Massimiza il tempo, minimiza gli sforzi - 3 strategie per sfruttare il successo della tua formazione

Fatti e cifre interessanti!

Prima, elenchiamo alcuni fatti sulla giornata lavorativa media:

• Una ricerca sugli impiegati britannici mostra che sono produttivi soltanto 2 ore e 53 minuti sulle 8 ore della giornata lavorativa![1]
• Gli impiegati, in media, dedicano circa il 40% del loro tempo ai loro compiti prioritari. Confrontando diverse generazioni, i Baby Boomer affermano che dedicano una maggiore percentuale del loro programma settimanale ai loro compiti prioritari rispetto alla Gen X e ai Millenials. Nello specifico, i baby boomer dichiarano di spendere il 45% del loro tempo nelle loro attività lavorative prioritarie mentre la Gen X e i Millenials indicano rispettivamente il 38 e il 34 %.[2]
• Quella di poter rimanere concentrati per 8 ore di fila è una mera illusione. Diversi studi indicano che la durata media dell'attenzione è tra i 20 e i 45 minuti. [3]

Dipende dal ruolo e dal settore, ma in media le seguenti attività prendono la maggior parte del tempo della giornata lavorativa:

• Incontri: Gli incontri, discussioni, e ancora discussioni. A volte ci fanno impazzire. E anche i numeri lo confermano. Nei Paesi Bassi, i lavoratori spendono 29 ore nelle riunioni ogni mese. Il 47% di loro considera le riunioni come la più grande perdità di tempo. [4] Uno studio di Workfront ha dimostrato che il 18% delle 40 ore lavorative settimanali è speso nelle riunioni. A questo proposito, occorre però fare una distinzione tra le riunioni produttive (10%) e quelle inutili (8%). [2]
• E-mail e comunicazione: Avere a che fare con una posta elettronica piena di messaggi non letti e chattare sui canali di comunicazione aziendali interni consuma del tempo. Secondo alcuni studi, i dipendenti spendono dal 16% al 28% del loro tempo a leggere e rispondere alle e-mail. [6]
• Compiti amministrativi: Fanno parte del lavoro, ma contribuiscono assai poco alla soddisfazione di chi li svolge. Uno studio di Workfront ha dimostrato che la compilazione di documenti, l'organizzazione del lavoro e il caricamento dei documenti può ammontare a circa il 12% del lavoro settimanale.[2]
• Cambio di compiti e interruzioni: Quanto sarebbe bello avere soltanto un compito giornaliero? Secondo uno studio dell'Università della California, i dipendenti hanno bisogno di una media di 23 minuti e 15 secondi per riconcentrarsi dopo un'interruzione.[7] Questo è specialmente dannoso quando si considera che gli impiegati sono interrotti per dei compiti non essenziali circa l'8% del tempo. [2]

Fatti e cifre interessanti per gli istruttori!

Gli istruttori spendono circa 24 ore al mese nella formazione formale

Bene, e per quanto riguarda gli istruttori nello specifico? Abbiamo trovato delle statistiche interessanti anche su questo:

• Secondo uno studio dell'Association for Talent Development (ATD), gli istruttori spendono circa 24 ore al mese nella formazione formale. Questo tempo equivale a circa 6 ore a settimana. [8]
• Secondo un report di Training Industry, gli istruttori nelle organizzazioni spendono una media del 13% del loro tempo di lavoro in attività legate alla formazione. Queste attività includono la preparazione, la consegna e la valutazione della formazione. Considerando una settimana lavorativa standard da 40 ore, questo rappresenterebbe circa 5,2 ore a settimana.[9]
• Un altro studio effettuato da Linkedin Learning ha rivelato che i professionisti dell'apprendimento e dello sviluppo, istruttori compresi, spendono una media di circa il 15% del loro tempo sui compiti di formazione. Tuttavia questo ha include delle attività che vanno oltre le lezioni e i corsi, come lo sviluppo del curriculum formativo, l'amministrazione del sistema di management dell'apprendimento e l'analisi dei bisogni. [10]

La conclusione chiave che possiamo trarre da questo diluvio di cifre è che possiamo spendere il nostro tempo in modo più efficace. Molto è sprecato, il che riduce la concentrazione sui compiti essenziali.

3 tecniche da sfruttare per fare di più faticando meno

Come possiamo invertire la tendenza? Come possiamo assicurarci che tu in quanto istruttore, abbia più tempo (e spazio mentale) per creare una formazione di alta qualità? Come puoi fare di più faticando meno?

Per riuscirci, avrai bisogno di imparare a sfruttare al meglio:

• Il tempo (il tuo e quello degli altri)
• Le risorse
• La tecnologia

Tecnica 1: Il tempo (il tuo e quello degli altri!)

Il tempo è contato, non puoi modificarlo. Se lavori 10 ore a settimana o 40 ore, devi lavorare con il tuo tempo. Puoi certamente concentrarti sulla sua ottimizzazione, ma ti consigliamo di adottare una prospettiva più ampia e guardare attorno alla tua scrivania! I tuoi colleghi sono lì per salvarti. 

