Maximize seu tempo, minimize seu esforço - 3 estratégias para alavancar o sucesso do seu treinamento

Fatos e dados interessantes!

Primeiramente, vamos listar alguns fatos sobre um dia de trabalho comum:

• Pesquisas realizadas em escritórios no Reino Unido mostraram que as equipes eram produtivas durante 2 horas e 53 minutos em uma jornada de 8h de trabalho! [1]
• Trabalhadores administrativos, no geral, dedicam cerca de 40% do tempo deles a suas responsabilidades principais. Ao comparar as gerações, os Baby Boomers dizem alocar uma porcentagem maior durante a semana para suas responsabilidades principais do que os Gen X ou Millennials. Mais especificamente, os Baby Boomers relatam passar 45% do tempo em seus afazeres principais, enquanto os Gen X e Millennials dizem que dedicam 38% e 34% do seu tempo, respectivamente. [2]
• É ilusório acreditar que podemos nos concentrar por 8h seguidas. Diversos estudos indicam que o tempo de concentração médio é de 20-45 minutos. [3]

Isso varia entre cargos e setores, mas, em média, as seguintes atividades são as que consomem mais tempo no nosso dia de trabalho:

• Reuniões: Reuniões, conversas e mais conversas. Algumas vezes, elas nos enlouquecem. E os números confirmam isso. Nos Países Baixos, os funcionários passam 29 horas mensais em reuniões. 47% consideram as reuniões o maior desperdício de tempo de trabalho. [4] Uma pesquisa da Workfront chegou a demonstrar que 18% das 40 horas semanais de trabalho são usados em reuniões. Há ainda uma distinção entre reuniões produtivas (10%) e reuniões inúteis (8%). [2]
• E-mails e mensagens: lidar com uma caixa de entrada cheia e com mensagens nos canais internos da empresa consome muito tempo.  De acordo com diversas pesquisas, os funcionários passam 16% a 28% do tempo lendo e respondendo a e-mails. [6]
• Administrativo: As tarefas administrativas fazem parte do trabalho, mas é bem questionável se realmente afetam a satisfação dos funcionários. Um estudo da Workfront revelou que preencher documentação, organizar o calendário de trabalho e fazer o upload de documentos pode tomar 12% da semana de trabalho. [2]
• Interrupções e alternância de tarefas: Não seria maravilhoso ter apenas uma tarefa por dia? Mas não é essa a realidade. De acordo com uma pesquisa da Universidade da Califórnia, os funcionários precisam de uma média de 23 minutos e 15 segundos para voltar a se focarem após uma interrupção.[7] Isso é especialmente prejudicial quando consideramos que trabalhadores administrativos são interrompidos 8% do tempo para realizar tarefas não essenciais. [2]

Fatos e dados para treinadores!

Treinadores passam cerca de 24 horas ao mês conduzindo treinamento formal

Certo, mas e os treinadores? Encontramos dados interessantes a respeito deles:

• De acordo com uma pesquisa da Association for Talent Development (ATD) os treinadores passam cerca de 24 horas ao mês conduzindo treinamento formal. Isso equivale a cerca de 6 horas semanais. [8]
• De acordo com um relatório da Training Industry, os treinadores em organizações passam cerca de 13% do tempo trabalhando em atividades relacionadas a treinamento. Essas atividades incluem o preparo, entrega e avaliação do treinamento. Se considerarmos uma semana de trabalho de 40h, isso equivaleria a cerca de 5,2 horas semanais. [9]
• Outro estudo realizado pelo LinkedIn Learning revelou que profissionais de aprendizagem e desenvolvimento, inclusive treinadores, passam cerca de 15% do tempo em tarefas relacionadas a treinamento. No entanto, essas atividades incluíam afazeres além da entrega do treinamento, como elaboração de currículo, administração de sistema de gestão de aprendizagem e análise de necessidades. [10]

A conclusão principal extraída de todos esses números é que podemos usar nosso tempo de forma mais eficaz. Muito tempo é desperdiçado, tirando o foco de tarefas essenciais.

3 técnicas de alavancagem para obter mais resultados gastando menos energia

Como podemos mudar essa situação? Como podemos possibilitar que você, treinador, tenha mais tempo (e espaço mental) para criar um treinamento de alta qualidade? Como você pode obter mais usando menos energia?

Para fazer isso, você precisa aprender como alavancar:

• Tempo (seu e dos outros)
• Recursos
• Tecnologia

Técnica 1: tempo (seu e dos outros!)

O tempo é um aspecto óbvio. Não podemos mudá-lo. Não importa se trabalha 10 ou 40 horas na semana, você precisa trabalhar dentro desse limite. Você pode se focar em otimizar seu tempo, mas recomendamos ter uma perspectiva mais ampla e olhar para além da sua mesa! Seus colegas estão aqui para ajudar.

