Meer tijd, minder inspanning - 3 strategieën om het succes van je training te vergroten

Interessante feiten en cijfers!

Laten we eerst eens wat feiten bekijken over de gemiddelde werkdag:

• Uit onderzoek bij Britse kantoormedewerkers blijkt dat ze slechts 2 uur en 53 minuten van een 8 uur durende werkdag productief zijn! [1]
• Kantoormedewerkers besteden gemiddeld ongeveer 40% van hun tijd aan hun primaire taken. Als we de verschillende generaties met elkaar vergelijken, zien we dat babyboomers een hoger percentage van hun weekschema besteden aan hun primaire taken in vergelijking met generatie X en millennials. De babyboomers geven aan dat ze 45% van hun tijd te besteden aan hun primaire taken, terwijl de Gen X en Millennials 38% en 34% aangeven.[2]
• Het is een illusie dat we ons gedurende 8 uur lang kunnen concentreren. Meerdere onderzoeken tonen aan dat de gemiddelde aandachtsspanne 20-45 minuten is. [3]
• Het verschilt per functie en bedrijfssector, maar gemiddeld nemen deze activiteiten het grootste deel van onze werkdag in beslag
  
  • Vergaderingen: Vergaderingen, discussies en nog eens discussies. Soms worden we er gek van. En de cijfers bevestigen dat ook. In Nederland besteden werknemers elke maand 29 uur aan vergaderingen. 47% van hen beschouwt vergaderingen als de grootste tijdsverspilling tijdens het werk. [4] Volgens een onderzoek van Atlassian is dit zelfs nog hoger in de Verenigde Staten, waar er 31 uur wordt besteed aan vergaderingen. [5]
  • E-mail en communicatie: Omgaan met een volle inbox en chatten op interne bedrijfscommunicatiekanalen is tijdrovend. Volgens verschillende onderzoeken besteden werknemers 16% tot 28% van hun tijd aan het lezen en beantwoorden van e-mails. [6]
  • Administratieve taken: Ze horen bij het werk, maar of ze bijdragen aan de werktevredenheid is nog maar de vraag. Uit een onderzoek van Workfront bleek dat het voltooien van papierwerk, het organiseren van werkagenda's en het uploaden van documenten tot 12% van de werkweek in beslag kan nemen. [2]
  • Wisselen van taak en onderbrekingen: Hoe geweldig zou het zijn om maar één taak per dag te hebben? De realiteit is helaas anders. We zijn continu aan het multitasken, maar daar hangt ook een prijskaartje aan. Volgens een onderzoek van de Universiteit van Californië hebben werknemers gemiddeld 23 minuten en 15 seconden nodig om zich weer te kunnen focussen na een onderbreking. [7] Volgens een onderzoek van Workfront worden kantoormedewerkers ongeveer 8% van de tijd gestoord voor onbelangrijke taken. [2]
  • Informatie opzoeken: Hoe werkt die nieuwe GDPR-wetgeving? Maar ook, waar kan ik interne documentatie over tijdregistratie vinden? Volgens een rapport van McKinsey besteden we dagelijks 1,8 uur aan het opzoeken en verzamelen van informatie. [8]

Trainingsspecifieke feiten en cijfers!

Trainers besteden maandelijks gemiddeld 24 uur aan het geven van formele training

Allemaal goed en wel, maar hoe zit het eigenlijk met de trainers? We hebben hier ook interessante statistieken over gevonden:

• Volgens een onderzoek van de Association for Talent Development (ATD) besteden trainers maandelijks gemiddeld 24 uur aan het geven van formele training. Deze hoeveelheid tijd komt overeen met ongeveer 6 uur per week. [9]
• Volgens een rapport van Training Industry besteden trainers in organisaties gemiddeld 13% van hun werktijd aan trainingsgerelateerde activiteiten. Deze activiteiten omvatten het voorbereiden, geven en evalueren van trainingen. Als we uitgaan van een standaard werkweek van 40 uur, komt dit neer op ongeveer 5,2 uur per week. [10]
• Een andere studie uitgevoerd door LinkedIn Learning toonde aan dat leer- en ontwikkelingsprofessionals, inclusief trainers, gemiddeld 15% van hun tijd besteden aan trainingstaken. Hieronder vallen ook activiteiten die niet direct te maken hebben met het geven van trainingen, zoals het ontwikkelen van leerprogramma's, het beheren van leermanagementsystemen en het analyseren van de behoeften. [11]

