Zeit maximieren, Aufwand minimieren – 3 Strategien für erfolgreichere Schulungen

Interessante Fakten und Zahlen!

Sehen wir uns zunächst ein paar Fakten zu einem durchschnittlichen Arbeitstag an:

• Untersuchungen unter britischen Büroangestellten zeigen, dass sie an einem 8-Stunden-Arbeitstag nur 2 Stunden und 53 Minuten produktiv sind! [1]
• Büroangestellte verwenden im Durchschnitt etwa 40 % ihrer Zeit für ihre primären beruflichen Tätigkeiten. Im Generationenvergleich geben die Baby-Boomer an, einen höheren Prozentsatz ihrer wöchentlichen Arbeitszeit für ihre primären beruflichen Aufgaben aufzuwenden als die Generation X und die Millennials. So geben die Baby Boomer an, 45 % ihrer Zeit für ihre primären Aufgaben zu verwenden, während Gen X und Millennials 38 % bzw. 34 % angeben. [2]
• Dass wir acht Stunden am Stück konzentriert arbeiten können, ist eine Illusion. Mehrere Studien zeigen, dass die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne 20–45 Minuten beträgt. [3]

Zwar variiert es je nach Position und Branche, aber im Durchschnitt nehmen die folgenden Tätigkeiten den größten Teil unseres Arbeitstages ein

• Meetings: Meetings, Diskussionen und dann wieder weitere Meetings. Manchmal treiben sie uns in den Wahnsinn. Und die Zahlen belegen das auch. In den Niederlanden verbringen Arbeitnehmer jeden Monat 29 Stunden in Meetings. 47 % von ihnen halten Meetings für die größte Verschwendung von Arbeitszeit. [4] Laut einer Studie von Atlassian verbringen Angestellte in den USA sogar noch mehr Zeit in Meetings, ganze 31 Stunden. [5]
• E-Mail und Kommunikation: Die Bearbeitung eines vollen Posteingangs und das Chatten auf unternehmensinternen Kommunikationskanälen ist zeitraubend. Verschiedenen Studien zufolge verbringen Angestellte 16 % bis 28 % ihrer Zeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. [6]
• Administrative Aufgaben: Sie gehören zum Job, aber ob sie zur Arbeitszufriedenheit beitragen, ist höchst fraglich. Eine Workfront-Studie hat gezeigt, dass das Ausfüllen von Unterlagen, das Organisieren von Arbeitskalendern und das Hochladen von Dokumenten bis zu 12 % der Arbeitszeit ausmachen kann. [2]
• Aufgabenwechsel und Unterbrechungen: Wie schön wäre es, an einem Tag an nur einer Aufgabe zu arbeiten? Die Realität sieht anders aus. Wir müssen ständig multitasken und das hat seinen Preis. Laut einer Studie der University of California brauchen Angestellte durchschnittlich 23 Minuten und 15 Sekunden, um sich nach einer Unterbrechung wieder zu fokussieren. [7] Laut einer von Workfront durchgeführten Studie werden Büroangestellte etwa 8 % ihrer Zeit für unwichtige Aufgaben unterbrochen. [2]

Fakten und Zahlen speziell für Schulungsleiter.

Ausbilder verbringen durchschnittlich 24 Stunden pro Monat mit der Durchführung von formellen Schulungen

Alles gut, aber was ist mit den Ausbildern im Einzelnen? Auch hierzu haben wir interessante Statistiken:

• Laut einer Studie der Association for Talent Development (ATD) verbringen Ausbilder durchschnittlich 24 Stunden pro Monat mit der Durchführung von formellen Schulungen. Dieser Zeitaufwand entspricht etwa 6 Stunden pro Woche. [8]
• Einem Bericht von Training Industry zufolge verbringen Schulungsleiter in Unternehmen durchschnittlich 13 % ihrer Arbeitszeit mit schulungsbezogenen Aktivitäten. Zu diesen Aktivitäten gehören die Vorbereitung, Durchführung und Bewertung von Schulungen. Ausgehend von einer standardmäßigen 40-Stunden-Woche wären das etwa 5,2 Stunden pro Woche.. [9]
• Eine andere von LinkedIn Learning durchgeführte Studie ergab, dass Lern- und Entwicklungsfachleute, einschließlich Ausbilder, durchschnittlich 15 % ihrer Zeit für Schulungsaufgaben aufwenden. Dazu gehörten jedoch auch Tätigkeiten, die über die direkte Durchführung von Schulungen hinausgehen, wie z. B. die Entwicklung von Lehrplänen, die Verwaltung von Lernmanagementsystemen und die Bedarfsanalyse.  [10]

Die wichtigste Schlussfolgerung aus dieser Zahlenflut ist, dass wir unsere Zeit effektiver nutzen können. Wir verschwenden viel Zeit und verlieren dadurch die Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben.

