Che cos’è un esame online?

Esame online vs. valutazione online: si tratta della stessa cosa?

Praticamente sì. I termini «esame online», «test online» e «valutazione online» descrivono tutti lo stesso concetto: domande a cui si risponde online, il cui punteggio viene convertito in un risultato. Il termine «valutazione» suona semplicemente un po’ più formale.

Ai fini della formazione e della conformità, puoi considerarli intercambiabili; tuttavia, se è interessato, abbiamo approfondito la differenza tra un test e un esame in un articolo a parte.

Che cos’è un sistema di esame online?

Ecco una distinzione ci si può facilmente confondere, ma che vale la pena chiarire:

• Un esame online è un singolo elemento: una serie di domande, somministrata una sola volta.

• Un sistema di esami online è la piattaforma che consente di creare, somministrare, gestire e generare report sugli esami ogni volta che è necessario, per gruppi diversi, senza dover ricominciare da zero ogni volta.

Per un quiz una tantum, la differenza non ha importanza. Ma se stai gestendo dei corsi di formazione continua o di conformità per diversi clienti, il sistema è l’elemento fondamentale. È ciò che consente di mantenere separati i partecipanti di ciascun cliente, riutilizzare la banca dati delle domande e generare un report chiaro per ogni cliente senza doversi districare manualmente nei risultati di ciascuno.

In parole povere: un singolo esame valuta un gruppo una sola volta. Un sistema ti consente invece di gestire i test come un servizio continuativo. Ed è di questo che hanno bisogno i fornitori di formazione e le società di consulenza.

Chi utilizza gli esami online?

Chiunque abbia bisogno di valutare un gruppo di persone, ma alcune categorie ne traggono il massimo vantaggio:

• I fornitori di formazione che vendono pacchetti formativi ad altre aziende e devono dimostrare, cliente per cliente, che l’apprendimento ha avuto esito positivo.

• Società di consulenza che gestiscono la formazione continua o la conformità per il personale dei propri clienti, e dunque necessitano di risultati che possano essere inseriti direttamente in un report o in una dashboard.

• I formatori nell'ambito del franchising che devono assicurarsi di mantenere standard uniformi in tutte le sedi, per cui ogni nuovo affiliato e il suo team devono ricevere lo stesso onboarding.

• I formatori di prodotto insegnano a clienti e partner a utilizzare correttamente un prodotto, in modo che venga impiegato in modo ottimale e che il numero di richieste di assistenza rimanga basso.

Il filo conduttore: tutti formano il personale di terzi e tutti devono dimostrare ai propri clienti che la formazione ha funzionato. Ed è proprio questa esigenza a determinare esattamente quali caratteristiche ricercare in un sistema.

Cosa cercare in un sistema di esami online

Non tutti i sistemi sono progettati per lo stesso scopo. Se la tua attività consiste nella formazione dei dipendenti di altre organizzazioni, queste sono le caratteristiche che meritano di essere prese in considerazione, elencate approssimativamente in ordine di importanza per il tuo lavoro quotidiano.

Reportistica e KPI visivi

Questo è l’aspetto da mettere in primo piano, poiché è ciò che mostrerai al cliente. Un buon sistema di reportistica trasforma il semplice «abbiamo svolto la formazione» in «ecco la prova che il vostro team ha appreso quanto previsto». Pensa a dati quali percentuali di superamento, punteggi e progressi, che il tuo cliente può visualizzare a colpo d’occhio, ogni volta che lo desidera.

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Gestione dei gruppi e dei partecipanti

Raramente la formazione riguarda un solo team. È necessario far sì che il personale di ciascun cliente rimanga nel proprio spazio, assegnare i contenuti giusti al gruppo giusto e gestire tutto quanto senza che ci siano sovrapposizioni scorrette. Per una società di consulenza che si occupa contemporaneamente di diversi clienti, questo è un requisito imprescindibile.

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Una banca dati di domande e l’offerta di vari tipi di domande

Occorre avere a disposizione una piattaforma in grado di gestire, come minimo, domande a scelta multipla, a completamento e a risposta libera. Tipi diversi di conoscenze richiedono domande di formato diveso; non è possibile valutare ogni aspetto ricorrendo esclusivamente alle domande a scelta multipla. Inoltre, è auspicabile archiviare le domande una sola volta e riutilizzarle in diversi esami e per diversi clienti. Quando si creano ripetutamente test simili, ad esempio sulla conformità o all'interno di programmi di onboarding, una banca dati consente di risparmiare ore di lavoro e mantiene i contenuti coerenti.

