Maximiza el tiempo, minimiza el esfuerzo: 3 estrategias para aprovechar el éxito de tu entrenamiento

¡Datos y cifras interesantes!

Primero, repasemos algunos datos acerca de una jornada laboral promedio:

• ¡Las investigaciones entre los oficinistas británicos muestran que sólo son productivos durante 2 horas y 53 minutos en una jornada laboral de 8 horas!
• Los trabajadores de oficina, en promedio, dedican aproximadamente el 40% de su tiempo a sus tareas laborales principales. Al comparar diferentes generaciones, los Baby Boomers afirman asignar un mayor porcentaje de su horario semanal a sus responsabilidades laborales principales en comparación con la Generación X y los Millennials. Específicamente, los Baby Boomers informan que dedican el 45% de su tiempo a sus tareas principales, mientras que la Generación X y los Millennials indican el 38% y el 34% respectivamente. [2]
• Es una ilusión que podamos mantenernos concentrados durante 8 horas seguidas. Múltiples estudios indican que la capacidad de atención promedio es de 20-45 minutos. [3]

Varía según el puesto y la industria, pero en promedio, las siguientes actividades ocupan la mayor parte de nuestra jornada laboral:

• Reuniones: Reuniones, discusiones y luego volver a discutir. A veces nos vuelven locos. Y los números también lo respaldan. En los Países Bajos, los trabajadores dedican 29 horas al mes a reuniones. El 47% de ellos considera que las reuniones son el mayor desperdicio de tiempo de trabajo [4]. Un estudio de Workfront incluso mostró que el 18% de la semana laboral de 40 horas se dedica a reuniones. En este sentido, se distingue entre reuniones productivas (10%) y reuniones inútiles (8%). [2]
• Email y comunicación: lidiar con una bandeja de entrada llena y chatear en los canales de comunicación internos de la compañía lleva mucho tiempo. Según varios estudios, los empleados pasan entre el 16% y el 28% de su tiempo leyendo y respondiendo emails. [6]
• Tareas administrativas: Son parte del trabajo, pero es muy cuestionable si contribuyen o no a la satisfacción laboral. Un estudio de Workfront demostró que completar papeleo, organizar calendarios de trabajo y cargar documentos puede representar hasta el 12% de la semana laboral. [2]
• Cambio de tareas e interrupciones: ¿Cuán maravilloso sería tener una sola tarea diaria? La realidad es diferente. Según un estudio de la Universidad de California, los empleados necesitan un promedio de 23 minutos y 15 segundos para volver a concentrarse tras una interrupción [7]. Esto es especialmente perjudicial si se tiene en cuenta que los trabajadores de oficina son interrumpidos por tareas no esenciales aproximadamente el 8% de su tiempo.[2]

¡Datos y cifras específicas para los entrenadores!

Los entrenadores dedican un promedio de 24 horas al mes a impartir entrenamiento formal

Todo bien, pero ¿qué pasa con los entrenadores específicamente? También hemos encontrado estadísticas interesantes al respecto:

• Según un estudio de la Asociación para el Desarrollo del Talento (ATD), los entrenadores dedican un promedio de 24 horas al mes a impartir entrenamiento formal. Esta cantidad de tiempo equivale aproximadamente a 6 horas por semana. [8]
• Según un informe de Training Industry, los entrenadores de las organizaciones dedican un promedio del 13% de su tiempo de trabajo a actividades relacionadas al entrenamiento. Estas actividades incluyen la preparación, impartición y evaluación del entrenamiento. Suponiendo una semana laboral estándar de 40 horas, esto equivaldría a aproximadamente 5.2 horas por semana. [9]
• Otro estudio realizado por LinkedIn Learning reveló que los profesionales del aprendizaje y el desarrollo, incluido los entrenadores, dedican un promedio del 15% de su tiempo a las tareas de entrenamiento. Sin embargo, esto incluyó actividades más allá de la impartición directa del entrenamiento, tales como el desarrollo curricular, la administración del sistema de gestión del aprendizaje y el análisis de necesidades. [10]

La conclusión clave de esta avalancha de cifras es que podemos emplear nuestro tiempo de manera más eficaz. Se pierde mucho tiempo, lo cual corre el foco de las tareas esenciales.

3 técnicas de para lograr más gastando menos energía

¿Cómo podemos cambiar el rumbo? ¿Cómo podemos garantizar que tú, como entrenador, tengas más tiempo (y espacio mental) para crear un entrenamiento de alta calidad? ¿Cómo puedes lograr más utilizando menos energía? 

Para hacer esto, necesitarás aprender cómo utilizar:

• El tiempo (tuyo y de otros)
• Los recursos
• La tecnología

Técnica 1: Tiempo (¡tuyo y de otros!)

El tiempo es un hecho. No puedes cambiarlo. Ya sea que trabajes 10 horas o 40 horas por semana, debes trabajar con tu tiempo. Ciertamente puedes enfocarte en optimizar tu tiempo, pero ¡te recomendamos adoptar una perspectiva más amplia y mirar más allá de tu escritorio! Tus colegas están ahí para rescatarte.