3 Techniken, um mehr zu erreichen und weniger Energie zu verbrauchen

Wie können wir das Ruder herumreißen? Wie können wir dafür sorgen, dass Sie als Schulungsleiter mehr Zeit (und den Kopf frei) haben, um qualitativ hochwertiges Training zu gestalten? Wie können Sie mit weniger Energieeinsatz mehr erreichen?

Dafür müssen Sie lernen, wie Sie die Hebelwirkung folgender Faktoren nutzen können:

• Zeit (Ihre und die anderer)
• Ressourcen
• Technik

Technik 1: Zeit (Ihre und die anderer!)

Zeit ist eine Konstante. Wir können sie nicht ändern. Ob Ihnen pro Woche nun 10 oder 40 Stunden zur Verfügung stehen, müssen Sie mit Ihrer Zeit arbeiten. Sie können sich natürlich darauf konzentrieren, Ihre Zeit zu optimieren, aber wir empfehlen eine breitere Perspektive einzunehmen und über Ihren Schreibtisch hinauszuschauen! Ihre Kollegen sind Ihre Retter.

Um Ihre eigene Zeit zu nutzen:

• Üben Sie effektives Zeitmanagement! So gerne wir auch Multitasking betreiben würden, sind wir doch dazu verdrahtet, uns auf jeweils eine Aufgabe zu konzentrieren. Führen Sie also „Konzentrationsphasen“ ein: Schließen Sie Ihre Postfächer und Chats, legen Sie Ihr Smartphone beiseite und widmen Sie sich 20–40 Minuten einer bestimmten Aufgabe. Machen Sie nach jedem 20-40-Minuten-Block eine kurze Pause. Wiederholen Sie das Ganze ein paar Mal, bevor Sie eine längere Pause einlegen. Gehen Sie auch kurz ins Freie. Sie werden feststellen, dass frische Luft sowohl Ihnen als auch Ihrer Produktivität guttut! Andere bewährte Techniken sind:
  • Beantworten Sie so viele E-Mails wie möglich am Ende des Arbeitstages, damit Sie nicht im E-Mail-Sumpf versinken.
  • Planen Sie Meetings mit Kollegen um die Zeit des größten Produktivitätseinbruchs, d. h. nach 15:00 Uhr. Dann ist Ihre Hauptproduktivitätszeit vorbei und die wesentliche Arbeit ist erledigt.
  • Richten Sie bei der Arbeit „stille Stunden“ ein. Während dieser Stunden sollte es keine Meetings oder Unterbrechungen geben.
• Lernen Sie, Prioritäten zu setzen. Wie wichtig ist der Posteingang wirklich? Oder lohnt es sich eher, diese Folie in Ihrer Schulung zu ersetzen? Erstellen Sie eine Prioritätenliste, die auf einem oder mehreren Kriterien basiert:
  • Wert der Aufgabe – Bringt sie Ihnen beispielsweise neue Kunden, die Sie schulen können?
  • Zeit – Nimmt sie viel oder wenig Zeit in Anspruch? Können Sie Ihren Tag so einteilen, dass Sie die wichtigsten Aufgaben nach Priorität ordnen können, wie z. B. die Konzeption von Schulungen oder die Analyse der Ergebnisse? Können Sie die großen Aufgaben mit kleineren, leichteren Aufgaben abwechseln, die Sie zwischen den Meetings erledigen können?

Fällt es Ihnen schwer, Prioritäten für Ihre Arbeit zu setzen? Versuchen Sie es mit Decision Matrix Analysis.

• Setzen Sie sich im Voraus klare Ziele. Was ist Ihnen auf lange Sicht wichtig? Formulieren Sie Ihre Ziele so klar wie möglich und motivieren Sie sich, sie zu erreichen. Ein Beispiel: Ich möchte innerhalb eines Jahres zehn neue Kunden in der DSGVO schulen. Wenn Sie Ihre Ziele verfolgen, sollten Sie „groß denken und klein handeln“. Wenn Sie mit großen Schritten beginnen, wird der Prozess wahrscheinlich stagnieren. Mit kleinen Schritten werden Sie schnell Ergebnisse sehen und können ihren Kurs rechtzeitig korrigieren.