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Valutazione automatica

Ogni domanda a risposta chiusa viene valutata istantaneamente, quindi non dovrai correggere gli esami a mano e i partecipanti non dovranno attendere giorni per conoscere il risultato. (Le risposte a testo libero richiedono comunque la revisione umana: questa è l’unica eccezione.)

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Certificazione

Un certificato rilasciato al termine del percorso fornisce ai dipendenti del cliente una prova delle competenze acquisite e offre al cliente stesso la prova della conformità. Nei settori soggetti a frequenti verifiche, tale documentazione cartacea rappresenta spesso il risultato finale richiesto.

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Prezzi prevedibili e forfettari
Quando formi i team di altre aziende, i prezzi basati sul numero di partecipanti penalizzano la tua crescita, poiché il personale di ogni nuovo cliente va ad aggiungersi al conteggio totale. Un prezzo forfettario elimina questo limite: che tu ti occupi di cinquanta persone o di cinquemila, paghi un unico prezzo prevedibile, indipendentemente da quanti clienti che acquisisci.

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Se il sistema che hai scelto soddisfa la maggior parte di questi requisiti, ti consentirà di formare i team di altre aziende in modo efficace e di dimostrarlo con chiarezza, anche se crescerai a grande velocità.

Vantaggi e svantaggi di un sistema di esami online

In breve:

Vantaggi

• Consente di risparmiare carta, tempo e denaro.

• La distribuzione avviene tramite una singola e-mail e la correzione automatica elimina completamente la mole di lavoro legata alla correzione manuale.

• I partecipanti sostengono l’esame secondo i propri tempi, da qualsiasi luogo, e ottengono i risultati immediatamente.

Svantaggi

• È necessaria una connessione a Internet per l’esecuzione, poiché si tratta di un sistema online.

• Una piattaforma online può essere leggermente più esposta al rischio di imbrogli, sebbene una banca dati di domande e alcune impostazioni adeguate consentano di limitarlo molto.

• Le domande a risposta libera richiedono comunque una correzione manuale.

Continua a leggere per avere un quadro completo dei vantaggi e degli svantaggi di un sistema di esame online.

Come creare un esame online

Una volta che sai cosa cercare, la creazione dell’esame vero e proprio è rapida. Ecco come funziona in Easy LMS:

1. Avvia un nuovo esame. Apri lo strumento di costruzione degli esami, assegna un titolo al tuo esame e scrivi una breve introduzione in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi. Un’anteprima in tempo reale mostra le modifiche man mano che avvengono e puoi adattare l’aspetto grafico all’identità visiva di ciascun cliente.

2. Aggiungi le domande. Scegli tra sette tipi di domande – a scelta multipla, a completamento, a risposta libera, con immagini e audio/video – e ordinale in categorie in modo da poter individuare in seguito con precisione le lacune nelle conoscenze.

3. Imposta le regole. Stabilisci il punteggio minimo per il superamento dell’esame e il numero di tentativi consentiti, quindi aggiungi un limite di tempo per l’intero esame o per singola domanda.

4. Pianifica e condividi. Scegli una data di inizio e una di fine, quindi condividi l’esame tramite un link o un invito via e-mail. Assegna a ciascun cliente un'Academy personalizzata con il suo marchio – un portale dedicato con un URL esclusivo – per mantenere ben separati i partecipanti di ogni cliente.

5. Monitora e genera i report. I risultati vengono valutati automaticamente con un report per partecipante e grafici visivi per ciascun gruppo. Esporta i dati in Excel quando necessario e consenti ai clienti di visualizzare i propri risultati in qualsiasi momento.

Quest’ultimo passaggio chiude il cerchio: i risultati chiari e suddivisi per gruppo che fornisci al cliente come prova che il suo team ha appreso ciò di cui aveva bisogno.

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Se il tuo compito è dimostrare ai clienti che il loro personale ha effettivamente appreso qualcosa, un costruttore di esami efficace farà tutto il lavoro pesante al posto tuo. Con il costruttore di esami di Easy LMS, puoi creare un esame una sola volta, riutilizzare le domande per diversi clienti, lasciare che ogni domanda a risposta chiusa sia valutata automaticamente e fornire a ciascun cliente un report chiaro sui risultati ottenuti dal proprio team – senza pile di test da correggere, né seccanti fogli di calcolo.

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