Maksimer tiden, minimer innsatsen - 3 strategier for å sørge for suksess i opplæringen din

Interessante fakta og tall!

La oss først sette opp noen fakta om en gjennomsnittlig arbeidsdag:

• Forskning blant britiske kontorarbeidere viser at de bare er produktive i 2 timer og 53 minutter av en 8-timers arbeidsdag! [1]
• Kontorarbeidere bruker i gjennomsnitt omtrent 40 % av tiden sin til hovedoppgavene sine. Når man sammenligner forskjellige generasjoner, hevder Baby Boomers å allokere en høyere prosentandel av sin ukentlige timeplan til deres primære jobbansvar sammenlignet med Gen X og Millennials. Spesielt rapporterer babyboomere at de bruker 45 % av tiden på sine primære oppgaver, mens Gen X og Millennials indikerer henholdsvis 38 % og 34 %. [2]
• Det er en illusjon om at vi kan holde oss konsentrerte i 8 timer i strekk. Flere studier indikerer at den gjennomsnittlige oppmerksomheten er 20–45 minutter. [3]
• Det varierer etter rolle og bransje, men i gjennomsnitt tar disse aktivitetene mesteparten av arbeidsdagen vår
  
  • Møter: Møter, diskusjoner, og så diskutere igjen. Noen ganger gjør de oss gale. Og tallene støtter det også. I Nederland bruker arbeidere 29 timer i møter hver måned. 47 % av dem anser møter som den største sløsingen med arbeid. [4] I følge en studie utført av Atlassian er den enda høyere i USA, med 31 timer brukt på møter. [5]
  • E-post og kommunikasjon: Å håndtere en full innboks og chatte på selskapets interne kommunikasjonskanaler er tidkrevende. Ifølge flere studier bruker ansatte 16 % til 28 % av tiden sin på å lese og svare på e-poster. [6]
  • Administrative oppgaver: De er en del av jobben, men om de bidrar til arbeidsglede er høyst tvilsomt. En Workfront-undersøkelse viste at utfylling av papirer, organisering av arbeidskalendere og opplasting av dokumenter kan utgjøre opptil 12 % av arbeidsuken. [2]
  • Bytte av oppgave og avbrudd: Hvor flott ville det være å bare ha én daglig oppgave? Virkeligheten er annerledes. Vi går gjennom livet multitasking, men det er en pris å betale for det. Ifølge en studie fra University of California trenger ansatte i gjennomsnitt 23 minutter og 15 sekunder på å fokusere på nytt etter en avbrudd. [7] I følge en studie utført av Workfront blir kontorarbeidere avbrutt for ikke-nødvendige oppgaver omtrent 8 % av tiden. [2]
  • Informasjonssøk: Hvordan fungerer den nye GDPR-lovgivningen? Men også, hvor kan jeg finne intern dokumentasjon på tidtaking? I følge en McKinsey-rapport bruker vi 1,8 timer daglig på å søke og samle informasjon. [8]

Trenerspesifikke fakta og tall!

Trenere bruker i gjennomsnitt 24 timer månedlig på å levere formell opplæring

Alt bra, men hva med trenere spesifikt? Vi har også funnet interessant statistikk om dette:

• Ifølge en studie fra Association for Talent Development (ATD) bruker trenere i gjennomsnitt 24 timer i måneden på å gi formell opplæring. Denne tiden tilsvarer omtrent 6 timer per uke. [9]
• I følge en rapport fra Training Industry bruker trenere i organisasjoner i gjennomsnitt 13 % av arbeidstiden på treningsrelaterte aktiviteter. Disse aktivitetene inkluderte forberedelse, levering og evaluering av opplæring. Forutsatt en standard 40-timers arbeidsuke, vil dette utgjøre omtrent 5,2 timer per uke. [10]
• En annen studie utført av LinkedIn Learning viste at lærings- og utviklingsprofesjonelle, inkludert trenere, bruker i gjennomsnitt 15 % av tiden sin på opplæringsoppgaver. Dette inkluderte imidlertid aktiviteter utover direkte opplæringslevering, slik som læreplanutvikling, administrasjon av læringsstyringssystem og behovsanalyse. [11]

Hovedkonklusjonen er at vi kan bruke tiden vår mer effektivt. Mye tid går til spille, noe som skjuler fokuset på essensielle oppgaver.

3 teknikker å dra nytte av for å oppnå mer mens du bruker mindre

Hvordan kan vi snu utviklingen? Hvordan kan vi sikre at du som trener får mer tid (og mentalt rom) til å lage trening av høy kvalitet? Hvordan kan du oppnå mer mens du bruker mindre energi?

For å gjøre dette, må du lære hvordan du bruker utnyttelsen av:

• Tid (din og andres)
• Ressurser
• Teknologi

Teknikk 1: Tid (din og andres!)

Tid er gitt. Du kan ikke endre det. Enten du jobber 10 timer i uken eller 40 timer, må du jobbe med tiden du har. Du kan absolutt fokusere på å optimalisere tiden din, men vi anbefaler å ta et bredere perspektiv og se utover skrivebordet ditt! Kollegene dine er der for å redde deg.