Para alavancar seu próprio tempo:

• Pratique uma gestão de tempo eficaz! Por mais que queiramos ser multitarefa, fomos programados para fazer uma tarefa por vez. Sendo assim, comece a separar um momento para foco total: feche sua caixa de e-mails e conversas, afaste o celular e dedique 20-40 minutos a uma tarefa específica. Tire uma pausa curta depois de cada bloco de 20-40 minutos. Repita esse ritual algumas vezes antes de tirar uma pausa mais longa. Além disso, reserve um tempo para sair do escritório. O ar fresco ajudará você e a sua produtividade! Outras técnicas comprovadas incluem:
  
  • Responder o máximo de e-mails o possível ao fim do dia de trabalho para que você não se afogue neles depois.
  • Marcar reuniões com colegas perto do período do dia em que a produtividade cai mais, logo após às 3 da tarde. O seu pico de produtividade passou e suas tarefas essenciais acabaram.
  • Criar horas de silêncio no trabalho. Durante essas horas, não deve haver reuniões ou interrupções.

• Aprenda a priorizar. A caixa de entrada do seu e-mail é realmente tão importante assim? Vale a pena substituir aquele slide no seu treinamento? Crie uma lista de prioridades com base em um ou diversos critérios:

  • Valor da tarefa - Por exemplo, ela trará novos clientes que você pode treinar?
  • Tempo - Ela demanda muito ou pouco tempo? Consegue organizar seu priorizando as tarefas mais importantes, como a criação de treinamentos ou análise de resultados? Pode alterná-las com tarefas mais curtas e simples que podem ser completadas entre reuniões?

Está com dificuldades para priorizar suas tarefas? Experimente usar uma Matriz de Decisão.

• Defina metas claras e com antecedência. O que é importante para você no longo prazo? Formule seus objetivos com o máximo de clareza o possível e se motive e atingi-los. Por exemplo, talvez queira treinar dez novos clientes em GDPR no período de um ano. Ao correr atrás dos seus objetivos, “pense grande, aja pequeno”. Se tentar dar os passos grandes todos de uma vez, o processo provavelmente irá estagnar. Com passos menores, você verá resultados mais rápidos e poderá realizar ajustes rapidamente.

Para alavancar o tempo dos outros:

• Aprenda a delegar! Converse com sua equipe de treinamento para definir uma boa divisão de tarefas e responsabilização. Terceirize tarefas não essenciais a pessoas com a expertise para realizá-las com mais eficácia.
• Faça um Team Building. O Team Building (“Construção de equipes” em tradução literal) promove uma equipe coesa e unida. Com uma equipe bem coordenada, é mais fácil produzir resultados.

Técnica 2: Aproveite ao máximo os seus pontos fortes

Outra dica importante é aprimorar os seus pontos fortes enquanto trabalha com seus pontos fracos.

Não tem como ser bom em tudo

Todos temos diferentes graus de qualidades, talentos e experiências. Você será excelente em alguns pontos (como na hora de estruturar o treinamento e inspirar os participantes) enquanto outras áreas, como a análise de dados, podem ser sua fraqueza. Esse não é um problema, já que não tem como ser bom em tudo. Por isso, é essencial que você fortaleça ainda mais as suas qualidades principais.

E como fazer isso? Como identificar os pontos fortes seus e dos colegas como treinadores? Como você pode usar seus pontos fortes da melhor forma e como você pode aprimorar suas competências para atingir a excelência?

Tudo começa com uma análise de SWOT pessoal. SWOT é uma sigla em inglês para forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Essa técnica ajuda você a identificar todos esses pontos. Se fizer essa análise na equipe ou a nível institucional, pode usá-la para delegar tarefas de forma mais eficaz.

Assim que compreender seus pontos fortes com clareza, pode criar um plano de ação para aprimorá-los. Como você já é um profissional de treinamento, não precisamos explicar como fazer isso da melhor forma.

Técnica 3: Avanços tecnológicos

Dispositivos tecnológicos. Eles podem parecer intimidadores às vezes, mas muitas vezes oferecem benefícios significativos. É claro que você talvez tenha de superar alguns obstáculos e investir mais tempo ao começar a usá-los, mas, no fim das contas, você perceberá que a tecnologia trabalha por você. Com ela você economiza tempo que pode ser reservado para outras tarefas a que gostaria de se dedicar mais.

Uma ferramenta útil que treinadores podem usar é um sistema de gestão de aprendizagem online (LMS)

Uma ferramenta útil que treinadores podem usar é um sistema de gestão de aprendizagem online (LMS). Ela oferece suporte para a criação, gestão e distribuição de material de treinamento. De forma resumida, você cria um ambiente de aprendizagem digital para seus clientes, em que eles podem acessar o treinamento quando e de onde quiserem. Em princípio, um LMS ajuda com tudo: criação de treinamento, entrega de avaliações, envio de convites aos participantes e análise de resultados. Um LMS eficiente é interessante caso o seu treinamento seja parcial ou completamente conduzido online. Saiba mais sobre os benefícios de um LMS.

Além de um LMS, essas tecnologias também podem oferecer as seguintes vantagens:

• Um sistema de newsletter como o MailerLite, para informar seus clientes dos cursos de treinamento mais recentes, atualizações da sua empresa, etc.
• Um sistema CRM como o Salesforce gerencia os dados dos seus clientes.
• Software para criar vídeos de treinamento, como o Synthesia.

Acreditamos que com essas três técnicas, você vai longe!

TABLE

Recursos úteis

1. Vouchercloud
2. Workfront
3. Concentratie - Margalit Laufer
4. Sharp
5. Atlassian
6. McKinsey
7. University of California
8. Association for Talent Development
9. Training Industry
10. LinkedIn Learning

Perguntas frequentes