Wat is een online examen?

Online examen versus online toets: is dat hetzelfde?

Vrijwel wel. ‘Online examen’, ‘online toets’ en ‘online examen’ verwijzen allemaal naar hetzelfde concept: vragen die online worden beantwoord en waarvoor een score wordt toegekend. ‘Examen’ klinkt alleen iets formeler.

Voor opleidingen en nalevingsdoeleinden kunt u deze termen als onderling uitwisselbaar beschouwen, maar mocht u nieuwsgierig zijn, dan hebben wij het verschil tussen een toets en een examen apart uitgelegd.

Wat is een online examensysteem?

Hier volgt een onderscheid dat gemakkelijk vervaagt, maar dat de moeite waard is om goed te begrijpen:

• Een online examen is een op zichzelf staand geheel: één reeks vragen die eenmalig wordt afgenomen.

• Een online examensysteem is het platform waarmee u examens keer op keer kunt samenstellen, afnemen, beheren en rapporteren voor verschillende groepen, zonder telkens helemaal opnieuw te hoeven beginnen.

Voor een eenmalige quiz maakt het verschil niet uit. Maar als u permanente educatie of compliance-trainingen voor meerdere klanten organiseert, is het systeem juist essentieel. Het stelt u in staat om de deelnemers van elke klant gescheiden te houden, uw vragenbank voor verschillende programma’s te hergebruiken en voor elke klant een overzichtelijk rapport op te stellen zonder dat u de resultaten van iedereen handmatig hoeft te ontrafelen.

Simpel gezegd: een enkel examen test één groep één keer. Met een systeem kunt u toetsen als een doorlopende dienst aanbieden. Dat tweede aspect is precies wat opleidingsaanbieders en adviesbureaus nodig hebben.

Wie maakt gebruik van online examens?

Iedereen die een groep mensen moet toetsen, maar enkele groepen halen er het meeste voordeel uit:

• Opleidingsaanbieders die opleidingspakketten aan andere bedrijven verkopen en per klant moeten aantonen dat de leerstof is overgekomen.

• Adviesbureaus die permanente educatie of compliance-trainingen verzorgen voor het personeel van hun klanten, en die resultaten nodig hebben die direct in een rapport of dashboard kunnen worden opgenomen.

• Franchisetrainers die de normen op alle locaties consistent houden, waarbij elke nieuwe franchisenemer en zijn of haar team op dezelfde manier moeten worden ingewerkt.

• Producttrainers leren klanten en partners hoe zij een product correct moeten gebruiken, zodat het optimaal wordt ingezet en het aantal supporttickets laag blijft.

De rode draad: zij leiden allemaal het personeel van anderen op en moeten hun klanten allemaal laten zien dat de training effect heeft gehad. En die behoefte bepaalt precies waarnaar zij in een systeem moeten zoeken.

Waar u op moet letten bij het kiezen van een online examensysteem

Niet alle systemen zijn voor hetzelfde doel ontworpen. Als u zich bezighoudt met het opleiden van medewerkers van andere organisaties, zijn dit de functies die van belang zijn, grofweg gerangschikt naar de mate waarin zij voor u in de dagelijkse praktijk van belang zijn.

Rapportage en visuele KPI’s

Dit is het belangrijkste uitgangspunt, omdat dit is wat u aan uw klant laat zien. Goede rapportage verandert „we hebben de training gegeven“ in „hier is het bewijs dat uw team de stof heeft geleerd“. Denk aan gegevens zoals slagingspercentages, scores en voortgang die uw klant in één oogopslag kan zien, wanneer hij of zij dat maar wil.

👉🏼 Lees meer over hoe Easy LMS rapportage aanpakt.

Groeps- en deelnemersbeheer

U traint zelden slechts één team. U moet de medewerkers van elke klant in hun eigen omgeving houden, de juiste inhoud aan de juiste groep toewijzen en alles beheren zonder dat de groepen elkaar overlappen. Voor een adviesbureau dat met meerdere klanten werkt, is dit een absolute must.

👉🏼 Lees meer over hoe Easy LMS dit realiseert met academies: een apart portaal met eigen huisstijl voor elke klant, franchise of organisatie.

Een vragenbank en een gevarieerd aanbod aan vraagtypes

U hebt een platform nodig dat op zijn minst meerkeuzevragen, invuloefeningen en open vragen kan verwerken. Verschillende soorten kennis vereisen verschillende vraagformaten; u kunt niet alles beoordelen met alleen meerkeuzevragen. Bovendien wilt u uw vragen één keer opslaan en ze vervolgens hergebruiken voor verschillende examens en klanten. Wanneer u herhaaldelijk vergelijkbare compliance- of onboarding-toetsen samenstelt, bespaart een vragenbank u uren werk en zorgt deze ervoor dat uw inhoud consistent blijft.