De belangrijkste conclusie van deze overvloed aan cijfers is dat we onze tijd effectiever kunnen besteden. Er wordt veel tijd verspild, waardoor de aandacht voor belangrijke taken verslapt.

3 hefboomtechnieken om meer te bereiken met minder energie

Hoe kunnen we het tij keren? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat jij als trainer meer tijd (en mentale ruimte) hebt om trainingen van hoge kwaliteit te maken? Hoe kan je meer bereiken met minder energie?

Om dit te doen, moet je leren hoe je deze hefboom kunt gebruiken:

• Tijd (die van jou en anderen)
• Hulpbronnen
• Technologie

Techniek 1: Tijd (die van jou en anderen!)

Tijd is een gegeven. Je kan het niet veranderen. Of je nu 10 uur per week werkt of 40 uur, je moet jouw tijd leren gebruiken. Je kan je natuurlijk richten op het optimaliseren van je tijd, maar we raden je aan om het breder te bekijken en verder te kijken dan je bureau! Je collega's zijn er om je te redden.

Je eigen tijd optimaal benutten:

• Oefen op effectief timemanagement! Hoe graag we ook willen multitasken, we zijn gemaakt om ons op één taak tegelijk te concentreren. Dus introduceer gefocuste tijd: sluit je mailbox en chats, leg je smartphone opzij en houd je 20-40 minuten bezig met een specifieke taak. Neem een korte pauze na elk blok van 20-40 minuten. Herhaal dit patroon een paar keer voordat je een langere pauze neemt. Neem ook een korte pauze buiten, je zal merken dat frisse lucht goed is voor jezelf en je productiviteit! Andere bewezen technieken zijn onder andere:
  • Beantwoord zoveel mogelijk e-mails aan het einde van de werkdag zodat je niet wordt meegesleept in de e-mailvloedgolf.
  • Plan vergaderingen met collega's rond het tijdstip van de grootste productiviteitsdip, namelijk na 15:00 uur. De piektijd voor je productiviteit is voorbij en het belangrijkste werk is gedaan.
  • Organiseer stille uren op het werk. Tijdens die uren mogen er geen vergaderingen of onderbrekingen plaatsvinden.
• Leer prioriteiten te stellen. Hoe belangrijk is die inbox eigenlijk? Of is het de moeite waard om die dia in je training te vervangen? Maak een prioriteitenlijst op basis van één of meerdere criteria:
  
  • Waarde van de taak - Levert het bijvoorbeeld nieuwe klanten op die je kan trainen?
  • Tijd - Kost het veel of weinig tijd? Kan je jouw dag zo indelen dat je prioriteit kan geven aan belangrijke taken, zoals het ontwerpen van een training of het analyseren van resultaten? Kan je het afwisselen met kleinere, gemakkelijkere taken die je tussen vergaderingen door kunt afmaken?

Vind je het moeilijk om prioriteiten te stellen? Probeer het met de Decision Matrix Analysis (Matrixanalyse voor beslissingen).

• Bepaal vooraf duidelijke doelen. Wat is belangrijk voor jou op de lange termijn? Formuleer je doelen zo duidelijk mogelijk en motiveer jezelf om ze te bereiken. Ik wil bijvoorbeeld binnen een jaar tien nieuwe klanten trainen in GDPR. Wanneer je jouw doelen nastreeft, "think big, act small". Als je probeert om in één keer grote stappen te zetten, zal het proces waarschijnlijk stagneren. Met kleine stappen zie je snel resultaat en heb je de mogelijkheid om snel bij te sturen.

