Qu'est-ce qu'un examen en ligne ?

« Examen en ligne » ou « évaluation en ligne » : s'agit-il de la même chose ?

En gros, oui. Les termes « examen en ligne », « test en ligne » et « évaluation en ligne » désignent tous la même chose : des questions auxquelles on répond en ligne, dont les réponses sont notées pour donner un résultat. Le terme « évaluation » a simplement une connotation un peu plus formelle.

Dans le cadre de la formation et de la conformité, considérez ces termes comme interchangeables ; toutefois, si cela vous intéresse, nous avons détaillé la différence entre un test et un examen dans un article distinct.

Qu’est-ce qu’un système d’examen en ligne ?

Voici une distinction qui peut facilement prêter à confusion, mais qu’il vaut la peine de bien comprendre :

• Un examen en ligne est un élément unique : un ensemble de questions, proposé une seule fois.

• Un système d’examens en ligne est la plateforme qui vous permet de créer, de diffuser, de gérer et d’établir des rapports sur des examens à maintes reprises, pour différents groupes, sans devoir repartir de zéro à chaque fois.

Pour un quiz ponctuel, la différence n’a pas d’importance. Mais si vous organisez des formations continues ou des formations de mise en conformité pour plusieurs clients, c’est le système qui fait toute la différence. C’est ce qui vous permet de séparer les participants de chaque client, de réutiliser votre banque de questions d’un programme à l’autre et de générer un rapport clair pour chaque client sans avoir à démêler manuellement les résultats de chacun.

En termes simples : un examen unique évalue un groupe une seule fois. Un système vous permet d’organiser des évaluations dans le cadre d’un service continu. C’est cette seconde fonctionnalité dont les prestataires de formation et les cabinets de conseil ont besoin.

Qui utilise les examens en ligne ?

Toute personne devant évaluer un groupe de personnes, mais certains types d’utilisateurs en tirent le meilleur parti :

• Les prestataires de formation qui vendent des formules de formation à d’autres entreprises et doivent prouver, client par client, que les connaissances ont bien été assimilées.

• Les cabinets de conseil qui organisent des formations continues ou des programmes de mise en conformité pour le personnel de leurs clients, et qui ont besoin de résultats qu’ils peuvent directement intégrer dans un rapport ou un tableau de bord.

• Les formateurs de franchises qui veillent à la cohérence des normes d’un site à l’autre, où chaque nouveau franchisé et son équipe doivent être formés de la même manière.

• Les formateurs produit qui enseignent aux clients et aux partenaires comment utiliser correctement un produit, afin qu’il soit utilisé à bon escient et que le nombre de tickets d’assistance reste faible.

Le point commun : ils forment tous le personnel d’autrui et doivent tous démontrer à leurs clients que la formation a porté ses fruits. Et c’est précisément ce besoin qui détermine les critères à rechercher dans un système.

Les critères à prendre en compte pour choisir un système d'examen en ligne

Tous les systèmes ne sont pas conçus pour remplir la même fonction. Si votre activité consiste à former les collaborateurs d’autres organisations, voici les fonctionnalités qui s’imposent, classées approximativement par ordre d’importance pour votre travail quotidien.

Rapports et indicateurs clés de performance (KPI) visuels

C’est par là qu’il faut commencer, car c’est ce que vous présentez à votre client. Un bon système de rapports transforme « nous avons dispensé la formation » en « voici la preuve que votre équipe a acquis les connaissances ». Pensez à des données telles que les taux de réussite, les notes et les progrès que votre client peut consulter d’un seul coup d’œil, quand il le souhaite.

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Gestion des groupes et des participants

Il est rare que vous formiez une seule équipe. Vous devez regrouper les collaborateurs de chaque client dans un espace dédié, attribuer le contenu adapté à chaque groupe et gérer l’ensemble sans que les groupes ne se mélangent. Pour un cabinet de conseil gérant plusieurs clients, c’est une exigence incontournable.

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Une banque de questions proposant différents types de questions

Vous avez besoin d’une plateforme capable de gérer au minimum les questions à choix multiples, à trous et à réponse libre. Différents types de connaissances nécessitent différents formats de questions ; vous ne pouvez pas tout évaluer uniquement à l’aide de questions à choix multiples. De plus, vous souhaitez enregistrer vos questions une seule fois et les réutiliser pour différents examens et clients. Lorsque vous créez à plusieurs reprises des tests similaires de conformité ou d’intégration, une banque de questions vous fait gagner des heures et garantit la cohérence de votre contenu.