👉🏼 Lees meer over hoe de online examenbouwer van Easy LMS werkt.

Automatische beoordeling

Elke gesloten vraag wordt onmiddellijk automatisch beoordeeld, zodat u examens niet handmatig hoeft na te kijken en deelnemers niet dagenlang op een resultaat hoeven te wachten. (Antwoorden in vrije tekst moeten nog steeds door een mens worden gecontroleerd; dat is de enige uitzondering.)

👉🏼 Ontdek hoe Easy LMS u tijd kan besparen met automatische beoordeling.

Certificering

Een certificaat aan het einde biedt de medewerkers van uw klant een bewijs van bekwaamheid en geeft uw klant het bewijs dat aan de voorschriften is voldaan. Voor sectoren waar veel audits plaatsvinden, is dat papieren bewijs vaak het eindresultaat.

👉🏼 Lees meer over de automatische certificering van Easy LMS.

Voorspelbare, vaste tarieven
Wanneer u teams van andere bedrijven traint, wordt groei bij een prijs per deelnemer ongunstig beïnvloed, omdat het personeel van elke nieuwe klant de kosten opdrijft. Een vast tarief heft die beperking op: u betaalt één voorspelbare prijs, of u nu vijftig of vijfduizend mensen toetst, ongeacht het aantal klanten dat u aanneemt.

👉🏼 Lees meer over de abonnementen van Easy LMS.

Voldoet u aan de meeste van deze criteria, dan beschikt u over een systeem waarmee u teams van andere bedrijven kunt opleiden en dit kunt aantonen, ongeacht de schaal waarop u groeit.

Voor- en nadelen van een online examensysteem

De korte versie:

Voordelen

• Het bespaart papier, tijd en geld.

• De verspreiding gebeurt via één enkele e-mail, en dankzij de automatische beoordeling is er geen stapel te corrigeren meer.

• Deelnemers kunnen het examen op hun eigen tijdstip en vanaf elke locatie afleggen en krijgen hun resultaten direct te zien.

Nadelen

• U hebt een internetverbinding nodig om het systeem te gebruiken, aangezien het online is.

• Een online opzet kan iets gevoeliger zijn voor fraude, hoewel een vragenbank en enkele verstandige instellingen dit grotendeels kunnen voorkomen.

• Vrije-tekstvragen moeten nog steeds handmatig worden beoordeeld.

Lees verder voor een volledig overzicht van de voor- en nadelen van een online examensysteem.

Hoe stelt u een online examen op?

Zodra u weet waar u op moet letten, is het samenstellen van het examen zelf een kwestie van enkele ogenblikken. Zo werkt het in Easy LMS:

1. Start een nieuw examen. Open de examenbouwer, geef uw examen een titel en schrijf een korte inleiding zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Een live voorbeeld toont uw wijzigingen terwijl u deze aanbrengt, en u kunt de uitstraling aanpassen aan de huisstijl van elke klant.

2. Voeg uw vragen toe. Kies uit zeven vraagtypes – meerkeuze, invuloefeningen, vrije tekst, afbeeldingen en audio/video – en sorteer ze in categorieën, zodat u later precies kunt zien waar er kennislacunes zitten.

3. Stel de regels in. Bepaal de slagingsdrempel en het aantal toegestane pogingen, en voeg een tijdslimiet toe voor het gehele examen of per vraag.

4. Plan en deel. Kies een begin- en einddatum en deel het examen vervolgens via een link of een uitnodiging per e-mail. Geef elke klant een eigen academie met zijn eigen huisstijl – een speciaal portaal met een eigen URL – om de deelnemers van elke klant overzichtelijk gescheiden te houden.

5. Volg en rapporteer. De resultaten worden automatisch beoordeeld met een rapport per deelnemer en visuele grafieken voor elke groep. Exporteer naar Excel wanneer dat nodig is en laat klanten hun eigen resultaten bekijken wanneer zij maar willen.

Die laatste stap maakt het geheel compleet: de overzichtelijke, per groep uitgesplitste resultaten die u aan uw klant overhandigt als bewijs dat hun team heeft geleerd wat nodig was.

Klaar om uw eigen online examen samen te stellen?

Als het uw taak is om aan klanten te bewijzen dat hun medewerkers daadwerkelijk iets hebben geleerd, neemt de juiste examenbouwer u het zware werk uit handen. Met de Easy LMS-examenbouwer stelt u een examen één keer samen, hergebruikt u uw vragen voor verschillende klanten, laat u elke gesloten vraag zichzelf beoordelen en overhandigt u elke klant een overzichtelijk rapport over de prestaties van hun team – geen stapel te corrigeren examens, geen gedoe met spreadsheets.

Start vandaag nogeen gratis proefperiode en stel uw eerste online examen samen.