O que é um exame online?

Exame online vs. avaliação online: será que é a mesma coisa?

Basicamente, sim. «Exame online», «teste online» e «avaliação online» descrevem todos o mesmo conceito: perguntas respondidas online, cujas respostas são pontuadas para obter um resultado. A palavra «avaliação» soa apenas um pouco mais formal.

No âmbito da formação e do cumprimento de normas, considere-os intercambiáveis; no entanto, caso tenha curiosidade, explicámos a diferença entre um teste e um exame separadamente.

O que é um sistema de exames online?

Eis uma distinção que é fácil de confundir, mas que vale a pena esclarecer:

• Um exame online é um único elemento: um conjunto de perguntas, administrado uma única vez.

• Um sistema de exames online é a plataforma que lhe permite criar, administrar, gerir e gerar relatórios sobre exames repetidamente, para diferentes grupos, sem ter de começar do zero de cada vez.

No caso de um questionário pontual, a diferença não é relevante. Mas se estiver a ministrar formação contínua ou formação em conformidade para vários clientes, o sistema é o que realmente importa. É o que lhe permite manter os participantes de cada cliente separados, reutilizar o seu banco de perguntas em diferentes programas e gerar um relatório claro para cada cliente sem ter de separar manualmente os resultados de cada um.

Em termos simples: um exame avalia um grupo uma única vez. Um sistema permite-lhe realizar testes como um serviço contínuo. É precisamente esta segunda característica que os prestadores de formação e as empresas de consultoria necessitam.

Quem utiliza exames online?

Qualquer pessoa que precise de avaliar um grupo de pessoas, mas há alguns tipos que tiram o máximo partido disso:

• Prestadores de formação que vendem pacotes de formação a outras empresas e precisam de comprovar, cliente a cliente, que a aprendizagem foi efetivamente assimilada.

• Empresas de consultoria que ministram formação contínua ou programas de conformidade aos colaboradores dos seus clientes, e que necessitam de resultados que possam ser incorporados diretamente num relatório ou painel de controlo.

• Formadores de franchising que mantêm padrões consistentes em todas as localizações, onde cada novo franchisado e a sua equipa têm de ser integrados da mesma forma.

• Formadores de produtos ensinam clientes e parceiros a utilizar um produto corretamente, para que este seja bem utilizado e o número de pedidos de apoio se mantenha baixo.

O traço comum: todos estão a formar o pessoal de terceiros e todos precisam de demonstrar aos seus clientes que a formação surtiu efeito. E essa necessidade define exatamente o que se deve procurar num sistema.

O que deve procurar num sistema de exames online

Nem todos os sistemas são concebidos para a mesma finalidade. Se a sua função consiste em formar colaboradores de outras organizações, eis as funcionalidades que se destacam, aproximadamente por ordem de importância no seu dia-a-dia.

Relatórios e indicadores-chave de desempenho (KPI) visuais

Este é o aspeto a destacar em primeiro lugar, pois é o que apresenta ao seu cliente. Bons relatórios transformam «realizámos a formação» em «eis a prova de que a sua equipa aprendeu». Pense em dados como taxas de aprovação, pontuações e progresso que o seu cliente possa ver num relance, sempre que desejar.

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Gestão de grupos e participantes

Raramente dá formação a apenas uma equipa. Precisa de manter os colaboradores de cada cliente no seu próprio espaço, atribuir o conteúdo certo ao grupo certo e gerir todos eles sem que se misturem entre si. Para uma empresa de consultoria que lida com vários clientes, isto é imprescindível.

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Um banco de perguntas e a oferta de vários tipos de perguntas

Precisa de uma plataforma que consiga lidar, no mínimo, com perguntas de escolha múltipla, de preenchimento de lacunas e de texto livre. Diferentes tipos de conhecimentos exigem formatos de perguntas distintos; não é possível avaliar tudo apenas com perguntas de escolha múltipla. Além disso, pretende guardar as suas perguntas uma única vez e reutilizá-las em diferentes exames e para diferentes clientes. Quando está a criar repetidamente testes semelhantes de conformidade ou de integração, um banco de perguntas poupa-lhe horas e mantém o seu conteúdo consistente.