Per sfruttare al meglio il tuo tempo:

• Pratica un management efficace! Per quanto vogliamo essere multitask, siamo costretti a concentrarci su un compito alla volta. E per riuscirci al meglio, una soluzione è quella di introdurre il tempo concentrato: chiudi la tua posta elettronica e le tue chat, metti da parte il tuo smartphone e dedica 20-40 minuti ad un compito specifico. Fai una piccola pausa dopo ogni 20-40 minuti di lavoro. Ripeti questo rituale alcune volte, quindi fai una pausa più lunga. Inoltre, fai una piccola pausa all'esterno. Scoprirai che l'aria fresca fa bene a te e alla tua produttività! Altre tecniche comprovate includono:
  • Rispondere a più e-mail possibile alla fine della giornata lavorativa in modo di non essere risucchiato dalla palude dei messaggi.
  • Preparare le riunioni con i colleghi nel momento in cui cala di più la produttività, ovvero dopo le 15:00. L'apice della tua produttività è passato e la maggior parte del lavoro è fatto.
  • Crea delle ore silenziose a lavoro. Durante quelle ore, non dovranno esserci riunioni o interruzioni.
• Impara ad assegnare delle priorità. Quanto è davvero importante quell'e-mail che è appena arrivata? O è meglio sostituire quella slide nella tua formazione? Crea una lista di priorità basata su uno o più criteri:
  • Il valore del compito - Porta dei nuovi clienti che puoi formare?
  • Il tempo - Richiede molto o poco tempo? Puoi organizzare la tua giornata in un modo da dare priorità ai compiti più importanti come lo sviluppo di formazioni o l'analisi dei risultati? Puoi alternarli con un compito più piccolo, più facile che può essere completato tra due riunioni?

Hai delle difficoltà ad assegnare delle priorità al tuo lavoro ? Prova a usare Decision Matrix Analysis.

• Imposta degli obiettivi chiari in anticipo. Che cosa è importante per te nel lungo termine? Formula i tuoi obiettivi in modo più chiaro possibile e motivarti a raggiungerli. Ad esempio, voglio formare dieci nuovi clienti nel GDPR entro un anno. Quando persegui i tuoi obiettivi, "pensa in grande, agisci in piccolo". Se cerchi di fare dei grandi passi tutti in una volta, il processo non andrà avanti. Con dei piccoli passi vedrai dei risultati veloci e potrai progredire velocemente.

Per sfruttare al meglio il tempo degli altri:

• Impara a delegare! Discuti di come dividere in modo efficiente il tempo con il tuo team di formazione e responsabilizzatevi a vicenda. Esternalizza le attività non essenziali a delle persone con esperienza che possono svolgerle con maggiore efficacia.
• Partecipa al team building. Il team building favorisce la creazione di una squadra affiatata e il senso di unità. Con un team ben coordinato, diventa più facile raggiungere i risultati.

Tecnica 2: Sfrutta al massimo i tuoi punti di forza

Un altro consiglio importante è quello di portare in evidenza i tuoi punti di forza ed aggirare quelli di debolezza

È impossibile essere bravi in tutto

Tutti abbiamo un largo ventaglio di qualità, talenti ed esperienze. Sei bravissimo in alcune cose - come ispirare i partecipanti e strutturare la formazione - mentre altri ambiti, come l'analisi dei dati, potrebbero non essere il tuo punto di forza. Questo non è un problema, perché è impossibile essere bravi in tutto. Di conseguenza, è fondamentale rafforzare i tuoi punti di forza. 

Ma come? Come identifichi i tuoi punti di forza e quelli dei tuoi colleghi in quanto istruttore? Come puoi usare al meglio i tuoi punti di forza e come puoi migliorare i tuoi skill per raggiungere l'eccellenza?

Tutto inizia facendo un'analisi SWOT personale. SWOT sta per Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats. Ovvero Punti di forza, Debolezze, Opportunità e Minacce. Effettuando questa analisi a livello di team o di organizzazione, puoi usarla per delegare i compiti in modo efficiente.

Una volta che hai compreso i tuoi punti di forza, puoi creare un piano di azione per migliorarli. E, dato che sei un istruttore, non abbiamo certo bisogno di spiegarti come farlo in modo efficiente.

Tecnica 3: Progressi tecnologici

Gadget tecnologici. Possono intimorire a volte, ma spesso offrono dei grandi vantaggi. Ovviamente potresti dover superare alcuni ostacoli ed investire parecchio tempo all'inizio, ma alla fine scoprirai che la tecnologia può fare moltissimo per te. Ad esempio liberando del tempo per altri compiti a cui vorresti dedicarti di più.

Uno strumento utile che gli istruttori possono usare è un sistema di management dell'apprendimento (LMS)

Uno strumento utile che gli istruttori possono usare è un sistema di management dell'apprendimento (LMS). Questo strumento ti aiuta a creare, gestire e distribuire il materiale formativo. In parole semplici, ti permette di costruire un ambiente digitale per i tuoi clienti dove possono accedere alla loro formazione in qualsiasi momento e ovunque si trovino. In principio, un LMS può gestire tutto dalla A alla Z: creare delle formazioni, assegnare le valutazioni, inviare degli inviti ai partecipanti e analizzare i risultati. Un LMS efficace è attraente se la tua formazione può essere rilasciata totalmente o parzialmente online. Leggi di più sui vantaggi di un LMS .

Oltre al LMS, ecco altri gadget tecnologici che possono essere vantaggiosi per te:

• Un sistema di newsletter come MailerLite, per informare i tuoi clienti sugli ultimi corsi di formazione, aggiornamenti aziendali ecc.
• Un CRM come Salesforce per gestire i dati dei tuoi clienti.
• Software per creare delle formazioni video, come Synthesia.

Siamo convinti che con queste tre tecniche tu possa davvero andare lontano!

TABELLA

Risorse utili

1. Vouchercloud
2. Workfront
3. Concentratie - Margalit Laufer
4. Sharp
5. Atlassian
6. McKinsey
7. University of California
8. Association for Talent Development
9. Training Industry
10. LinkedIn Learning

Domande frequenti