De tijd van anderen optimaal benutten:

• Leer om te delegeren! Bespreek een goede taakverdeling binnen je trainingsteam en spreek elkaar erop aan. Besteed niet-kerntaken uit aan mensen die de expertise hebben om ze efficiënter uit te voeren.
• Doe mee aan teambuilding. Teambuilding zorgt voor een hecht team en een gevoel van eenheid. Met een goed gecoördineerd team wordt het gemakkelijker om resultaten te behalen.

Techniek 2: Maak optimaal gebruik van je sterke punten

Een andere belangrijke tip is het versterken van je sterke punten en het werken aan je zwakke punten.

Je kan niet overal goed in zijn

Iedereen heeft vele kwaliteiten, talenten en ervaringen. Je blinkt uit in sommige vaardigheden, zoals het structureren van trainingen en het inspireren van deelnemers, terwijl andere vaardigheden, zoals gegevensanalyse, misschien niet je sterkste punten zijn. Dat is geen probleem, want je kan niet overal goed in zijn. Daarom is het zeer belangrijk om je sterke kanten te blijven versterken.

Maar hoe doe je dat? Hoe ontdek je jouw eigen sterke punten en die van je collega's als trainer? Hoe kan je het best gebruik maken van je sterke punten? En hoe kan je jouw vaardigheden verbeteren om echt uit te blinken?

Het begint allemaal met een persoonlijke SWOT-analyse. SWOT staat voor Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats, wat helpt bij het identificeren van sterke punten, zwakke punten, kansen en valkuilen. Als je deze analyse op team- of organisatieniveau uitvoert, kan het gebruikt worden om taken effectief te verdelen.

Zodra je jouw sterke punten duidelijk begrijpt, kan je een actieplan opstellen om ze te versterken. Maar als trainer moeten we jou natuurlijk niet uitleggen op welke manier je dit het beste kan doen.

Techniek 3: Technologische vooruitgang

Technologische snufjes. Het klinkt soms intimiderend, maar ze brengen vaak aanzienlijke voordelen met zich mee. Natuurlijk moet je in het begin een paar hindernissen overwinnen en er veel in investeren, maar uiteindelijk zul je zien dat technologie veel werk van je over kan nemen. Op deze manier komt er tijd vrij voor andere dingen waar je meer tijd aan zou willen besteden.

Een handig hulpmiddel dat trainers kunnen gebruiken is een online leermanagementsysteem (LMS).

Een handig hulpmiddel dat trainers kunnen gebruiken is een online leermanagementsysteem (LMS). Dit ondersteunt je bij het maken, beheren en beschikbaar stellen van trainingsmateriaal. Kortom, je creëert een digitale leeromgeving voor je klanten waarmee ze altijd en overal toegang hebben tot hun training. In principe kan een LMS alles van A tot Z aan: het maken van trainingen, het aanbieden van beoordelingen, het versturen van uitnodigingen naar deelnemers en het analyseren van resultaten. Een doeltreffend LMS is aantrekkelijk als je training gedeeltelijk of volledig online kan worden gegeven. Lees meer over de voordelen van een LMS.

Deze technologische snufjes kunnen je naast een LMS ook voordelen bieden:

• Een nieuwsbriefsysteem zoals MailerLite, om je klantenbestand te informeren over de nieuwste trainingen, bedrijfsupdates, enz.
• Een CRM-systeem zoals Salesforce dat je klantgegevens beheert.
• Software voor het maken van trainingsvideo's, zoals Synthesia.

Wij geloven dat je met deze drie technieken een flink eind verder kan komen!

Nuttige bronnen

1. Vouchercloud
2. Workfront
3. Concentratie - Margalit Laufer
4. Sharp
5. Atlassian
6. McKinsey
7. University of California
8. McKinsey
9. Association for Talent Development
10. Training Industry
11. LinkedIn Learning

Veelgestelde vragen