Maksimer tid, minimier anstrengelse - tre strategier til at løfte din træningssucces

Interessante fakta og tal!

Til at begynde med giver vi nogle fakta om en gennemsnitlig arbejdsdag:

• Forskning blandt britiske kontormedarbejdere viser, at de kun er produktive i 2 timer og 53 minuter ud af en 8-timers arbejdsdag! [Vouchercloud]
• Kontormedarbejdere dedikerer gennemsnitligt omkring 40% af deres tid til deres primære arbejdsopgaver. Når man sammenligner forskellige generationer, påstår baby boomere, at de afsætter en højere procentdel af deres ugentlige arbejdsskema til deres primære arbejdsopgaver sammelignet med generation X og  millennials. Særligt baby boomere bruger 45% af deres tid på deres primære arbejdsopgaver, mens generation X og millennials indikerer henholdsvis 38% og 34%. [Workfront]
• Det er en illusion at tro, at vi kan koncentrere os otte timer i træk. Forskellige studier indikerer, at den gennemsnitlige koncentrationsevne er 20-45 minutter. [Concentratie - Margalit Laufer]
• Det varierer fra jobfunktion og industri, men gennemsnitligt kan disse aktiviteter optage det meste af vores arbejdsdag:
  • Møder: Møder, samtaler og flere samtaler. Nogle gange kan de drive os til vanvid. Og fakta understøtter den følelse. I Holland bruger medarbejdere 29 timer på møder hver måned. 47% af dem anser møder som det største tidsspilde. [Sharp] Ifølge en undersøgelse udført af Atlassian, er det endnu højere i USA, med 31 timer brugt på møder hver måned. [Atlassian]
  • Email og kommunikation: Håndtering af en fuld indbakke og chats på virksomhedens interne kommunikationskanaler er tidskrævende. Ifølge flere undersøgelser, bruger medarbejdere 16% til 28% af deres tid på at læse og besvare emails. [McKinsey]
  • Administrative opgaver: De er en del af jobbet, men det er højst tvivlsomt, hvorvidt de bidrager til jobtilfredsstillelse. En Workfront undersøgelse viste, at håndtering af papirarbejde, organisering af arbejdskalender samt oploading af dokumenter kan optage op til 12% af arbejdsugen. [Workfront]
  • Opgaveskift og afbrydelser: Hvor fantastisk ville det ikke være kun at have én daglig arbejdsopgave? Virkeligheden er anderledes. Hele livet multitasker vi. Men det har en omkostning. Ifølge en undersøgelse fra University of California, bruger medarbejdere gennemsnitligt 23 minutter og 15 sekunder på at genvinde fokus efter en afbrydelse. [University of California] Ifølge en undersøgelse gennemført af Workfront, afbrydes kontormedarbejdere med ikke-essentielle opgaver omkring 8% af deres tid. [Workfront]
  • Informationssøgning: Hvordan fungerer den nye GDPR-lovgivning? Men også, hvor kan jeg finde intern dokumentation om tidsregistrering. Ifølge en McKinsey rapport, bruger vi 1,8 timer dagligt på at søge og indsamle information. [McKinsey]

Specifikke fakta og tal om trænere

Trænere bruger gennemsnitligt 24 timer månedligt på at gennemføre  formel træning

Det er altsammen godt nok, men hvilke fakta og tal gælder specifikt for trænere? Vi har også fundet nogle interessante statistikker om dette:

• Ifølge en undersøgelse fra Association for Talent Development (ATD), bruger trænere gennemsnitligt 24 timer om måneden på at gennemføre formel træning. Denne mængde af tid svarer til 6 timer om ugen. [Association for Talent Development]
• Ifølge en rapport fra Training Industry, bruger trænere i en organisation gennemsnitligt 13% af deres arbejdstid på træningsrelaterede aktiviteter. Disse aktiviteter omfatter forberedelse, gennemførsel og evaluering af træning. Går vi ud fra en almindelig 40-timers arbejdsuge, beløber dette sig til omkring 5,2 timer om ugen. [Training Industry]
• Endnu en undersøgelse gennemført af LinkedIn Learning afslørede, at professionelle inden for læring og udvikling herunder trænere bruger gennemsnitligt 15% af deres tid på træningsopgaver. Dog omfatter dette aktiviteter, som går ud over at gennemføre træning såsom udarbejdelse af curriculum, administration af learning management system samt behovsanalyse. [LinkedIn Learning]

Hovedkonklusionen af denne strøm af tal er, at vi kan bruge vores tid mere effektivt. En stor mængde tid bruges på ingenting, hvilket forhindrer fokus på essentielle opgaver.

3 teknikker til at opnå mere, mens du bruger mindre energi

Hvordan kan vi vende strømmen? Hvordan kan vi sikre, at du som træner har mere tid (og mentalt fokus) til at udvikle træning i høj kvalitet? Hvordan kan du opnå mere, mens du bruger mindre energi?

For at gøre dette, har du brug for at lære, hvordan du anvender løftestangseffekten:

• Tid (din og andres)
• Ressourcer
• Teknologi

Teknik 1: Tid (din og andres!)

Tid er en konstant faktor. Du kan ikke ændre den. Uanset om du arbejder 10 timer eller 40 timer om ugen. Du kan fokusere på at optimere din tid, men vi anbefaler, at du indtager et bredere perspektiv og ser ud over din skrivebordskant! Dine kolleger er til for at hjælpe dig.