Para aprovechar tu propio tiempo:

• ¡Practica una gestión eficaz del tiempo! Por mucho que queramos realizar múltiples tareas, estamos programados para enfocarnos en una tarea a la vez. Así que, introduce tiempo para enfocarte: cierra tu buzón de correo y tus chats, deja a un lado tu teléfono móvil y dedica entre 20 y 40 minutos a una tarea específica. Tómate un breve descanso luego de cada bloque de 20 a 40 minutos. Repite este ritual varias veces antes de tomar un descanso más prolongado. Además, tómate un breve descanso al aire libre. ¡Descubrirás que el aire fresco te beneficia tanto a ti como a tu productividad! Otras técnicas probadas incluyen:
  • Responde tantos emails como sea posible al final de la jornada laboral para no quedar atrapado en el pantano de los emails.
  • Programa reuniones con colegas alrededor del momento de mayor caída de productividad, que es después de las 3:00 p.m. Tu pico de máxima productividad se terminó y el trabajo esencial ya está hecho.
  • Crea horas de silencio en el trabajo. Durante esas horas, no debe haber reuniones ni interrupciones.
• Aprende a priorizar. ¿Qué importancia tiene realmente esa bandeja de entrada? O ¿vale la pena reemplazar esa diapositiva en tu entrenamiento? Crea una lista de prioridades basada en uno o más criterios:
  • Valor de la Tarea - ¿Atrae, por ejemplo, nuevos clientes a los que puedas entrenar?
  • Tiempo - ¿toma mucho tiempo o sólo un poco? ¿Puedes organizar tu día de tal manera que puedas priorizar tareas importantes, tales como desarrollar el entrenamiento o analizar los resultados? ¿Podrías alternarlo con tareas más pequeñas y sencillas que puedan completarse entre reuniones? 

¿Tienes dificultades para priorizar tu trabajo? Intenta utilizar el Análisis de Matriz de Decisiones.

• Establece objetivos claros con antelación. ¿Qué es importante para ti a largo plazo? Formula tus objetivos lo más claramente posible y motívate para alcanzarlos. Por ejemplo, quiero entrenar diez nuevos clientes en GDPR en un año. Cuando persigas tus objetivos, “piensa en grande, actúa en pequeño”. Si intentas dar grandes pasos de una sola vez, es probable que el proceso se estanque. Con pequeños pasos, verás resultados rápidos y podrás realizar ajustes velozmente.

Para aprovechar el tiempo de otras personas:

• ¡Aprende a delegar! Decidan una buena división de tareas dentro de tu equipo de entrenamiento y responsabilícense mutuamente. Terceriza tareas no esenciales a personas con experiencia para realizarlas de manera más eficiente. 
• Participa en la formación de equipos. La formación de equipos fomenta la unión y el sentido de unidad. Con un equipo bien coordinado, resulta más fácil lograr resultados.

Técnica 2: Aprovecha al máximo tus fortalezas

Otro tip importante es mejorar tus fortalezas y encontrar una solución a tus debilidades.

No puedes ser bueno en todo

Todos tenemos una amplia gama de cualidades, talentos y experiencias. Tú sobresales en algunas áreas, como estructurar el entrenamiento e inspirar a los participantes, mientras que otras áreas, como el análisis de datos, pueden no ser tu punto fuerte. Eso no es un problema porque no puedes ser bueno en todo. Por lo tanto, es vital fortalecer tus mejores cualidades.

¿Pero cómo haces esto? ¿Cómo identificas tus puntos fuertes y los de tus colegas como entrenadores? ¿Cómo puedes utilizar mejor tus puntos fuertes y cómo puedes mejorar tus habilidades para alcanzar la excelencia?

Todo comienza con la realización de un análisis FODA personal. FODA significa Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas y ayuda a identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y dificultades. Si realizas este análisis a nivel de equipo u organización, puedes usarlo para delegar tareas de forma eficaz.

Una vez que comprendas claramente tus fortalezas, podrás crear un plan de acción para mejorarlas. Sin embargo, como entrenador,  no necesitamos explicar cómo hacer esto de la forma más eficaz. 

Técnica 3: Avances Tecnológicos

Dispositivos tecnológicos. A veces pueden parecer intimidantes, pero a menudo aportan importantes beneficios. Por supuesto, es posible que tengas que superar algunos obstáculos e invertir mucho tiempo inicialmente, pero eventualmente verás que la tecnología puede quitarte mucho trabajo de encima. Libera tiempo para otras cosas a las que te gustaría dedicarle más tiempo.

Una herramienta útil que los entrenadores pueden utilizar es un sistema de gestión del aprendizaje online (LMS).

Una herramienta útil que los entrenadores pueden utilizar es un sistema de gestión del aprendizaje online (LMS). Esta herramienta te ayuda a crear, gestionar y distribuir el material de entrenamiento. En términos simples, tú estableces un entorno de aprendizaje digital para tus clientes en donde pueden acceder a su entrenamiento en cualquier momento y lugar. En principio, un LMS puede manejar todo de la A a la Z: crear entrenamientos, ofrecer evaluaciones, enviar invitaciones a los participantes y analizar resultados. Un LMS eficiente es atractivo si tu entrenamiento se puede realizar parcial o totalmente online. Lee más acerca de los beneficios de un LMS.

Además de un LMS, estos dispositivos tecnológicos también pueden brindarte las siguientes ventajas:

• Un sistema de newsletter como  MailerLite, para informar a tu base de clientes acerca de los últimos cursos de entrenamiento, actualizaciones de la compañía, etc.
• Un sistema CRM como  Salesforce gestiona los datos de tus clientes. 
• Software para crear video de entrenamiento, como Synthesia. 

¡Creemos que con estas tres técnicas puedes llegar muy lejos!

Recursos útiles

1. Vouchercloud
2. Workfront
3. Concentratie - Margalit Laufer
4. Sharp
5. Atlassian
6. McKinsey
7. University of California
8. Association for Talent Development
9. Training Industry
10. LinkedIn Learning

Preguntas Frecuentes