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Notation automatique

Chaque question fermée est notée instantanément ; vous n’avez donc pas à corriger les examens à la main, et les participants n’ont pas à attendre plusieurs jours pour obtenir leurs résultats. (Les réponses à développement nécessitent toutefois une vérification humaine ; c’est la seule exception.)

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Certification

Un certificat délivré à la fin atteste des compétences des employés de votre client et fournit à ce dernier la preuve de sa conformité. Dans les secteurs soumis à de nombreux audits, cette trace écrite constitue souvent le résultat attendu.

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Tarification prévisible et forfaitaire
Lorsque vous formez les équipes d’autres entreprises, une tarification à l’unité vous pénalise en cas de croissance, car le personnel de chaque nouveau client vient alourdir la facture. Un forfait supprime ce plafond : vous payez un prix prévisible, que vous évaluiez cinquante ou cinq mille personnes, quel que soit le nombre de clients que vous prenez en charge.

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Si vous cochez la plupart de ces cases, vous disposez d’un système qui vous permet de former les équipes d’autres entreprises et d’en apporter la preuve, quelle que soit l’ampleur de votre croissance.

Avantages et inconvénients d’un système d’examen en ligne

En bref :

Avantages

• Cela permet d’économiser du papier, du temps et de l’argent.

• La distribution se fait par un simple e-mail, et la correction automatique élimine complètement la pile de copies à corriger.

• Les participants passent l'examen quand cela leur convient, où qu'ils se trouvent, et obtiennent leurs résultats instantanément.

Inconvénients

• Une connexion Internet est nécessaire pour l'utiliser, car il s'agit d'un système en ligne.

• Un système en ligne peut être un peu plus exposé à la tricherie, même si une banque de questions et quelques paramètres judicieux permettent de gérer la plupart des cas.

• Les questions à réponse libre nécessitent toujours une correction manuelle.

Poursuivez votre lecture pour découvrir l’ensemble des avantages et inconvénients d’un système d’examen en ligne.

Comment créer un examen en ligne

Une fois que vous savez ce qu’il faut prendre en compte, la création de l’examen en elle-même est rapide. Voici comment cela fonctionne dans Easy LMS :

1. Lancez la création d’un nouvel examen. Ouvrez l’éditeur d’examens, donnez un titre à votre examen et rédigez une brève introduction afin que les participants sachent à quoi s’attendre. Un aperçu en temps réel affiche vos modifications au fur et à mesure que vous les effectuez, et vous pouvez adapter la présentation à l’identité visuelle de chaque client.

2. Ajoutez vos questions. Choisissez parmi sept types de questions – à choix multiples, à compléter, à réponse libre, avec image et audio/vidéo – et classez-les par catégories afin de pouvoir identifier précisément, par la suite, les lacunes dans les connaissances.

3. Définissez les règles. Définissez la note de réussite/échec et le nombre de tentatives autorisées, puis ajoutez une limite de temps pour l’ensemble de l’examen ou par question.

4. Planifiez et partagez. Choisissez une date de début et de fin, puis partagez l’examen via un lien ou une invitation par e-mail. Offrez à chaque client sa propre « Académie » personnalisée – un portail dédié doté de sa propre URL – afin de bien séparer les participants de chaque client.

5. Suivez lesrésultats et générez des rapports. Les résultats sont notés automatiquement, avec un rapport par participant et des graphiques pour chaque groupe. Exportez-les vers Excel lorsque vous en avez besoin et permettez aux clients de consulter leurs propres résultats quand ils le souhaitent.

Cette dernière étape boucle la boucle : vous remettez à votre client des résultats clairs, classés par groupe, qui prouvent que son équipe a acquis les connaissances nécessaires.

Prêt à créer votre propre examen en ligne ?

Si votre mission consiste à prouver à vos clients que leurs collaborateurs ont bel et bien acquis des connaissances, un générateur d’examens adapté se charge du plus gros du travail à votre place. Avec l’outil de création d’examens Easy LMS, vous créez un examen une seule fois, réutilisez vos questions pour tous vos clients, laissez chaque question fermée se noter automatiquement et remettez à chaque client un rapport clair sur les performances de son équipe – finies les piles de copies à corriger et les tracas liés aux feuilles de calcul.

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