Um die Zeit anderer Leute zu nutzen:

• Lernen Sie zu delegieren! Besprechen Sie in Ihrem Schulungsteam eine gute Aufgabenteilung und halten Sie sich gegenseitig zur Verantwortung. Lagern Sie Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, an Personen aus, die über das nötige Fachwissen verfügen, um sie effizienter zu erledigen.
• Arbeiten Sie am Teambuilding. Teambuilding fördert den Zusammenhalt des Teams und das Gefühl der Zusammengehörigkeit. Mit einem gut eingespielten Team lassen sich leichter Ergebnisse erzielen.

Technik 2: Machen Sie das Beste aus Ihren Stärken

Ein weiterer wichtiger Tipp ist es, Ihre Stärken auszubauen und Ihre Schwächen zu umgehen.

Sie können nicht in allem gut sein

Jeder Mensch hat ein breites Spektrum an Qualitäten, Talenten und Erfahrungen. Auf manchen Gebieten sind Sie überragend – z. B. bei der Strukturierung von Schulungen und der Motivation von Teilnehmern –, während andere Bereiche, wie z. B. die Datenanalyse, ihnen vielleicht weniger liegen. Das ist kein Problem, denn Sie können nicht in allem gut sein. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Stärken ausbauen.

Aber wie machen Sie das? Wie können Sie Ihre eigenen Stärken und die Ihrer Kollegen als Ausbilder erkennen? Wie können Sie Ihre Stärken am besten nutzen? Und wie können Sie Ihre Fähigkeiten verbessern, um Spitzenleistungen zu erzielen?

Alles beginnt mit einer persönlichen SWOT-Analyse. SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Bedrohungen) und hilft Ihnen, Stärken, Schwächen, Chancen und Fallstricke zu identifizieren. Wenn Sie diese Analyse auf Team- oder Organisationsebene durchführen, können Sie damit Aufgaben effektiv delegieren.  

Technik 3: Technischer Fortschritt

Technik-Gadgets. Das mag manchmal einschüchternd klingen, aber sie bieten oft erhebliche Vorteile. Natürlich müssen Sie anfangs einige Hürden überwinden und Zeit investieren, aber irgendwann werden Sie sehen, dass die Technik Ihnen eine Menge Arbeit abnehmen kann. So gewinnen Sie Zeit für andere Aufgaben, auf die Sie gerne mehr Energie verwenden würden.

Ein praktisches Werkzeug, das Ausbilder nutzen können, ist ein Online-Lernmanagementsystem (LMS)

Ein praktisches Werkzeug, das Ausbilder nutzen können, ist ein Online-Lernmanagementsystem (LMS). Es unterstützt Sie dabei, Schulungsmaterial zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen. Einfach ausgedrückt: Sie richten eine digitale Lernumgebung für Ihre Kunden ein und geben ihnen die Möglichkeit, jederzeit und überall auf ihre Schulungen zuzugreifen. Im Prinzip kann ein LMS alles von A bis Z erledigen: Schulungen erstellen, Assessments anbieten, Einladungen an die Teilnehmer versenden und die Ergebnisse analysieren. Ein effizientes LMS ist dann attraktiv, wenn Ihr Training teilweise oder vollständig online durchgeführt werden kann. Lesen Sie mehr über die Vorteile eines LMS.

Neben einem LMS können Ihnen diese technischen Hilfsmittel auch die folgenden Vorteile bieten:

• Ein Newslettersystem wie MailerLite, um Ihren Kundenstamm über die neuesten Trainingskurse, Unternehmensneuigkeiten usw. zu informieren.
• Ein CRM-System wie Salesforce verwaltet Ihre Kundendaten.
• Eine Software zur Erstellung von Schulungsvideos, wie Synthesia.

Wir glauben, dass Sie mit diesen drei Techniken viel erreichen können!

Nützliche Links

1. Vouchercloud
2. Workfront
3. Concentratie - Margalit Laufer
4. Sharp
5. Atlassian
6. McKinsey
7. University of California
8. Association for Talent Development
9. Training Industry
10. LinkedIn Learning

FAQ: Häufig gestellte Fragen