For at udnytte din egen tid:

• Øv dig i effektiv tidshåndtering! Selvom vi ønsker at multitaske, så er vi skabt til at holde fokus på én opgave af gangen. Derfor bør du  introducere fokustid: luk din indbakke og chat, læg din smartphone til side og dediker 20-40 minutter på én specifik opgave. Hold en kort pause efter hver 20-40 minutter fokustid. Gentag dette et par gange inden du holder en længere pause. Husk også et hold en pause udenfor. Du vil opdage, at den friske luft er god både for dig og din produktivitet! Andre beviste teknikker omfatter:
  • Besvar så mange emails som muligt ved afslutningen af din arbejdsdag, således du i løbet af dagen ikke trækkes ned i sumpen af emails.
  • Planlæg møder med kolleger, når der er det største dyk i produktiviteten, hvilket er efter kl. 15. På det tidspunkt er højdepunktet for din produktivitet nået og de essentielle arbejdsopgaver er overstået.
  • Planlæg stilletid. I disse timer bør der ikke være møder eller afbrydelser.
• Lær at prioritere. Hvor vigtig er indbakken virkelig? Eller er det værd at udskifte et folie i din træning? Lav en prioriteringsliste baseret på disse kriterier:
  • Opgavens værdi - Giver den eksempelvis nye klienter, som du kan træne?
  • Tid - Tager den lang eller lidt tid? Kan du organisere din dag på en sådan måde, at du har mulighed for at prioritere store opgaver såsom udvikling af træning eller analyse af resultater? Kan du afveksle den med mindre og nemmere opgaver, som kan gennemføres mellem møder?

Har du problemer med at prioritere dit arbejde? Prøv at anvende Decision Matrix Analysis.

• Sæt på forhånd klare mål. Hvad er vigtigt for dig i det lange løb? Formuler dine mål så klart som muligt og motiver dig selv til at nå dem. Det kunne eksempelvis være, at du ønsker at træne ti nye klienter om GDPR inden for et år. Når du forfølger dine mål, "tænkt stort, handl småt". Hvis du forsøger at tage store skridt lige med det samme, vil processen højst sandsynligt stagnere. Med små skridt vil du hurtigt se resultater og kan hurtigt foretage tilpasninger.

For at udnytte andres tid:

• Lær at delegere! Diskuter en god opgavefordeling i dit træningsteam og hold hinanden ansvarlig. Outsource ikke-vigtige opgaver til personer med ekspertise til at udføre dem effektivt.
• Engager dig i teambuilding. Teambuilding giver et sammentømret team og en følelse af fællesskab. Med et godt koordineret team, er det nemmere at opnå resultater.

Teknik 2: Få det meste ud af dine styrker

Et andet vigtigt tip er at styrke dine styrker og arbejde uden om dine svagheder.

Du kan ikke være god til alting

Alle har en bred vifte af kvaliteter, talenter og erfaringer. Du mestrer nogle områder — såsom strukturering af træning og inspiration af deltagere—mens du på andre områder som eksemplevis dataanalyse måske ikke har dine styrker. Det er ikke noget problem, fordi du kan ikke være god til alting. Derfor er det essentielt at styrke dine stærke kvaliteter.

Men hvordan gør du det? Hvordan identificerer du dine egne og dine kollegers styrker som trænere? Hvordan kan du bedst anvende dine styrker? Og hvordan kan du forbedre dine færdigheder til at opnå topkvalitet?

Det begynder altsammen med at gennemføre en personlig SWOT-analyse. SWOT betyder Strengths, Weaknesses, Opportunities og Threats, hvilket hjælper med at identificere styrker, svagheder, muligheder og faldgruber. Hvis du gennemføre denne analyse som et team eller på organisationsniveau, kan du anvende den til effektivt at uddelegere opgaver.

Når du tydeligt forstår dine styrker, kan du lægge en plan for at udvikle dem. Men som træner, behøver vi ikke at forklare dig, hvordan man bedst gør det.

Teknik 3: Teknologiske fremskridt

Teknologiske gadgets. Det kan til tider lyder skræmmende, men de giver ofte mærkbare fordele. Naturligvis vil du skulle overkomme et par forhindringer og til at begynde med investere megen tid, men du vil helt sikker opdage, at teknologi kan spare dig for meget arbejde. Det frigiver dig tid til andre ting, som du ønsker at bruge mere tid på.

Et praktisk værktøj, som trænere kan anvende er et online learning management system (LMS)

Et praktisk værktøj, som trænere kan anvende, er et online learning management system (LMS). Dette understøtter dig i at oprette, administrere og omdele træningsmateriale. Sagt ganske enkelt, du kan oprette et digitalt læringsmiljø til dine klienter, hvor de kan tilgå deres træning når som helst og hvor som helst. I princippet kan et LMS håndtere alting fra A til Z: oprettelse af træning, mulighed for vurderinger, udsendelse af invitationer til deltagere samt analysering af resultater. Et effektivt LMS er tiltrækkende, hvis din træning kan gennemføres fuldt eller delvist online. Læs mere om fordelene ved et LMS.

Ud over et LMS, så kan disse teknologiske gadgets også give dig følgende fordele:

• Et system til nyhedsbreve såsom MailerLite, for at kunne informere din kundegruppe om de sidste nye kurser, opdatering om virksomheden etc.
• Et CRM-system såsom Salesforce til at håndtere dine kundedata.
• Software til at optage træningsvideoer såsom Synthesia.

Vi tror på at du med disse tre teknikker kan nå langt!

Nyttige kilder

1. Vouchercloud
2. Workfront
3. Concentratie - Margalit Laufer
4. Sharp
5. Atlassian
6. McKinsey
7. University of California
8. McKinsey
9. Association for Talent Development
10. Training Industry
11. LinkedIn Learning

Ofte Stillede Spørgsmål