מקסמו את הזמן, מזערו את המאמץ - 3 אסטרטגיות למינוף הצלחת ההכשרה שלכם

עובדות ומספרים מעניינים!

ראשית, בואו נסכם כמה עובדות על יום עבודה ממוצ

עובדות ומספרים מעניינים!

ראשית, בואו נסכם כמה עובדות על יום עבודה ממוצע:

• מחקר שנערך בקרב עובדי משרד בריטיים מראה כי הם פרודוקטיביים רק במשך שעתיים ו -53 דקות מתוך יום עבודה של 8 שעות! [1]
• עובדי משרד, בממוצע, מקדישים כ-40% מזמנם לתפקידם העיקרי. כאשר משווים בין דורות שונים, בני דור הבייבי בום טוענים שהם מקצים אחוז גבוה יותר מלוח הזמנים השבועי שלהם לתחומי האחריות העיקריים שלהם בעבודה בהשוואה לבני דור ה-X ודור המילניום. באופן ספציפי, בני דור הבייבי בום מדווחים שהם מבלים 45% מזמנם במטלות העיקריות שלהם, בעוד שבני דור ה-X דור המילניום מצביעים על 38% ו-34%, בהתאמה. [2]
• זוהי אשליה שאנחנו יכולים להישאר מרוכזים במשך 8 שעות רצופות. מחקרים רבים מצביעים על כך שטווח הקשב הממוצע הוא 20-45 דקות. [3]

נתון זה משתנה בהתאם לתפקיד ולתעשייה, אבל בממוצע, הפעילויות הבאות תופסות את רוב יום העבודה שלנו:

• פגישות: פגישות, דיונים ולאחר מכן דיון חוזר. לפעמים זה משגע אותנו. וגם המספרים תומכים בכך. בהולנד, עובדים מבלים 29 שעות בפגישות מדי חודש. 47% מהם רואים בפגישות את בזבוז העבודה הגדול ביותר. [4] מחקר של Workfront אף הראה, כי 18% משבוע העבודה בן 40 שעות מוקדש לפגישות. בהקשר זה, נעשית הבחנה בין פגישות פרודוקטיביות (10%) לבין פגישות חסרות תועלת (8%). [2]
• דוא"ל ותקשורת: התמודדות עם תיבת דואר נכנס מלאה וצ'אט בערוצי תקשורת פנימיים של החברה גוזלת זמן. על פי מספר מחקרים, עובדים מבלים 16% עד 28% מזמנם בקריאה ומענה להודעות דוא"ל. [6]
• משימות אדמיניסטרטיביות: הן חלק מהעבודה, אך השאלה אם הן תורמות לשביעות הרצון בעבודה מוטלת בספק רב. מחקר של Workfront הראה, כי מילוי ניירת, ארגון לוחות שנה של עבודה והעלאת מסמכים יכולים להוות עד 12% משבוע העבודה. [2]
• החלפת משימות והפרעות: כמה נפלא זה יכול להיות כשיש רק משימה יומית אחת? אבל המציאות שונה. על פי מחקר מאוניברסיטת קליפורניה, עובדים זקוקים בממוצע ל-23 דקות ו-15 שניות כדי להתמקד מחדש לאחר הפרעה. [7] הדבר מזיק במיוחד כשלוקחים בחשבון שמפריעים לעובדי משרד לצורך ביצוע משימות לא חיוניות כ-8% מזמנם. [2]

עובדות ומספרים ספציפיים למדריכים!

מדריכים מבלים בממוצע 24 שעות בחודש בהעברת הכשרה רשמית

כל זה טוב ויפה, אך מה לגבי מדריכים באופן ספציפי? מצאנו נתונים מעניינים גם על זה:

• על פי מחקר של האגודה לפיתוח כישרונות (ATD), מדריכים מבלים בממוצע 24 שעות בחודש על העברת הכשרה רשמית. פרק זמן זה שווה לכ-6 שעות בשבוע. [8]
• על פי דו"ח של Training Industry, מדריכים בארגונים מבלים בממוצע 13% מזמן העבודה שלהם בפעילויות הקשורות לאימונים. פעילויות אלה כללו הכנה, העברה והערכה של הדרכה. בהנחה של שבוע עבודה סטנדרטי של 40 שעות, זה יסתכם בכ -5.2 שעות בשבוע. [9]
• מחקר נוסף שנערך על ידי LinkedIn Learning גילה, כי אנשי מקצוע בתחום הלמידה והפיתוח, לרבות מדריכים, מבלים בממוצע 15% מזמנם במשימות הדרכה. עם זאת, זה כלל פעילויות מעבר להעברת הכשרה ישירה, כגון פיתוח תוכניות לימודים, ניהול מערכת ניהול למידה וניתוח צרכים. [10]

המסקנה העיקרית ממבול הנתונים הזה היא שאנחנו יכולים לבלות את זמננו בצורה יעילה יותר. הרבה זמן מבוזבז, וזה מטשטש את ההתמקדות במשימות חיוניות.

