Wat is een online examen?

Online examen versus online test: is dat hetzelfde?

Ongeveer. ‘Online examen’ en ‘online test’ verwijzen beide naar hetzelfde concept: vragen die online worden beantwoord en waarvoor een score wordt toegekend. ‘Examen’ klinkt alleen iets formeler.

Voor trainingen en compliance-doeleinden kan je beide termen als synoniemen beschouwen, maar mocht je nieuwsgierig zijn, dan leggen wij je het verschil tussen een test en een examen even uit.

Wat is een online examensysteem?

Hier volgt een onderscheid dat gemakkelijk vervaagt, maar dat de moeite waard is om goed te begrijpen:

• Een online examen is een op zichzelf staand geheel: één reeks vragen die eenmalig wordt afgenomen.

• Een online examensysteem is het platform waarmee je examens keer op keer kan samenstellen, afnemen, beheren en rapporteren voor verschillende groepen, zonder telkens helemaal opnieuw te moeten beginnen.

Voor een eenmalige quiz maakt het verschil niet uit. Maar als je permanente educatie of compliance-trainingen voor meerdere klanten organiseert, is het systeem juist essentieel. Het stelt je in staat om de deelnemers van elke klant gescheiden te houden, je vragenbank voor verschillende programma’s opnieuw te gebruiken en voor elke klant een overzichtelijk rapport op te stellen zonder dat je de resultaten van iedereen handmatig hoeft te verzamelen.

Simpel gezegd: een enkel examen test één groep één keer. Met een systeem kan je testen als een doorlopende service aanbieden. Dat tweede aspect is precies wat trainingsaanbieders en adviesbureaus nodig hebben.

Wie maakt gebruik van online examens?

Iedereen die een groep mensen moet toetsen, maar enkele groepen halen er het meeste voordeel uit:

• Trainingsaanbieders die trainingspakketten aan andere bedrijven verkopen en per klant moeten aantonen dat de leerstof wordt beheerst.

• Adviesbureaus die permanente educatie of compliance-trainingen verzorgen voor het personeel van hun klanten, en die resultaten nodig hebben die direct in een rapport of dashboard kunnen worden opgenomen.

• Franchisetrainers die de normen op alle locaties consistent houden, waarbij elke nieuwe franchisenemer en zijn of haar team op dezelfde manier moeten worden ingewerkt.

• Producttrainers leren klanten en partners hoe zij een product correct moeten gebruiken, zodat het optimaal wordt ingezet en het aantal ondersteuningstickets laag blijft.

De rode draad: zij trainen allemaal het personeel van anderen en moeten hun klanten laten zien dat de training doeltreffend is geweest. En die behoefte bepaalt precies waarnaar zij in een systeem moeten zoeken.

Waar je op moet letten bij het kiezen van een online examensysteem

Niet alle systemen zijn voor hetzelfde doel ontworpen. Als jij je bezighoudt met het trainen van werknemers van andere organisaties, zijn dit de functies die van belang zijn, grofweg gerangschikt naar de mate waarin deze voor je in de dagelijkse praktijk belangrijk zijn.

Rapportage en visuele KPI’s

Dit is het belangrijkste uitgangspunt, omdat dit is wat je aan je klant laat zien. Goede rapportage verandert "we hebben de training gegeven" in "hier is het bewijs dat je team de leerstof kent“. Denk aan gegevens zoals slagingspercentages, scores en voortgang die je klant in één oogopslag kan zien, wanneer hij of zij dat maar wil.

👉🏼 Lees meer over hoe Easy LMS rapportage aanpakt.

Het beheer van groepen en deelnemers

Je traint zelden slechts één team. Je moet de werknemers van elke klant in hun eigen omgeving houden, de juiste inhoud aan de juiste groep toewijzen en alles beheren zonder dat de groepen elkaar overlappen. Voor een adviesbureau dat met meerdere klanten werkt, is dit een absolute must.

👉🏼 Lees meer over hoe Easy LMS dit realiseert met academies: een apart portaal met eigen huisstijl voor elke klant, franchise of organisatie.

Een vragenbank en een gevarieerd aanbod aan vraagtypes

Je hebt een platform nodig dat op zijn minst meerkeuzevragen, invuloefeningen en open vragen kan verwerken. Verschillende soorten kennis vereisen verschillende soorten vragen, je kan niet alles beoordelen met alleen meerkeuzevragen. Bovendien wil je jouw vragen één keer opslaan en ze vervolgens opnieuw gebruiken voor verschillende examens en klanten. Wanneer je herhaaldelijk vergelijkbare compliance- of onboarding-testen samenstelt, bespaart een vragenbank je uren werk en zorgt deze ervoor dat je inhoud consistent blijft.

