Maximera tid, minimera ansträngning - 3 strategier för att optimera dina utbildningsframgångar

Intressanta fakta och siffror!

Låt oss först rada upp några fakta om en genomsnittlig arbetsdag::

• Forskning bland kontorsanställda i Storbritannien visar att de bara är produktiva i 2 timmar och 53 minuter av en 8-timmars arbetsdag! [1]
• Kontorsanställda ägnar i genomsnitt 40% av sin tid åt sina primära arbetsuppgifter. Vid en jämförelse mellan olika generationer hävdar baby boomers att de avsätter en större andel av sin veckotid till sina primära arbetsuppgifter jämfört med generation X och millenniegenerationen. Baby boomers rapporterar att de lägger 45% av sin tid på sina primära arbetsuppgifter, medan Gen X och Millennials anger 38% respektive 34%. [2]
• Det är en illusion att vi kan bibehålla koncentrationen i 8 timmar i sträck. Flera studier visar att det genomsnittliga uppmärksamhetsspannet är 20–45 minuter i taget [3]

Det varierar beroende på roll och bransch, men i genomsnitt tar följande aktiviteter upp större delen av vår arbetsdag:

• Möten: Möten, diskussioner och fler diskussioner. Det är nästan så att man blir galen. Och siffrorna stöder det också. I Nederländerna tillbringar anställda 29 timmar i möten varje månad. 47% av personerna anser att möten är det största slöseriet med arbetstid. [4] En studie från Workfront visade att 18% av den 40 timmar långa arbetsveckan ägnas åt möten. Här finns det en skillnad mellan produktiva möten (10%) och helt onödiga möten (8%). [2]
• E-post och kommunikation: Att hantera en full inkorg och skriva meddelanden på företagets interna kommunikationskanaler är tidskrävande. Enligt flera studier spenderar anställda 16-28% av sin tid på att läsa och svara på e-postmeddelanden.[6]
• Administrativa uppgifter: De ingår i arbetet, men huruvida de bidrar till arbetsglädje är högst tveksamt. En Workfront-studie visade att pappersarbete, organisering av arbetskalendrar och uppladdning av dokument kan stå för upp till 12% av arbetsveckan. [2]
• Task switching och avbrott: Hur underbart skulle det vara att bara ha en daglig uppgift? I verkligheten är det annorlunda. Enligt en studie från University of California behöver anställda i genomsnitt 23 minuter och 15 sekunder på sig för att fokusera om efter ett avbrott. [7] Detta är särskilt problematiskt om man betänker att kontorsanställda avbryts för icke nödvändiga uppgifter ungefär 8% av sin tid. [2]

Fakta och siffror specifika till utbildare!

Utbildare ägnar i genomsnitt 24 timmar per månad åt att leverera formella utbildningar

Okej då, men hur ser det ut med utbildare mer specifikt? Vi har också hittat intressant statistik om detta:

• Enligt en studie från Association for Talent Development (ATD) lägger utbildare i genomsnitt 24 timmar i månaden på att leverera formella utbildningar. Denna tid motsvarar ungefär 6 timmar per vecka. [8]
• Enligt en rapport från Training Industry lägger utbildare i organisationer i genomsnitt 13% av sin arbetstid på utbildningsrelaterade aktiviteter. Dessa aktiviteter innefattar förberedelse, leverans och utvärdering av utbildning. Med en standardarbetsvecka på 40 timmar skulle detta motsvara cirka 5,2 timmar per vecka. [9]
• En annan studie som genomfördes av LinkedIn Learning visade att personer som jobbar inom Learning & Development, inklusive utbildare, spenderar i genomsnitt 15% av sin tid på uppgifter relaterade till utbildning. Men dessa 15% innefattade aktiviteter utöver direkt utbildning, såsom utveckling av kursplaner, administration i LMS och behovsanalys. [10]

Slutsatsen från alla dessa siffror är att vi kan spendera vår tid mer effektivt. Mycket tid går till spillo, vilket gör att vi inte kan fokusera på viktiga uppgifter.

3 tekniker för att uppnå mer med mindre energi

Hur kan vi vända strömmen? Hur kan vi se till att du som utbildare får mer tid (och mentalt utrymme) för att skapa utbildningar av hög kvalitet? Hur kan du uppnå mer samtidigt som du använder mindre energi?

För att göra det behöver du lära dig att använda:

• Tid (din egen och andras)
• Resurser
• Teknologi

Teknik 1: Tid (din egen och andras!)

Tiden går inte ändra på. Oavsett om du arbetar 10 timmar i veckan eller 40 timmar måste du hantera din tid. Du kan säkert fokusera på att optimera din tid, men vi rekommenderar att du tar ett bredare perspektiv och ser bortom ditt skrivbord! Dina kollegor finns där för att rädda dig.