3 טכניקות מינוף כדי להשיג יותר תוך השקעת פחות אנרגיה

איך אפשר להפוך את הגל? כיצד נוכל להבטיח שלכם, כמדריכים, יהיה יותר זמן (ומרחב מנטלי) ליצור הכשרות איכותיות? איך תוכלו להשיג יותר תוך שימוש בפחות אנרגיה?

לשם כך, יהיה עליכם ללמוד כיצד להשתמש במינוף של:

• זמן (שלכם ושל אחרים)
• משאבים
• טכנולוגיה

טכניקה 1: זמן (שלכם ושל אחרים!)

הזמן הוא נתון. אתם לא יכולים לשנות את זה. בין אם אתם עובדים 10 שעות בשבוע או 40 שעות, אתם חייבים לעבוד עם הזמן שלכם. אתם בהחלט יכולים להתמקד באופטימיזציה של הזמן שלכם, אך אנחנו ממליצים לקחת פרספקטיבה רחבה יותר ולהסתכל מעבר לשולחן העבודה שלכם! העמיתים שלכם נמצאים שם כדי להציל אתכם.

כדי למנף את הזמן שלכם:

• תרגלו ניהול זמן יעיל! למרות שאנו רוצים לבצע הרבה משימות, אנו מחווטים להתמקד במשימה אחת בכל פעם. לכן, הציגו זמן ממוקד: סגרו את תיבת הדואר והצ'אטים, הניחו בצד את הטלפון החכם והקדישו 20-40 דקות למשימה ספציפית. קחו הפסקה קצרה אחרי כל בלוק עבודה של 20-40 דקות. חזרו על טקס זה מספר פעמים לפני שתצאו להפסקה ארוכה יותר. כמו כן, קחו הפסקה קצרה בחוץ. תגלו שאוויר צח מועיל גם לכם וגם לפרודוקטיביות שלכם! טכניקות מוכחות אחרות כוללות:
• ענו על כמה שיותר מיילים בסוף יום העבודה כדי שלא תישאבו לביצת המיילים.
• קבעו פגישות עם עמיתים בזמן בו הצניחה בפרודוקטיביות היא הגדולה ביותר, שהוא אחרי השעה 15:00. זמן שיא התפוקה שלכם הסתיים, והעבודה החיונית נעשתה.
• צרו שעות שקטות בעבודה. בשעות אלה, לא אמורות להיות פגישות או הפרעות.
• למדו לתעדף. עד כמה תיבת הדואר הנכנס הזו באמת חשובה? או שכדאי להחליף את השקופית בהכשרה? צרו רשימת עדיפויות בהתבסס על קריטריון אחד או יותר:
• ערך המשימה - האם היא למשל מביאה לקוחות חדשים שתוכלו להכשיר?
• זמן - האם היא צורכת זמן רב או מועט? האם אתם יכולים לארגן את היום שלכם בצורה כזו שתוכלו לתעדף משימות גדולות, כגון פיתוח הכשרה או ניתוח תוצאות? האם תוכלו להחליף אותה במשימות קטנות וקלות יותר שניתן להשלים בין פגישות?

מתקשים לתעדף את העבודה שלכם? נסו להשתמש בניתוח מטריצת החלטות.

• הציבו מטרות ברורות מראש. מה חשוב לכם לטווח הארוך? נסחו את המטרות שלכם בצורה ברורה ככל האפשר והניעו את עצמכם להשיג אותן. לדוגמה, אני רוצה להכשיר עשרה לקוחות חדשים ב- GDPR תוך שנה אחת. כאשר אתם רודפים אחר המטרות שלכם, "חשבו בגדול, פעלו בקטן https://www.easy-lms.com/he/12731/item12731". אם תנסו לעשות צעדים גדולים בבת אחת, סביר להניח שהתהליך יקפא. בצעדים קטנים, תראו תוצאות מהירות ותוכלו להסתגל במהירות.

