Maximisez votre temps, minimisez vos efforts : 3 stratégies pour une formation réussie

Faits et chiffres intéressants !

Tout d'abord, rappelons quelques faits concernant une journée de travail ordinaire :

• Des études menées auprès d'employés de bureau au Royaume-Uni montrent que ces derniers ne sont productifs que pendant 2 heures et 53 minutes sur une journée de travail de 8 heures ! [1]
• Les employés de bureau consacrent en moyenne environ 40 % de leur temps à leurs tâches professionnelles principales. Si l'on compare les différentes générations, les baby-boomers affirment consacrer un pourcentage plus élevé de leur emploi du temps hebdomadaire à leurs principales responsabilités professionnelles que les membres des générations X et Y. Plus précisément, les baby-boomers déclarent consacrer 45 % de leur temps à leurs tâches premières, contre 38 % pour la génération X et 34 % pour la génération Y. [2]
• Il est illusoire de croire que nous pouvons nous concentrer pendant 8 heures d'affilée. De nombreuses études indiquent que la durée moyenne d'attention est de 20 à 45 minutes. [3]
• Selon la profession et le secteur d'activité, les activités suivantes occupent en moyenne la majeure partie de notre journée de travail :
  
  • Réunions : des réunions, des discussions, et encore des discussions. Et les chiffres le confirment. Aux Pays-Bas, les travailleurs passent 29 heures en réunion chaque mois. 47 % d'entre eux considèrent les réunions comme la plus grande perte de temps de travail. [4] Selon une étude menée par Atlassian, ce chiffre est encore plus élevé aux États-Unis, avec 31 heures passées en réunion. [5]
  • E-mails et autres moyens de communication : vider une boîte de réception pleine et discuter sur les canaux de communication internes de l'entreprise prend beaucoup de temps. Selon plusieurs études, les employés passent entre 16 et 28 % de leur temps à lire et à répondre aux e-mails. [6]
  • Tâches administratives : elles font certes partie du travail, mais on doute qu'elles contribuent vraiment à l'épanouissement professionnel. Une étude de Workfront a montré que remplir des formulaires, organiser des plannings de travail et télécharger des documents peut représenter jusqu'à 12 % de la semaine de travail. [2]
  • Interruptions et alternance des tâches : comme ce serait merveilleux de n'avoir qu'une seule tâche quotidienne ! Mais la réalité est différente. Dans la vie, nous devons être multitâches et cela a un prix. Selon une étude de l'université de Californie, les employés ont besoin en moyenne de 23 minutes et 15 secondes pour se reconcentrer après une interruption. [7] Selon une étude menée par Workfront, les employés de bureau sont interrompus environ 8 % du temps pour des tâches non essentielles. [2]
  • Recherche d'informations : comment fonctionne la nouvelle législation RGPD ? Et où est-ce que je peux trouver de la documentation interne sur le décompte des heures de travail ? Selon un rapport de McKinsey, nous passons 1,8 heure par jour à rechercher et à collecter des informations. [8]

Faits et chiffres spécifiques aux secteur de la formation !

Les formateurs et formatrices consacrent en moyenne 24 heures par mois à l'organisation de formations officielles.

Voilà qui est intéressant, mais qu'en est-il des formateurs et formatrices en particulier ? Nous avons également trouvé des statistiques pertinentes à ce sujet :

• Selon une étude de l'Association for Talent Development (ATD), les formateurs et formatrices consacrent en moyenne 24 heures par mois à l'organisation de formations officielles. Ce temps équivaut à environ 6 heures par semaine. [9]
• Selon un rapport de Training Industry, les responsables de formation en entreprise consacrent en moyenne 13 % de leur temps de travail à des activités liées à la formation. Ces activités comprennent la préparation, l'exécution et l'évaluation de la formation. Sur la base d'une semaine de travail de 40 heures, cela représente environ 5,2 heures par semaine. [10]
• Une autre étude menée par LinkedIn Learning a révélé que les professionnels de l'apprentissage et du développement, y compris les formateurs et formatrices, consacrent en moyenne 15 % de leur temps à des tâches liées à la formation. Toutefois, ce chiffre inclut des activités qui vont au-delà de la prestation directe de formation, telles que l'élaboration de programmes, l'administration de systèmes de gestion de l'apprentissage et l'analyse des besoins. [11]

La principale conclusion de cette avalanche de chiffres est que nous pouvons utiliser notre temps plus efficacement. Nous perdons beaucoup de temps à effectuer des tâches secondaires, ce qui nous empêche de nous concentrer sur les tâches essentielles.