För att maximera din egen tid på bästa sätt:

• Utöva effektiv tidshantering! Trots att vi gärna vill multitaska är våra hjärnor skapta för att fokusera på en uppgift i taget. Därför kan du introducera fokuserad tid: tysta din e-post och dina meddelanden, lägg teleonen åt sidan, och dedikera 20-40 minuter till en specifik syssla. Ta en kort paus efter varje arbetsblock om 20-40 minuter. Upprepa det här några gånger innan du tar en längre paus. Och ta en kort paus utomhus. Frisk luft gynnar både dig och din produktivitet! Andra beprövade metoder är:
  • Svara på så många mail som möjligt i slutet på arbetsdagen så att du inte fastnar i e-postträsket.
  • Schemalägg möten med kollegor när produktiviteten är som lägst, dvs. efter 15:00. Produktiviteten har redan peakat vid det laget, och det väsentliga jobbet är gjort.
  • Skapa tysta timmar på jobbet. Under dessa timmar ska det varken förekomma några möten eller avbrott.
• Lär dig att prioritera. Hur viktig är inkorgen egentligen? Eller är det värt att byta ut den där bilden i din utbildning? Skapa en prioriteringslista baserad på ett eller flera kriterier:
  • Uppgiftens värde - Kommer den till exempel dra in nya kunder som du kan utbilda?
  • Tid - Tar det mycket tid eller bara lite? Kan du organisera din dag så att du kan prioritera större uppgifter, som att skapa utbildningar eller analysera resultat? Kan du varva det med mindre, enklare uppgifter som kan utföras mellan möten?

Har du svårt att prioritera ditt arbete? Prova att använda beslutsmatrisen.

• Sätt upp tydliga mål i förväg. Vad är viktigt för dig på lång sikt? Formulera dina mål så tydligt som möjligt och motivera dig själv att uppnå dem. Om du t.ex. vill utbilda tio nya kunder i GDPR inom ett år. När du strävar efter dina mål, "think big, act small". Om du försöker ta för stora steg på en gång kan processen stagnera. Med små steg ser du snabba resultat och kan anpassa dig snabbt.

För att maximera andra människors tid:

• Lär dig att delegera! Diskutera vad en bra fördelning av uppgifter skulle vara inom ditt utbildningsteam och håll varandra ansvariga. Outsourca uppgifter som inte hör till kärnverksamheten till personer som har kompetens att utföra dem mer effektivt.
• Delta i teambuilding. Teambuilding främjar ett sammansvetsat team och en känsla av samhörighet. Med ett välkoordinerat team blir det lättare att uppnå resultat.

Teknik 2: Använd dina styrkor på bästa sätt

Ett annat viktigt tips är att vässa dina styrkor och arbeta runt dina svagheter.

Det går inte att vara bra på allt

Alla har ett brett spektrum av egenskaper, talanger och erfarenheter. Du kanske utmärker dig inom vissa områden - som att strukturera utbildningar och inspirera deltagare - medan andra områden, som dataanalys, kanske inte är din styrka. Det går inte att vara bra på allt. Därför är det viktigt att utveckla dina styrkor.

Men hur gör man det? Hur identifierar du dina egna och dina kollegors styrkor som utbildare? Hur kan du bäst utnyttja dina starka sidor, och förbättra dina färdigheter för att uppnå spetskompetens?

Det hela börjar med att göra en personlig SWOT-analys. SWOT står för Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats och hjälper till att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och fallgropar. Om du utför denna analys på team- eller organisationsnivå kan du använda den för att delegera uppgifter effektivt.

När du tydligt förstår dina styrkor kan du skapa en handlingsplan för att förbättra dem. Men som utbildare behöver vi inte förklara för dig hur man gör detta mest effektivt.

Teknik 3: Tekniska framsteg

Tekniska verktyg. De kan verka skrämmande ibland, men medför ofta betydande fördelar. Du kan behöva kämpa och investera lite tid i början, men så småningom kommer tekniken att utföra en hel del arbete åt dig. Det frigör tid till andra saker som du kanske hellre gör.

Ett praktiskt verktyg som utbildare kan använda är ett LMS

Ett praktiskt verktyg som utbildare kan använda är ett LMS. Det är ett verktyg som hjälper dig att skapa, hantera och distribuera utbildningsmaterial. Du skapar helt enkelt en digital inlärningsmiljö för dina kunder, där de kan få tillgång till sina utbildningar när som helst och var som helst. Ett LMS kan hantera i princip allt som har med lärande att göra: skapa utbildningar, tillhandahålla bedömningar, skicka inbjudningar till deltagare och analysera resultat. Ett effektivt LMS blir attraktivt om din utbildning kan levereras delvis eller helt online. Läs mer om fördelarna med ett LMS.

Förutom ett LMS kan följande tekniska verktyg också ge dig dessa fördelar:

• Ett nyhetsbrev som MailerLite, för att informera din kundbas om de senaste utbildningarna, företagsuppdateringar etc.
• Ett CRM-system som Salesforce som hanterar din kunddata.
• Mjukvara för att skapa utbildningsvideor, som Synthesia.

Vi tror att du kan komma långt med dessa tre tekniker!

Läs vidare

1. Vouchercloud
2. Workfront
3. Concentratie - Margalit Laufer
4. Sharp
5. Atlassian
6. McKinsey
7. University of California
8. Association for Talent Development
9. Training Industry
10. LinkedIn Learning

FAQ (vanliga frågor)