כדי למנף את זמנם של אנשים אחרים:

• למדו להאציל סמכויות! דונו בחלוקת משימות טובה בתוך צוות ההכשרה שלכם והטילו אחריות זה על זה. עשו מיקור חוץ עבור משימות שאינן משימות ליבה לאנשים בעלי מומחיות כדי שיבצעו אותן בצורה יעילה יותר.
• עסקו בגיבוש צוות. גיבוש צוות מטפח צוות מגובש ותחושת אחדות. עם צוות מתואם היטב, קל יותר להשיג תוצאות.

טכניקה 2: הפיקו את המרב מהחוזקות שלכם

טיפ חשוב נוסף הוא לשפר את נקודות החוזקה שלכם ולעקוף את החולשות שלכם.

אתם לא יכולים להיות טובים בכל דבר

לכל אחד יש מגוון רחב של תכונות, כישרונות וניסיון. אתם מצטיינים בתחומים מסוימים - כגון בניית הכשרה ומתן השראה למשתתפים - בעוד שתחומים אחרים, כמו ניתוח נתונים, עשויים שלא להיות הצד החזק שלכם. זו לא בעיה, כי אתם לא יכולים להיות טובים בכל דבר. לכן, חשוב לחזק את התכונות החזקות שלכם.

אבל איך עושים את זה? איך תזהו את החוזקות שלכם ושל עמיתיכם כמדריכים? כיצד תוכלו לנצל בצורה הטובה ביותר את נקודות החוזקה שלכם, וכיצד תוכלו לשפר את כישוריכם כדי להשיג מצוינות?

הכל מתחיל בביצוע ניתוח SWOT אישי. SWOT מייצג חוזקות, חולשות, הזדמנויות ואיומים, ומסייע לזהות חוזקות, חולשות, הזדמנויות ומלכודות. אם תבצע ניתוח זה ברמת הצוות או הארגון, תוכל להשתמש בו כדי להקצות משימות ביעילות.

כאשר תבינו בבירור מהן נקודות החוזקה שלכם, תוכלו ליצור תוכנית פעולה כדי לשפר אותן. עם זאת, כמדריכים, אנחנו לא צריכים להסביר לכם איך לעשות את זה בצורה היעילה ביותר. 

טכניקה 3: התקדמות טכנולוגית

גאדג'טים טכנולוגיים. זה אולי נשמע מאיים לפעמים, אבל לעתים קרובות הם מביאים יתרונות משמעותיים. כמובן, ייתכן שיהיה עליכם להתגבר על כמה מכשולים ולהשקיע הרבה זמן בהתחלה, אבל בסופו של דבר, תראו כי הטכנולוגיה לחסוך לכם הרבה עבודה. כך יתפנה לכם זמן שתוכלו להקדיש לדברים אחרים.

אחד הכלים השימושיים שמדריכים יכולים להשתמש בו הוא מערכת ניהול למידה מקוונת (LMS)

אחד הכלים השימושיים שמדריכים יכולים להשתמש בו הוא מערכת ניהול למידה מקוונת (LMS). כלי זה תומך בכם ביצירה, ניהול והפצה של חומר הכשרה. במילים פשוטות, אתם מגדירים סביבת למידה דיגיטלית עבור הלקוחות שלכם, בה הם יכולים לגשת להכשרה שלהם בכל עת ובכל מקום. באופן עקרוני, LMS יכול לטפל בכל דבר, מא' ועד ת': יצירת הכשרה, הצעת הערכות, שליחת הזמנות למשתתפים וניתוח תוצאות. LMS יעיל הוא אטרקטיבי אם ההכשרה שלכם יכולה להיות מועברת באופן חלקי או מלא באינטרנט. קראו עוד על היתרונות של LMS https://www.easy-lms.com/he/knowledge-center/lms-center/what-is-a-learning-management-system/item10182 .

בנוסף ל-LMS, הגאדג'טים הטכנולוגיים הבאים יכולים גם לספק לכם את היתרונות הבאים:

• מערכת ניוזלטר כמו MailerLite כדי ליידע את בסיס הלקוחות שלכם על קורסי ההכשרה האחרונים, עדכוני החברה וכו'.
• מערכת CRM כמו Salesforce מנהלת את נתוני הלקוחות שלכם.
• תוכנות ליצירת סרטוני הדרכה, כגון Synthesia.

אנו מאמינים כי באמצעות שלוש טכניקות אלה, תוכלו לשגשג ולהצליח מאוד!

טבלה

משאבים שימושיים

1. Vouchercloud
2. Workfront
3. Concentratie - Margalit Laufer
4. Sharp
5. Atlassian
6. McKinsey
7. University of California
8. Association for Talent Development
9. Training Industry
10. LinkedIn Learning

שאלות נפוצות