3 techniques à effet de levier pour obtenir plus de résultats avec moins d'efforts

Comment inverser la tendance ? Comment faire en sorte que vous, en tant que formateur ou formatrice, disposiez de plus de temps (et d'espace mental) pour créer des formations de qualité ? Comment obtenir plus en fournissant moins d'efforts ?

Pour ce faire, vous devez apprendre à utiliser l'effet de levier des éléments suivants :

• Temps (le vôtre et celui des autres)
• Ressources
• Technologie

Technique 1 : le temps (le vôtre et celui des autres !)

Le temps est une donnée. On ne peut pas le changer. Que vous travailliez 10 heures par semaine ou 40 heures, vous devez travailler avec le temps qui vous est imparti. Vous pouvez certes vous concentrer sur l'optimisation de ce temps, mais nous vous recommandons d'adopter une perspective plus vaste et de voir plus loin que votre bureau ! Vos collègues sont là pour vous aider.

Pour optimiser votre propre temps :

• Gérez votre temps efficacement ! Même si nous voulons être multitâches, nous sommes programmés pour nous concentrer sur une seule tâche à la fois. Introduisez donc un temps de concentration : fermez votre boîte de messagerie et vos chats, mettez votre smartphone de côté et consacrez 20 à 40 minutes à une tâche spécifique. Faites une courte pause après chaque bloc de 20 à 40 minutes. Répétez ce rituel plusieurs fois avant de faire une pause plus longue. Prenez également une courte pause dehors. Vous constaterez que l'air frais est bénéfique à la fois pour vous et pour votre productivité ! Voici d'autres techniques qui ont fait leurs preuves :
  • Répondez à autant d'e-mails que possible en fin de journée afin de ne pas vous laisser submerger par le flot d'e-mails.
  • Planifiez les réunions avec vos collègues à l'heure de la plus forte baisse de productivité, c'est-à-dire après 15 heures. Votre pic de productivité est terminé et l'essentiel du travail est fait.
  • Instaurez des heures de silence au travail. Pendant ces heures, il ne devrait pas y avoir de réunions ou d'interruptions.
• Apprenez à établir des priorités. Est-il vraiment important de répondre à vos e-mails maintenant ? Ou est-il vraiment nécessaire de remplacer cette diapositive dans votre formation ? Créez une liste de priorités basée sur un ou plusieurs critères :
  • Valeur de la tâche : est-ce que, par exemple, elle permet d'attirer de nouveaux clients que vous pouvez former ?
  • Temps : cela prend-il beaucoup ou peu de temps ? Pouvez-vous organiser votre journée de manière à donner la priorité aux tâches essentielles, telles que la conception de la formation ou l'analyse des résultats ? Pourriez-vous alterner avec des tâches plus faciles et plus succinctes qui peuvent être accomplies entre les réunions ?

Vous avez du mal à établir des priorités dans votre travail ? Essayez d'utiliser la matrice de pugh.

• Fixez des objectifs clairs à l'avance. Qu'est-ce qui est important pour vous à long terme ? Formulez vos objectifs aussi clairement que possible et motivez-vous pour les atteindre. Par exemple, je veux former dix nouveaux clients au RGPD en l'espace d'un an. Lorsque vous poursuivez vos objectifs, « voyez grand, mais agissez par petites étapes ». Si vous essayez de franchir de grandes étapes d'un seul coup, le processus risque de stagner. En procédant par petites étapes, vous obtiendrez des résultats rapides et pourrez procéder à des ajustements rapidement.