For å utnytte din egen tid:

• Øv på effektiv tidsstyring! Så mye som vi kanskje ønsker å multitaske, er vi kablet til å fokusere på én oppgave om gangen. Så introduser fokusert tid: lukk postkassen og chatter, sett til side smarttelefonen din og dediker 20-40 minutter til en spesifikk oppgave. Ta en kort pause etter hver 20-40-minutters blokk. Gjenta dette ritualet noen ganger før du tar en lengre pause. Ta også en liten pause ute. Du vil oppdage at frisk luft er til fordel for både deg og produktiviteten din! Andre utprøvde teknikker inkluderer:
  
  • Svar på så mange e-poster som mulig på slutten av arbeidsdagen slik at du ikke blir sugd inn i e-postsumpen.
  • Planlegg møter med kolleger rundt tidspunktet for den største produktivitetsnedgangen, som er etter kl. 15.00. Din maksimale produktivitetstid er over, og det essensielle arbeidet er gjort.
  • Lag stille timer på jobben. I disse timene skal det ikke være møter eller avbrudd.
• Lær deg å prioritere. Hvor viktig er den innboksen egentlig? Eller er det verdt å erstatte den gliden i treningen? Opprett en prioritetsliste basert på ett eller flere kriterier:
  
  • Verdien av oppgaven – Får den for eksempel inn nye kunder du kan lære opp?
  • Tid – Tar det mye tid eller bare litt? Kan du organisere dagen din på en slik måte at du kan prioritere store oppgaver, som å utvikle trening eller analysere resultater? Kan du veksle det med mindre, enklere oppgaver som kan utføres mellom møtene?

Sliter du med å prioritere arbeidet ditt? Prøv å bruke Decision Matrix Analysis.

• Sett tydelige mål på forhånd. Hva er viktig for deg på lang sikt? Formuler målene dine så klart som mulig og motiver deg selv til å nå dem. For eksempel ønsker jeg å lære opp ti nye kunder i GDPR innen ett år. Når du følger dine mål, "think big, act small". Hvis du prøver å ta store skritt på en gang, vil prosessen sannsynligvis stagnere. Med små trinn vil du se raske resultater og justere raskt.

For å best utnytte andres tid:

• Lær å delegere! Diskuter en god oppgavefordeling i treningsteamet ditt og hold hverandre ansvarlige. Outsource ikke-kjerneoppgaver til personer med ekspertise til å utføre dem mer effektivt.
• Engasjere seg i teambygging. Teambuilding fremmer et sammensveiset team og en følelse av samhold. Med et godt koordinert team blir det lettere å oppnå resultater.

Teknikk 2: Få mest mulig ut av dine styrker

Et annet viktig tips er å forbedre dine styrker og jobbe rundt dine svakheter.

Du kan ikke være god på alt

Alle har et bredt spekter av kvaliteter, talenter og erfaringer. Du utmerker deg på noen områder - som å strukturere trening og inspirere deltakere - mens andre områder, som dataanalyse, kanskje ikke er din styrke. Det er ikke et problem fordi du ikke kan være god på alt. Derfor er det viktig å styrke dine sterke egenskaper.

Men hvordan gjør du det? Hvordan identifiserer du dine egne og dine kollegers styrker som trenere? Hvordan kan du best utnytte dine sterke sider, og hvordan kan du forbedre dine ferdigheter for å oppnå fortreffelighet?

Det hele starter med å gjennomføre en personlig SWOT-analyse. SWOT står for Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats, og hjelper til med å identifisere styrker, svakheter, muligheter og fallgruver. Hvis du utfører denne analysen på team- eller organisasjonsnivå, kan du bruke den til å delegere oppgaver effektivt.

Når du tydelig forstår dine styrker, kan du lage en handlingsplan for å forbedre dem. Men som trener trenger vi ikke å forklare hvordan du gjør dette mest effektivt.

Teknikk 3: Teknologiske fremskritt

Teknologiske dingser. Det kan til tider høres skremmende ut, men de gir ofte betydelige fordeler. Selvfølgelig må du kanskje overvinne noen hindringer og investere mye tid i starten, men til slutt vil du se at teknologi kan ta mye arbeid fra hendene dine. Det frigjør tid til andre ting du ønsker å bruke mer tid på.

Et praktisk verktøy som trenere kan bruke er en digital læringsplattform (LMS)

Et praktisk verktøy som trenere kan bruke er en digital læringsplattform (LMS). Dette verktøyet hjelper deg med å lage, administrere og distribuere opplæringsmateriell. Enkelt sagt setter du opp et digitalt læringsmiljø for kundene dine der de kan få tilgang til opplæringen sin når som helst og hvor som helst. I prinsippet kan et LMS håndtere alt fra A til Å: lage opplæring, tilby vurderinger, sende invitasjoner til deltakere og analysere resultater. Et effektivt LMS er attraktivt hvis treningen din delvis eller helt kan leveres online. Les mer om fordelene med en LMS.

I tillegg til et LMS, kan disse teknologiske dingsene også gi deg følgende fordeler:

• Et nyhetsbrevsystem som MailerLite, å informere kundebasen din om de siste kursene, bedriftsoppdateringene osv.
• Et CRM-system som Salesforce administrerer kundedataene dine.
• Programvare for å lage treningsvideoer, som f.eks Synthesia.

Vi tror at kan du komme langt med disse tre teknikkene!

Nyttige ressurser

1. Vouchercloud
2. Workfront
3. Concentratie - Margalit Laufer
4. Sharp
5. Atlassian
6. McKinsey
7. University of California
8. McKinsey
9. Association for Talent Development
10. Training Industry
11. LinkedIn Learning

Ofte stilte spørsmål