👉🏼 Lees meer over hoe de online examenbouwer van Easy LMS werkt.

Automatische beoordeling

Elke gesloten vraag wordt onmiddellijk automatisch beoordeeld, zodat jij de examens niet handmatig hoeft na te kijken en deelnemers niet dagenlang op een resultaat moeten wachten. (Vragen met open antwoord moeten nog steeds door een mens worden gecontroleerd, dat is de enige uitzondering.)

👉🏼 Ontdek hoe Easy LMS je tijd kan besparen met automatische beoordeling.

Certificering

Een certificaat aan het einde biedt de werknemers van je klant een bewijs van bekwaamheid en geeft je klant het bewijs dat aan de voorschriften is voldaan. Voor sectoren waar veel audits plaatsvinden, is dat papieren bewijs vaak het eindresultaat.

👉🏼 Lees meer over de automatische certificering van Easy LMS.

Voorspelbare, vaste tarieven
Wanneer je teams van andere bedrijven traint, wordt groei bij een prijs per deelnemer ongunstig beïnvloed, omdat het personeel van elke nieuwe klant de kosten opdrijft. Een vast tarief heft die beperking op: je betaalt één voorspelbare prijs, of je nu vijftig of vijfduizend mensen toetst, ongeacht het aantal klanten dat je aanneemt.

👉🏼 Lees meer over de abonnementen van Easy LMS.

Voldoe je aan de meeste van deze criteria, dan beschik je over een systeem waarmee je teams van andere bedrijven kan trainen en dit kan aantonen, ongeacht de schaal waarop je groeit.

Voor- en nadelen van een online examensysteem

In het kort:

Voordelen

• Het bespaart papier, tijd en geld.

• De verspreiding gebeurt via één enkele e-mail, en dankzij de automatische beoordeling is er geen stapel meer om te corrigeren.

• Deelnemers kunnen het examen op hun eigen tijdstip en vanaf elke locatie afleggen en krijgen hun resultaten direct te zien.

Nadelen

• Je hebt een internetverbinding nodig om het systeem te gebruiken, aangezien het online is.

• Een online opzet kan iets gevoeliger zijn voor fraude, hoewel een vragenbank en enkele verstandige instellingen dit grotendeels kunnen voorkomen.

• Vragen met open antwoord moeten nog steeds handmatig worden beoordeeld.

Lees verder voor een volledig overzicht van de voor- en nadelen van een online examensysteem.

Hoe stel je een online examen op?

Zodra je weet waar je op moet letten, is het samenstellen van het examen zelf een kwestie van enkele ogenblikken. Zo werkt het in Easy LMS:

1. Start een nieuw examen. Open de examenbouwer, geef je examen een titel en schrijf een korte inleiding zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Een live voorbeeld toont je wijzigingen terwijl je deze aanbrengt, en je kan de uitstraling aanpassen aan de huisstijl van elke klant.

2. Voeg je vragen toe. Kies uit zeven vraagtypes – meerkeuze, invuloefeningen, open antwoord, afbeeldingen en audio/video – en sorteer ze in categorieën, zodat je later precies kan zien waar er kennistekorten zijn.

3. Bepaal de regels. Kies de slagingsdrempel en het aantal toegestane pogingen, en voeg een tijdslimiet toe voor het gehele examen of per vraag.

4. Plan en deel. Kies een begin- en einddatum en deel het examen vervolgens via een link of een uitnodiging per e-mail. Geef elke klant een eigen academie met hun eigen huisstijl – een speciaal portaal met een eigen URL – om de deelnemers van elke klant overzichtelijk gescheiden te houden.

5. Volg en rapporteer. De resultaten worden automatisch beoordeeld met een rapport per deelnemer en visuele grafieken voor elke groep. Exporteer naar Excel wanneer dat nodig is en laat klanten hun eigen resultaten bekijken wanneer zij dat willen.

Die laatste stap maakt het geheel compleet: de overzichtelijke resultaten die per groep zijn ingedeeld kan je aan je klant overhandigt als bewijs dat hun team het nodige heeft geleerd.

Klaar om je eigen online examen te maken?

Als het jouw taak is om aan klanten te bewijzen dat hun werknemers daadwerkelijk iets hebben geleerd, neemt de juiste examenbouwer het zware werk uit handen. Met de Easy LMS examenbouwer stel je een examen één keer samen, gebruik je jouw vragen opnieuw voor verschillende klanten, laat je elke gesloten vraag zichzelf beoordelen en overhandig je elke klant een overzichtelijk rapport over de prestaties van hun team – geen stapel examens om te corrigeren, geen gedoe met spreadsheets.

Start vandaag nog een gratis proefperiode en maak je eerste online examen.