Pour optimiser le temps des autres :

• Apprenez à déléguer ! Discutez d'une bonne répartition des tâches au sein de votre équipe de formation et responsabilisez-vous les uns les autres. Confiez les tâches non essentielles à des personnes possédant l'expertise nécessaire pour les exécuter plus efficacement.
• Favorisez la cohésion d'équipe. Les activités de cohésion d'équipe favorisent la constitution d'une équipe soudée et le développement d'un sentiment d'unité. Avec une équipe bien coordonnée, il est plus facile d'obtenir des résultats.

Technique 2 : exploitez vos points forts

Un autre conseil essentiel est de mettre en valeur vos points forts et d'éviter vos points faibles.

On ne peut pas exceller dans tous les domaines.

Chacun possède un large éventail de qualités, de talents et d'expériences. Vous excellez dans certains domaines, par exemple pour structurer la formation et inspirer les participants, alors que d'autres domaines, comme l'analyse des données, ne sont peut-être pas vos points forts. Ce n'est pas un problème, car on ne peut pas exceller dans tous les domaines. Il est donc essentiel de valoriser vos points forts.

Mais comment faire ? Comment identifier vos points forts et ceux de vos collègues en tant que responsables de formation ? Comment utiliser au mieux vos points forts ? Et comment améliorer vos compétences pour exceller ?

Tout commence par la méthode d'analyse personnelle SWOT. En anglais, SWOT est l'abréviation de Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités) et Threats (menaces), ce qui permet d'identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les obstacles. Si vous effectuez cette analyse dans l'équipe ou au sein de toute l'entreprise, vous pouvez l'utiliser pour déléguer des tâches de manière efficace.

Une fois que vous avez bien compris vos points forts, vous pouvez élaborer un plan d'action pour les mettre en valeur. Mais en tant que formateur ou formatrice, nous n'avons pas besoin d'expliquer comment le faire le plus efficacement possible.

Technique 3 : progrès technologiques

Les gadgets technologiques. Ils peuvent parfois sembler intimidants, mais ils apportent souvent des avantages considérables. Vous devrez peut-être surmonter quelques obstacles et investir pas mal de temps au départ, mais vous constaterez par la suite que la technologie peut vous décharger d'une grande partie du travail. Elle libère du temps pour d'autres choses auxquelles vous aimeriez vous consacrer plus activement.

Un système de gestion de l'apprentissage en ligne (LMS) est un outil particulièrement utile pour les responsables de formation.

Un système de gestion de l'apprentissage en ligne (LMS) est un outil particulièrement utile pour les responsables de formation. Ce système vous aide à créer, gérer et distribuer du matériel de formation. En d'autres termes, vous créez un environnement d'apprentissage numérique pour vos clients, auquel ils peuvent accéder à tout moment et en tout lieu. En principe, un LMS peut tout gérer de A à Z : créer des formations, proposer des évaluations, envoyer des invitations aux participants et analyser les résultats. Un LMS efficace est particulièrement intéressant si votre formation peut être partiellement ou entièrement dispensée en ligne. Découvrez les avantages d'un LMS.

En plus d'un LMS, les solutions technologiques peuvent également vous apporter les avantages suivants :

• Un système de lettres d'information comme MailerLite, pour informer votre base de clients des dernières formations, des mises à jour de l'entreprise, etc.
• Un système de gestion de la relation client tel que Salesforce pour gérer les données de vos clients.
• Des logiciels de création de vidéos de formation, tels que Synthesia.

Nous pensons qu'avec ces trois techniques, vous pouvez aller très loin !

Ressources utiles

1. Vouchercloud
2. Workfront
3. Concentratie - Margalit Laufer
4. Sharp
5. Atlassian
6. McKinsey
7. University of California
8. McKinsey
9. Association for Talent Development
10. Training Industry
11. LinkedIn Learning

Foire aux questions