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Avaliação automática

Todas as perguntas de resposta fechada são avaliadas instantaneamente, pelo que não tem de corrigir os exames manualmente e os participantes não têm de esperar dias por um resultado. (As respostas de texto livre continuam a necessitar de revisão humana; essa é a única exceção.)

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Certificação

Um certificado no final proporciona aos colaboradores do seu cliente uma prova de competência e ao seu cliente uma prova de conformidade. Em setores sujeitos a auditorias frequentes, essa documentação escrita é, muitas vezes, o resultado final.

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Preços previsíveis e fixos
Quando forma as equipas de outras empresas, a tarifação por participante penaliza-o pelo crescimento, uma vez que o pessoal de cada novo cliente aumenta a fatura. Uma tarifa fixa elimina esse limite: paga um preço previsível, quer esteja a avaliar cinquenta pessoas ou cinco mil, independentemente do número de clientes que aceitar.

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Se preencher a maioria destes requisitos, terá um sistema que lhe permite formar as equipas de outras empresas e comprová-lo, independentemente da escala a que crescer.

Vantagens e desvantagens de um sistema de exames online

A versão resumida:

Vantagens

• Poupa papel, tempo e dinheiro.

• A distribuição é feita através de um único e-mail e a correção automática elimina por completo a pilha de trabalhos para corrigir.

• Os participantes realizam o exame de acordo com a sua disponibilidade, a partir de qualquer local, e obtêm os resultados instantaneamente.

Desvantagens

• É necessária uma ligação à Internet para o utilizar, uma vez que é online.

• Uma configuração online pode estar um pouco mais exposta a fraudes, embora um banco de perguntas e algumas definições adequadas resolvam a maior parte do problema.

• As perguntas de resposta livre continuam a necessitar de correção manual.

Continue a ler para conhecer o panorama completo das vantagens e desvantagens de um sistema de exames online.

Como criar um exame online

Assim que souber o que procurar, a criação do exame em si é rápida. Eis como funciona no Easy LMS:

1. Inicie um novo exame. Abra o criador de exames, atribua um título ao seu exame e escreva uma breve introdução para que os participantes saibam o que esperar. Uma pré-visualização em tempo real mostra as suas alterações à medida que as efetua, e pode adaptar o aspeto à identidade visual de cada cliente.

2. Adicione as suas perguntas. Escolha entre sete tipos de perguntas — escolha múltipla, preenchimento de lacunas, texto livre, imagem e áudio/vídeo — e organize-as em categorias para que possa, posteriormente, identificar exatamente onde se encontram as lacunas de conhecimento.

3. Defina as regras. Defina a nota de aprovação/reprovação e o número de tentativas permitidas, e adicione um limite de tempo para o exame na totalidade ou por pergunta.

4. Agende e partilhe. Escolha uma data de início e de fim e, em seguida, partilhe o exame através de um link ou de um convite por e-mail. Ofereça a cada cliente a sua própria academia com a marca da empresa – um portal dedicado com o seu próprio URL – para manter os participantes de cada cliente claramente separados.

5. Acompanhe e elabore relatórios. Os resultados são classificados automaticamente, com um relatório por participante e gráficos ilustrativos para cada grupo. Exporte para o Excel sempre que necessário e permita que os clientes consultem os seus próprios resultados quando quiserem.

Este último passo fecha o ciclo: os resultados claros e por grupo que entrega ao seu cliente como prova de que a equipa aprendeu o que era necessário.

Pronto para criar o seu próprio exame online?

Se a sua função consiste em provar aos clientes que os seus colaboradores aprenderam efetivamente algo, o criador de exames certo faz o trabalho pesado por si. Com o criador de exames do Easy LMS, cria um exame uma única vez, reutiliza as suas perguntas para diferentes clientes, permite que cada pergunta de resposta fechada seja avaliada automaticamente e entrega a cada cliente um relatório claro sobre o desempenho da sua equipa – sem pilhas de trabalhos para corrigir, sem complicações com folhas de cálculo.

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