggi e svantaggi di un sistema di esami online

In breve:

Vantaggi

• Consente di risparmiare carta, tempo e denaro.

• La distribuzione avviene tramite una singola e-mail e la correzione automatica elimina completamente la mole di lavoro legata alla correzione manuale.

• I partecipanti sostengono l’esame secondo i propri tempi, da qualsiasi luogo, e ottengono i risultati immediatamente.

Svantaggi

• È necessaria una connessione a Internet per l’esecuzione, poiché si tratta di un sistema online.

• Una piattaforma online può essere leggermente più esposta al rischio di imbrogli, sebbene una banca dati di domande e alcune impostazioni adeguate consentano di gestire gran parte di tali casi.

• Le domande a risposta libera richiedono comunque una correzione manuale.

Continui a leggere per avere un quadro completo dei vantaggi e degli svantaggi di un sistema di esame online.

Come creare un esame online

Una volta che sapete cosa cercare, la creazione dell’esame vero e proprio è rapida. Ecco come funziona in Easy LMS:

1. Avviate un nuovo esame. Aprite lo strumento di creazione degli esami, assegnate un titolo al vostro esame e scrivete una breve introduzione in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi. Un’anteprima in tempo reale mostra le modifiche man mano che le apportate e potete adattare l’aspetto grafico all’identità visiva di ciascun cliente.

2. Aggiungete le vostre domande. Scegliete tra sette tipi di domande – a scelta multipla, a completamento, a risposta libera, con immagini e audio/video – e ordinatele in categorie in modo da poter individuare in seguito con precisione le lacune di conoscenza.

3. Impostate le regole. Stabilite il punteggio minimo per il superamento dell’esame e il numero di tentativi consentiti, quindi aggiungete un limite di tempo per l’intero esame o per singola domanda.

4. Pianificate e condividete. Scegliete una data di inizio e una di fine, quindi condividete l’esame tramite un link o un invito via e-mail. Assegnate a ciascun cliente la propria «accademia» personalizzata con il proprio marchio – un portale dedicato con un URL esclusivo – per mantenere ben separati i partecipanti di ogni cliente.

5. Monitorate e generate report. I risultati vengono valutati automaticamente con un report per partecipante e grafici visivi per ciascun gruppo. Esportate i dati in Excel quando necessario e consentite ai clienti di visualizzare i propri risultati in qualsiasi momento.

Quest’ultimo passaggio chiude il cerchio: i risultati chiari e suddivisi per gruppo che fornite al cliente come prova che il suo team ha appreso ciò di cui aveva bisogno.

Siete pronti a creare il vostro esame online?

Se il Suo compito è dimostrare ai clienti che il loro personale ha effettivamente appreso qualcosa, il giusto generatore di esami si occuperà del lavoro più impegnativo al posto Suo. Con il generatore di esami di Easy LMS, create un esame una sola volta, riutilizzate le vostre domande per diversi clienti, lasciate che ogni domanda a risposta chiusa si valuti automaticamente e fornite a ciascun cliente un rapporto chiaro sui risultati ottenuti dal proprio team – senza pile di compiti da correggere, né seccature con i fogli di calcolo.

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